¿Cómo configurar un seguimiento eficaz de la actividad en su empresa?

11 de septiembre de 2023

Como empresa de servicios, conocer el tiempo dedicado a cada tarea es fundamental. Efectivamente, de ello depende estrechamente la facturación y, en consecuencia, la rentabilidad de la empresa.

Por lo tanto, es esencial elegir un software de seguimiento de actividad eficaz. Si esto parece decisivo para las empresas de servicios, otras formas de negocio también se beneficiarán de un seguimiento avanzado de la actividad: optimización de los recursos , mejor presupuestación o incluso fiabilidad de los datos .

En este artículo, presentamos los 3 pasos clave para implementar un software de seguimiento de actividad en su negocio.

1. ¿Qué es el seguimiento de actividad? 

El seguimiento de la actividad, también conocido como declaración o informe de actividad, se refiere a todos los procesos utilizados para monitorear la actividad dentro de una empresa.

Esto pasa por el seguimiento y el análisis hasta la optimización de las tareas .

El informe de actividades registra la asistencia y las ausencias y se centra en el tiempo invertido. Todo está distribuido en diferentes ejes: por proyecto, por departamento, por tarea o incluso por cliente. 

Si el seguimiento de la actividad ya es una práctica habitual para las empresas de consultoría, en realidad cualquier proyecto puede beneficiarse de él, mejorando así el rendimiento y la rentabilidad .

2. ¿Por qué implementar el seguimiento de la actividad en tu empresa?

Implementar un monitoreo efectivo de la actividad es una verdadera palanca de desempeño . Para determinadas organizaciones como empresas de servicios, también es imprescindible.


A. Visibilidad mejorada de la actividad. 

Una visión clara del tiempo invertido por tarea le permite identificar rápidamente las fortalezas y debilidades de cada departamento y empleado. Esto pone de relieve en particular las posibles necesidades de apoyo o complementariedad .

En última instancia, un mejor conocimiento de los recursos conduce a un mejor desempeño general .


B. Mejor optimización de los recursos 

El seguimiento de la actividad permite a los directivos y directivos gestionar sus equipos con más visibilidad y, por tanto, precisión . La distribución de recursos se hace más fácil y relevante.


C. Productividad incrementada 

Al registrar información automáticamente utilizando un software de seguimiento de actividad, se limitan los errores humanos, como las entradas dobles. La empresa gana entonces significativamente en productividad .


D. Rentabilidad mejorada 

Los informes de actividad permiten un control de costos más preciso para los equipos financieros.

El Control de horas Pasadas facilita el análisis de costes , ayudando así a identificar las necesidades de refacturación.


E. Refinamiento del precio de factura 

Una mejor identificación de los costes por proyecto o tipo de proyecto permitirá afinar el precio a facturar de forma más representativa y justa .


F. Apoyo brindado a los equipos de recursos humanos y finanzas 

Fuente de información particularmente fiable y precisa , el seguimiento de la actividad resulta valioso para los equipos de recursos humanos y finanzas , que deben justificar las cuentas ante la empresa y el Estado.

La centralización de los datos (historial de horas por ejemplo), así como la rápida producción de informes ayudarán a que la información sea accesible y compartible , particularmente en un contexto legal o fiscal.


G. Fiabilidad 

Con el seguimiento automatizado de la actividad, los datos nunca han sido más confiables . Esto refuerza la precisión , la productividad y, por extensión, la rentabilidad.

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3. ¿Quién se beneficia de implementar el seguimiento de actividades? 


A. Gestión precisa para directores de proyectos y gerentes.

El seguimiento de la actividad permite a los responsables y responsables de proyectos realizar una mejor gestión. De hecho, pueden medir rápidamente la productividad , identificar áreas de mejora y trabajar para optimizar el trabajo de sus equipos y la distribución de recursos.

Entonces se hace necesaria una cuidadosa validación de los tiempos por parte de los directivos.

