Los fundamentos de la gestión de carteras de proyectos.

Introducción

Definición de gestión de la cartera de proyectos

La gestión de la cartera de proyectos se encuentra en la intersección de tres disciplinas: gestión de actividades, gestión general y gestión de proyectos y programas. La gestión de la cartera de proyectos es la dimensión más estratégica de la gestión de proyectos. Es el proceso que tiene como objetivo evaluar, priorizar y seleccionar los proyectos más relevantes para una organización , teniendo en cuenta sus objetivos estratégicos, sus recursos disponibles y sus limitaciones. La gestión de la cartera de proyectos también implica monitorear y controlar los proyectos en curso , así como evaluar su desempeño para garantizar su alineación continua con los objetivos estratégicos de la organización.

Project Portfolio Management aplica métodos de gestión financiera a la gestión de proyectos, es decir, tiene en cuenta los siguientes conceptos:

• Estrategias de inversión
• Gestión de riesgos
• ROI (Retorno de la Inversión)
• Crecimiento y rentabilidad
• Diversificación
• Alineación con objetivos

Importancia de la gestión de la cartera de proyectos

Una buena gestión de la cartera de proyectos aborda cuestiones cruciales y estratégicas. Proporciona respuestas a las siguientes preguntas:

• En que estamos trabajando?
• ¿Estamos trabajando en los proyectos correctos?
• ¿Cómo se invierte nuestro dinero y nuestra gente?
• ¿Cómo actuamos?
• ¿Tenemos capacidad para absorber proyectos futuros?
• ¿Está optimizada nuestra cartera de proyectos?
• ¿Se han confirmado los resultados esperados de los proyectos?
• ¿Podemos entregar de forma concreta y correcta los proyectos actuales?

Los aportes de la metodología de gestión de cartera de proyectos son numerosos. En primer lugar, esta gestión proporciona:

• Mejores retornos de la inversión en proyectos
• Menos riesgo en la organización del proyecto.
• Mejor ejecución de planes estratégicos
• Gestión más realista de la capacidad y la carga del proyecto.
• Entrega más rápida de proyectos
• Mayor satisfacción del cliente

Ventajas de la gestión de la cartera de proyectos

La visión integral de una cartera de proyectos proporciona una visibilidad única, lo que ayuda a mejorar el rendimiento del negocio gracias a cuatro ventajas principales que aporta esta metodología:

Optimización de recursos y capacidades

Las empresas deben crecer dentro de las limitaciones de capacidad. Los recursos, especialmente el personal, son limitados, por lo que planificar y optimizar el tiempo de los empleados en los proyectos es una cuestión estratégica.

La gestión de la cartera de proyectos proporciona una visión holística de los proyectos en curso en una organización, lo que facilita la planificación y asignación de recursos de manera más eficiente. Al identificar los proyectos que más contribuyen a los objetivos estratégicos, la gestión de cartera ayuda a centrar los recursos en las iniciativas más importantes.

Además, promueve la colaboración y coordinación entre equipos y departamentos. Permite compartir mejor los recursos entre departamentos y arbitrar de manera óptima evitando conflictos de planificación y promoviendo el intercambio de información y habilidades.

Finalmente, gracias a la visibilidad sobre el progreso de los diferentes proyectos, los proyectos futuros que están por comenzar y los indicadores de los que se benefician los gerentes de cartera de proyectos, pueden tomar mejores decisiones de asignación de proyectos para colocar los recursos donde serán más estratégicos. Esta visibilidad global también permite determinar qué habilidades están por debajo de la capacidad de la organización para las que es necesario contratar. 

Mejorar el seguimiento financiero y el rendimiento de los proyectos

La visibilidad de toda la cartera de proyectos permite ver el estado de todos los proyectos de un vistazo e identificar fácilmente aquellos que se están desviando de su presupuesto o se están retrasando. Es más fácil identificar los obstáculos y las razones que conducen al bajo rendimiento de un proyecto. Con una visión de toda la cartera, es posible tomar las decisiones necesarias para restablecer la situación. Por ejemplo, un administrador de cartera de proyectos puede optar por reasignar recursos de un proyecto que muestra progreso a un proyecto que tiene dificultades. Sin una visión global de la situación de los distintos proyectos de la cartera, es imposible restablecer la situación, porque falta información.

La gestión de la cartera de proyectos identifica y evalúa los riesgos potenciales asociados con cada proyecto. Esto permite implementar estrategias apropiadas de gestión de riesgos para minimizar los impactos negativos y maximizar las posibilidades de éxito. Al monitorear y gestionar los riesgos de forma proactiva, la gestión de carteras ayuda a reducir retrasos, sobrecostos presupuestarios y fracasos de proyectos.

La gestión de la cartera de proyectos proporciona indicadores clave de desempeño para evaluar el progreso y los resultados de los proyectos. Esto ayuda a identificar rápidamente proyectos con problemas y tomar medidas correctivas para volver a encaminarlos. El seguimiento del desempeño también facilita el aprendizaje organizacional al identificar las mejores prácticas y lecciones aprendidas para compartir entre proyectos.

