Welche Rolle spielt das Management Control in Unternehmen?

Ein Unternehmen ohne Kontrolle durch das Management zu führen, wäre wie ein Auto ohne Armaturenbrett zu fahren: ohne zu wissen, wie schnell Sie sind, ob Sie noch Kraftstoff haben oder ob Ihr Motor überhitzt. 

Daher ist die Managementkontrolle unerlässlich, um zu überprüfen, ob das Unternehmen gesund und auf dem richtigen Weg ist, um seine strategischen Ziele zu erreichen.

In diesem Artikel untersuchen wir die Rolle der Managementkontrolle, um Ihnen zu helfen, ihre Herausforderungen zu verstehen und sie effektiv umzusetzen.

 

Was ist Projektcontrolling?

Definition

• Messen, Analysieren, Regeln 

Das Projektcontrolling, im Englischen auch als Projektmanagement-Controlling oder Projektcontrolling bekannt, besteht aus der Messung, Analyse und Regelung der Leistung und Rentabilität eines Unternehmens.

 

• Eine funktionsübergreifende Aktivität mit erheblicher Wirkung

Die Managementkontrolle, die oft mit der Finanzkontrolle in Verbindung gebracht wird, ist in Wirklichkeit transversal, da sie alle Aspekte des Unternehmens betrifft. Obwohl es je nach Größe der Organisation unterschiedliche Formen annimmt, ist es immer eine Bedingung für ihren Erfolg. Er leitet die Aktivitäten zur Erreichung strategischer Ziele.

 

Was ist der Zweck der Managementkontrolle?

• Ermittlung der Rentabilität

Das Management Control analysiert die Aktivitäten, um Abweichungen zwischen der Prognose und dem Ist sowie deren Ursachen zu identifizieren. Diese gibt unter anderem Aufschluss über die Rentabilität der Tätigkeit. 

 

• Identifizieren Sie die notwendigen Anpassungen

Darüber hinaus ermöglicht das Management Control festzustellen, ob die Zielerreichung noch möglich ist oder ob Anpassungen vorgenommen werden müssen. Auf diese Weise ist es möglich, die Situation durch Lösungsvorschläge zu verbessern. 

Die Managementkontrolle nimmt verschiedene Formen an, die auf unterschiedliche Herausforderungen reagieren.

 

• Kontrolle der Budgetverwaltung zur Überwachung der finanziellen Leistung

Diese Phase der Managementkontrolle konzentriert sich auf die Entwicklung der finanziellen Leistung. Es handelt sich um eine Budgetplanung, die dazu beiträgt, realistische Budgets festzulegen, die auf die langfristigen strategischen Ziele des Unternehmens abgestimmt sind. 

 

• Strategische Managementsteuerung, um Kosten und Ziele in Einklang zu bringen 

Diese Dimension ergänzt die erste. Vielmehr legt sie ein besonderes Augenmerk darauf, die Kosten mit den strategischen Zielen in Einklang zu bringen, um die Entscheidungsfindung zu erleichtern.

 

• Operative Managementkontrolle zur Verbesserung der Produktivität

Die Managementkontrolle aus operativer Sicht betrifft die Produktivität und insbesondere die Optimierung der Ressourcen. Infolgedessen ist es notwendig, eine Bestandsaufnahme der Bereiche zu erstellen, die Erfolge darstellen, und derjenigen, die kritischer sind. Dies hilft dabei, Optimierungspotenziale zu identifizieren, die zu einer Produktivitätssteigerung führen. 

 

Unterscheidung zwischen Audit und Management Control 

Der Management Controller, also die Person, die für die Managementkontrolle verantwortlich ist, hat in der Regel in seinen ersten Aufgaben die Durchführung von Audits.

Die beiden Aktivitäten sind daher eng miteinander verknüpft. Wir unterscheiden jedoch zwischen Audit und Management Control, da letzteres nicht nur eine Vision bietet, sondern auch konkrete Optimierungslösungen bietet. Schließlich orientiert sich die Managementkontrolle an der Erreichung strategischer Ziele.

 

Was sind die Herausforderungen des Controllings?

