Staffing des équipes post-COVID-19 : les 4 enseignements les plus importants

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Shannon M 18 août 2020
Recruitment

Le COVID-19, plus que perturber les espaces de travail, a révolutionné le staffing au sein des sociétés de conseil et de services professionnels. Le travail à distance, en situation de pandémie, dans un contexte d’incertitude économique critique, présente des défis inédits pour les ressources humaines. Parmi eux : la supervision, la communication efficace, le management de la productivité et des performances. Mais aussi l’engagement des employés, leurs avancements et leur disponibilité. Le staffing doit se renouveler.

Disruptions des espaces et structures de travail spécifiques aux pandémies (source : EY)

La convalescence se fera au cas par cas et nécessite de repenser les différentes stratégies d’organisation des ressources. 

En effet, il est nécessaire de prendre du recul sur les évènements pour en tirer les meilleures conclusions possibles. Le Workbook “COVID-19 : Workforce strategies for a post-COVID-19 recovery” construit par Deloitte parle de : reflect – recommit – re-engage – rethink – reboot.

Il s’agit de faire de la flexibilité la nouvelle norme afin de répondre aux différentes situations avec le plus d’acuité et de pertinence possible. Cela va passer par un examen des structures de travail et de l’organisation des équipes. 

  1. Centraliser la communication avec et entre les employés pour une meilleure connectivité
  2. Suivre les performances pour les optimiser
  3. Maximiser les talents pour gagner en productivité
  4. Une meilleure visibilité pour une meilleure réactivité 

1. Centraliser la communication avec et entre les employés pour une meilleure connectivité

Le travail à la maison a renforcé la nécessité d’espaces de communication centralisés traitant de l’avancement des différents projets, mais aussi du bien être des équipes et de leur disponibilité. Il faut que le management ait une meilleure visibilité sur la charge de ses équipes : qui est disponible, à quel moment, avec quelle(s) compétence(s).

Le staffing est devenu plus flexible tout comme les employés eux-mêmes. La LSE Business Review constate une augmentation de la volonté de collaborer, de se montrer flexible et prompt à l’adaptation. Face à cette évolution, le danger du micromanagement se profile. Des managers qui, puisqu’il est hors de portée, perdent confiance en leur staff et font perdre en productivité aux équipes. 

Ainsi, la solution se trouve dans une plateforme centralisée sur-mesure connectant les employés et rendant compte de leur évolution en direct. Cette plateforme doit permettre de piloter le projet dans sa globalité pour constater l’avancement du projet et la charge globale des équipes, sans pour autant micro-manager l’employé.

De plus, grâce au COVID-19, on a découvert que les talents comme les projets ne sont pas à restreindre géographiquement. Les sociétés de conseil et de services professionnels peuvent étendre leur expertise hors de leur zone de proximité. Mais seulement si elles ont les bons outils de communication, évaluation, supervision et suivi afin de gérer leur staffing. 

2. Suivre les performances pour les optimiser

Avec la dispersion de la main d’œuvre, un aperçu sur-mesure, basé sur des datas explicites et pertinentes est fondamental pour suivre la performance et l’engagement des équipes. Une compréhension pointue des diverses activités permet un positionnement et une organisation appropriée des tâches de l’emploi du temps sur les longs et courts termes. D’un autre côté, repérer les trous dans les plannings permet d’optimiser ces derniers.

Par-là, l’event-monitoring et les comptes-rendus n’ont jamais été aussi cruciaux. Une solution comme Stafiz permet de placer les équipes sur des projets et des tâches spécifiques. En laissant l’employé organiser son emploi du temps et son staffing comme il l’entend, la plateforme permet d’indiquer quand l’employé estime qu’il aura terminé le projet ou la tâche et pourra être de nouveau staffé sur un projet.

Enfin, les employés doivent être en capacité de rendre des comptes au quotidien aussi bien de leur performance que de chacune de leurs difficultés ; et cela en détails et auprès d’oreilles attentives.  

