4 cosas críticas a tener en cuenta al planificar un proyecto en una consultora

4 cosas críticas a tener en cuenta al planificar un proyecto en una consultora

Los socios consultores suelen preocuparse por la planificación de proyectos. Como vendemos materia gris, es esencial controlar las disponibilidades, las capacidades y optimizar las asignaciones de los consultores. A continuación se ofrece una descripción general de los principales problemas que enfrentan las empresas consultoras y lo que hacen al respecto.

Apuestas

La planificación de proyectos es fundamental: tiene un impacto directo y fuerte en la rentabilidad de la empresa y puede ser difícil de optimizar. De hecho, hay muchos componentes a considerar:

• Canalización y carga de trabajo : para organizar la planificación de proyectos, necesitamos visibilidad. De alguna manera debemos tener una visibilidad completa de la actividad proyectada: cuál será la carga de trabajo de nuestros compromisos actuales y qué propuestas es probable que ganemos y que nos reporten trabajo (y para cada una de ellas, nuestra probabilidad de ganar). Y para todos estos proyectos, hay que valorar la carga de trabajo requerida (número de días, antigüedad, habilidad específica,…).
• Disponibilidad de consultores : este es, por supuesto, uno de los pasos más importantes. ¿Quién está disponible hoy para trabajar en una propuesta? ¿Qué consultor junior estará disponible durante 3 meses, a partir de la próxima semana, para trabajar en el proyecto que acabamos de vender? Es necesario recopilar los datos más confiables para todos antes de tomar cualquier decisión sobre destrozar el equipo.
• Habilidades requeridas : en muchos proyectos, necesitarás habilidades específicas. Un genio excelente para un modelo de negocio, un experto en transporte para trabajar en una empresa ferroviaria,… Tener en cuenta todos los requisitos del proyecto y todas las habilidades que tienen tus equipos no siempre es fácil (especialmente cuando tu empresa está creciendo y ahora emplea a una gran cantidad de personas). número de personas). Pero es fundamental saber qué perfil disponible es el más relevante para esa propuesta que quieres enviar esta tarde, y cuál funcionará de manera más eficiente en este otro proyecto.
• Proyectos prioritarios: algunos proyectos pueden ser más importantes que otros, por diversos motivos. Por ejemplo, se pueden priorizar los proyectos vendidos con tarifas diarias promedio altas. Además, un proyecto puede ser estratégico para la consultora, incluso si es pequeño o si las tarifas diarias fueran bajas, porque puede llevar a ganar un proyecto de mayor tamaño y alta rentabilidad.
• Deseos de los consultores y gestión de carrera : un cuarto componente crítico son los deseos y las opciones de carrera. Un consultor que acaba de terminar un proyecto de 1 año para el cual pasaba todas las semanas en un pueblo rural muy pequeño podría querer trabajar por un tiempo con colegas y que le asignen nuevos temas. Además, para preparar a los consultores jóvenes para que se conviertan en gerentes, es necesario someterlos a una amplia gama de compromisos: Excel y PowerPoint, largos y cortos, con y sin equipo, estrategia e implementación,... Guardar el historial laboral de sus consultores le ayuda a elegir. el siguiente mejor paso para todos.

Procesos habituales

Las empresas consultoras tienen diferentes enfoques con respecto a la programación de proyectos: algunas toman decisiones cuando es necesario, mientras que otras tienen reuniones semanales con su equipo directivo para tratar este tema. Estos son los procesos que identificamos en Stafiz:

• Centralizado : en este caso, un número limitado de personas (normalmente socios) toman todas las decisiones de planificación del proyecto. Este equipo decisivo debe recopilar y tener en cuenta (o anotar) todos los datos descritos anteriormente para tomar las decisiones correctas.
• Descentralizado : todos los socios y gerentes pueden asignar proyectos a los miembros de su equipo. Si un consultor está disponible (marcado como tal en el sistema, o simplemente porque confirmó que estaba libre), es posible planificarlo en un proyecto de inmediato, sin aprobación, incluso si esta asignación podría cancelarse más tarde porque otro gerente ha un proyecto más importante y necesita que el consultor trabaje con él. En este caso, existe el riesgo de que algunos gerentes sobrecarguen los horarios de algunos consultores para "reservarlos" y mantenerlos disponibles para sus propios proyectos. Pero este enfoque puede funcionar cuando las decisiones de planificación del proyecto se toman rápidamente y las disponibilidades se actualizan continuamente, lo que significa que no hay necesidad de esperar una semana completa para tener una visibilidad clara del cronograma del equipo.
  Algunas empresas van más allá y permiten que todos gestionen su propia planificación de proyectos. Esta situación no significa que cada uno pueda hacer lo que quiera, porque los socios pueden comprobar en cualquier momento la situación en el software.

