¿Cuál es el papel del control de gestión en una empresa?

Dirigir una empresa sin control de gestión sería como conducir un coche sin panel de mandos: no sabrías a qué velocidad vas, si te queda combustible o si el motor se está sobrecalentando. 

Por lo tanto, el control de la gestión es esencial para garantizar que la empresa goza de buena salud y va por buen camino para alcanzar sus objetivos estratégicos.

En este artículo analizamos la función del control de gestión para ayudarle a comprender los aspectos que implica y a aplicarlo con eficacia.

 

¿Qué es el control de gestión de proyectos?

Definición

• Medir, analizar, regular 

El control de la gestión de proyectos implica medir, analizar y regular el rendimiento y la rentabilidad de una empresa.

 

• Una actividad multifuncional de gran importancia

A menudo asociado al control financiero, el control de gestión es en realidad transversal, ya que afecta todos los aspectos de una empresa. Aunque adopta formas diferentes según el tamaño de la organización, en todos los casos determina su éxito. En efecto, orienta las actividades para alcanzar los objetivos estratégicos.

 

¿Para qué sirve el control de gestión?

• Determinar la rentabilidad

El control de gestión analiza las actividades para identificar las discrepancias entre las previsiones y las cifras reales, así como sus causas. Entre otras cosas, proporciona información sobre la rentabilidad de la empresa. 

 

• Identificar los ajustes necesarios

El control de la gestión también permite determinar si los objetivos aún pueden alcanzarse o si es necesario introducir ajustes. De este modo, permite rectificar la situación proponiendo soluciones. 

El control de gestión adopta varias formas, cada una de las cuales responde a retos diferentes.

 

• Control de la gestión presupuestaria para supervisar los resultados financieros

Esta etapa del controlling se centra en el desarrollo del rendimiento financiero. Implica la planificación presupuestaria, que ayuda a establecer presupuestos realistas y alineados con los objetivos estratégicos a largo plazo de la empresa. 

 

• Control estratégico de la gestión para alinear costes y objetivos 

Esta dimensión complementa a la primera. Por otra parte, presta especial atención a la adecuación de los costes a los objetivos estratégicos, con el fin de facilitar la toma de decisiones.

 

• Control de la gestión operativa para mejorar la productividad

Desde un punto de vista operativo, el control de gestión se refiere a la productividad y, en particular, a la optimización de los recursos. Por ello, es necesario hacer balance de las áreas que representan éxitos y de las que son más críticas. Esto ayudará a identificar las áreas potenciales de optimización, lo que conducirá a un aumento de la productividad. 

 

Diferenciar entre auditoría y control de gestión 

Las primeras tareas del controlador de gestión, la persona encargada del control de la gestión, suelen incluir la realización de auditorías.

Por tanto, ambas actividades están estrechamente vinculadas. Sin embargo, diferenciamos entre auditoría y control de gestión, porque el control de gestión no sólo ofrece una visión, sino que también propone soluciones concretas para la optimización. Por último, el principio rector del control de gestión es la consecución de objetivos estratégicos.

 

¿Cuáles son los retos del control de gestión?

Facilitar la toma de decisiones

El control de gestión es pertinente para empresas de todos los tamaños: grupos, PYME, empresas de nueva creación, etc., porque contribuye a orientar la toma de decisiones. Al analizar los resultados y elaborar informes para la dirección, proporciona material para..: 

• Identificar los riesgos asociados a la gestión actual
• Proponer soluciones correctoras
• Recomendar una estrategia 

 

Estos datos fiables y utilizables permiten a la dirección orientar su toma de decisiones y mejorar sus métodos de trabajo. 

 

Establecer procesos para maximizar el rendimiento financiero

El control de gestión no es sólo control, sino también desarrollo. Permite poner en marcha procesos para mejorar los resultados financieros.

Esto implica :

• Aplicación de métodos de control 
• Anticiparse a los riesgos para reducirlos
• Definición de estrategias financieras y previsiones presupuestarias 
• Aplicación de medidas correctoras 

 

Otras actividades contribuyen a mejorar los resultados financieros, como la detección de desviaciones presupuestarias o la reducción de discrepancias entre las previsiones y los gastos reales.