Este primer nivel refuerza la fiabilidad de los datos , que alimentarán a otros departamentos de la empresa, en particular para la facturación de los clientes.

El software de seguimiento de actividad Stafiz, por ejemplo, ofrece funciones de gestión de recursos que facilitan la gestión del equipo. 


B. Mayor previsibilidad para el departamento de finanzas

 

  • Seguimiento de presupuesto, márgenes y facturación.

Como los costos se controlan mejor con el seguimiento de la actividad, es más fácil establecer un presupuesto previsto preciso . Además, gracias al seguimiento preciso de los plazos de las tareas y los tiempos de finalización, se optimiza el flujo de caja. El software de seguimiento de actividad como Stafiz puede automatizar estas operaciones gracias a la estrecha colaboración entre equipos en el mismo entorno mediante activadores, alertas y recordatorios.

 

  • Planificación a largo plazo

Mientras más información precisa tenga el departamento de finanzas sobre los costos operativos de la empresa, más realista será la proyección . Por tanto, el seguimiento de la actividad proporciona una fuente de datos fiable para facilitar la planificación.

 

  • Análisis del rendimiento global gracias a la centralización de datos

El seguimiento de la actividad centraliza y consolida los datos , facilitando así su accesibilidad y análisis. Software como Stafiz permitirá consolidar y seguir la evolución de todos los costes (internos, subcontratación, compras, etc.) y su impacto en los KPI en tiempo real y, dicho sea de paso, al final de los proyectos.

 

  • Identificación de anomalías, anticipación y corrección.

Un seguimiento de la actividad realizado correctamente permitirá identificar rápidamente posibles desviaciones y corregirlas en el menor tiempo posible.

Una vez dominadas, las herramientas de seguimiento de la actividad ayudarán a los departamentos financieros a anticipar cualquier riesgo potencial y proponer rápidamente soluciones alternativas.

 

  • Precisión de los datos

La validación de los tiempos permitirá perfeccionar la relevancia de los datos recopilados, lo que es particularmente importante para las ESN.  

Es posible que se requieran informes de actividad ( CRA), con intervalos precisos. Un buen software de seguimiento de actividad podrá ofrecerle esta funcionalidad, como Stafiz, que ofrece la posibilidad de generar y exportar fácilmente sus CRA .


C. Un aumento de la visibilidad para el departamento de RR.HH.

El seguimiento de la actividad también apoya a los equipos de RR.HH., que se benefician de una visión global y específica de la distribución de recursos , las necesidades de contratación e incluso la gestión de habilidades .

 

4. 3 pasos para implementar un seguimiento eficaz de la actividad 

A. Elija la herramienta adecuada 

  • Defina sus necesidades

Implementar el monitoreo de actividades dentro de su organización implica, en primer lugar, definir con precisión sus necesidades . Esta primera fase de la planificación del proyecto debe ser exhaustiva.

Para estar seguro de cubrir todas las necesidades dentro de tu empresa, involucra a tus equipos . Hable con cada departamento para identificar sus necesidades , sus limitaciones y cómo una herramienta de seguimiento de actividades simplificaría su vida diaria.

A continuación se muestra una tabla que resume las dos categorías principales de necesidades para el seguimiento de la actividad; en ese caso, se recomienda un software diferente.

Objetivo Software de GTA
RRHH y legal: Control de horas , cronometraje, seguimiento administrativo Lucca, Factorial RRHH
Finanzas: seguimiento de costes, gestión de cartera de proyectos, seguimiento de márgenes. Stafiz, Everwin

 

¿Cómo elegir un software de gestión de tiempo y actividades ? Este artículo sobre las herramientas de GTA debería ilustrarte. 

 

  • Elija los KPI correctos

Selecciona los KPI a comparar en función de los objetivos que te hayas marcado.

Limite su elección a unos pocos indicadores relevantes , que luego podrá analizar e interpretar: tiempo invertido, horas trabajadas, bajas, etc. 