Toma de decisiones más estratégica

La gestión de la cartera de proyectos le permite comparar proyectos entre sí utilizando criterios estratégicos. Proporciona herramientas y metodologías para evaluar los beneficios, riesgos, costos e impactos de los proyectos sobre los objetivos estratégicos. Estas evaluaciones comparativas ayudan a los tomadores de decisiones a priorizar proyectos y tomar decisiones informadas.

Anticipación de oportunidades y riesgos: La gestión de la cartera de proyectos permite anticipar oportunidades y riesgos vinculados al entorno externo. Ayuda a identificar tendencias, necesidades del mercado, innovaciones y amenazas potenciales que pueden influir en la estrategia de la organización. Esta información ayuda a los tomadores de decisiones a ajustar la cartera de proyectos para aprovechar oportunidades estratégicas o abordar riesgos emergentes.

Reevaluación y ajuste continuo: la gestión de la cartera de proyectos promueve un enfoque iterativo y adaptativo para la toma de decisiones estratégicas. Permite monitorear el desempeño del proyecto, evaluar los resultados frente a los objetivos estratégicos y realizar ajustes si es necesario. Esto permite una toma de decisiones dinámica y evolutiva basada en los cambios en el entorno y la nueva información disponible.

Con todas estas ventajas, entendemos que una empresa tiene todo el interés en adoptar un enfoque de gestión de cartera de proyectos.

¿Cómo se establece la gestión paso a paso de la cartera de proyectos?

Fase 1: selección de proyectos

1. Criterios de selección de proyectos

Para determinar qué proyectos incluir en las carteras de proyectos a gestionar es necesario analizarlos y clasificarlos según más criterios:

1. Alineamiento estratégico: los proyectos deben ser consistentes con los objetivos estratégicos de la organización.
2. Resultados esperados: los proyectos deben tener objetivos claros y mensurables. Deben tener suficiente impacto para la organización.
3. Viabilidad: se debe evaluar la viabilidad técnica, operativa y económica del proyecto.
4. Retorno de la Inversión (ROI): los proyectos deben evaluarse en función de su potencial de rentabilidad y generación de valor para la organización
5. Riesgos e incertidumbres: los proyectos deben clasificarse según los riesgos y las incertidumbres asociadas.

2. Método de evaluación del proyecto

Luego, los proyectos deben evaluarse para otorgarles una calificación según cada uno de los criterios anteriores. Existen diferentes métodos de evaluación que ayudan a tomar decisiones informadas sobre qué proyectos incluir en la cartera. Éstos son algunos de los métodos comúnmente utilizados:

• Análisis costo-beneficio (ACB): este método implica comparar los costos esperados de un proyecto con los beneficios esperados. Cuantifica los costos y beneficios en términos financieros, luego calcula la relación costo-beneficio para determinar la rentabilidad del proyecto.

• Análisis del retorno de la inversión (ROI): el ROI evalúa el retorno financiero esperado de un proyecto comparando las ganancias financieras esperadas con las inversiones necesarias. Generalmente se expresa como porcentaje y permite priorizar los proyectos según su potencial de rentabilidad.

• Método de evaluación multicriterio (MEC): Este enfoque tiene en cuenta varios criterios, como retorno financiero, impacto estratégico, viabilidad técnica, alineación con los objetivos de la organización, etc. Los proyectos se evalúan y califican de acuerdo con estos criterios, luego se realiza un análisis comparativo para determinar los proyectos prioritarios.

• Análisis de sensibilidad: Este método consiste en evaluar el impacto de las variaciones en los parámetros clave de un proyecto, como costos, ingresos, plazos, sobre los resultados financieros. Esto ayuda a identificar los proyectos que son más sensibles a los cambios y evaluar su solidez.

Es importante señalar que no existe un método único que se adapte a todos los casos. Las organizaciones pueden optar por utilizar una combinación de métodos según sus necesidades y la complejidad de los proyectos.

Fase 2: priorización de los proyectos

Una vez evaluados los proyectos, podrás proporcionarles una “puntuación”. Asigne puntuaciones a cada proyecto en función de criterios predefinidos, como impacto estratégico, viabilidad, retorno de la inversión y más. Luego, calcule una puntuación general para cada proyecto y utilice estas puntuaciones para priorizarlos.

También se recomienda consultar a las partes interesadas relevantes para obtener sus puntos de vista y apoyo durante la toma de decisiones.

Etapa 3: Asignación de recursos

1. Optimización de recursos

Para asignar correctamente los recursos en el marco de la gestión de la cartera de proyectos, debemos buscar optimizar los recursos.

Los recursos deben asignarse a los proyectos en función de la situación del proyecto y su nivel de prioridad.

