Pilotage de projet : 7 points pour mobiliser ses équipes

L
e pilotage de projet : comment mieux mobiliser ses équipes en 7 points clés

Le temps où les consultants d’un même projet s’envoyaient des dizaines de mails par jour est RÉVOLU. Comment bien définir les rôles et tâches de chacun ? Comment être sûr que tous les membres de l’équipe ont la dernière version des documents ? Comment éviter les incompréhensions et les piétinements sur les différentes missions de l’équipe ?

En passant largement au digital, les entreprises ont optimisé leur temps et leurs coûts. Mais qu’en est-il du pilotage de projet ? En effet, la finalisation d’une mission dépend de nombreux facteurs, dont celui essentiel du travail en équipe et de son bon déroulement. Stafiz permet aux entreprises d’utiliser une solution pour l’ensemble de leurs opérations : la gestion de projet et son suivi en font partie.

1. Gagner en temps et de la productivité
Les ressources des entreprises connectées dans un même environnement rendent le travail plus efficace et plus simple. Les informations sont partagées au bon niveau et la communication comme chacun le sait est « le nerf de la guerre ». Sur une plateforme unique, les cabinets de conseil peuvent faire leur suivi commercial, gérer l’ensemble de leurs projets et automatiser le staffing. C’est un gain de temps considérable, notamment pour les responsables de projets et pour les équipes supports.
Ce temps gagné entraine une augmentation de la productivité. Les entreprises qui ont franchi le cap de la digitalisation voient leur rentabilité augmenter mais aussi leur chiffre d’affaires. Avec plus de temps disponible et les bons outils, les collaborateurs sont plus concentrés sur la vente des projets et le suivi de la satisfaction client. La rationalisation et l’optimisation du travail des équipes en est une cause évidente.

2. Maximiser la créativité et l’efficience
Travailler de manière collaborative implique que chaque membre de l’équipe puisse apporter sa pierre à l’édifice. Les compétences humaines et professionnelles de chacun peuvent avoir un impact positif sur l’aboutissement du projet. Pourquoi ? Parce que d’abord, tout le monde s’inscrit dans un processus d’amélioration des tâches. Ensuite, les tâches, leur fractionnement et leur avancement est visible par tous les membres de l’équipe. Et enfin, l’information, circule de manière optimale.

Les ERP sont donc au cœur de cette nouvelle manière de travailler. Les tâches chronophages liées à la communication entre les membres d’une même équipe disparaissent. Le temps est optimisé au profit d’actions à véritable valeur ajoutée. On peut même dire que cette libération permet aux consultants de focaliser leur attention sur le cœur de leur mission. Leur efficacité augmente, mais aussi leur capacité à innover et à créer.

3. Un pilotage de projet plus simple avec la visibilité sur l’ensemble de opérations
La visualisation et le suivi de projet se font en temps réel parallèlement au travail des consultants. Avec l’intégration de différents outils de gestion de projet, Stafiz facilite la vie des managers. Du portfolio au rapport de projet en passant par une vision de la rentabilité, la plateforme permet de gagner du temps. Cette visibilité d’ensemble permet d’ajuster les ressources humaines comme les ressources matérielles engagées grâce au calcul automatique des marges ou des pertes. Celui qui pilote le projet peut également recadrer le travail facilement par la visualisation des tâches effectuées par les consultants.

4. Autonomiser les équipes

Avec un logiciel de gestion de projet intuitif et ergonomique, le pilotage de projet est beaucoup plus simple. Chaque tâche est prédéfinie et chaque membre de l’équipe est positionné sur un élément particulier de la mission. Cela permet d’avoir une visibilité optimale sur la mission et sur son déroulement. Mais aussi, et c’est non négligeable : les équipes n’ont plus besoin d’être constamment dirigées. Elles connaissent le travail de chacun à accomplir pour mener à bien le projet.

Le manager de projet a une vision d’ensemble sur la mission. Il pilote son projet en fonction des besoins qui peuvent évoluer : ressources humaines, contraintes techniques ou de temps, facturation, suivi des temps de l’équipe etc.

5. Des équipes à la fois ensemble et mobiles

Les collaborateurs peuvent ne pas être au même endroit au même moment. Et au niveau de l’organisation, c’est un point essentiel ! Si certains doivent se déplacer chez les clients, le projet peut intégrer des prestataires extérieurs qui ne travaillent pas dans l’entreprise. C’est tout l’avantage d’une plateforme collaborative. Consultants et freelances avancent sur le projet où qu’ils soient.

Cette flexibilité géographique n’a ainsi pas d’incidence sur les deadlines à respecter par exemple. La plateforme collaborative regroupe le travail de l’ensemble de l’équipe et chacun sait où il en est !

6. Engager les équipes

On parle beaucoup d’innovation technologique ou marketing. Cependant, qu’en est-il du management ? Seul axe qui se concentre sur l’humain, son évolution est pourtant toute aussi fondamentale. Pourquoi ? Parce que la manière dont sont gérées les équipes impacte directement la réussite de l’entreprise. Instaurer un climat propice à l’initiative et à l’innovation n’est pas suffisant pour faire évoluer le management.

Une bonne première étape est de placer le manager de projet en observateur et accompagnateur avec des équipes qui communiquent efficacement entre elles. Mais pour tout cela, il n’existe pas de formule magique ! Il faut leur donner des outils. Le meilleur d’entre eux est bien l’outil de gestion de projet, que l’on peut aussi appeler plateforme collaborative parce qu’elle tend véritablement vers ce type de management.

7. Motiver les équipes

L’outil de gestion de projet responsabilise chaque consultant sur sa mission dans le cadre du projet. Cette responsabilisation induit automatiquement une nouvelle manière de communiquer avec les membres de l’équipe. Chacun doit pouvoir s’entendre et se comprendre parce que le manager n’est plus là pour gérer les tensions. En effet, il ne fait plus le relai entre les membres de l’équipe en termes de communication. Cette situation nouvelle permet le développement de nouvelles compétences. Les consultants sont obligés de communiquer entre eux de manière efficace pour le bon déroulement de leur mission. Il s’ensuit que l’équipe change, en ce sens qu’elle est plus consciente de sa responsabilité. C’est cette responsabilisation dans l’aboutissement du projet qui motive et les équipes et pousse à l’action.

Un autre élément de la motivation est celui de la vue globale de son action. Si l’équipe est une entité, un ensemble, chaque membre joue un rôle qui impacte le résultat. Pour que les équipiers aient une volonté presque à toute épreuve, ils doivent pouvoir comprendre cet impact. Autour d’un outil de gestion de projet, il est plus simple de suivre les consultants, d’anticiper ou comprendre leurs besoins et donc de faire grandir et perdurer leur motivation.