 

B. entrenar a los equipos

  • Informar a los equipos

La información de sus colaboradores debe estar disponible a lo largo de este proyecto. De hecho, la implementación de una herramienta de gestión de actividades puede darles la sensación de estar “espiados”. 

Para adaptarse mejor a la implementación de este nuevo método, es fundamental comunicarse . Con anticipación y transparencia , explique a sus equipos los datos que se registrarán y para qué se utilizarán.

Destacar los beneficios que podrían obtener: un enfoque que ayude al progreso (no se puede mejorar lo que no se mide), mejor organización, gestión de recursos, más visibilidad del trabajo realizado.

 

  • Acompañamiento 

Finalmente, apoyar la implementación de esta herramienta es fundamental. Se deben organizar sesiones de capacitación para ayudar a sus equipos a dominar este nuevo software. Además, definir un contacto de referencia puede resultar relevante.

También podrás obtener apoyo de partners , tanto para la integración dentro de la empresa como para la formación del equipo.

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C. Afronte los desafíos de implementar el monitoreo de actividades dentro de una empresa

Aunque el seguimiento de la actividad aporta muchos beneficios, su implementación también presenta riesgos: 

  • Tenga cuidado de elegir una herramienta adaptada a su empresa , en función de su tamaño y actividad. Ciertos software también se pueden adaptar a una industria con necesidades específicas: hostelería, restauración, medicina, consultoría, etc.
  • Invierte en formar a tus equipos : un cambio así puede generar cierta resistencia. Cuanto más apoye a sus empleados, más fluida podrá ser la transición.
  • Opte por una herramienta que respete la confidencialidad y la seguridad de los datos . También es su responsabilidad como empleador asegurarse de que la herramienta esté configurada de conformidad con las leyes vigentes.
    Alojado en Francia, Stafiz garantiza la seguridad y confidencialidad de sus datos. Consulta nuestra política de tratamiento de datos para saber más y no dudes en contactar con nosotros.

5. Caso práctico: ¿cómo Colorado Consulting mejora su dotación de personal y su rendimiento gracias a Stafiz?

Colorado Groupe, una firma de consultoría de relaciones con los clientes, enfrentó desafíos en la planificación de recursos y la gestión del desempeño, carecía de visibilidad sobre el impacto de las licencias en las cargas de trabajo planificadas y solo tenía una visibilidad limitada para los empleados. La administración también encontró problemas de medición del desempeño, particularmente con respecto a la previsión de los márgenes de los proyectos.

Stafiz proporcionó una solución integral que simplificó los procesos de planificación de recursos y toma de decisiones. El módulo de planificación de recursos proporciona visibilidad y funciones que ahorran tiempo a los gerentes de proyectos y empleados. También integra los próximos contratos en el plan de carga, mejorando así las tasas de utilización. Se utilizó un motor de búsqueda multicriterio para facilitar y acelerar la asignación de recursos. El software también calculó automáticamente los márgenes de proyectos futuros y visualizó las variaciones presupuestarias, lo que ayudó a mejorar la toma de decisiones.

La implementación de Stafiz ayudó a mejorar las tasas de utilización y los márgenes del proyecto. Además, Colorado ahorró 5 horas por semana en programación y la centralización del software generó ahorros financieros.

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Conclusión

Implementar el seguimiento de la actividad aporta numerosos beneficios , como una mejora significativa de la productividad, que puede repercutir positivamente en la rentabilidad. Sin embargo, un proyecto de este tipo debe implementarse gradualmente para elegir la herramienta adecuada y preparar cuidadosamente a sus equipos para acoger esta nueva metodología.

Identifique claramente sus necesidades y limitaciones . Por último, hay que tener en cuenta que estos pueden evolucionar con el tiempo y que adaptarse a los cambios se convierte en una necesidad para seguir siendo competitivos.