Erleichtern Sie die Entscheidungsfindung

Die Managementkontrolle betrifft alle Unternehmensgrößen: Konzerne, KMU, Start-ups usw. weil es hilft, die Entscheidungsfindung zu leiten. Durch die Analyse der Ergebnisse und die Erstellung von Berichten für das Management bietet es Material für: 

• Identifizieren Sie die Risiken, die mit dem aktuellen Management verbunden sind
• Korrekturlösungen vorschlagen
• Empfehlen Sie eine Strategie 

 

Diese zuverlässigen und umsetzbaren Daten ermöglichen es dem Management, seine Entscheidungsfindung zu leiten und seine Arbeitsmethoden zu verbessern. 

 

Etablieren Sie Prozesse zur Maximierung der finanziellen Leistung

Das Management steuert, dient aber auch der Entwicklung. Auf diese Weise können Sie Prozesse implementieren, um die finanzielle Leistung zu verbessern.

Dies beinhaltet:

• Implementierung von Monitoring-Methoden 
• Risiken antizipieren, um sie zu reduzieren
• Definition von Finanzstrategien und Budgetprognosen 
• Umsetzung von Korrekturmaßnahmen 

 

Andere Aktivitäten tragen zur Verbesserung der finanziellen Leistung bei, wie z. B. das Aufdecken von Budgetabweichungen oder das Verringern von Diskrepanzen zwischen Prognosen und tatsächlichen Ausgaben.

 

Maximieren Sie die Produktivität

• Ressourcen optimal verteilen

Die Verbesserung des Personalmanagements und der Personalplanung ist eine weitere Herausforderung für die Controlling. In der Tat, es 

hilft, Ressourcen optimal einzusetzen, sei es personell, materiell oder finanziell.

 

• Maximieren Sie die Produktivität

Wie beim Projektmanagement bedeutet dies, dass Unter- und Überlastung begrenzt werden, was sich direkt auf die Produktivität und damit auf die Rentabilität auswirken würde.

Das Personalmanagement ermöglicht es somit, Ressourcen zu verteilen, um die Leistung zu gewährleisten. Sie unterstützt Führungskräfte bei ihrer operativen Führung und Führungskräfte bei ihrer strategischen Führung. 

 

Was sind die wichtigsten Instrumente der Managementkontrolle?

ERPs zur Konsolidierung von Daten

Ein ERP ist für die Steuerung des Managements unerlässlich. In der Tat erleichtert es die Verwaltung der Aktivität , da es die Daten an einem Ort zentralisiert. 

Diese Daten, die in der Regel wie bei Stafiz in Echtzeit gesammelt werden, werden dann zugänglich und zuverlässig und erleichtern die Berichterstattung.

 

Budgetmanagement-Software für die Planung

Budgetmanagement-Software ist auch ein wichtiges Instrument für die Managementsteuerung. Diese dienen der Erstellung von vorläufigen Budgets, aber auch der direkten Überwachung des Budgets. Diese Art von Tool erleichtert die Prognose von Umsatz und Umsatz und ermöglicht es, Ausgaben zu antizipieren, um sie zu optimieren. 

 

Dashboards zur Darstellung von Daten

Dashboards sind die am weitesten verbreiteten Instrumente für die Managementsteuerung. Dank der Datenvisualisierung präsentieren sie die Leistung des Unternehmens in visueller Form und in Echtzeit dank der verschiedenen ausgewählten Schlüsselindikatoren.

Berichte und Statistiken zum Teilen von Daten

Berichte erleichtern auch die Visualisierung der Leistung des Unternehmens, wie z. B. der Missionsbericht in Stafiz. Letzteres ermöglicht es, die Lücke zwischen dem Geplanten und dem Tatsächlichen zu visualisieren oder die Leistung nach Mitarbeitern und Teams zu analysieren. 

 

Wie richte ich eine Managementkontrolle ein?

Was sind die Schritte der Projektmanagement-Kontrolle?

Planung

Die Umsetzung der Managementkontrolle erfordert die Definition von Zielen und die Bekräftigung einer langfristigen Strategie . 

In dieser Phase müssen Sie auch die Zuverlässigkeit und Effizienz des bestehenden Informationssystems sowie seine Möglichkeiten sicherstellen.

Letztere müssen in der Lage sein, Berichte zu erstellen und Informationen zu sammeln , um die definierte Strategie unterstützen zu können. 

