Wie richte ich eine optimale Ressourcenallokation ein?
Oft als Hemmschuh empfunden, ist die Allokation von Ressourcen tatsächlich ein echter Performance-Hebel im Projektmanagement. Zeit, Fähigkeiten, Mitarbeiter, Budget oder Ausrüstung, Ressourcen und deren sorgfältige Planung sind unerlässlich, um die strategischen Ziele des Unternehmens zu erreichen.
Die Einrichtung einer effizienten Ressourcenallokation ist jedoch nicht immer ein einfacher Prozess! Aus diesem Grund haben wir einen umfassenden Leitfaden zusammengestellt, der Ihnen hilft, die Herausforderungen einer optimalen Ressourcenallokation zu verstehen, aber auch Ihnen bei der Implementierung in Ihrer Organisation mit den richtigen Tools hilft.
Was ist die Ressourcenallokation im Projektmanagement?
Ressourcenallokation: Definition
Die Ressourcenzuordnung, manchmal auch als Ressourcenzuordnung bezeichnet, ist der Prozess der Bestimmung, wie Ressourcen innerhalb eines Projekts verteilt werden.
Eine Ressource wird sowohl als materiell als auch als immateriell definiert, wie z. B. Ausrüstung oder Budget sowie immaterielle Fähigkeiten oder verfügbare Zeit.
Dieser entscheidende Schritt, der während der Projektplanung durchgeführt wird, besteht darin, die verschiedenen Ressourcen aufzulisten und zu verteilen, um die Produktivität zu maximieren. Es gilt als strategisch: Ohne eine optimale und durchdachte Ressourcenallokation wäre es für das Unternehmen schwierig, seine Ziele zu erreichen.
Unterschiede zwischen Ressourcenzuordnung, Glättung und Abgleich
Die Ressourcenzuordnung kann leicht mit der Ressourcenglättung oder -nivellierung verwechselt werden. Hier ist eine Zusammenfassung, die Ihnen hilft, jedes Konzept zu verdeutlichen.
- Die Ressourcenzuordnung plant, wer was, wann und wie erledigt. Ressourcen werden jeder einzelnen Aufgabe zugewiesen.
- Bei der Ressourcenglättung werden die Ressourcen gleichmäßig verteilt, um den Zeitplan einzuhalten. Es vermeidet einmalige Überlastungen und hält die Dauer des Projekts aufrecht.
- Der Ressourcenabgleich toleriert eine Terminanpassung. Diese Technik vermeidet auch eine Überlastung der Ressourcen, ermöglicht jedoch eine Verschiebung der Frist. Dies kann relevant sein, wenn Ressourcen begrenzt sind oder von mehreren Projekten gemeinsam genutzt werden.
Warum die Ressourcenallokation optimieren?
Ein strategischer Hebel auf mehreren Ebenen
Die Allokation von Ressourcen ist in vielerlei Hinsicht strategisch, was wir noch überprüfen werden. Die Herausforderungen sind von Struktur zu Struktur unterschiedlich, da sie von den Zielen des Unternehmens, seiner Branche, seiner Kultur oder menschlichen und finanziellen Zwängen abhängen.
Leistung und Wachstum
Eine optimale Allokation von Ressourcen unterstützt das Wachstum des Unternehmens, indem es seine Leistung steigert. Dabei geht es um zwei Aspekte:
- Optimierung der Auslastung, wodurch eine Über- oder Unterforderung von Ressourcen vermieden wird.
- Maximierung der Auslastung, was dazu beiträgt, die verschiedenen Talente auf Missionen mit hoher Wertschöpfung zu verteilen.
Kompetenzmanagement
Je mehr die Mission nicht austauschbare Ressourcen (z.B. spezifisches Fachwissen) erfordert, desto mehr muss die Ressourcenallokation die Auswahl des richtigen Profils ermöglichen. Möglich wird dies durch eine Prüfung der verfügbaren Kompetenzen oder die Antizipation des Schulungs- oder Einstellungsbedarfs.
