Conscient de l’enjeu de performance lié au staffing, l’équipe qualité et méthode de Colliers s’est adressée à Stafiz pour optimiser leurs processus. Leurs objectifs était de remplacer des fichiers excel lourds et rigides par un outil simple, toujours à jour et collaboratif.
- Périmètre : France
- Utilisateurs : 230 collaborateurs
- Secteur : Conseil
Contexte et problématique
Acteurs clés du conseil et des services en immobilier pour les entreprises, Colliers France cherchait en 2021 une solution pour gérer de manière agile, collaborative et en temps réel leur staffing.
Le premier enjeux est l’agilité. Le staffing souffrait d’une gestion trop lourde, inadaptée et rigide via des fichiers Excel long à mettre à jour et comportant des erreurs. Les réunions de planification de projets sont vites devenus des freins au développement. De plus, chaque responsable de projets cherchant à placer des consultants, il fut nécessaire de mettre en place des processus coordonnés pour une allocation optimisé des collaborateurs.
Le second enjeu est la pertinence du planning. Colliers avait besoin d’améliorer davantage la constitution des équipes au niveau France en prenant en comptes les compétences et appétences.
Le troisième enjeu est d’ordre financier. Les équipes souhaitaient comprendre l’impact du staffing et ses modifications sur la performance financière et opérationnelle. Quelques exemples de questions qu’ils se posaient : quels sont les taux de charge ? Quelle est la marge actuelle et à terminaison ?
Leurs besoins en bref :
- Suivre la disponibilités des équipes en temps réel
- Mettre en place des plannings d’équipe plus adapté aux consultants
- Avoir un outil collaboratif
Stafiz nous permet d’avoir une visibilité plus fine sur la charge prévisionnelle des collaborateurs. Nos réunions de staffing sont devenues hyper efficaces. Nous planifions les équipes rapidement et nos collaborateurs sont plus engagés !
Eric Dubourget
Responsable qualité et méthode
Solution apportée
La solution apportée fut personnalisée de bout en bout par Stafiz. Tout d’abord, l’équipe d’expert account managers a conseillé Colliers sur les bonnes pratiques à adopter et les meilleurs processus adapté à leurs fonctionnement.
La plateforme Stafiz, une fois configurée a permis d’adresser les enjeux cités. Tout d’abord, la centralisation et la gestion temps réel sur une seule interface ergonomique apporte une agilité et une collaboration sans précédent. Tout est consultable immédiatement : les disponibilités des consultants sont toujours à jour ce qui facilite le staffing prévisionnel.
La visibilité étant paramétrable finement dans Stafiz, les consultants ont eu accès aux missions ouverte permettant ainsi à chacun de se porter “candidat”. Les chefs de projets bénéficient d’une processus organisé d’allocation des consultants améliorant l’efficience.
Enfin, les données de staffing, alimentent le moteur de contrôle de gestion de projets, les équipes Colliers bénéficient ainsi d’un outil de pilotage financier proche du terrain. Les chefs de projets ont à l’oeil les indicateurs clés de performance toujours à jour : taux de charge et d’occupation (par équipe, collaborateur…), ou encore la marge actuelle et prévisionnelle.
Bénéfices
- La planification des collaborateurs et la gestion des besoins ont été grandement simplifié ce qui a apporté une agilité inégalée auparavant. Les réunions de staffing sont sereines, plus besoin d’envoyer des emails rectificatifs.
- Les collaborateurs sont plus impliqués grâce à la prise en compte de leur compétences et appétences dans l’élaboration du planning.
- Enfin, la performance opérationnelle et financière s’est vu décuplée.
Découvrons ensemble comment répliquer ce succès chez vous.