Welche Rolle spielt das Controlling in einem Unternehmen?

Ein Unternehmen ohne Controlling zu führen, wäre wie ein Auto ohne Armaturenbrett zu fahren: ohne zu wissen, wie schnell Sie fahren, ob Sie noch Treibstoff haben oder ob Ihr Motor überhitzt. 

So erweist sich das Controlling als unerlässlich, um zu überprüfen, ob das Unternehmen gesund ist und sich auf dem richtigen Weg befindet, um seine strategischen Ziele zu erreichen.

In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit der Rolle des Controllings, um Ihnen zu helfen, seine Herausforderungen zu verstehen und es effektiv zu implementieren.

 

Was ist Projektcontrolling?

Definition

• Messen, analysieren, regulieren 

Das Projektcontrolling, im Englischen unter den Begriffen project management control oder project controls bekannt, umfasst die Messung, Analyse und Regulierung der Leistung sowie der Rentabilität eines Unternehmens.

 

• Eine bereichsübergreifende Aktivität mit großen Auswirkungen

Das Controlling wird oft mit der Finanzkontrolle in Verbindung gebracht, ist aber in Wirklichkeit bereichsübergreifend, da es alle Aspekte des Unternehmens betrifft. Auch wenn sie je nach Größe des Unternehmens unterschiedliche Formen annimmt, ist sie in jedem Fall für den Erfolg des Unternehmens ausschlaggebend. Das Controlling ist für den Erfolg des Unternehmens von entscheidender Bedeutung, da es die Aktivitäten so lenkt, dass die strategischen Ziele erreicht werden.

 

Wozu dient Controlling?

• Rentabilität bestimmen

Das Controlling analysiert die Geschäftstätigkeit, um mögliche Abweichungen zwischen Plan und Ist sowie deren Ursachen zu ermitteln. Dies gibt unter anderem Aufschluss über die Rentabilität der Tätigkeit. 

 

• Notwendige Anpassungen identifizieren

Mithilfe der Managementkontrolle können Sie feststellen, ob die Ziele weiterhin erreicht werden können oder ob Anpassungen vorgenommen werden müssen. Auf diese Weise kann die Situation durch Lösungsvorschläge korrigiert werden. 

Die Managementkontrolle nimmt verschiedene Formenan, die unterschiedlichen Herausforderungen gerecht werden.

 

• Budgetkontrolle zur Überwachung der finanziellen Leistung

Diese Phase des Controllings konzentriert sich auf die Entwicklung der finanziellen Leistung. Sie beinhaltet die Budgetplanung, die dabei hilft, realistische Budgets zu erstellen, die auf die langfristigen strategischen Ziele des Unternehmens abgestimmt sind. 

 

• Strategisches Controlling, um Kosten und Ziele in Einklang zu bringen 

Diese Dimension ist komplementär zur ersten. Stattdessen richtet sie ihr Augenmerk auf die Ausrichtung der Kosten an den strategischen Zielen mit dem Ziel, die Entscheidungsfindung zu erleichtern.

 

• Operatives Controlling zur Steigerung der Produktivität

Controlling aus operativer Sicht betrifft die Produktivität und insbesondere die Optimierung der Ressourcen. Aus diesem Grund ist es notwendig, eine Bestandsaufnahme der erfolgreichen und kritischen Bereiche zu machen. Dies hilft, potenzielle Optimierungen zu identifizieren, die zu einer Produktivitätssteigerung führen. 

 

Zwischen Rechnungsprüfung und Managementkontrolle unterscheiden 

Der Controller, die Person, die für das Controlling zuständig ist, hat in der Regel in seinen ersten Aufgaben die Durchführung von Audits.

Die beiden Tätigkeiten sind daher eng miteinander verbunden. Wir unterscheiden jedoch zwischen Audit und Controlling, da letzteres nicht nur einen Einblick bietet, sondern auch konkrete Lösungen zur Optimierung vorschlägt. Schließlich ist die Leitlinie der Managementkontrolle die Erreichung der strategischen Ziele.