Budgetierung

Die Festlegung des Budgets ist für die Managementkontrolle von wesentlicher Bedeutung. Dies beinhaltet: 

• • Identifizieren Sie die Ressourcen des Unternehmens
  • Verstehen Sie die Einschränkungen, die mit der Aktivität und ihrem Markt verbunden sind
  • Definieren Sie realistische Szenarien basierend auf den Stärken und Schwächen des Unternehmens

Sie können Budgetverwaltungstools verwenden, um das vorläufige Budget zu definieren.

Maßnahmen ergreifen

Sobald Sie Ihre Ziele definiert, Ihr Budget festgelegt und Ihre Strategie festgelegt haben, ist es notwendig, jeden Schritt in die Tat umzusetzen, indem Sie einen erfahrenen Management-Controller hinzuziehen.

Letzterer muss das Unternehmen und seine Branche gut kennen, um im Nachhinein den nötigen Einblick zu haben, um relevante Empfehlungen zu analysieren und vorzuschlagen.

Nachsorge

Das Monitoring ist eine der wichtigsten Aufgaben des Management Controllers. Letzteres überwacht die Entwicklungen und analysiert die Ergebnisse, unterstützt von Tools wie Berichten und Dashboards, die insbesondere in All-in-One-Lösungen wie Stafiz vorhanden sind. 

 

Korrekturmaßnahmen

Schließlich erfordert die Managementkontrolle die Bereitstellung und Durchführung von Korrekturmaßnahmen als Reaktion auf die festgestellten Bemerkungen. 

Die Managementkontrolle berücksichtigt die Prüfung der bestehenden Situation, aber vor allem den Übergang zu Maßnahmen, die es ermöglichen, die Situation zu korrigieren und die definierten strategischen Ziele zu erreichen.

 

Welche Methoden gibt es für die Managementkontrolle?

Die Methoden der Managementkontrolle sind vielfältig, sie können kombiniert werden. Wir empfehlen Ihnen, diejenigen zu verwenden, die für Ihr Unternehmen am relevantesten sind und keine größeren internen Reorganisationen erfordern.

 

• Kontrolle des vergangenen und geplanten Budgets

Tatsächliche und prognostizierte Budgets sind weit verbreitete Instrumente der Managementkontrolle. 

Diese Methode besteht darin, die Abweichungen zu identifizieren und zu untersuchen, um Korrekturen vorzunehmen. Die Projekte müssen die erwarteten Ergebnisse pünktlich und pünktlich erzielen.

 

⚒️ Empfohlene Tools: Dashboards, Budgetverwaltungssoftware, Excel-Tabellen.

In Stafiz erfolgt die Überwachung dieser Budgets auf zwei Ebenen:

• Projektebene
• Globale Ebene

Auf Projektebene können Ihre Teams diese Daten konsolidiert oder im Zeitverlauf anzeigen.

Die konsolidierte Ansicht ermöglicht es Ihnen, die Gesamtlücke zwischen den geplanten Ausgaben (siehe Screenshot unten: "Produktionsplan") und den Ausgaben zu beobachten, die getätigt wurden oder werden, um das Projekt abzuschließen (in der Abbildung: "Aktuelle Situation bei Fertigstellung").

Der Blick durch die Zeit oder "Zeitleiste" ermöglicht es Ihnen, die Diskrepanzen genauer zu bestimmen, indem Sie erkennen, wann die Budgetüberschreitung stattfinden würde und vor allem, aus welchen Gründen sie auftreten würde, und so sie vermeidet.

• Prozeßkostenrechnung (ABC)

Diese Methode, auf Englisch "Activity-Based Costing (ABC)", besteht darin, die Kosten pro Aktivität zu analysieren, um die Rentabilität der verschiedenen Vorgänge zu bestimmen. 

Ziel ist es, die ressourcenintensivsten Tätigkeiten zu identifizieren, um 

Prozesse und Effizienz.  

⚒️ Empfohlene Tools: spezialisierte ABC- und ERP-Software

Stafiz bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Aktivität nach Aktivitäten (BU, Region, etc.) zu analysieren. Sie können Ihre Aktivitäten vergleichen, die profitabelsten und die am wenigsten rentabelsten identifizieren...

