3. Comment être payé plus rapidement par les clients ?

Facturer plus rapidement en automatisant le processus de facturation en régie

Lorsqu’on facture au temps passé, le client s’attend à recevoir une facture à une certaine fréquence. Dans le cadre d’un projet en régie, la facturation est souvent faite chaque mois.

Pour que la facturation puisse être réalisé le plus tôt possible dans le mois, il faut mettre en place quelques processus qui permettent d’accélérer :

• Validation des temps réalisés par le client ou par le manager, avec un workflow d’approbation en ligne. Cela facilite les échanges et permet de fiabiliser la facturation
• Récupération automatique des Comptes Rendus d’Activité pour la préparation des factures. Les données soumises doivent permettre une préparation automatique des factures
• Envoi en masse des factures depuis la plateforme de facturation. Ici encore, un outil adapté permet de gagner de nombreuses heures de travail sur la facturation

Automatiser la communication pour facturer les échéances plus tôt

Dans le cas d’une facturation au forfait, c’est le plus souvent une problématique de communication qui entraîne un cycle de paiement trop long.

Les équipes terrains et les responsables de projets n’ont pas toujours en tête l’importance de confirmer aux équipes facturation la réalisation d’une étape qui permet de facturer une échéance.

Il faut que ces équipes projets puissent facilement indiquer lorsqu’une échéance peut être facturée. Idéalement, depuis leur outil de gestion de projet, ils doivent pouvoir confirmer la réalisation de l’échéance ce qui notifie les équipes facturation. Grâce à cet exemple de communication automatisée, la facturation peut être réalisée immédiatement et le paiement est donc reçu plus rapidement que si la facturation avait été éditée avec retard.

Mieux maîtriser le suivi des impayés

Pour améliorer la trésorerie, il faut pouvoir suivre les impayés. Il est important de pouvoir consulter un reporting sur les impayés : la balance âgée est un reporting qui permet d’analyser les factures impayées et de les classer en fonction du nombre de jours qui s’est écoulé depuis qu’elle est passée en impayée. L’objectif est de prioriser les relances. En effet, plus le temps passe, moins il est facile de récupérer une créance.

Ce reporting doit être facilement lisible par les équipes facturation et doit permettre de prioriser les actions de relances.

Gérer efficacement les relances client

Si les relances clients ne peuvent pas systématiquement être automatisées, il est possible de considérablement simplifier le processus. Voici les étapes pour améliorer les relances :

• Mettre en place un système de notification automatique lorsqu’une facture passe en impayé. Il faut que cette information soit automatiquement transmise aux responsables du recouvrement mais aussi aux responsables du projet qui ont parfois plus de facilité à obtenir gain de cause auprès du client. Les logiciels de facturation permettent généralement de créer ce système de notification.
• Pouvoir automatiser les relances, en fonction des clients et en fonction des projets. Les relances automatiques ne sont pas toujours la meilleure option. Le relationnel et la connaissance du contexte est primordiale pour que le recouvrement soit efficace. Cependant, pour un grand nombre de projet, une relance automatique avec des mails cadencés peut renforcer l’efficacité du dispositif.

Les 9 problèmes de la facturation de projets et comment Stafiz vous aide à les résoudre ?

1. Comment estimer les coûts, les prix et le type de facturation pour un projet facturable ?

2. Comment gérer les risques de dépassement de projet ?

3. Comment être payé plus rapidement par les clients ?

4. Comment gérer des modalités de facturation complexes

5. Comment prendre en compte la facturation des taxes ? et la facturation multi-devises ?

6. Comment gérer la facturation entre différentes entités d’une même société (flux intercos)

7. Comment simplifier la communication avec les clients ?

8. Comment modifier en cours de projets certains paramètres qui vont impacter la facturation ?

9. Comment mettre en place un outil de devis et de facturation de projets ?

Les 9 problèmes de la facturation de projets