 

Was sind die Herausforderungen der Managementkontrolle?

Erleichtern Sie die Entscheidungsfindung

Das Controlling betrifft alle Unternehmensgrößen: Konzerne, KMU, Start-ups..., da es die Entscheidungsfindung lenkt. Durch die Analyse von Ergebnissen und die Erstellung von Berichten für die Unternehmensleitung liefert es Material für : 

• Identifizieren Sie die Risiken der aktuellen Verwaltung
• Korrekturlösungen vorschlagen
• Eine Strategie empfehlen 

 

Diese zuverlässigen und verwertbaren Daten ermöglichen es dem Management, ihre Entscheidungsfindung zu lenken und ihre Arbeitsmethoden zu verbessern. 

 

Prozesse zur Maximierung der finanziellen Leistung einrichten

Die Finanzkontrolle kontrolliert nicht nur, sondern dient auch der Entwicklung. So ermöglicht sie die Einführung von Prozessen zur Verbesserung der finanziellen Leistung.

Dies geschieht durch :

• Die Implementierung von Monitoring-Methoden 
• Antizipation von Risiken, um sie zu reduzieren
• Die Definition von Finanzstrategien und Budgetprognosen 
• Die Einführung von Korrekturmaßnahmen 

 

Andere Aktivitäten tragen zur Verbesserung der Finanzleistung bei, wie die Aufdeckung von Budgetabweichungen oder die Reduzierung von Abweichungen zwischen geplanten und tatsächlichen Ausgaben.

 

Die Produktivität optimieren

• Ressourcen optimal zuweisen

Die Verbesserung des Staffing-Managements ist eine weitere Herausforderung für das Controlling. Denn es 

hilft, Ressourcen optimal zuzuweisen, seien es menschliche, materielle oder finanzielle Ressourcen.

 

• Maximierung der Produktivität

Wie bei der Projektsteuerung bedeutet dies, Unter- und Überforderung zu begrenzen, die sich direkt auf die Produktivität und damit die Rentabilität auswirken würden.

So ermöglicht das Staffing-Management die Verteilung der Ressourcen, um die Leistung zu gewährleisten. Sie unterstützt die Manager bei der operativen Steuerung und die Führungskräfte bei der strategischen Steuerung. 

 

Was sind die wichtigsten Instrumente der Managementkontrolle?

ERP zur Datenkonsolidierung

Ein ERP-System erweist sich als unverzichtbar für Controlling-Aktivitäten. Es erleichtert nämlich die Verwaltung des Geschäfts, da es die Daten an einem Ort zentralisiert. 

Diese werden, wie bei Stafiz üblich, in der Regel in Echtzeit gesammelt, werden dann zugänglich und zuverlässig und erleichtern die Berichterstattungsaufgaben.

 

Budgetsoftware zum Planen

Software für die Budgetverwaltung ist ebenfalls ein zentrales Instrument des Controllings. Diese dienen zur Erstellung von vorläufigen Budge ts, aber auch zur direkten Überwachung des Budgets. Diese Art von Werkzeugen erleichtert die Projektion von Verkäufen und Umsätzen und ermöglicht es, Ausgaben zu antizipieren, um sie zu optimieren. 

 

Dashboards zur Darstellung der Daten

Dashboards stellen die am häufigsten verwendeten Instrumente für das Controlling dar. Denn dank der Datenvisualisierung stellen sie die Leistung des Unternehmens in visueller Form und in Echtzeit anhand verschiedener ausgewählter Schlüsselindikatoren dar.

Reportings und Statistiken, um Daten zu teilen

Reportings erleichtern auch die Visualisierung der Unternehmensleistung, wie z. B. der Einsatzbericht in Stafiz. Dieser ermöglicht es, die Abweichung zwischen dem Geplanten und dem Erreichten zu visualisieren oder auch die Leistung nach Mitarbeitern und Teams zu analysieren. 