Les sociétés de conseil et de services professionnels sont particulièrement concernées par ces problématiques. Leurs espaces de travail et d’échange peuvent en effet s’étendre du bureau, au domicile de l’employé mais aussi, et surtout, chez le client. Cette délicate et fréquente flexibilité géographique entraine une distanciation et multiplie les difficultés de communication. Rendre compte de ses performances, expliciter clairement son planning, travailler en équipe, etc. deviennent nettement plus complexes dans ces domaines et appellent une réponse urgente

3. Maximiser les talents pour gagner en productivité

Par ailleurs, il est nécessaire d’identifier et de restreindre les rôles de chacun afin de maximiser la performance individuelle et collective. 

En effet, 40% des employés rapportent effectuer quotidiennement des missions ne correspondant pas à leur description d’emploi. Par conséquence, cet éparpillement entraine un dramatique gaspillage de talents. Et éventuellement une perte d’efficacité sur les tâches en question et une diminution du temps accordé aux missions matchant réellement avec le profil de l’employé.

Cette dispersion s’est accentuée avec COVID-19 et le travail à la maison. C’est pour cela que la recherche des profils dans Stafiz prend en compte les critères de disponibilités, de rôles, de compétences. Mais aussi d’expérience, ainsi que les souhaits des collaborateurs : pourquoi ne pas essayer de staffer les projets aussi en fonction des appétences des collaborateurs lorsque cela est possible.

Un grand groupe bancaire français qui utilise Stafiz demande ainsi aux collaborateurs de préciser les types de projets qui pourraient contribuer à les former et demande aux responsables des plannings d’en tenir compte.

Le point focal du staffing cherche à répondre à « Quand, où et comment sécuriser et mobiliser les talents, venant de l’intérieur ou de l’extérieur de l’entreprise, face à telle ou telle charge de travail et tel ou tel projet ? ». Il devient donc essentiel d’analyser et d’évaluer la disponibilité des capacités et des talents. 

Se poser les bonnes questions :

  • Offre interne : attention à ne pas disperser les missions
  • Offre extérieure : Où est le talent ? Comment le trouver et le solliciter ? À quel coût ?
  • Demande extérieure : recherche du bénéfice financier pour l’entreprise

Les sociétés de conseil et de services professionnels, notamment parce qu’elles sont confrontées à autant de situations particulières que de clients et ne tombent pas dans une routine protocolaire, ont tout à gagner à maximiser l’allocation de chaque talent. Quel talent pour quel projet ? Pour combien de temps ? Pourquoi ?

4. Une meilleure visibilité pour une meilleure réactivité 

Une crise, sociale ou individuelle, à l’image du COVID-19, a un impact direct sur le staffing et les pratiques de travail. La réactivité des structures est décisive afin d’y faire face efficacement, rapidement et de façon pertinente mais aussi afin de tirer des leçons de chacune de ces difficultés.

Les sociétés de conseil et de services professionnels doivent investir dans des outils permettant et facilitant le travail à la maison et la collaboration virtuelle entre leurs employés. Il va falloir évaluer leur bande passante et l’actualiser afin de supporter ces nouveaux déploiements au sein de leur réseau. Il faudra réaliser périodiquement des tests de résistance sur ce réseau et identifier des solutions alternatives pour chaque tâche critique qui ne peut pas être exécutées à la maison.

Ces réflexes encore inhabituels vont demander une grande flexibilité de la part des entreprises et des individus. Il s’agit de réaménager totalement la gestion des ressources et le staffing. 

À travers une redéfinition des processus de travail et de la norme, le COVID-19 appelle les sociétés de conseil et de services professionnels à redéfinir, ‘reboot’ pour s’inspirer du Workbook publié par Deloitte, l’organisation de leurs ressources et leur staffing. L’accent est à mettre sur la connectivité entre les employés, de tous les niveaux et même à distance, sur le suivi, l’évaluation et la supervision des performances de chacun, sur une maximisation intelligente des talents et sur une réactivité dédoublée.

Pour en savoir plus sur le staffing dans Stafiz