Wat is de rol van managementcontrole in een bedrijf?

Een bedrijf runnen zonder managementcontrole zou hetzelfde zijn als autorijden zonder dashboard: je zou niet weten hoe snel je gaat, of je nog brandstof over hebt of dat je motor oververhit raakt. 

Managementcontrole is daarom essentieel om ervoor te zorgen dat het bedrijf gezond is en op koers ligt om zijn strategische doelen te bereiken.

In dit artikel kijken we naar de rol van managementcontrole om je te helpen de problemen te begrijpen en effectief te implementeren.

 

Wat is projectmanagementcontrole?

Definitie

• Meten, analyseren, reguleren 

Projectbeheerscontrole houdt in dat de prestaties en winstgevendheid van een bedrijf worden gemeten, geanalyseerd en geregeld.

 

• Een functieoverschrijdende activiteit met een grote impact

Managementcontrole wordt vaak geassocieerd met financiële controle, maar is in feite multifunctioneel, omdat het betrekking heeft op alle aspecten van een bedrijf. Hoewel het verschillende vormen aanneemt afhankelijk van de grootte van de organisatie, bepaalt het in alle gevallen het succes ervan. In feite stuurt het activiteiten om strategische doelen te bereiken.

 

Waar wordt managementcontrole voor gebruikt?

• Winstgevendheid bepalen

Managementcontrole analyseert activiteiten om eventuele afwijkingen tussen prognoses en werkelijke cijfers en hun oorzaken te identificeren. Dit geeft onder andere informatie over de winstgevendheid van het bedrijf. 

 

• De benodigde aanpassingen identificeren

Managementcontrole stelt ons ook in staat om te bepalen of doelstellingen nog steeds kunnen worden bereikt of dat er aanpassingen nodig zijn. Op die manier kan de situatie worden rechtgezet door oplossingen voor te stellen. 

Managementcontrole neemt een aantal vormenaan, die inspelen op verschillende uitdagingen.

 

• Budgetbeheerscontrole om de financiële prestaties te controleren

Deze controllingfase richt zich op de ontwikkeling van financiële prestaties. Het omvat budgetplanning, wat helpt om realistische budgetten op te stellen die afgestemd zijn op de strategische langetermijndoelstellingen van het bedrijf. 

 

• Strategische managementcontrole om kosten en doelstellingen op elkaar af te stemmen 

Deze dimensie vult de eerste aan. Anderzijds wordt bijzondere aandacht besteed aan het afstemmen van de kosten op de strategische doelstellingen, met als doel de besluitvorming te vergemakkelijken.

 

• Operationele managementcontrole om de productiviteit te verbeteren

Vanuit operationeel oogpunt heeft managementcontrole betrekking op productiviteit en in het bijzonder op de optimalisatie van middelen. Daarom is het noodzakelijk om te inventariseren welke gebieden succesvol zijn en welke gebieden kritischer zijn. Dit zal helpen om potentiële gebieden voor optimalisatie te identificeren, wat tot productiviteitswinst zal leiden. 

 

Onderscheid maken tussen audit en managementcontrole 

De eerste taken van de management controller, de persoon die verantwoordelijk is voor de managementcontrole, zijn meestal het uitvoeren van audits.

De twee activiteiten zijn daarom nauw met elkaar verbonden. We maken echter een onderscheid tussen auditing en managementcontrole, omdat managementcontrole niet alleen een visie biedt, maar ook concrete oplossingen aandraagt voor optimalisatie. Het leidende principe van managementcontrole is ten slotte het bereiken van strategische doelstellingen.

 

Wat zijn de uitdagingen van managementcontrole?

Besluitvorming vergemakkelijken

Managementcontrole is relevant voor bedrijven van alle groottes: groepen, KMO's, start-ups, enz. omdat het de besluitvorming helpt sturen. Door resultaten te analyseren en rapporten op te stellen voor het management, levert het materiaal voor : 

• De risico's van het huidige beheer identificeren
• Corrigerende oplossingen voorstellen
• Een strategie aanbevelen 

 

Deze betrouwbare, bruikbare gegevens stellen het management in staat om hun besluitvorming te sturen en hun werkmethoden te verbeteren. 

 

Processen opzetten om de financiële prestaties te maximaliseren

Managementcontrole gaat niet alleen over controle, maar ook over ontwikkeling. Het maakt het mogelijk om processen in te voeren om de financiële prestaties te verbeteren.

Dit houdt in :

• Monitoringmethoden implementeren 
• Anticiperen op risico's om ze te beperken
• Financiële strategieën en budgetvoorspellingen definiëren 
• Implementatie van corrigerende maatregelen 

 

Andere activiteiten helpen de financiële prestaties te verbeteren, zoals het detecteren van budgetafwijkingen of verlaging van afwijkingen tussen prognoses en werkelijke uitgaven.