 

Optimizar la productividad

• Asignación óptima de recursos

Mejorar la gestión del personal es otra cuestión de control de la gestión. En 

ayuda a asignar de forma óptima los recursos, ya sean humanos, materiales o financieros.

 

• Maximizar la productividad

Al igual que en la gestión de proyectos, se trata de limitar la infracarga y la sobrecarga, que repercutirían directamente en la productividad y, por tanto, en la rentabilidad.

La gestión del personal permite asignar recursos para garantizar el rendimiento. Apoya a los directivos en su gestión operativa y a los ejecutivos en su gestión estratégica. 

 

¿Cuáles son las principales herramientas de control de gestión?

ERP para consolidar datos

Un ERP es esencial para las actividades de control de gestión. Facilita la gestión empresarial centralizando los datos en un único lugar. 

Estos datos, generalmente recogidos en tiempo real como con Stafiz, pasan a ser accesibles y fiables, lo que facilita las tareas de elaboración de informes.

 

Software de gestión presupuestaria para la planificación

Los programas de gestión presupuestaria son también una herramienta clave de control de la gestión. Sirven para elaborar previsiones presupuestarias y también para hacer un seguimiento directo del presupuesto. Este tipo de herramienta facilita la proyección de las ventas y el volumen de negocio, así como la anticipación y optimización de los gastos. 

 

Cuadros de mando para presentar datos

Los cuadros de mando son las herramientas de control de gestión más utilizadas. Gracias a la visualización de datos, presentan de forma visual y en tiempo real los resultados de la empresa a partir de los distintos indicadores clave elegidos.

Informes y estadísticas para compartir datos

Los informes también facilitan la visualización del rendimiento de la empresa, como el informe de misión de Stafiz. Permite ver la diferencia entre lo previsto y lo realmente realizado, y analizar el rendimiento por empleado y por equipo. 

 

¿Cómo se establece el control de gestión?

¿Cuáles son las etapas del control de la gestión de proyectos?

Planificación

Poner en marcha un sistema de control de gestión significa definir objetivos y establecer una estrategia a largo plazo. 

En esta fase, también hay que asegurarse de que el sistema de información existente es fiable, eficaz y capaz.

Debe ser capaz de recopilar información que respalde la estrategia definida. 

Presupuestos

La definición del presupuesto es primordial en el control de la gestión. Esto implica : 

• • Identificar los recursos de la empresa
  • Comprender las limitaciones de la empresa y su mercado
  • Definir escenarios realistas basados en los puntos fuertes y débiles de la empresa.

Puede utilizar herramientas de gestión presupuestaria que le ayuden a elaborar un presupuesto provisional.

Pasar a la acción

Una vez que haya definido sus objetivos, identificado su presupuesto y decidido su estrategia, debe poner en marcha cada etapa recurriendo a los servicios de un controlador de gestión experimentado.

Debe conocer bien la empresa y su sector, para tener la distancia necesaria para analizar y hacer las recomendaciones pertinentes.

Seguimiento

El seguimiento es una de las tareas más importantes del controlador de gestión. Supervisan la evolución y analizan los resultados, ayudados por herramientas como informes y cuadros de mando, disponibles en soluciones todo en uno como Stafiz. 

 

Medidas correctoras

Por último, el control de la gestión requiere la adopción y aplicación de medidas correctoras en respuesta a las observaciones. 

El control de gestión implica auditar la situación existente, pero sobre todo tomar medidas para rectificar la situación y alcanzar los objetivos estratégicos definidos.

 

¿Cuáles son las metodologías de control de gestión?

Los métodos de control de gestión son variados y pueden combinarse. Le recomendamos que utilice aquellos que sean más pertinentes para su empresa y que no impliquen una reorganización interna importante.

 

• Control presupuestario pasado y previsto

Los presupuestos reales y previstos son herramientas de control de gestión muy utilizadas. 

