¿Cómo establecer una asignación óptima de recursos?
A menudo percibida como una limitación, la asignación de recursos es en realidad una verdadera palanca de rendimiento en la gestión de proyectos. El tiempo, las habilidades, los empleados, el presupuesto o el equipo, los recursos y su cuidadosa planificación son esenciales para lograr los objetivos estratégicos de la empresa.
Sin embargo, establecer una asignación eficiente de recursos no siempre es un proceso sencillo. Es por eso que hemos elaborado una guía completa para ayudarlo a comprender los desafíos de la asignación óptima de recursos, pero también para ayudarlo a implementarlo en su organización con las herramientas adecuadas.
¿Qué es la asignación de recursos en la gestión de proyectos?
Asignación de recursos: definición
La asignación de recursos, a veces denominada asignación de recursos, es el proceso de determinar cómo se distribuyen los recursos dentro de un proyecto.
Un recurso se define como tangible e intangible, como el equipo o el presupuesto, así como las habilidades intangibles o el tiempo disponible.
Este paso crucial, que se lleva a cabo durante la planificación del proyecto, implica enumerar los diferentes recursos y distribuirlos para maximizar la productividad. Se considera estratégico: sería difícil para la empresa alcanzar sus objetivos sin una asignación óptima y reflexiva de recursos.
Diferencias entre la asignación, el suavizado y la nivelación de recursos
La asignación de recursos se puede confundir fácilmente con el suavizado o la nivelación de recursos. Aquí hay un resumen para ayudarlo a aclarar cada concepto.
- La asignación de recursos planifica quién hace qué, cuándo y cómo; asigna recursos a cada tarea específica.
- El suavizado de recursos distribuye los recursos de manera uniforme para cumplir con la programación. Evita sobrecargas puntuales, manteniendo la duración del proyecto.
- La nivelación de recursos tolera un ajuste de programación. Esta técnica también evita la sobrecarga de recursos, pero permite posponer la fecha límite. Esto puede ser relevante cuando los recursos son limitados o compartidos entre varios proyectos.
¿Por qué optimizar la asignación de recursos?
Una palanca estratégica a varios niveles
La asignación de recursos es estratégica en muchos aspectos, que revisaremos. Sus retos difieren de una estructura a otra porque dependen de los objetivos de la empresa, de su sector, de su cultura o de las limitaciones humanas y financieras.
Rendimiento y crecimiento
Una asignación óptima de recursos apoya el crecimiento de la empresa al impulsar su rendimiento. Esto implica dos aspectos:
- Optimización de la tasa de carga, lo que evita la solicitud excesiva o insuficiente de recursos.
- Maximizar la tasa de ocupación, lo que ayuda a distribuir los diferentes talentos en misiones de alto valor agregado.
Gestión de competencias
Cuanto más requiera la misión recursos no intercambiables (conocimientos específicos, por ejemplo), más la asignación de recursos permitirá seleccionar el perfil adecuado. Esto es posible gracias a una auditoría de las habilidades disponibles o la anticipación de las necesidades de capacitación o contratación.
Optimización financiera
La asignación optimizada de recursos mejora la rentabilidad del proyecto.
Al asignar estratégicamente diferentes perfiles a los proyectos, en los tiempos adecuados, es posible maximizar los márgenes y, por lo tanto, los ingresos.
Perfiles y niveles de experiencia
La asignación de recursos también permite reflexionar sobre la antigüedad de los perfiles durante las asignaciones. Por lo tanto, se deben tener en cuenta los niveles de experiencia: en una empresa o agencia de servicios de TI, los perfiles senior deben ser menos solicitados en el trabajo puramente operativo, a diferencia de los perfiles más junior. De hecho, los seniors dedican parte de su tiempo a actividades internas como mentoring, formación o estrategia.
Compromiso del equipo y marca del empleador
La distribución de recursos tiene un fuerte impacto en el compromiso de los empleados y también puede utilizarse como palanca para mejorar la calidad de vida en el trabajo. De hecho, contribuye a:
- evitar sobrecargas, limitar el agotamiento y la rotación,
- optimizar la carga de trabajo de forma equilibrada,
- Considere los apetitos, fortaleciendo así la motivación y el compromiso de los empleados.
Gestión de RRHH
La planificación de recursos también es esencial para el reclutamiento porque destaca las habilidades que faltan. Así, orienta la investigación y permite proponer planes de formación adaptados a las misiones.
Desafíos operativos de la asignación de recursos
Eficiencia y rendimiento
La asignación de recursos debe realizarse de una manera que alinee los equipos, el cronograma y los presupuestos con los objetivos comerciales. Disponibles en el momento adecuado, los recursos ayudan a ahorrar tiempo al estar disponibles de manera oportuna, maximizando el potencial comercial.
Visibilidad
Al proporcionar una visión clara de la disponibilidad, las habilidades y las asignaciones, la asignación de recursos limita la frustración causada por una distribución inadecuada de la carga.