 

Productiviteit optimaliseren

• Optimale toewijzing van middelen

Het verbeteren van personeelsbeheer en -planning is een andere kwestie voor managementcontrole. Het 

helpt om middelen optimaal toe te wijzen, of dat nu menselijke, materiële of financiële middelen zijn.

 

• Productiviteit maximaliseren

Net als bij projectmanagement gaat het hierbij om het beperken van onderbelasting en overbelasting, die een directe impact hebben op de productiviteit en dus op de winstgevendheid.

Personeelsbeheer maakt het mogelijk om middelen toe te wijzen om prestaties te garanderen. Het ondersteunt managers bij hun operationele management en leidinggevenden bij hun strategische management. 

 

Wat zijn de belangrijkste hulpmiddelen voor managementcontrole?

ERP om gegevens te consolideren

Een ERP is essentieel voor managementcontrole. Het vergemakkelijkt het bedrijfsbeheer door gegevens op één plaats te centraliseren. 

Deze gegevens, die meestal in realtime worden verzameld zoals met Stafiz, worden dan toegankelijk en betrouwbaar, wat rapporteringstaken vergemakkelijkt.

 

Software voor budgetbeheer voor planning

Budgetbeheersoftware is ook een belangrijk hulpmiddel voor managementcontrole. Deze worden gebruikt om budgetprognoses op te stellen en ook om het budget direct te controleren. Dit type tool maakt het gemakkelijker om de verkoop en omzet te voorspellen en om te anticiperen op de uitgaven en deze te optimaliseren. 

 

Dashboards voor het presenteren van gegevens

Dashboards zijn de meest gebruikte hulpmiddelen voor managementcontrole. Met behulp van datavisualisatie presenteren ze de prestaties van het bedrijf in visuele vorm en in realtime, op basis van de verschillende geselecteerde sleutelindicatoren.

Rapportage en statistieken om gegevens te delen

Rapportage maakt het ook gemakkelijker om de prestaties van het bedrijf te visualiseren, zoals het missierapport in Stafiz. Hiermee kun je het verschil zien tussen wat was gepland en wat daadwerkelijk is bereikt, en de prestaties per medewerker en per team analyseren. 

 

Hoe stel je managementcontrole in?

Wat zijn de stappen in projectmanagementcontrole?

Planning

Het opzetten van een managementcontrolesysteem betekent het definiëren van doelstellingen en het vaststellen van een langetermijnstrategie. 

In dit stadium moet je er ook voor zorgen dat het bestaande informatiesysteem betrouwbaar, efficiënt en capabel is.

Het moet informatie kunnen verzamelen om de gedefinieerde strategie te ondersteunen. 

Budgettering

De definitie van het budget is van het grootste belang voor managementcontrole. Dit houdt in : 

• • De middelen van het bedrijf identificeren
  • De beperkingen van het bedrijf en de markt begrijpen
  • Realistische scenario's definiëren op basis van de sterke en zwakke punten van het bedrijf

Je kunt hulpmiddelen voor budgetbeheer gebruiken om je te helpen een voorlopig budget op te stellen.

Actie ondernemen

Zodra je je doelstellingen hebt bepaald, je budget hebt vastgesteld en je strategie hebt bepaald, moet je elke fase in actie brengen door een beroep te doen op de diensten van een ervaren management controller.

Hij of zij moet het bedrijf en de sector goed kennen, zodat hij of zij de nodige afstand heeft om te analyseren en relevante aanbevelingen te doen.

Follow-up

Monitoring is een van de belangrijkste taken van de management controller. Ze volgen ontwikkelingen en analyseren resultaten, daarbij geholpen door tools zoals rapportage en dashboards, beschikbaar in alles-in-één oplossingen zoals Stafiz. 

 

Corrigerende maatregelen

Tot slot vereist managementcontrole het nemen en uitvoeren van corrigerende maatregelen naar aanleiding van waarnemingen. 

Managementcontrole houdt in dat de bestaande situatie wordt gecontroleerd, maar vooral dat er actie wordt ondernomen om de situatie te corrigeren en de gedefinieerde strategische doelstellingen te bereiken.

 

Wat zijn de managementcontrolemethodologieën?

Managementcontrolemethoden zijn gevarieerd en kunnen worden gecombineerd. We raden je aan om de methoden te gebruiken die het meest relevant zijn voor jouw bedrijf en die geen grote interne reorganisatie met zich meebrengen.

 

• Begrotingscontrole in het verleden en prognose

Werkelijke en verwachte budgetten zijn veelgebruikte managementcontrole-instrumenten. 