Detrás de las opciones de asignación de recursos, el gestor busca:

• Optimice los recursos para garantizar que la carga esté alineada con el nivel de capacidad óptimo. El nivel óptimo de capacidad depende de cada organización. En determinadas empresas, por ejemplo, la carga de trabajo asignada a los empleados no debe estar al máximo de su capacidad, porque hay que reservar tiempo para trabajar en otras actividades (formación, gestión, etc.)
• Realizar arbitrajes para obtener los resultados esperados en los proyectos: si, por ejemplo, un proyecto que está en la cima de las prioridades se retrasa en lo previsto, lo que podría afectar negativamente a sus resultados, el director del proyecto debe buscar cómo recuperar menos los recursos del proyecto. prioridad para asignarlos a este proyecto y restablecer la situación

Por lo tanto, debemos trabajar constantemente en la reasignación de recursos y desafiar el status quo para mejorar la optimización de los recursos.

2. Gestión de limitaciones y dependencias.

Para gestionar con éxito la cartera de proyectos, la planificación de la capacidad debe tener en cuenta una serie de limitaciones vinculadas a los recursos y al proyecto.

Deben tenerse especialmente en cuenta las siguientes limitaciones:

• Restricciones de disponibilidad: los recursos específicos necesarios para un proyecto pueden ser limitados o no estar disponibles en determinados momentos. Por ejemplo, es posible que los expertos especializados no estén disponibles durante determinados períodos o que se reserven equipos clave para otros proyectos. Es esencial tener en cuenta estas limitaciones de disponibilidad al asignar recursos.
• Restricciones de cronograma: los proyectos pueden tener restricciones de cronograma estrictas que requieren una asignación específica de recursos para cumplir con los plazos. Es importante tener en cuenta estas limitaciones de tiempo al optimizar los recursos.
• Restricciones presupuestarias: los recursos financieros disponibles pueden ser limitados y es esencial respetar las restricciones presupuestarias al asignar recursos a los proyectos. Es necesaria una planificación financiera adecuada para garantizar el uso eficiente de los recursos.
• Dependencias entre proyectos: Algunos proyectos pueden tener dependencias entre ellos, lo que significa que la finalización o el progreso de un proyecto depende de la disponibilidad de resultados o recursos de otros proyectos.

Estas limitaciones y dependencias deben anticiparse para que el trabajo de optimización de recursos produzca el mejor resultado posible.

Etapa 4: Seguimiento y evaluación del proyecto

Cuadro de mando de seguimiento del proyecto

Para gestionar adecuadamente una cartera de proyectos, es necesario tener visibilidad del desempeño de todos los proyectos de la cartera. Esto implica poder consolidar los paneles de control de todos los proyectos.

El panel de proyectos es crucial para gestionar adecuadamente su cartera de proyectos. Proporciona visibilidad de la situación y desempeño del proyecto. El panel de seguimiento del proyecto debe proporcionar la siguiente información:

• Seguimiento del progreso: destaca las actividades realizadas, las tareas en curso y las por venir. Ofrece una visión global del avance del proyecto y permite detectar rápidamente desviaciones o retrasos.
• Indicadores de gestión de proyectos : proporciona indicadores clave de rendimiento (KPI) para evaluar el rendimiento del proyecto. Puede incluir indicadores como el cumplimiento de los plazos, los costes y la calidad, la satisfacción de las partes interesadas, la utilización de los recursos, etc. 
• Gestión de riesgos: el panel puede incluir información sobre los riesgos identificados y su nivel de criticidad. Esto ayuda a monitorear los riesgos y tomar medidas proactivas para mitigar su impacto en el proyecto.

2. Indicadores de desempeño del proyecto

Hay muchos indicadores de desempeño para un proyecto y cada gerente de cartera de proyectos debe elegir los indicadores más importantes para permanecer alineados con sus objetivos. Debemos centrarnos en indicadores que tengan un impacto real y sobre los cuales sea posible actuar. 

Para medir un proyecto, los principales indicadores de desempeño son los siguientes:

• Avance del proyecto: cuál es el avance en porcentaje o valor respecto al objetivo. Este progreso puede detallarse por tarea o analizarse en general.
• Tiempo invertido en relación con el objetivo: otra medida de desempeño es la capacidad de mantenerse dentro del objetivo de tiempo presupuestado en el proyecto, para permanecer alineado con el objetivo.
• Margen del proyecto frente al margen presupuestado: cuando es posible calcular un margen presupuestado (debe estar vendido y tener facturación), es interesante comparar el margen recalculado del proyecto con el margen inicialmente presupuestado. El margen recalculado tiene en cuenta los costos pasados y futuros del proyecto.
• La tasa de realización: compara el valor vendido del proyecto en relación con el valor del tiempo pasado y futuro de los empleados en el proyecto. Esto proporciona otro análisis sobre el desempeño del proyecto y si la fijación del precio del mismo se realizó correctamente.

Puedes encontrar los cálculos detallados en nuestro artículo 12 indicadores financieros a seguir para la gestión de proyectos .

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La gestión de la cartera de proyectos es, por tanto, un activo para todas las empresas que trabajan en modo proyecto. Este enfoque permite aportar un mayor rendimiento a los proyectos alineando la gestión de proyectos con los objetivos estratégicos de una empresa. Proporciona una mayor visibilidad para identificar palancas de mejora y permite optimizar los recursos para ofrecer mejores resultados en general.

Para comenzar con una gestión de proyectos eficaz, debe identificar el software de gestión de cartera de proyectos adecuado.

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