Hoe kunnen middelen optimaal worden toegewezen?

Vaak gezien als een beperking, is demiddelentoewijzing in feite een echte prestatiehefboom in projectmanagement. Of het nu gaat om tijd, vaardigheden, mensen, budget of apparatuur, middelen en hun nauwgezette planning zijn essentieel om de doelstellingen van het bedrijf doelstellingen van het bedrijf.

Het opzetten van een efficiënte toewijzing van middelen is niet altijd eenvoudig! Daarom hebben we een uitgebreide gids om u niet alleen te helpen de uitdagingen te begrijpen van optimale toewijzing van middelen, maar ook om u te helpen dit in uw organisatie te implementeren met behulp van de juiste hulpmiddelen.

Wat is middelentoewijzing in projectmanagement?

Toewijzing van middelen: definitie

Toewijzing van middelen, ook wel middelentoewijzingis het bepalen van de manier waarop middelen binnen een project worden verdeeld.

Een bron kan worden gedefinieerd als iets tastbaars, zoals apparatuur of budgetmaar ook immateriële middelen zoals vaardigheden of beschikbare tijd.

Deze cruciale fase, die wordt uitgevoerd tijdens de projectplanninghoudt in dat de verschillende middelen worden geïnventariseerd en toegewezen om productiviteit te maximaliseren. Het wordt als strategisch beschouwd: het zou moeilijk zijn voor het bedrijf om zijn doelstellingen te bereiken zonder een optimale en doordachte toewijzing van middelen.

Verschillen tussen toewijzing, afvlakking en nivellering van middelen 

Middeltoewijzing kan gemakkelijk worden verward met het afvlakken of nivelleren van middelen. Hier volgt een samenvatting om je te helpen elk concept te verduidelijken.

• Toewijzing van middelen plant wie wat doet, wanneer en hoe; het wijst middelen toe aan elke specifieke taak.
• Afvlakken van middelen (Resource Smoothing) verdeelt middelen gelijkmatig om de planning aan te houden. Het voorkomt eenmalige overbelasting, terwijl de duur van het project behouden blijft.
• Nivellering van middelenResource levelling tolereert een aanpassing van de planning. Deze techniek vermijdt ook overbelasting van middelen, maar staat toe dat de streefdatum verschoven wordt. Dit kan handig zijn als de middelen beperkt zijn of gedeeld worden tussen gedeeld tussen verschillende projecten.

Waarom de toewijzing van middelen optimaliseren?

Strategisch hefboomeffect op verschillende niveaus

De toewijzing van middelen is in een aantal opzichten van strategisch belang. De kwesties die hierbij komen kijken verschillen van organisatie tot organisatie, omdat ze afhankelijk zijn van de de doelstellingen van het bedrijf, de sector, de cultuur en de menselijke en financiële beperkingen.

Prestaties en groei

Een optimale toewijzing van middelen ondersteunt de groei van het bedrijf door de prestaties te verbeteren. Hierbij spelen twee aspecten een rol: 

• De belastingsgraad optimaliserenom over- of onderbenutting van bronnen te voorkomen.
• De maximaliseren van de bezettingsgraaddie helpt om verschillende talenten toe te wijzen aan opdrachten met een hoge toegevoegde waarde.

Beheer van vaardigheden

Hoe meer de missie niet-verwisselbare middelen (bijv. specifieke expertise), hoe meer middelen er moeten worden toegewezen om het juiste profiel te selecteren. Dit wordt mogelijk gemaakt door een audit van beschikbare vaardigheden of te anticiperen op opleiding of aanwerving of aanwervingsbehoeften.

Financiële optimalisatie
De toewijzing van middelen optimaliseren betekentde winstgevendheid van projecten verbeteren.

Door de verschillende profielen op de juiste momenten strategisch aan projecten toe te wijzen, is het mogelijk om marges te maximaliseren en dus inkomsten te maximaliseren.