Deze methode bestaat uit het identificeren en bestuderen van afwijkingen om correcties aan te brengen. Projecten moeten de verwachte resultaten opleveren, op tijd en binnen budget.

 

⚒️ Aanbevolen tools : Dashboards, software voor budgetbeheer, Excel-spreadsheets.

In Stafiz worden deze budgetten op twee niveaus gecontroleerd:

• Projectniveau
• Algemeen niveau

Op projectniveau kunnen je teams deze gegevens op geconsolideerde basis of in de loop van de tijd bekijken.

De geconsolideerde weergave toont het totale verschil tussen de geplande uitgaven (zie schermafdruk hieronder: "productieplan") en de uitgaven die zijn gedaan of nog moeten worden gedaan om het project te voltooien (in de afbeelding: "huidige situatie bij voltooiing").

De 'tijdlijn'-weergave geeft een nauwkeuriger beeld van afwijkingen door aan te geven wanneer budgetoverschrijdingen waarschijnlijk zullen plaatsvinden en vooral waarom ze waarschijnlijk zullen plaatsvinden, zodat ze kunnen worden voorkomen.

• Op activiteit gebaseerde kostenberekening (ABC)

Bij Activity Based Costing (ABC) worden de kosten per activiteit geanalyseerd om de winstgevendheid van verschillende activiteiten te bepalen. 

Het doel is om de activiteiten te identificeren die de meeste middelen verbruiken, om zo 

processen en efficiëntie.  

⚒️ Aanbevolen tools: gespecialiseerde ABC- en ERP-software

Met Stafiz kunt u uw bedrijf analyseren per activiteit (BU, regio, enz.). Zo kun je je activiteiten vergelijken en de meest en minst winstgevende...

Een andere invalshoek voor analyse is de uitsplitsing van de omzet tussen de verschillende teams en divisies om de interesse en deelname van elk team te begrijpen: 

 

• Management met doelstellingen (MBO)

Management by Objectives (MBO) stelt specifieke doelen en beoordeelt de prestaties aan de hand daarvan. Op deze manier worden de inspanningen van de teams afgestemd op de strategische doelstellingen van het bedrijf. 

 

⚒️ Aanbevolen hulpmiddelen: Balanced scorecard- en prestatiebeheersystemen, waarmee doelstellingen kunnen worden afgezet tegen de werkelijkheid.

 

Management by objectives is de hoeksteen van Stafiz. 

Verschillende indicatoren stellen je in staat om je prestaties te meten ten opzichte van je doelstellingen. Laten we er twee bekijken: 

 

1. De mate waarin het doel is bereikt

Het voltooiingspercentage is een geweldige indicator om in één getal te begrijpen of een opdracht met een vaste prijs winstgevend is of niet. Dit is de ratio:

         verkochte hoeveelheid / wat ik heb geproduceerd(of "voor hoeveel ik had moeten verkopen")

Een normaal voltooiingspercentage is 0%. Dit betekent dat :

• als je huidige koers -10% is, ben je 10% minder winstgevend met deze opdracht dan je had gehoopt
• als je huidige tarief 20% is, ben je 20% winstgevender met deze opdracht dan je had verwacht

2. Analyse van verkochte versus werkelijke TJM's

Deze analyse maakt het mogelijk om de projectprestaties te bekijken door het prisma van de dagtarieven:

• als er minder dagen aan een project wordt gewerkt dan gepland, zal het werkelijke dagtarief hoger zijn
• als je meer dagen doet dan gepland, zal de dagprijs 's avonds lager zijn.

 

• Financiële ratio controle

Financial Ratio Control gebruikt ratio's om de financiële gezondheid van een bedrijf te beoordelen. Het doel is om duidelijke, meetbare prestatie-indicatoren te verschaffen om de besluitvorming te vergemakkelijken. 

 

⚒️ Aanbevolen tools : Financiële dashboards en tools voor ratioanalyse

 

• Managementcontrole met behulp van belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's)

Managementcontrole op basis van KPI's houdt het monitoren in van belangrijke prestatie-indicatoren die specifiek zijn voor strategische doelstellingen. Dit maakt het mogelijk om de efficiëntie en effectiviteit van de activiteiten te meten, met als doel de prestaties te verbeteren.

 

⚒️ Aanbevolen tools : KPI-dashboards en andere Business Intelligence-software

 

• Geïntegreerd prestatiebeheer

Geïntegreerd prestatiebeheer houdt in dat alle aspecten van prestaties in één systeem worden geïntegreerd. Het doel is om een duidelijk, globaal beeld te geven van de prestaties.

