Quels sont les principaux paramètres financiers de la gestion de projet?

C

’est tout, vous avez vendu un gros projet à un client! c’est exitant!

Maintenant mettons-nous au travail et assurons-nous que votre projet sera rentable. Mais attendez, que devriez-vous mesurer exactement? Bien sûr, vous avez un revenu et des coûts, cela semble donc assez simple, mais existe-t-il un moyen d’anticiper tout dépassement des dépenses? Quels sont les meilleurs indicateurs financiers pour suivre les performances de votre projet?

Temps de travail </ strong>: lorsque vous vendez un projet à un prix forfaitaire, vous savez généralement combien de temps votre équipe et vous-même consacrez à ce projet. Et généralement, vous vendez un nombre de jours à des taux journaliers spécifiques. Même si vous avez appliqué un rabais, vous avez probablement inclus une marge lorsque vous avez fait une offre à votre client.

Il est donc essentiel de veiller à ce que chaque membre de votre équipe passe autant ou moins de temps que prévu initialement.

Le truc ici est de mettre à jour en permanence le temps alloué par le passé à ce projet et le temps réservé ou « occupé » à l’avenir pour ce projet. Puisque vous connaissez le coût de chaque membre de l’équipe, vous pourrez suivre l’évolution de votre marge par rapport à ce que vous aviez à l’esprit. Pour cela, vous devez utiliser un outil dans lequel chaque membre de l’équipe (et peut-être des pigistes si vous avez des ressources externes) peut facilement mettre à jour le temps réellement consacré au projet, et le chef de projet peut gérer son équipe de manière précise dans le futur. Avec les bons outils en main, la mise à jour ne prendra que quelques minutes et permettra un suivi complet des coûts passés et futurs de ce projet.

Dépenses : il est également essentiel de suivre les dépenses. Parfois, vous conviendrez avec le client que 100% sont facturables. Mais la plupart du temps, toutes les dépenses ne sont pas facturables. Il suffit de penser à la partie commerciale de ce projet. Si vous souhaitez avoir une analyse parfaitement précise des performances financières de ce projet, vous devez inclure dans la marge tous les coûts (temps et dépenses) engagés pour gagner ce projet.

En outre, dans certains cas, vous n’accordez avec votre client que de facturer un montant fixe de frais par période. Dans cette situation, si votre équipe parvient à dépenser moins lorsqu’elle voyage, tout va bien, sinon cela aura un impact négatif sur la marge. Dans les deux cas, il est important de suivre cet impact, positif ou négatif, des dépenses.

À Stafiz, nous aimons montrer un indicateur de performance très utile: nous l’appelons le taux de production

Il prend tout en compte (temps passé et futur, dépenses) et vous indique si vous pouvez anticiper une sur ou une sous-exécution du projet. Voici comment nous le calculons:

Frais de projet / [Temps de travail réel et futur consacré au projet x taux journaliers]

Bien entendu, le dénominateur prend en compte les différents taux journaliers de chaque membre impliqué dans le projet.

Ainsi, si vous avez vendu le projet à la valeur exacte du temps prévu pour chaque membre de l’équipe, multiplié par son taux journalier, vous prévoyez d’atteindre un taux de production de 100%.

Prenons un exemple: vous avez vendu un projet de 100 000 dollars et vous envisagez de faire travailler un junior travaillant 60 jours à 1 000 dollars par jour, un senior travaillant 20 jours à 1 500 dollars par jour et un directeur travaillant 5 jours à 2 000 dollars par jour: (60 1000 + 20 x 1500 + 5 x 2000 = 100 000). Donc, dans votre plan, le taux de production est de 100%.

Mais disons que vous êtes un mois dans le projet et que vous prévoyez à présent que le junior passera 70 jours, le senior 25 et le directeur 6 jours. Maintenant, la valeur de votre production est (70 x 1000 + 25 x 1500 + 6 x 2000 = 119 500). Donc, le taux de production est = 83,7%

Cela ne signifie pas que votre marge est négative, car vos taux quotidiens peuvent inclure une marge importante par rapport au coût réel de votre collaborateur. Mais cela signifie que vous êtes sous performant par rapport à votre plan initial, de 16,3%.

Vous devez trouver des moyens d’accélérer le projet ou de justifier une augmentation de prix pour votre client.

Il arrive également qu’au cours d’un projet, votre client peut demander du travail supplémentaire. Dans ce cas, vous devez revoir le plan initial, ajuster les frais fixes vendus et en tenir compte dans votre analyse de performance. À Stafiz, vous pouvez le faire en ajoutant autant de nouveaux «plans de production» que nécessaire.

Un projet devient non rentable pour de nombreuses raisons: les coûts de l’activité commerciale ont été sous-estimés, les dépenses n’ont pas été incluses dans le calcul de la marge ou vous êtes simplement bloqué dans le projet et passez plus de temps. Dans certains cas, ce sera le contraire et vous vous retrouverez beaucoup plus rentable que prévu. L’aspect le plus critique de tout cela est d’ANTICIPER. Vous devez disposer des outils de reporting pour avoir une visibilité en temps réel des données financières de votre projet. Cela vous aidera à fixer le prix de l’offre approprié et vous laissera suffisamment de temps pour réagir et prendre des décisions permettant d’accélérer le projet ou de réduire les coûts quand vous le pourrez encore.

Qu’est-ce que vous regardez d’autre?