Finanzielle Optimierung
Eine optimierte Ressourcenzuweisung verbessert die Rentabilität des Projekts.
Durch die strategische Zuweisung verschiedener Profile zu Projekten zu geeigneten Zeitpunkten ist es möglich, die Margen und damit den Umsatz zu maximieren.
Profile und Erfahrungsstufen
Die Zuweisung von Ressourcen ermöglicht es auch, die Seniorität von Profilen während der Einsätze zu reflektieren. So muss der Erfahrungsstand berücksichtigt werden: In einem IT-Dienstleistungsunternehmen oder einer IT-Agentur müssen Senior-Profile weniger für rein operative Arbeiten nachgefragt werden, im Gegensatz zu jüngeren Profilen. In der Tat widmen Senioren einen Teil ihrer Zeit internen Aktivitäten wie Mentoring, Training oder Strategie.
Team-Engagement und Employer Branding
Die Verteilung von Ressourcen hat einen starken Einfluss auf das Engagement der Mitarbeiter und kann auch als Hebel zur Verbesserung der Lebensqualität am Arbeitsplatz genutzt werden. In der Tat trägt es dazu bei:
- Vermeidung von Überlastungen, Begrenzung von Burnout und Fluktuation,
- die Arbeitsbelastung auf ausgewogene Weise zu optimieren,
- Berücksichtigen Sie den Appetit und stärken Sie so die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter.
Personalmanagement
Die Ressourcenplanung ist auch für die Rekrutierung von entscheidender Bedeutung, da sie fehlende Fähigkeiten hervorhebt. Auf diese Weise leitet es die Forschung und ermöglicht es, an die Missionen angepasste Ausbildungspläne vorzuschlagen.
Operative Herausforderungen bei der Ressourcenallokation
Effizienz und Leistung
Die Ressourcenzuweisung sollte so erfolgen, dass Teams, Zeitplan und Budgets mit den Geschäftszielen in Einklang gebracht werden. Ressourcen sind zur richtigen Zeit verfügbar und helfen dabei, Zeit zu sparen, indem sie rechtzeitig verfügbar sind und so das Geschäftspotenzial maximieren.
Sichtbarkeit
Durch die Bereitstellung eines klaren Überblicks über Verfügbarkeit, Fähigkeiten und Zuweisungen begrenzt die Ressourcenzuweisung die Frustration, die durch eine unangemessene Lastverteilung verursacht wird.
Rentabilität
Wenn die Ressourcenzuweisung optimiert ist, verbessert sie die Rentabilität, da sie zur Kostenminimierung beiträgt. Dabei geht es um die Begrenzung von Verzögerungen, Leerlaufzeiten oder die strategische Platzierung der profitabelsten Profile.
Reaktionsfähigkeit und Flexibilität
Die Ressourcenallokation muss flexibel sein: Sie muss die Anpassung der Ressourcen im Falle unvorhergesehener Ereignisse ermöglichen. Neben dem Risikomanagement muss auch die Allokation der Ressourcen im Falle einer Änderung des Anwendungsbereichs oder externer Faktoren (wirtschaftlich, ökologisch, politisch etc.) überprüft werden.
Werkzeuge
Der Einsatz von Personalbesetzungssoftware erleichtert die Zuweisung von Ressourcen. Auf diese Weise können Sie in der Regel Ressourcen dynamisch verwalten, um alle Projekte innerhalb des Portfolios zu koordinieren.
Schonend zu den Teams
Eine optimale Ressourcenzuweisung trägt dazu bei, die Arbeitslast auszugleichen. Weder über- noch unterbeansprucht, bleiben die Teams motiviert und engagiert.
Dies trägt zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit bei.
Unterschiedliche Herausforderungen je nach Profil
Die Ressourcenzuweisung wirkt sich je nach Unternehmensprofil unterschiedlich aus.