Ein weiterer Analysewinkel ist die Verteilung der Fluktuation zwischen verschiedenen Teams und Polen, um das Interesse und die Beteiligung jedes Teams zu verstehen: 

 

• Management by Objectives (MBO)

Management by Objectives (MBO) legt spezifische Ziele fest und bewertet die Leistung anhand dieser Ziele. Auf diese Weise werden die Bemühungen der Teams mit den strategischen Zielen des Unternehmens in Einklang gebracht. 

 

⚒️ Empfohlene Tools: Balanced Scorecard und Performance-Management-Systeme, mit denen Sie Ziele anhand der Realität visualisieren können.

 

Das Management nach Zielen ist der Eckpfeiler von Stafiz. 

Verschiedene Indikatoren ermöglichen es Ihnen, Ihre Leistung anhand der Ziele zu messen. Schauen wir uns zwei davon an: 

 

1. Der Grad der Zielerreichung

Die Abschlussrate ist ein guter Indikator, um in einer einzigen Zahl zu verstehen, ob eine Mission zum Festpreis rentabel ist oder nicht. Dies ist das Verhältnis von:

         verkaufte Menge / was ich produziert habe (oder "wie viel hätte ich verkaufen sollen")

Eine normale Abschlussrate liegt bei 0 %. Das bedeutet, dass:

• Wenn deine aktuelle Rate -10 % beträgt, bist du bei dieser Mission 10 % weniger profitabel als erhofft
• Wenn deine aktuelle Rate 20 % beträgt, bist du bei dieser Mission 20 % profitabler als erhofft

2. Analyse der verkauften und tatsächlichen UAW

Diese Analyse ermöglicht es uns, die Leistung von Projekten durch das Prisma der Tagessätze zu beobachten:

• Wenn wir weniger Tage als geplant an einem Projekt arbeiten, ist der Tagessatz höher als der tatsächliche
• Wenn wir mehr Tage als erwartet arbeiten, wird der Tagessatz bei den REE niedriger sein

 

• Finanzkennzahlen

Financial Ratios verwendet Kennzahlen, um die finanzielle Gesundheit des Unternehmens zu bewerten. Ziel ist es, klare und messbare Leistungsindikatoren bereitzustellen, um die Entscheidungsfindung zu erleichtern. 

 

⚒️ Empfohlene Tools: Finanz-Dashboards und Tools zur Verhältnisanalyse

 

• Steuerung durch Key Performance Indicators (KPIs)

Die KPI-Managementkontrolle besteht in der Überwachung von Leistungskennzahlen , die für die strategischen Ziele spezifisch sind. Dies hilft dabei, die Effizienz und Effektivität von Abläufen mit dem Ziel zu messen, die Leistung zu verbessern. 

 

⚒️ Empfohlene Tools: KPI-Dashboards und andere Business-Intelligence-Software

 

• Integriertes Performance-Management

Bei Integrated Performance Management geht es darum, alle Aspekte der Performance in ein einziges System zu integrieren. Ziel ist es, eine klare und globale Vision von Leistung zu bieten.

 

⚒️ Empfohlene Tools: Integrierte ERP-Systeme und andere Business Performance Management-Tools

 

Dieser Aspekt ist das große Unterscheidungsmerkmal von Stafiz. Die integrierte Unternehmenssteuerung, die über die Managementsteuerung hinausgeht, umfasst verschiedene Aspekte: 

• • Operativ mit der Überwachung von Aufgaben und Phasen und damit des Fortschritts bei der Einhaltung von Fristen
  • Finanzen: mit Varianzanalyse, finanziellen Zielen (Umsatz, Kosten und Margen)
  • Strategisch: Die konsolidierte Sicht dieser Daten, insbesondere der Finanzdaten, bietet eine Vergangenheits-, aber auch eine Prognoseansicht der Aktivität

 

• Agile Managementsteuerung

Agile Managementsteuerung verwendet agile Methoden, um Prozesse schnell an veränderte Bedürfnisse anzupassen. Dies erfordert ein hohes Maß an Flexibilität und eine nahtlose Zusammenarbeit, die durch kontinuierliche Messungen ermöglicht wird. Diese Version der Managementkontrolle ist kurzfristig dynamischer. 