Herramientas y procesos:

• Planificación de proyectos : un proceso centralizado requeriría crear flujos de trabajo oficiales de solicitudes. Para preparar un proyecto, por ejemplo, un directivo puede solicitar 3 consultores, 2 junior y 1 senior, disponibles durante 2 meses, con experiencia en comercio electrónico. Todas las solicitudes se consolidan y se combinan con los consultores disponibles para encontrar la mejor combinación general.
• Reuniones de planificación de proyectos : muchas consultoras organizan reuniones (semanales o mensuales) para discutir la planificación de sus proyectos. Estas reuniones generalmente comienzan con una presentación de la carga de trabajo esperada (compromisos y propuestas) y de los consultores disponibles. Luego se necesitan de 30 minutos a 3 horas para discutir y optimizar el horario de todos.

Ventajas de usar un software

La mayoría de las empresas todavía utilizan Excel para gestionar la planificación de sus proyectos. Pero los beneficios de utilizar un software son numerosos:

Colaboración: todo el mundo puede, dentro de sus propias restricciones de derechos, ver y modificar los datos. Por ejemplo, los socios podrán modificar la planificación del proyecto, pero los consultores junior sólo tendrán visibilidad sobre los proyectos en los que están programados.
Fiabilidad de los datos: los datos pueden ser actualizados 24 horas al día, 7 días a la semana, por cualquiera que tenga los derechos. Todo el mundo tiene acceso continuo a los datos. Por lo tanto, si encuentran un error o un valor inexacto, pueden modificarlo inmediatamente. Los consultores junior pueden alertar a su superior si ven algo incorrecto, y los superiores disponen de varios indicadores que les avisan cuando se producen incoherencias.
En tiempo real: ya no es necesario llamar a todo el mundo ni recorrer toda la oficina para obtener la información. Basta con conectarse (en el móvil, por ejemplo), y toda la información que necesitas está disponible. En Stafiz, nos gusta mostrar un KPI muy útil: lo llamamos la tasa de producción

Tiene todo en cuenta (tiempo pasado y futuro, gastos) y le indica si puede anticipar un rendimiento excesivo o insuficiente del proyecto. Así es como lo calculamos:

Honorarios del proyecto / [Tiempo de mano de obra real y futuro dedicado al proyecto x Tarifas diarias]

Por supuesto, el denominador tiene en cuenta las diferentes tarifas diarias de cada miembro involucrado en el proyecto.

Entonces, si has vendido el proyecto al valor exacto del tiempo planificado para cada miembro del equipo, multiplicado por su tarifa diaria, planeas alcanzar una tasa de producción del 100%.

Tomemos un ejemplo: ha vendido un proyecto por valor de $100 000 y planea tener un junior trabajando 60 días a $1000/día, un senior trabajando 20 días a $1500/día y un director trabajando 5 días a $2000/día: (60 x 1000 + 20 x 1500 + 5 x 2000 = 100.000). Entonces, en su plan, la tasa de producción es del 100%.

Pero digamos que lleva un mes en el proyecto y ahora anticipa que el junior pasará 70 días, el senior 25 días y el director 6 días. Ahora, el valor de tu producción es (70 x 1000 + 25 x 1500 + 6 x 2000 = 119,500). Entonces la tasa de producción es = 83,7%

No significa que tu margen sea negativo, porque tus tarifas diarias pueden incluir un margen importante respecto al coste real de tu colaborador. Pero significa que su rendimiento es inferior al de su plan inicial, en un 16,3 %.

Necesita encontrar formas de acelerar el proyecto o justificar un aumento de precio ante su cliente.

También sucede que durante el transcurso de un proyecto, su cliente puede solicitar trabajo adicional. En este caso, debes revisar el plan inicial, ajustar el saldo de la tarifa fija y tenerlo en cuenta en tu análisis de desempeño. En Stafiz, puedes hacerlo agregando tantos “planes de producción” nuevos como sea necesario.

Hay muchas razones por las que un proyecto deja de ser rentable: se han subestimado los costes de la actividad comercial, los gastos no se han incluido en el cálculo del margen o simplemente estás estancado en el proyecto y dedicas más tiempo. En algunos casos será todo lo contrario y acabarás siendo mucho más rentable de lo previsto. El aspecto más crítico de todo esto, es ANTICIPAR. Necesita tener las herramientas de informes para tener visibilidad en tiempo real de las finanzas de su proyecto. Le ayudará a establecer el precio de oferta adecuado y le ayudará a tener tiempo suficiente para reaccionar y tomar decisiones para acelerar el proyecto o reducir costos cuando aún pueda.

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