- Für den Projektmanager bedeutet dies, dass er die richtige Ressource zur richtigen Zeit hat.
- Für den CEO und den COO hilft es, den Ressourceneinsatz zu optimieren, indem die Leistung der Teams maximiert wird.
- Für das Personalwesen hilft es, den Personalbedarf zu planen und die Kompetenzentwicklung zu verwalten.
- Für den CFO und CFO hilft es, Projekte profitabel zu machen.
- Für Berater ermöglicht es ihnen, Aufträge anzubieten, die an ihr Profil und ihre Karriere angepasst sind.
- Für das PMO und den Personalverantwortlichen ermöglicht die Zuweisung von Ressourcen eine objektive Entscheidung über seine Entscheidungen auf der Grundlage zuverlässiger Daten.
Wie richte ich eine optimale Allokation von Projektressourcen ein?
Planen des Kapazitätsmanagements
Die Kapazitätsplanung in der Ressourcenallokation erfolgt in vier Schritten.
- Inventur der verfügbaren Ressourcen
Dazu ist eine Liste der verfügbaren Ressourcen erforderlich: Fähigkeiten, Mitarbeiter, Zeit, Werkzeuge, Budget oder Ausrüstung.
- Identifizieren Sie den Ressourcenbedarf
Es geht darum, den Bedarf abzubilden, um die Ressourcen zu organisieren. Letztlich muss die Allokation von Ressourcen es ermöglichen, die strategischen Ziele des Unternehmens zu erreichen. Dies liegt daran, dass die Prognose der Projektressourcen dabei hilft, festzustellen, ob die erforderlichen Fähigkeiten intern verfügbar sind oder ob ein Outsourcing oder eine Rekrutierung erforderlich ist.
Diese Aufgabe erfordert daher die Einbeziehung aller verschiedenen Abteilungen.
- Priorisierung von Bedürfnissen
Die Priorisierung von Aufgaben und Bedürfnissen ist unerlässlich. Nehmen Sie sich die Zeit, sie basierend auf ihrer Prioritätsstufe zu priorisieren. Es gibt mehrere Möglichkeiten:
- Priorisierung von Projekten, die strategische Ziele erreichen,
- Bevorzugen Sie diejenigen, die sich als am profitabelsten erweisen.
- Antizipation des Ressourcenbedarfs
Die Verteilung der Kapazitäten muss antizipiert werden. Bereits in der Pre-Sales-Phase betrachtet, ermöglicht die Antizipation, sicherzustellen, dass die Auslastung und die verfügbaren Kapazitäten aufeinander abgestimmt sind.
Darüber hinaus kann der Einsatz eines Personalmanagement-Tools wie Stafiz diese Planung erleichtern. In der Tat hilft Ihnen die Sicht der Kapazitätsplanung beispielsweise dabei, dank einer Prognosevision zu erkennen, wann die Kapazität nicht mehr ausreicht. Diese Transparenz gibt Ihnen alle Schlüssel, um entsprechend zu reagieren, indem Sie Rekrutierung, Schulung oder Outsourcing planen.
Prädiktive Vision der Personalbesetzung im Vergleich zur Realität
Schätzung des Zeit- und Qualifikationsbedarfs
Die Schätzung ist entscheidend, da sie es Ihnen ermöglicht, Simulationen durchzuführen, die Ihnen bei der Erstellung eines Budgets helfen. Diese Übung besteht darin, die Menge der für jede Aufgabe benötigten Ressourcen zu ermitteln und den Spielraum so weit wie möglich zu optimieren.
Sobald die Schätzung erstellt wurde, können Sie Ihren Ressourcenzuordnungsplan einrichten. Letzteres muss flexibel bleiben, um mit Perimeterabweichungen umgehen zu können, die sich auf Ihre Schätzung auswirken können.
