Digitalisation des métiers : Accompagner son équipe

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Shannon M 15 juin 2021

Comment réaliser la transformation digitale d’un cabinet de conseil et accompagner les collaborateurs vers le changement ?

La digitalisation de votre société de conseil est une étape à franchir. Afin de réussir la transformation digitale de son entreprise, un chef doit faire de celle-ci un élément central de la culture de l’entreprise. Le métier est chaque jour transformé pour le meilleur, mais il est crucial d’impliquer les collaborateurs dans ces changements et de les former.

 

Comment les accompagner ?

1 – Les usages existants dans votre société de conseil

La première chose à faire est une analyse de ce que vous avez déjà mis en place dans votre société de conseil, et de votre utilisation de ces outils et processus. Cette analyse vous permet de voir avec plus de clarté les éléments bloquants, ce qu’il vous manque pour être plus performant, et les méthodes ou systèmes plus ou moins pertinents que vous utilisez.

Quels axes d’amélioration ?

Une fois que cela est fait, vous pouvez rechercher ce qui convient le mieux à votre société. Trouvez des outils dont vos collaborateurs auront besoin pour accomplir leurs tâches et pour être plus efficaces dans leurs projets. Définissez les axes d’amélioration sur lesquels vous voulez travailler et voyez si les nouveaux processus répondent à ces problématiques et vous aident à atteindre vos objectifs.

Qui est le plus impacté dans la société par ces changements ? Comment les aider ?

Bien que les managers et dirigeants sont ceux vers qui les collaborateurs se tournent en premier, ils ne sont pas les seuls à pouvoir prendre en charge cette transformation. Il est souvent plus judicieux et efficace de déléguer cela à ceux qui ont baigné toute leur vie dans la technologie et pour qui ces « transformations » ne le sont pas vraiment. Les plus jeunes collaborateurs sont souvent parfaitement qualifiés pour former et accompagner leurs collègues. Ces pratiques leur sont familières, car ancrées dans leur quotidien.

Des inquiétudes :

Certains collaborateurs, contrairement aux plus jeunes, ont quelques réticences au changement. S’adapter à la technologie peut susciter cher eux de réelles peurs et impacter leur performance. La gestion de ces collaborateurs représente une écoute et un suivi continu afin de s’assurer que tout est acquis, compris, mis en pratique, et qu’ils sont à l’aise dans leurs nouveaux processus. Souvent, ces inquiétudes sont exagérées et de bons conseils et une écoute active peuvent aider à diminuer ces angoisses.

2 – Votre culture du digital

Tout le monde est concerné par cette transformation dans votre société de conseil et chacun doit trouver son rôle et comprendre son métier qui ne cesse d’évoluer.

Que signifie cette transition digitale ? En quoi consiste-t-elle ?

Il s’agit d’une transformation de tout ce qui compose une entreprise. Elle est liée à l’essor de la technologie et d’Internet depuis le début des années 2000 et s’est accélérée ces dernières années. Les usages des TIC (les technologies de l’information et de la communication) ont changé et ont entraîné des transformations dans les organisations, leur culture et processus, et certains métiers. Ces mutations numériques ont un objectif : l’innovation à travers la dématérialisation des tâches et des activités, peu importe le secteur ou le métier.

Ces transformations ont aussi un enjeu économique stratégique et social. L’organisation en interne est changée, des problèmes sont plus rapidement résolus grâce à la technologie et des nouvelles offres sont maintenant possible à plus grande échelle sur le marché, d’où l’impact économique considérable lié la performance, mais aussi à la concurrence. Il faut donc vite s’adapter et prendre le rythme.

Comment instaurer cette culture ?

Chaque entreprise instaure sa culture à ses employés. Celle du digital est incontournable aujourd’hui. Formez vos équipes sur les futurs changements et ce que signifie la transformation digitale pour votre entreprise.

D’après votre-it-facile, cela peut prendre plusieurs mois, voire une année pour instaurer cette culture. En effet, cette appropriation n’est pas toujours évidente, que ce soit au niveau de l’utilisation de nouvelles plateformes et outils, d’un nouveau langage, de trouver sa place dans cet univers numérique si large, ou de l’accomplissement des tâches qui change du tout au tout. Celles-ci sont généralement simplifiées, mais il faut tout d’abord s’accoutumer à ces nouvelles pratiques.

Les métiers sont changés et il faut constamment apprendre et s’améliorer dans son domaine pour faire face à la concurrence (freelances, start-ups, grands groupes, etc.)

Comment former ?

Des présentations, des workshops, des webinaires, etc. Cette formation se fait en plusieurs étapes. Il ne s’agit pas seulement de présenter théoriquement les outils technologiques, mais d’accompagner jusqu’à la mise en pratique sur le terrain.

Il faut être capable de présenter les avantages et les inconvénients, les difficultés qui peuvent être rencontrées.

