GUIDE : Quelles sont les étapes pour choisir un ERP pour une société de services ?

Malgré la volonté d’une société de services de s’équiper d’un ERP, trois craintes viennent régulièrement perturber la décision d’achat : l’acceptation par les équipes, la peur du changement et la crainte d’un déploiement complexe. Vous n’êtes pas convaincu ? Voici 3 grandes raisons d’implémenter un ERP taillé pour votre activité de services.

Une analyse détaillée de vos besoins et de ce que proposent les ERP que vous mettez en compétition vous permettra d’aligner davantage votre besoin spécifique aux fonctionnalités offertes par les outils, et vous assurera de dépasser ces trois difficultés inhérentes à un tel changement.

En suivant ce guide, vous pourrez évaluer précisément chaque étape de vos processus et vous assurez que vous identifiez le meilleur ERP pour votre société de services. Laissez-vous guider pas-à-pas.

 

Les avantages d’un ERP pour une société de services

L’ensemble des équipes gagnent du temps dans leur travail lorsqu’un ERP est mis en place :

– Les collaborateurs retrouvent l’ensemble de leurs actions dans le même outil. En fonction de leurs droits, ils accèdent à leurs projets, leur suivi de temps, leur planning, leur gestion de frais et d’absence. Au-delà du temps gagné à tout retrouver sur une plateforme unique, l’expérience collaborateur est aussi simplifiée

– Les équipes supports, équipes finance et le management réalisent leurs tâches de suivi, de validations et de pilotage sur une plateforme unique. Les notifications et les tâches sont centralisées ce qui permet d’avancer plus rapidement

Une société de services qui utilise un ERP adapté à son métier, décuple la visibilité sur sa performance.

Connaissance précise des marges des projets. Anticipation sur les projets qui sont en train de dévier de leurs budgets. Visibilité sur les taux de charges des collaborateurs (temps passé sur des projets facturables).

Les nombreux indicateurs sur la performance passée et prévisionnelle de la société permettent d’améliorer rapidement la situation en sachant où sont les leviers de progressions, et gagnant en anticipation dans les décisions.

L’ERP dans une société de services connecte toutes les équipes, mais aussi les parties prenantes des projets sur lesquels la société travaille. L’ERP est une solution centrale sur laquelle tous les acteurs se connectent et partage de l’information. Cette connexion apporte de l’efficacité dans le travail et une meilleure qualité aux projets.

Étape 1

Restreindre le champ des possibles

Lorsque vous démarrez votre recherche pour un ERP, assurez-vous que vous identifiez les solutions réellement dédiées à votre activité. Si vous êtes une société de conseil par exemple, effectuez une recherche spécifique pour un ERP dédié aux sociétés de conseil. Il existe en effet des ERP dédiés à tout type de métier et il arrive de mal cibler ceux qui sont les mieux adaptés.

Pour cette analyse initiale, une recherche approfondie sur internet est suffisante. Il existe des comparateurs de logiciels, et surtout Google qui vous permet d’identifier les solutions les plus alignées avec votre besoin.

Généralement, la recherche idéale doit permettre de restreindre l’analyse à un nombre de 3 à 5 solutions. Il n’est pas forcément très productif de chercher au-delà de ce nombre, car il y a des chances pour que l’analyse initiale vous permette de réduire le nombre.

Etape 2

Préparer votre cahier des charges pour comparer les ERP

Pour réaliser une comparaison infaillible et faire le meilleur choix, vous pouvez créer un document de benchmark afin de passer en revue tous les sujets qui comptent pour votre société. Pour vous faciliter le travail, nous vous avons listé les différents sujets à passer en revue, et les questions que vous pouvez poser.

1. Les points majeurs à étudier sur les fonctionnalités

Gestion du planning et staffing des équipes

Un bon ERP doit vous donner autant de visibilité sur le passé que sur le prévisionnel. La gestion des ressources et du planning fait la différence entre un ERP basique et une solution bout-en-bout qui intègre le processus clé du staffing et du planning qui est au cœur d’une société de services.

Il faut vérifier si l’ERP permet :

  • d’affecter les collaborateurs sur les projets et les affaires
  • de calculer les indicateurs de charge comme le TACE, le TACI, …
  • de faciliter la recherche de profil en fonction de compétences et autres critères (expériences, préférences des collaborateurs, …)
  • de visualiser les plannings, et de se connecter aux calendriers des collaborateurs
  • de calculer la production, le chiffre d’affaires et les coûts prévisionnels des projets grâce au prévisionnel de charge
  • de flagger les collaborateurs qui risquent de passer en inter-contrat

Les questions que vous pouvez poser sur ce sujet :

  • La gestion des compétences est-elle intégrée ?
  • Les préférences des collaborateurs peuvent-elles être prises en compte ?
  • Quels sont les indicateurs qui permettent de mieux gérer la charge ?
  • Peut-on facilement affecter les collaborateurs sur des projets et des tâches ?
  • Comment scénariser le staffing sur des projets qui n’ont pas démarré ?

Pilotage de projet et calcul des marges

L’ERP doit apporter une visibilité complète à votre société sur la performance de l’activité.

Les points à vérifier sont les suivants :

  • Suivi de l’ensemble des coûts (staff, sous-traitance, achats, frais)
  • Calcul du chiffre d’affaires adapté au type de facturation (forfait, régie, abonnement, …)
  • Calcul des marges à date et à terminaison du projet
  • Analyse des écarts entre la production et la facturation d’un projet
  • Analyse des écarts de temps passé sur le projet, sur les tâches des projets, par personne

Les questions que vous pouvez poser sur ce sujet :

  • Comment est gérée la reconnaissance du chiffre d’affaires ?
  • Comment les marges des projets sont-elles calculées ?
  • Comment la production non facturée est-elle remontée ?
  • Comment les coûts de sous-traitance sont-ils remontés ?