Wählen Sie die richtigen Profile aus
- Auswahl des richtigen Profils dank einer internen Suchmaschine
Die Auswahl der Profile ist strategisch, es geht darum, die Balance zwischen Kompetenzmanagement und Mitarbeiterengagement zu finden.
Die richtigen Profile für die richtigen Projekte zu finden, kann komplex sein, weshalb Stafiz eine Suchmaschine anbietet, die die Fähigkeiten, den Appetit und die Verfügbarkeit von Ressourcen berücksichtigt.
- Generieren von Szenarien mit dem Szenario-Builder
Ein weiteres Feature, der Scenario Builder, ermöglicht es zudem, das Kapazitätsmanagement zu automatisieren. So können Sie optimale Szenarien für die Ressourcenallokation generieren , indem Sie Kriterien wie Fähigkeiten, Appetit oder Verfügbarkeit auswählen. Sie können sie dann mit Ihren Zielen wie dem Tarif oder dem Umsatz abgleichen.
Das szenariobasierte Simulationstool von Stafiz
- Alle verfügbaren Skills anzeigen
Die Auswahl der Profile impliziert eine strategische Verteilung zwischen den Projekten. Manchmal ist es sinnvoller, ein Profil für ein anstehendes Projekt zu führen. Diese Sichtbarkeit über das gesamte Projektportfolio ist dann dank der Zentralisierung des Bedarfs möglich.
Es ist daher wichtig, seine Talente zu kennen: Ein Audit, eine Überwachung der Fähigkeiten und des Appetits sind wertvolle Instrumente. Zu diesem Zweck können Sie eine Kompetenzdatenbank erstellen, entweder im Excel-Format oder mithilfe des Ressourcenstrukturplans oder über ein Ressourcenmanagement-Tool wie Stafiz.
Die Lebensläufe Ihrer Mitarbeiter dienen als Referenz für Ihre Zuordnungssuche.
Verwalten und optimieren Sie die Auslastung
Das Lastmanagement ist ein wesentlicher Schritt für eine optimale Ressourcenallokation. Ziel ist es, die Arbeitslasten so auszugleichen, dass eine Über- oder Unterbelastung der Ressourcen vermieden und gleichzeitig die Auslastung optimiert wird.
Wenn Sie also die aktuelle Kapazität mit dem geschätzten Bedarf vergleichen, können Sie einen Ladeplan berechnen.
Dieses Tool vermeidet Zwischenverträge, die zu Einkommensverlusten oder sogar zu einem Rückzug der Teams führen können. Die Identifizierung von Risiken ermöglicht es dann, präventive Maßnahmen zu ergreifen.
Daher ist es wichtig, einen Echtzeit-Einblick in die Teamauslastung zu erhalten und die Auslastung und Auslastung zu überwachen.
Das von Stafiz angebotene Dashboard ermöglicht es Ihnen, diese Vision zu erhalten und gleichzeitig den Austausch oder die Neuzuweisung von Ressourcen zu erleichtern, die mit wenigen Klicks zugänglich sind.
Stafiz zum Beispiel berücksichtigt die Vorpositionierung, die auf der Grundlage von Möglichkeiten erstellt wird, um die Gesamt- und Zukunftstätigkeit zu berücksichtigen.
Stafiz vereinfacht die Allokation Ihrer Ressourcen
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Verfolgen und Anpassen der Zuordnung
Die Überwachung des Ressourceneinsatzes muss Flexibilität und Reaktionsfähigkeit ermöglichen. Der Einsatz einer Arbeitsmanagement-Software wie Stafiz hilft Ihnen also, eine genaue Überwachung durchzuführen. Dieses Tool ist eine zuverlässige und skalierbare Referenzquelle.
Die Ressourcenzuweisung sollte angepasst werden, wenn sich die Parameter ändern. Daher ist es unerlässlich, die Arbeitslasten regelmäßig zu analysieren und Alternativen vorzuschlagen, um Überläufe zu vermeiden.