Este método consiste en identificar y estudiar las discrepancias para introducir correcciones. Los proyectos deben ofrecer los resultados esperados, a tiempo y dentro del presupuesto.

 

⚒️ Herramientas recomendadas : Cuadros de mando, software de gestión presupuestaria, hojas de cálculo Excel.

En Stafiz, estos presupuestos se controlan a dos niveles:

• Proyecto
• Nivel general

A nivel de proyecto, sus equipos pueden ver estos datos de forma consolidada o a lo largo del tiempo.

La vista consolidada muestra la diferencia global entre los gastos previstos (en la imagen: "plan de producción") y los gastos realizados o por realizar para finalizar el proyecto (en la imagen: "situación actual al finalizar").

La vista "cronológica" proporciona una imagen más precisa de las desviaciones al identificar cuándo es probable que se produzcan excesos presupuestarios y, sobre todo, por qué es probable que se produzcan, de modo que puedan evitarse.

• Contabilidad de costes por actividades (ABC)

La contabilidad de costes por actividades (ABC) consiste en analizar los costes por actividad para determinar la rentabilidad de las distintas operaciones. 

El objetivo es identificar las actividades que consumen más recursos para ajustar 

procesos y eficiencia.  

⚒️ Herramientas recomendadas: software ABC y ERP especializado

Stafiz le permite analizar su negocio por actividad (BU, región, etc.). Esto le permite comparar sus actividades e identificar las más y menos rentables....

Otro ángulo de análisis es el desglose del volumen de negocio entre los distintos equipos y divisiones para comprender el interés y la participación de cada equipo: 

 

• Gestión por objetivos (DPO)

La Dirección por Objetivos (DPO) fija objetivos específicos y evalúa el rendimiento en función de ellos. De este modo, los esfuerzos de los equipos se alinean con los objetivos estratégicos de la empresa. 

 

⚒️ Herramientas recomendadas: Cuadro de mando integral y sistemas de gestión del rendimiento, que permiten visualizar los objetivos frente a la realidad.

 

La gestión por objetivos es la piedra angular de Stafiz. 

Varios indicadores le permitirán medir sus resultados en relación con sus objetivos. Veamos dos de ellos: 

 

1. La tasa de consecución de objetivos

La tasa de finalización es un gran indicador para comprender en una sola cifra si un encargo a precio fijo es rentable o no. Se trata del ratio:

         cantidad vendida / lo que he producido(o "por cuánto debería haber vendido")

Una tasa de finalización normal es del 0%. Esto significa que :

• si su tasa actual es de -10%, en esta misión es un 10% menos rentable de lo que esperaba
• si su tasa actual es del 20%, en esta misión es un 20% más rentable de lo que esperaba

2. Análisis de los TJM vendidos frente a los reales

Este análisis permite observar el rendimiento de los proyectos a través del prisma de las tarifas diarias:

• si se trabajan menos días de los previstos en un proyecto, la tarifa diaria real será más alta
• si haces más días de los previstos, la tarifa diaria será más baja por la noche.

 

• Control del ratio financiero

El control de ratios financieros utiliza ratios para evaluar la salud financiera de una empresa. El objetivo es proporcionar indicadores de rendimiento claros y mensurables que faciliten la toma de decisiones. 

 

⚒️ Herramientas recomendadas : Cuadros de mando financieros y herramientas de análisis de ratios

 

• Control de gestión mediante indicadores clave de rendimiento (KPI)

El control de gestión basado en KPI implica el seguimiento de indicadores clave de rendimiento específicos de los objetivos estratégicos. Esto permite medir la eficiencia y eficacia de las operaciones, con el objetivo de mejorar el rendimiento.

 

⚒️ Herramientas recomendadas : Cuadros de mando KPI y otros programas de Business Intelligence

 

• Gestión integrada del rendimiento

La Gestión Integrada del Rendimiento consiste en integrar todos los aspectos del rendimiento en un único sistema. El objetivo es ofrecer una visión clara y global del rendimiento.