 

⚒️ Aanbevolen tools : geïntegreerde ERP-systemen en andere tools voor Business Performance Management

 

Dit is wat Stafiz onderscheidt. Geïntegreerd bedrijfsbeheer, dat verder gaat dan managementcontrole, omvat verschillende aspecten: 

• • Operationeel, met bewaking van taken en fasen, en dus van de voortgang ten opzichte van deadlines
  • Financieel: met gap-analyse en financiële doelstellingen (inkomsten, kosten en marges)
  • Strategisch: de geconsolideerde weergave van deze gegevens, met name de financiële gegevens, geeft een beeld van het verleden en een prognose van het bedrijf.

 

• Behendig beheer

Agile controlling hergebruikt agile methoden om processen snel aan te passen aan de behoeften van verandering. Dit vereist een hoge mate van flexibiliteit en vloeiende samenwerking, mogelijk gemaakt door continu meten. Deze meer dynamische versie van controlling is beter toepasbaar op de korte termijn. 

Het doel is om het reactievermogen en de flexibiliteit van de organisatie bij onvoorziene gebeurtenissen te verbeteren.

 

⚒️ Aanbevolen tools : Agile managementsoftware, gecombineerd met Scrum- en Kanban-methodologieën.

 

Welke KPI's moet managementcontrole bewaken?

• Kostenvariatie

Door de werkelijke kosten te vergelijken met de gebudgetteerde kosten, kunnen afwijkingen worden geïdentificeerd. Dit maakt het mogelijk om budgetoverschrijdingen op te volgen en corrigerende maatregelen te nemen.

In Stafiz heb je een overzicht van afwijkingen in dagen en dus in waarde per project of alle projecten: 

 

• Werkelijke inkomsten vs. verwachte inkomsten (inkomstenverschil)

Het analyseren van de verschillen tussen werkelijke en verwachte inkomsten helpt om verkoop- en marketingstrategieën aan te passen door rekening te houden met de werkelijke prestaties.

 

 

• Brutomarge

Brutomarge is het verschil tussen de verkoop en de kosten van de verkochte goederen. Het wordt uitgedrukt als een percentage van de verkoop.

Brutomarge wordt gebruikt om de bruto winstgevendheid van producten of diensten te beoordelen.

In Stafiz is de visie op de marge zowel granulair, per project of over het hele portfolio, als op verschillende niveaus, na interne en externe kosten of overheadkosten: 

Vroegere en verwachte winst- en verliesrekening met kosten

 

 

• TACE (tarief exclusief feestdagen)

De Excluded Leave Activity Rate berekent het aantal geproduceerde dagen van het aantal potentieel factureerbare dagen, d.w.z. het totale aantal dagen min verlofdagen en RTT.  

TACE is een relevante indicator voor het optimaliseren van middelen en het verbeteren van de operationele efficiëntie.

Met Stafiz kunt u uw belastingsfactoren granulair en flexibel bewaken en voorspellingen doen met speciale rapporten.

 

Je kunt zelfs inzoomen op elk tarief om het in detail te begrijpen.

 

 

• Productiviteit per werknemer (Niet geschreven: zie mailvragen)

 

Beschrijving Inkomsten of winst gegenereerd per werknemer.

Doel De efficiëntie van het personeelsbestand meten en mogelijkheden voor verbetering identificeren.

Hoe analyseer je de resultaten van projectmanagementcontrole?

Prestaties vergelijken

Om zinvol en interessant te zijn, moet de managementcontroleaudit worden geanalyseerd. De eerste stap is het vergelijken van de prestaties: 

• • • Tussen werkelijkheid en voorspellingen
    • Voor de industrie als geheel
    • Vergeleken met eerdere projecten

Het doel is om de discrepanties te observeren en dieper te graven om de oorzaken te begrijpen.

 

Prestatiecriteria bestuderen

Voor elk project is het essentieel om evaluatiecriteria vast te stellen. Deze kunnen variëren naargelang de doelstellingen van het project of het bedrijf in zijn geheel. Vaak worden de kwaliteit van de deliverable en het respecteren van deadlines en kosten als criteria gebruikt. 

Deze indicator geeft een algemeen beeld en stelt ons in staat om de tijdigheid van projecten te analyseren.

 

Corrigerende maatregelen nemen

• • • Analyse van de oorzaak

Deze methode, ook bekend als Root Cause Analysis (RCA), wordt gebruikt om de oorsprong van een probleem te bepalen om de gevolgen ervan te corrigeren. Het gaat erom het probleem duidelijk te identificeren en informatie te verzamelen om de gevolgen te beperken. Dit kan het volgende inhouden 

door discussies met de teams, zorgvuldige observatie of met behulp van de 5 Whys-techniek.