- Richten Sie die Ressourcenzuweisung an der Rentabilität des Projekts aus
Die Zuweisung von Ressourcen auf der Grundlage der Rentabilität wird durch eine vorausschauende Sichtbarkeit der Personalbesetzung ermöglicht. Auf diese Weise können Sie Budgetüberschreitungen antizipieren und in einigen Fällen kann eine Funktion Ihnen sogar dabei helfen, die Ursachen für Abweichungen zu identifizieren.
Darüber hinaus bieten einige Tools wie Stafiz anpassbare Alarme, um Sie im Voraus zu benachrichtigen, ohne dass Sie den Vorhersagebericht konsultieren müssen. So können Sie die Flugbahn korrigieren, wie bei Stafiz dank der Zeiterfassungsfunktion.
- Ausrichten der Ressourcenzuweisung an eine Änderung des Projektumfangs
Im Falle einer Änderung des Umfangs, einer häufigen Gefahr in der Projektplanung, ist die Umverteilung von Ressourcen erforderlich. Dabei helfen Ihnen einige Funktionen, wie z.B. die von Stafiz angebotene automatische Zuordnung.
Stafiz bietet Funktionen, die eine flexible Reorganisation erleichtern
Use Case: Ein Beratungsunternehmen optimiert seine Ressourcenallokation dank einer dedizierten Software
Colliers ist ein Immobilienberatungsunternehmen mit 230 Mitarbeitern, das in vielen Ländern präsent ist. Bereits mit einem CRM und einem HRIS ausgestattet, sah sich das Unternehmen jedoch mit Personalproblemen konfrontiert. Und das aus gutem Grund: Die Verwaltung ist über mehrere Excel-Dateien verstreut.
Stafiz war in der Lage, die Bedürfnisse von Colliers in Bezug auf die langfristige Kapazitätsplanung, aber auch dank eines besseren Finanzmanagements zu erfüllen.
Eine optimale Ressourcenallokation trägt dazu bei, Leistung und Rentabilität zu erzielen. Es spielt jedoch auch eine Rolle für das Wohlbefinden und das Engagement der Mitarbeiter, indem es die Zusammenarbeit erleichtert. In der Tat trägt die Antizipation des Bedarfs dazu bei, die Ressourcen genau zu verteilen und so die Spannungen im Zusammenhang mit der Lastenverteilung zu begrenzen.
Für eine effektive Ressourcenallokation ist die Kommunikation zwischen verschiedenen Teams unerlässlich. Um Transparenz zu gewährleisten, ist der Einsatz spezieller Tools wie Stafiz daher von unschätzbarem Wert. Sie ermöglichen es, Lasten zu antizipieren, bieten aber auch eine globale Sicht, um die Zuweisungen in Echtzeit zu überwachen und so Anpassungen bei unvorhergesehenen Ereignissen zu erleichtern. Flexibilität ist für eine optimale Ressourcenallokation unerlässlich.
Fragen:
Tools wie Stafiz, Float, Mavenlink oder Harvest ermöglichen es, die Auslastung von Teams in Echtzeit zu visualisieren, Überlastungen und Unterauslastungen zu identifizieren und zukünftige Bedarfe zu antizipieren. Sie zentralisieren Planungs-, Zeit- und Verfügbarkeitsdaten für eine bessere Entscheidungsfindung.
Bei der Planung geht es darum, zu definieren, wer was, wann an einem Projekt tut. Die Allokation hingegen besteht darin, die verfügbaren Ressourcen entsprechend ihren Fähigkeiten, ihrer Arbeitsbelastung und ihren strategischen Prioritäten zu verteilen. Es ist daher strategischer, während die Planung operativ bleibt.
Ja. Künstliche Intelligenz analysiert automatisch Projektverläufe, Verfügbarkeit, Leistung und Fähigkeiten, um eine optimierte Ressourcenzuweisung zu ermöglichen. Es reduziert menschliche Fehler, spart Zeit und verbessert die Rentabilität des Projekts.
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