 

⚒️ Herramientas recomendadas : sistemas ERP integrados y otras herramientas de gestión del rendimiento empresarial

 

Esto es lo que distingue a Stafiz. La gestión empresarial integrada, que va más allá del control de gestión, incluye varios aspectos: 

• • Operativa, con seguimiento de las tareas y fases y, por tanto, de los avances en el cumplimiento de los plazos.
  • Financiero: con análisis de desviaciones y objetivos financieros (ingresos, costes y márgenes).
  • Estratégica: la visión consolidada de estos datos, sobre todo los financieros, proporciona una visión del pasado y una previsión de la empresa.

 

• Control de gestión ágil

El control ágil reutiliza métodos ágiles para ajustar rápidamente los procesos a las necesidades del cambio. Esto requiere un alto grado de flexibilidad y una colaboración fluida, posible gracias a la medición continua. Esta versión más dinámica del control es más aplicable a corto plazo. 

El objetivo es mejorar la capacidad de reacción y la flexibilidad de la organización ante imprevistos.

 

⚒️ Herramientas recomendadas : Software de gestión ágil, combinado con las metodologías Scrum y Kanban.

 

¿Qué KPI debe supervisar el control de gestión?

• Variación de costes

La comparación de los costes reales con los presupuestados permite identificar las desviaciones. Esto permite controlar los excesos presupuestarios y adoptar medidas correctoras.

En Stafiz, dispone de una vista de las desviaciones en días y, por tanto, en valor por proyecto o todos los proyectos: 

 

• Ingresos reales frente a los previstos (Variación de ingresos)

El análisis de las discrepancias entre los ingresos reales y los previstos ayuda a ajustar las estrategias de ventas y marketing teniendo en cuenta los resultados reales.

 

 

• Margen bruto

El margen bruto es la diferencia entre las ventas y el coste de los bienes vendidos. Se expresa como porcentaje de las ventas.

El margen bruto se utiliza para evaluar la rentabilidad bruta de los productos o servicios.

En Stafiz, la visión del margen es a la vez granular, por proyecto o sobre el conjunto de la cartera, y a distintos niveles, tras los costes internos y externos o los gastos generales: 

Cuenta de pérdidas y ganancias pasada y prevista con costes

 

 

• TACE (Tarifa excluidos los días festivos)

La tasa de actividad de vacaciones excluidas calcula el número de días producidos sobre el número de días potencialmente facturables, es decir, el número total de días menos los días de vacaciones y RTT.  

El TACE es un indicador pertinente para optimizar los recursos y mejorar la eficacia operativa.

Con Stafiz, puede supervisar sus factores de carga con granularidad y flexibilidad, así como hacer previsiones con informes específicos.

 

Incluso puedes hacer zoom en cada tarifa para entenderla en detalle.

 

 

• Productividad por empleado (No escrito: véanse las preguntas por correo)

 

Descripción Ingresos o beneficios generados por empleado.

Objetivo Medir la eficiencia de la mano de obra e identificar oportunidades de mejora.

¿Cómo se analizan los resultados del control de la gestión de proyectos?

Comparar resultados

Para que sea significativa e interesante, la auditoría de control de gestión debe analizarse. El primer paso consiste en comparar los resultados: 

• • • Entre la realidad y las previsiones
    • Para el sector en su conjunto
    • En comparación con proyectos anteriores

El objetivo es observar las discrepancias y profundizar para comprender las causas.

 

Estudiar los criterios de rendimiento

Para cada proyecto, es esencial establecer criterios de evaluación. Éstos pueden variar en función de los objetivos del proyecto o de la empresa en su conjunto. A menudo se utilizan como criterios la calidad del producto final y el respeto de los plazos y los costes. 

Este indicador proporciona una visión de conjunto y permite analizar la puntualidad de los proyectos.

 

Adopción de medidas correctoras

• • • Análisis de las causas

También conocido como Análisis de Causas Raíz (ACR), este método se utiliza para determinar el origen de un problema con el fin de corregir sus consecuencias. Consiste en identificar claramente el problema y recabar información para limitar sus consecuencias. Puede implicar 

mediante intercambios con los equipos, observación atenta o utilizando la técnica de los 5 porqués.