Profielen en ervaringsniveaus

Het toewijzen van middelen maakt het ook mogelijk om na te denken over de anciënniteit van profielen bij het maken van opdrachten. Er moet rekening worden gehouden met het ervaringsniveau: in een ESN of agentschap zouden senior profielen minder betrokken moeten zijn bijpuur operationeelin tegenstelling tot meer junior profielen. Senioren besteden een deel van hun tijd aan interne activiteiten zoals mentoring, training en strategie.

Teambetrokkenheid en employer brand

De verdeling van middelen heeft een sterke invloed op de betrokkenheid van werknemers en kan ook worden gebruikt als hefboom om de levenskwaliteit op het werk te verbeteren. Het draagt bij tot :

• overbelasting voorkomenburn-out en personeelsverloop beperken,

• uw werkbelasting optimaliseren op een evenwichtige manier,
• denk aan de vaardighedenDit helpt om werknemers te motiveren en te betrekken.

HR-management

De resourceplanning is ook essentieel voor werving omdat het de ontbrekende vaardigheden. Op deze manier begeleidt het de zoektocht en stelt het ons in staat om voorstellen te doen voor opleidingsplannen op maat opleidingsplannen.

Operationele kwesties van middelentoewijzing

Efficiëntie en prestaties 

Middelen moeten zodanig worden toegewezen dat teams, tijdschema's en budgetten worden afgestemd op de doelstellingen van het bedrijf. Middelen die op het juiste moment beschikbaar zijn, dragen bij aan tijd te besparen door beschikbaar te zijn wanneer u ze nodig hebt, waardoor het commerciële potentieel gemaximaliseerd wordt. commercieel potentieel.

Zichtbaarheid 

Door een duidelijk beeld te geven van beschikbaarheid, vaardigheden en opdrachten, beperkt de toewijzing van middelen de frustraties die worden veroorzaakt door een belastingsverdeling verdeling.

Winstgevendheid 

Wanneer de toewijzing van middelen is geoptimaliseerd verbetert de winstgevendheid door kosten te minimaliseren. Dit betekent het beperken van vertragingen en stilstand en het strategisch plaatsen van de meest winstgevende profielen. meest winstgevende profielen.

Reactievermogen en flexibiliteit 

De toewijzing van middelen moet flexibel zijn: het moet mogelijk zijn de middelen aan te passen in geval van onvoorziene omstandigheden. Aanvullend op risicobeheermoet de toewijzing van middelen worden herzien in het geval van veranderingen in reikwijdte of externe factoren (economisch, milieu, politiek, enz.).

Gereedschap

L'et gebruik van personeelssoftware vergemakkelijkt de toewijzing van middelen. Over het algemeen kunnen middelen dynamisch worden beheerd om alle projecten binnen het portfolio te coördineren.

Teams beheren 

Optimale toewijzing van bronnen helpt om dewerklastbalans. Teams worden niet over- of onderbezet en blijven gemotiveerd en toegewijd.

Dit helpt om de medewerkerstevredenheid.

Verschillende uitdagingen voor verschillende profielen

De toewijzing van middelen heeft een verschillende impact afhankelijk van het profiel van het bedrijf. 

• Voor de projectmanagerVoor de projectmanager betekent het dat hij op het juiste moment over de juiste middelen beschikt.
• Voor de CEO en COOhelpt het om het gebruik van middelen te optimaliseren door de teamprestaties te maximaliseren.
• Voor de personeelszakenHet helpt om de personeelsbehoeften te plannen en de ontwikkeling van vaardigheden te beheren.
• Voor de DAF en CFOhelpt het om de winstgevendheid van projecten te garanderen.
• Voor adviseurs consultantsVoor consultants betekent het dat we opdrachten op maat van hun profiel en carrière kunnen aanbieden.
• Voor de PMO en de personeelsmanagerstelt resource-allocatie hen in staat om objectieve keuzes te maken op basis van betrouwbare gegevens.

Hoe wijs je projectmiddelen optimaal toe?

Beheer van planningscapaciteit 

De capaciteitsplanning als onderdeel van de middelentoewijzing omvat vier fasen.

• Inventarisatie van beschikbare middelen

Dit betekent dat de beschikbare middelen waaronder vaardigheden, personeel, tijd, hulpmiddelen, budget en apparatuur.