Rentabilidad
Cuando se optimiza, la asignación de recursos mejora la rentabilidad porque ayuda a minimizar los costos. Esto implica limitar los retrasos, el tiempo de inactividad o la colocación estratégica de los perfiles más rentables.
Capacidad de respuesta y flexibilidad
La asignación de recursos debe ser flexible: debe permitir que los recursos se adapten en caso de imprevistos. Además de la gestión de riesgos, se debe revisar la asignación de recursos en caso de cambio de alcance o factores externos (económicos, ambientales, políticos, etc.).
Herramientas
El uso de software de dotación de personal facilita la asignación de recursos. Esto generalmente le permite administrar dinámicamente los recursos para coordinar todos los proyectos dentro de la cartera.
Amable con los equipos
La asignación óptima de recursos ayuda a mantener equilibrada la carga de trabajo. Ni sobreutilizados ni infrautilizados, los equipos siguen motivados y comprometidos.
Esto ayuda a aumentar la satisfacción de los empleados.
Diferentes retos en función del perfil
La asignación de recursos tiene un impacto diferente según los perfiles de la empresa.
- Para el gerente de proyecto, le permite tener el recurso adecuado, en el momento adecuado.
- Para el CEO y el COO, ayuda a optimizar el uso de los recursos maximizando el rendimiento de los equipos.
- Para los recursos humanos, ayuda a planificar las necesidades de personal y gestionar el desarrollo de habilidades.
- Para el CFO y el CFO, ayuda a que los proyectos sean rentables.
- Para los consultores, les permite ofrecer encargos adaptados a su perfil y carrera.
- Para la PMO y el gerente de personal, la asignación de recursos permite arbitrar objetivamente sus elecciones, basadas en datos confiables.
¿Cómo establecer una asignación óptima de los recursos del proyecto?
Planeación de la gestión de la capacidad
La planificación de la capacidad en la asignación de recursos implica cuatro pasos.
- Haga un inventario de los recursos disponibles
Esto requiere una lista de los recursos disponibles : habilidades, empleados, tiempo, herramientas, presupuesto o equipo.
- Identificar las necesidades de recursos
Se trata de mapear las necesidades para organizar los recursos. En definitiva, la asignación de recursos debe permitir cumplir con los objetivos estratégicos de la empresa. Esto se debe a que la previsión de recursos del proyecto ayuda a determinar si las habilidades necesarias están disponibles internamente o si es necesario subcontratar o contratar.
Por lo tanto, esta tarea requiere la participación de todos los diferentes departamentos.
- Priorizar las necesidades
Priorizar tareas y necesidades es fundamental. Tómese el tiempo para priorizarlos en función de su nivel de prioridad. Hay varias opciones:
- Priorizar proyectos que logren objetivos estratégicos,
- Favorece a los que resulten ser los más rentables.
- Anticipación de las necesidades de recursos
La distribución de la capacidad debe ser prevista. Considerada desde la fase de preventa, la anticipación permite garantizar que la carga y las capacidades disponibles estén alineadas.
Además, el uso de una herramienta de gestión de personal como Stafiz puede facilitar esta planificación. De hecho, la vista de planificación de la capacidad le ayuda, por ejemplo, a identificar cuándo la capacidad se vuelve insuficiente, gracias a una visión de previsión. Esta visibilidad le da todas las claves para reaccionar en consecuencia, planificando el reclutamiento, la capacitación o la subcontratación.
Visión predictiva de la dotación de personal comparada con la realidad
Estimación de las necesidades de tiempo y habilidades
La estimación es determinante porque te permite realizar simulaciones que te ayudarán a establecer un presupuesto. Este ejercicio consiste en determinar la cantidad de recursos necesarios para cada tarea, optimizando al máximo el margen.
Una vez establecida la estimación, puede configurar el plan de asignación de recursos. Este último debe permanecer flexible para hacer frente a las desviaciones perimetrales que pueden afectar su estimación.
Seleccione los perfiles correctos
- Elegir el perfil adecuado gracias a un motor de búsqueda interno
La selección de perfiles es estratégica, se trata de encontrar el equilibrio entre la gestión de habilidades y el compromiso de los empleados.
Encontrar los perfiles adecuados para los proyectos adecuados puede ser complejo, por lo que Stafiz ofrece un motor de búsqueda, teniendo en cuenta las habilidades, los apetitos y la disponibilidad de recursos.
- Generación de escenarios con el generador de escenarios
Otra característica, el generador de escenarios, también permite automatizar la gestión de la capacidad. Por lo tanto, puede generar escenarios óptimos de asignación de recursos seleccionando criterios como habilidades, apetitos o disponibilidad. A continuación, puede hacerlos coincidir con sus objetivos, como la tasa de cargo o los ingresos.
Herramienta de simulación basada en escenarios de Stafiz
- Ver todas las habilidades disponibles
La selección de perfiles implica una distribución estratégica entre los proyectos. A veces, tiene más sentido mantener un perfil para un próximo proyecto. Esta visibilidad de toda la cartera de proyectos es posible gracias a la centralización de las necesidades.