Reporting global et par activité

Un ERP pour société de services doit permettre de bénéficier de tous les indicateurs nécessaires à améliorer la performance de l’entreprise et faciliter la prise de décisions.

Assurez-vous que les indicateurs suivants font partie du reporting :

  • Taux de charge, TACE, TACI
  • Production en jours et en valeur
  • Chiffre d’affaires et marges par projet, par département, consolidé
  • Taux Jours Moyens
  • Comptes de résultat
  • Analyse des coûts et facturation de la sous-traitance
  • Analyse des écarts de temps passés par type d’activité

Vous pouvez poser les questions suivantes :

  • Comment est calculé le temps passé sur des projets facturables par rapport au temps disponible ?
  • Comment valorisez-vous la production ?
  • Comment la solution fait la différence entre production valorisée et chiffre d’affaires ?
  • Quels reportings mettez-vous à disposition pour vérifier si le pricing est bon ?

Facturation des projets

Centraliser la facturation dans le même outil que le suivi d’activité permet d’automatiser la facturation, de fiabiliser les données, et de faciliter l’analyse des écarts entre la production et la facturation.

Les points importants à voir sur la facturation :

  • Capacité à facturer des projets au forfait, en régie, en abonnement, …
  • Envoi en masse des factures par mail
  • Personnalisation des modèles de factures
  • Suivi des impayés et relances automatiques
  • Envoi des données de facturation vers les solutions comptables

Les questions que vous pouvez poser :

  • Comment la facturation est-elle automatisée avec les données disponibles ?
  • Comment sont gérées les factures impayées ?
  • Comment puis-je connecter une adresse mail à l’ERP pour l’envoi de factures ?
  • Comment sont analysés les écarts entre le planifié, le produit et le facturé ?
  • Comment les données de facturation sont-elles extraites et transférables ?

Autres fonctionnalités utiles

Un ERP pour une société de services doit centraliser un maximum de fonctionnalités pour permettre d’automatiser les tâches et d’exploiter la données le mieux possible. Il faut vérifier les capacités à gérer les fonctionnalités suivantes :

  • Gestion des frais et refacturation des frais facturables
  • Gestion des absences avec connexion au logiciel SIRH
  • Gestion des achats généraux
  • Gestion de la facturation des sous-traitants

Les questions à poser :

  • Les frais sont-ils gérés, via une app mobile avec reconnaissance des données ?
  • Comment se gère la refacturation des frais ?
  • Comment gérez-vous les différents types d’absences ?
  • Peut-on gérer les achats et la facturation fournisseurs ?

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2. Les points majeurs à étudier sur le déploiement

Le succès derrière la mise en place d’un ERP

Le succès derrière la mise en place d’un ERP pour une société de services réside dans la capacité des équipes de déploiement à apporter le changement. La connaissance des cas d’usage et la pleine maîtrise de la solution est un facteur clé de succès parmi d’autres.

Les points clés à connaître :

  • Qualité de l’accompagnement
  • Coût de l’accompagnement
  • Gestion des imports et migration des données historiques
  • Gestion des formations utilisateurs, administrateurs, …
  • Customisation et développements spécifiques

Voici les questions à poser au sujet du déploiement et de l’intégration de l’ERP :

  • Comment se déroule le déploiement de la solution ?
  • Les équipes d’intégration sont-elles internes ou externes à vos équipes ?
  • Quel niveau d’accompagnement, quel est le temps passé par les équipes de l’éditeur de l’ERP, et par les équipes des clients ?
  • Comment se passe la reprise de donnée ?
  • Comment se passe la mise en place des connecteurs avec les autres logiciels ?
  • Quelles sont les formations réalisées en amont du go-live ?

3. Les points génériques sur l’entreprise

Sa politique en termes de sécurité

Enfin, choisir un ERP pour une société de services implique de choisir aussi un fournisseur qui doit montrer sa capacité à maintenir dans la durée l’ERP et apporter les technologies nécessaires pour continuer à le rendre attractif. Le fournisseur de l’ERP doit aussi prouver sa résilience, son respect des normes de traitement des données personnelles, et ses actions en matière de cybersécurité.

Les points à surveiller :

  • Hébergement et localisation des données clients
  • Gestion des droits et des accès
  • Politique RGPD et respect des données personnelles
  • Action permettant d’assurer la sécurité et empêcher les tentatives d’intrusion

Les questions à poser :

  • Où sont situés vos serveurs ?
  • Quelles sont les données qui transférées en dehors de vos sites d’hébergement et vers quels pays ?
  • Comment assurez-vous le respect de la RGPD ?
  • Quelles sont les mesures de protection mises en place : pentests, cryptage des données, … permettant de renforcer la sécurité ?

Étape 3

Lancez-vous dans les démos et remplissez votre fichier

Avec tous ces points que vous pouvez par ailleurs compléter, vous pouvez créer un cahier des charges, ainsi qu’un fichier de comparaison.

Lister tous les points qui vous semblent importants de passer en revue pendant les échanges avec les fournisseurs. En colonne, listez les différents fournisseurs d’ERP que vous prévoyez d’analyser.

Compléter le fichier au fur et à mesure des échanges, en laissant des commentaires pour vous souvenir des réponses apportées sur les différents sujets.

Vous pouvez appliquer un barème avec une pondération pour mieux classer les différents fournisseurs de solution ERP.

A l’issue de ce travail, vous devriez être en mesure de voir clairement quelle solution est la meilleure et dispose du meilleur alignement avec vos besoins.

Notre équipe est là pour vous aider tout au long de processus si vous le souhaitez.

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