• Vereisten voor hulpbronnen identificeren

Het doel is om behoeften in kaart te brengen om middelen te organiseren. Uiteindelijk moet de toewijzing van middelen het mogelijk maken om de strategische doelstellingen van het bedrijf te halen. De voorspelling van projectmiddelen helpt om te bepalen of de benodigde vaardigheden intern beschikbaar zijn of dat het nodig is om uit te besteden of aan te werven.

Deze taak vereist de betrokkenheid van alle verschillende afdelingen. 

• Behoeften prioriteren

De prioriteren van taken en behoeften. Neem de tijd om ze te prioriteren op basis van hun prioriteitsniveau. Er zijn verschillende opties:

• projecten prioriteren om strategische doelstellingen te bereiken, 
• voorrang geven aan de meest winstgevende. 

• Anticiperen op de behoefte aan middelen 

De capaciteitstoewijzing moet worden voorzien. Dit moet worden overwogen in de voorverkoopfaseanticipatie zorgt ervoor dat de belasting en de beschikbare capaciteit op elkaar zijn afgestemd.

Bovendien is het gebruik van een tool voor personeelsbeheer zoals Stafiz de planning gemakkelijker maken. De capaciteitsplanningsweergave helpt u bijvoorbeeld te identificeren wanneer de capaciteit onvoldoende wordt, dankzij een voorspellende weergave. Deze zichtbaarheid geeft je alle sleutels die je nodig hebt om adequaat te reageren, door werving, training of uitbesteding te plannen.

Een toekomstgerichte kijk op personeel in vergelijking met de huidige situatie

Inschatting van benodigde tijd en vaardigheden 

De schatting is cruciaal omdat je hiermee simulaties kunt uitvoeren die je helpen om een budget op te stellen. Deze oefening houdt in dat je voor elke taak het volgende bepaalt de hoeveelheid benodigde middelende marge zoveel mogelijk optimaliseren.

Zodra u uw schatting hebt vastgesteld, kunt u uw plan voor de toewijzing van middelen opstellen. Dit moet flexibel blijven om eventuele afwijkingen in de scope op te kunnen vangen die van invloed kunnen zijn op je schatting.

De juiste profielen selecteren

• Het juiste profiel kiezen met behulp van een interne zoekmachine

De profielkeuze is strategisch en omvat het vinden van de juiste balans tussen competentiemanagement en betrokkenheid van werknemers.

Het vinden van de juiste profielen voor de juiste projecten kan complex zijn. Daarom biedt Stafiz een zoekmachine die rekening houdt met de vaardigheden, bekwaamheden en beschikbaarheid van resources.

• Scenario's genereren met de scenariobouwer

Met een andere functie, de scenario builder, kun je capaciteitsbeheer automatiseren. Zo kunt u optimale toewijzingsscenario's genereren door criteria te selecteren zoals competenties, vaardigheden of beschikbaarheid. Vervolgens kunt u deze afstemmen op uw doelstellingen, zoals werklast of omzet.

De Stafiz-scenariosimulatietool 

• Alle beschikbare vaardigheden bekijken

De selectie van profielen houdt een strategische verdeling tussen projecten in. Soms is het zinvoller om een profiel te bewaren voor een toekomstig toekomstig project. In deze gevallen maakt het centraliseren van vereisten het mogelijk om zicht te hebben op het hele projectportfolio.

Je talent kennen is essentieel: een audit en opvolging van vaardigheden en bekwaamheden zijn hulpmiddelen van onschatbare waarde. Hiervoor kunt u een vaardigheidsdatabasein Excel-formaat of met behulp van de Resource Breakdown Structure, of met behulp van een tool voor middelenbeheer zoals Stafiz.

De cv's van uw werknemers dienen als referentie voor uw zoekopdrachten.

De belasting beheren en optimaliseren

De belastingsbeheer is een essentiële stap in het optimaliseren van de toewijzing van bronnen. Het doel is om werklasten in balans te brengen om over- of ondergebruik van bronnen te voorkomen, terwijl tegelijkertijd de belastingsfactor te optimaliseren.

vergelijken huidige capaciteit met de geschatte vraag kunnen we een belastingsplan berekenen.