Por lo tanto, conocer sus talentos es esencial: una auditoría, un seguimiento de las habilidades y los apetitos son herramientas valiosas. Para ello, puede crear una base de datos de habilidades, ya sea en formato Excel o utilizando la estructura de desglose de recursos, o a través de una herramienta de gestión de recursos como Stafiz.
Los CV de sus empleados sirven como referencia para sus búsquedas de asignación.
Gestiona y optimiza la carga
La gestión de la carga es un paso esencial para una asignación óptima de recursos. El objetivo es equilibrar las cargas de trabajo de una manera que evite la sobrecarga o la falta de recursos, al tiempo que optimiza la tasa de carga.
Por lo tanto, comparar la capacidad actual con la demanda estimada le permite calcular un plan de carga.
Esta herramienta evita los intercontratos, que pueden generar una pérdida de ingresos o incluso una desvinculación de los equipos. La identificación de los riesgos permite adoptar medidas preventivas.
Por lo tanto, es esencial obtener visibilidad en tiempo real de la carga del equipo y monitorear las tasas de carga y ocupación.
El panel de control que ofrece Stafiz le permite obtener esta visión al tiempo que facilita la reposición o reasignación de recursos, accesible en unos pocos clics.
Stafiz, por ejemplo, tiene en cuenta el preposicionamiento, establecido sobre la base de oportunidades, para tener en cuenta la actividad general y futura.
Stafiz simplifica la asignación de sus recursos
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Seguimiento y ajuste de la asignación
El monitoreo del uso de los recursos debe permitir flexibilidad y capacidad de respuesta. Por lo tanto, el uso de un software de gestión del trabajo como Stafiz le ayuda a realizar un seguimiento preciso. Esta herramienta es una fuente de referencia confiable y escalable.
La asignación de recursos debe ajustarse cuando cambien los parámetros. Por lo tanto, es fundamental analizar regularmente las cargas de trabajo y proponer alternativas para evitar desbordamientos.
- Alinee la asignación de recursos con la rentabilidad del proyecto
La asignación de recursos basada en la rentabilidad es posible gracias a la visibilidad predictiva de la dotación de personal. Esto le permite anticipar los excesos presupuestarios y, en algunos casos, una función puede incluso ayudarlo a identificar las causas de las desviaciones.
Además, algunas herramientas como Stafiz ofrecen alertas personalizables para avisarte con antelación, sin que tengas que consultar el informe de previsión. De este modo, puede rectificar la trayectoria, como con Stafiz, gracias a la función de seguimiento del tiempo.
- Alinear la asignación de recursos con un cambio en el alcance del proyecto
En caso de un cambio en el alcance, un peligro común en la planificación del proyecto, es necesaria la reasignación de recursos. Algunas funciones te ayudan en este proceso, como la asignación automática que ofrece Stafiz.
Stafiz ofrece funciones que facilitan la reorganización con flexibilidad
Caso de uso: una empresa de consultoría optimiza su asignación de recursos gracias a un software dedicado
Presente en muchos países, Colliers es una empresa de consultoría inmobiliaria con 230 empleados. Sin embargo, la empresa, que ya estaba equipada con un CRM y un HRIS, se enfrentó a problemas de personal. Y por una buena razón: la gestión está dispersa en varios archivos de Excel.
Stafiz pudo satisfacer las necesidades de Colliers en términos de planificación de la capacidad a largo plazo, pero también gracias a una mejor gestión financiera.
La asignación óptima de recursos ayuda a lograr el rendimiento y la rentabilidad. Sin embargo, también juega un papel en el bienestar y el compromiso de los empleados al facilitar la colaboración. De hecho, anticipar las necesidades ayuda a distribuir los recursos con precisión, limitando así las tensiones relacionadas con la distribución de las cargas.
Para una asignación eficaz de recursos, la comunicación entre diferentes equipos es esencial. Para garantizar la transparencia, el uso de herramientas específicas como Stafiz es invaluable. De hecho, permiten anticipar las cargas, pero también ofrecen una visión global para monitorear las asignaciones en tiempo real, facilitando así los ajustes en caso de imprevistos. La flexibilidad es esencial para una asignación óptima de recursos.
Preguntas:
Herramientas como Stafiz, Float, Mavenlink o Harvest permiten visualizar en tiempo real la tasa de ocupación de los equipos, identificar sobrecargas e infrautilizaciones, y anticiparse a las necesidades futuras. Centralizan la programación, el tiempo dedicado y los datos de disponibilidad para una mejor toma de decisiones.
La planificación consiste en definir quién hace qué, cuándo y cuándo en un proyecto. La asignación, por otro lado, consiste en distribuir los recursos disponibles de acuerdo con sus habilidades, su carga de trabajo y prioridades estratégicas. Por lo tanto, es más estratégico, mientras que la planificación sigue siendo operativa.
Sí. La inteligencia artificial analiza automáticamente los historiales, la disponibilidad, el rendimiento y las habilidades de los proyectos para proporcionar asignaciones de recursos optimizadas. Reduce el error humano, ahorra tiempo y mejora la rentabilidad del proyecto.