Ziel ist es, die Reaktionsfähigkeit und Flexibilität der Organisation angesichts unvorhergesehener Ereignisse zu verbessern.

 

⚒️ Empfohlene Tools: Agile Management-Software, kombiniert mit Scrum- und Kanban-Methoden.

 

Welche KPIs sind für die Managementkontrolle zu verfolgen?

• Kostenabweichung

Der Vergleich der Ist-Kosten mit den Plankosten hilft bei der Identifizierung von Abweichungen. Dies hilft bei der Überwachung von Budgetüberschreitungen und beim Ergreifen von Korrekturmaßnahmen.

In Stafiz haben Sie einen Blick auf die Abweichungen in Tagen und damit in der Bewertung pro Projekt oder nach allen Projekten: 

 

• Ist- vs. prognostizierte Umsatzabweichung

Die Analyse der Diskrepanzen zwischen tatsächlichem und prognostiziertem Umsatz hilft bei der Anpassung von Vertriebs- und Marketingstrategien unter Berücksichtigung der tatsächlichen Leistung.

 

 

• Bruttomarge

Die Bruttomarge ist die Differenz zwischen den Umsatzerlösen und den Kosten der verkauften Waren. Er wird in Prozent des Umsatzes ausgedrückt.

Die Bruttomarge wird verwendet, um die Bruttorentabilität von Produkten oder Dienstleistungen zu bewerten.

Bei Stafiz ist die Vision der Marge sowohl granular, nach Projekt oder über das gesamte Portfolio hinweg, als auch auf verschiedenen Ebenen, nach internen und externen Kosten oder Gemeinkosten: 

Vergangene und prognostizierte Gewinn- und Verlustrechnung mit den verschiedenen Kosten

 

 

• TACE (ohne Urlaubsgebühr)

Der Aktivitätstarif ohne Urlaub berechnet die Anzahl der produzierten Tage auf der Anzahl der potenziell abrechenbaren Tage, d. h. die Gesamtzahl der Tage abzüglich der Urlaubstage und der RTT.  

Die TACE ist ein relevanter Indikator für die Optimierung der Ressourcen und damit für die Verbesserung der betrieblichen Effizienz.

In Stafiz können Sie Ihre Auslastungsraten mit Granularität und Flexibilität sowie mit speziellen Berichten überwachen.

 

Sie können sogar in jeden der Tarife hineinzoomen, um den Tarif im Detail zu verstehen.

 

 

• Produktivität pro Mitarbeiter (nicht geschrieben: siehe E-Mail-Fragen)

 

Beschreibung : Umsatz oder Gewinn, der von Mitarbeitern erwirtschaftet wird.

Ziel : Messung der Effektivität der Belegschaft und Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten.

Wie analysiert man die Ergebnisse der Projektsteuerung?

Leistung vergleichen

Um aussagekräftig und interessant zu sein, muss die Prüfung der Managementkontrolle analysiert werden. Ein erster Schritt besteht darin, die Leistung zu vergleichen: 

• • • Zwischen dem Ist und der Prognose
    • Auf globaler Branchenebene
    • Im Vergleich zu vergangenen Projekten

Ziel ist es, die Lücken zu beobachten und tiefer zu graben, um die Ursachen zu verstehen.

 

Untersuchung von Leistungskriterien

Für jedes Projekt ist es unerlässlich, Bewertungskriterien festzulegen. Diese können je nach Zielsetzung des Projekts oder des Unternehmens als Ganzes variieren. Oft werden die Qualität der Leistung, die Einhaltung von Terminen und Kosten als Kriterien herangezogen. 

Dieser Indikator gibt einen Überblick und ermöglicht es Ihnen, die Einhaltung von Projektterminen zu analysieren.

 

Ergreifen Sie Korrekturmaßnahmen

• • • Ursachenanalyse

Diese Methode, die auch als Ursachenanalyse (RCA) bezeichnet wird, wird verwendet, um den Ursprung eines Problems zu bestimmen und seine Folgen zu korrigieren. Es erfordert eine klare Identifizierung des Problems und das Sammeln von Informationen, um seine Folgen zu begrenzen. Es kann passieren 

Durch den Austausch mit den Teams, aufmerksames Beobachten oder mit der 5-Warum-Technik.