Dit hulpmiddel vermijdt intercontractendie kunnen leiden tot inkomstenverlies of zelfs tot het afhaken ontkoppeling van teams. Door risico's te identificeren, kunnen wepreventieve maatregelen nemen.

Het is daarom essentieel om real-time zichtbaarheid en de belasting en bezettingsgraad te controleren.

Het dashboard van Stafiz geeft je dit overzicht en maakt het makkelijker om resources te vervangen of opnieuw toe te wijzen. herallocatie van resourcesHet is slechts een paar klikken verwijderd.

Stafiz houdt bijvoorbeeld rekening met pre-positionering, vastgesteld op basis van kansen, om rekening te houden met wereldwijde en toekomstige activiteiten.

Stafiz vereenvoudigt de toewijzing van uw middelen

Besteed minder tijd aan het plannen van je projecten en maak meer winst!

Ontdek Stafiz

Toewijzingen bewaken en aanpassen

Toezicht houden op hetgebruik van middelen moet flexibel en responsief zijn. Het gebruik van software voor werkbeheer zoals Stafiz helpt je om alles nauwkeurig bij te houden. Deze tool is een betrouwbare en evoluerende referentiebron.

De toewijzing van middelen moet worden aangepast wanneer parameters veranderen. Het is daarom essentieel om regelmatig werklasten te analyseren en alternatieven voor te stellen om overbelasting te voorkomen. 

• De toewijzing van middelen afstemmen op de winstgevendheid van het project

Het toewijzen van middelen op basis van winstgevendheid wordt mogelijk gemaakt door zichtbaarheid op personeel. Hierdoor kunt u anticiperen op budgetoverschrijdingen en in sommige gevallen kan een functie u zelfs helpen bij het identificeren van de oorzaken van afwijkingen.

Bovendien bieden sommige tools, zoals Stafiz, aanpasbare aanpasbare waarschuwingen om u van tevoren te waarschuwen, zonder dat u het prognoserapport te raadplegen. Je kunt het traject dan corrigeren, zoals bij Stafiz dankzij de functie voor het bijhouden van de tijd.

Tijdregistratie in Stafiz

• De toewijzing van middelen afstemmen op een verandering in de reikwijdte van het project 

Bij een verandering in scope, een veel voorkomend gevaar bij projectplanning, moeten resources opnieuw worden toegewezen. Er zijn een aantal functies die je hierbij kunnen helpen, zoals de automatische toewijzing die Stafiz biedt. 

Stafiz biedt een reeks functies om reorganisatie eenvoudiger en flexibeler te maken

Use case: een adviesbureau optimaliseert de toewijzing van zijn resources met behulp van speciale software

Colliers is een vastgoedadviesbureau met 230 medewerkers dat in veel landen actief is. Het bedrijf was al uitgerust met een CRM- en HRIS-systeem, maar kampte desondanks met personeelsproblemen. De reden: het beheer was verspreid over verschillende Excel-bestanden.

Stafiz kon voldoen aan de behoeften van Colliers op het gebied van capaciteitsplanning voor de lange termijn, maar ook dankzij een beter financieel beheer.

Het succesverhaal van Stafiz x Colliers

Optimale toewijzing van middelen helpt bij het bereiken van prestaties en winstgevendheid. Het speelt echter ook een rol in het welzijn en de betrokkenheid van werknemers door samenwerking te vergemakkelijken. Anticiperen op behoeften helpt om middelen te verdelen om middelen eerlijk te verdelen, waardoor de spanningen die gepaard gaan met de verdeling van werkdruk worden beperkt.

Om middelen effectief toe te wijzen, is communicatie tussen de verschillende teams essentieel. Om transparantie te garanderen, is het gebruik van speciale tools zoals Stafiz van onschatbare waarde. Hiermee kunt uwerkbelasting anticiperenmaar bieden ook een globaal overzicht zodat u toewijzingen kunt controleren waardoor het gemakkelijker is om bij te sturen in geval van onvoorziene omstandigheden. Flexibiliteit is essentieel voor een optimale toewijzing van resources.