L’objectif étant de favoriser la collaboration, d’encourager la communication, et d’inspirer à l’innovation.

3 – Le collaborateur au cœur du changement

L’humain est au cœur du digital, il s’agit d’une collaboration entre lui et la machine. Cette idée de fusion en quelque sorte, entraine donc une évolution des mentalités. Celle-ci peut parfois être difficile à accepter et à appliquer.

D’après fiche pratique, le manager doit mettre en place une « stratégie spécifique de management du changement ». Celle-ci consiste à mettre l’humain au centre. Faire cela aide les personnes concernées par des appréhensions à être plus à l’aise et à prendre le rythme petit à petit.

Voir cet article sur comment manager ses équipe à distance

Et cet article sur le responsive management

Les méthodes de management aujourd’hui sont plus souples, et la communication a son importance. Dans votre société de conseil, faites en sorte que chacun soit écouté et que son avis et ses interrogations soient pris en compte.

Le but et de motiver vos collaborateurs au changement, de les sensibiliser aux nouveaux besoins de votre entreprises et à ce qui est attendu d’eux dans cette digitalisation de leur métier.

Soyez clair sur l’organisation, les étapes, les raisons de chaque transformation et utilisation de processus, méthodes nouvelles etc. Donnez des consignes simples et soyez attentifs aux différentes formes de résistance au sein des équipes.

Cette mise en valeur des ressentis des membres de l’équipe permet une plus grande transparence et une meilleure coopération. Il sera plus simple par la suite de travailler ensemble vers des objectifs communs.

Voici 3 étapes pour accompagner vos équipes vers cette adoption de nouveaux outils.

  • Présenter les changements en restant ouvert à l’échange

Vos collaborateurs vous font confiance et attendent de vous que vous leur montriez le chemin vers cette transformation. Expliquez pourquoi vous avez besoin de ces nouveaux outils et comment les utiliser selon les rôles de chacun. Montrez-leur comment cette digitalisation répond à certaines problématiques identifiées dans votre entreprise. Donnez la parole aux collaborateurs afin qu’ils puissent exprimer leurs questions, arguments, et mécontentements s’il le faut.

Aujourd’hui il est attendu des dirigeants qu’ils managent leurs équipes avec souplesse et rigueur. L’écoute et la préparation en amont font des membres de ces équipes des personnes plus performantes et engagées dans leur travail. Elles sont plus ouvertes au changement et prête à s’adapter et à aider leurs collègues, car leurs besoins sont pris en compte.

Voir l’article sur la méthode agile

 

  • Motiver

Pour motiver les troupes, il faut présenter les avantages et les points positifs de l’adoption de ces outils. Expliquez par exemple que les tâches des collaborateurs seront simplifiées et automatisées, et qu’ils pourront enfin gagner du temps. Faites-leur comprendre qu’ils peuvent toujours poser des questions et demander à être formés sur des éléments non acquis. Répondez aux différentes craintes avec patience et tact.

Offrez à votre équipe une vision à long terme des bénéfices de la transformation digitale de votre société de conseil. Partagez avec eux la vision que vous avez pour leur performance personnelle et pour celle de l’entreprise en montrant que grâce à la digitalisation, de nouveaux objectifs pourront être atteints.

 

  • Intelligence collective

Le but est d’avoir cette vision du collectif, que ce soit en interne ou avec vos clients. Le digital permet de créer des lien avec des personnes proches ou lointaines géographiquement. C’est un tremplin vers une collaboration plus étroite entre les personnes. Il est important d’échanger ensemble au sein de votre société sur les différentes stratégies et modes de fonctionnement que vous pouvez mettre en place pour maintenir et renforcer ces liens. Mais surtout, pour travailler de manière unifiée.

La technologie permet le partages des compétences et expertises à distance, elle offre la possibilité à tout le monde de se sentir impliqué dans des projets et dans l’atteinte des objectifs. C’est essentiel de se concentrer sur comment les transformations mises en place dans l’entreprise pourront améliorer l’intelligence collective en priorité.

4 – Viser la collaboration grâce à un ERP pour sociétés de conseil

Votre société de conseil fait sûrement déjà face à ces grands bouleversements. Vous utilisez peut-être déjà un ERP ou d’autres outils collaboratifs.

Un logiciel intégré et unique comme Stafiz est la solution pour facilement avancer dans la transformation digitale de votre entreprise. Cet ERP pour société de conseil est conçu pour vos besoins et s’adapte à vos spécificités. Il vous apporte la visibilité dont vous avez besoin sur vos équipes, vos projets et vos taux de charge.

L’automatisation des tâches, de la facturation etc. facilitera la transition pour vos collaborateurs qui pourront enfin se concentrer sur le cœur de leur métier. Vous pourrez surtout mieux travailler collectivement, et partager vos données.

 

 

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