 

Wie richtet man ein Controlling ein?

Welche Schritte umfasst das Projektcontrolling?

Planung

Die Einführung einer Managementkontrolle erfordert die Festlegung von Zielen und die Bekräftigung einer langfristigen Strategie. 

In dieser Phase sollten Sie sich auch vergewissern, ob das vorhandene Informationssystem zuverlässig und effizient ist und welche Möglichkeiten es bietet.

Dieser muss in der Lage sein, Informationen zurückzuverfolgen und zu sammeln, um die festgelegte Strategie unterstützen zu können. 

Budgetierung

Die Festlegung des Budgets erweist sich als entscheidend für das Controlling. Dies beinhaltet : 

• • die Ressourcen des Unternehmens zu identifizieren
  • die mit der Tätigkeit und dem Markt verbundenen Einschränkungen zu verstehen
  • realistische Szenarien zu definieren, die auf den Stärken und Schwächen des Unternehmens basieren

Bei der Festlegung des vorläufigen Budgets können Sie die Instrumente der Haushaltsführung zu Hilfe nehmen.

In Aktion treten

Wenn Sie Ihre Ziele definiert, Ihr Budget ermittelt und Ihre Strategie festgelegt haben, sollten Sie jeden einzelnen Schritt in die Tat umsetzen und dabei einen erfahrenen Controller hinzuziehen.

Dieser muss das Unternehmen und seine Branche gut kennen, damit er die nötige Distanz hat, um zu analysieren und relevante Empfehlungen vorzuschlagen.

Folge

Die Überwachung ist eine der wichtigsten Aufgaben des Controllers. Der Controller verfolgt Entwicklungen und analysiert Ergebnisse mithilfe von Tools wie Reporting und Dashboards, die in All-in-One-Lösungen wie Stafiz enthalten sind. 

 

Korrekturmaßnahmen

Schließlich erfordert das Controlling die Bereitstellung und Umsetzung von Korrekturmaßnahmen als Reaktion auf festgestellte Beobachtungen. 

Die Managementkontrolle berücksichtigt die Prüfung des Bestehenden, aber vor allem den Übergang zu Maßnahmen, die den Kurs korrigieren und die festgelegten strategischen Ziele erreichen sollen.

 

Welche Methoden der Managementkontrolle gibt es?

Die Methoden des Controllings sind vielfältig und können auch kombiniert werden. Wir empfehlen Ihnen, die Methoden zu verwenden, die für Ihr Unternehmen am relevantesten sind und die keine großen internen Umstrukturierungen mit sich bringen.

 

• Vergangene und prognostizierte Budgetkontrolle

Realisierte und prognostizierte Budgets sind weit verbreitete Instrumente der Managementkontrolle. 

Bei dieser Methode geht es darum, Abweichungen zu erkennen und zu untersuchen, um Korrekturen vorzunehmen. Die Projekte müssen die erwarteten Ergebnisse erreichen und dabei die Kosten und den Zeitplan einhalten.

 

⚒️ Empfohlene Tools: Dashboards, Software zur Haushaltsführung, Excel-Tabellen.

In Stafiz erfolgt die Überwachung dieser Budgets auf zwei Ebenen:

• Projektebene
• Globale Ebene

Auf Projektebene können Ihre Teams diese Daten konsolidiert oder im Zeitverlauf anzeigen.

In der konsolidierten Ansicht können Sie die Gesamtabweichung zwischen den geplanten Ausgaben (siehe Bildschirmausdruck unten: "Produktionsplan") und den Ausgaben, die bereits getätigt wurden oder noch getätigt werden, um das Projekt abzuschließen (auf dem Bild: "Aktueller Stand bei Fertigstellung"), beobachten.

Die Ansicht über die Zeit oder "Timeline" ermöglicht es, Abweichungen genauer zu erfassen, indem man erkennt, wann die Budgetüberschreitung stattfinden würde und vor allem aus welchen Gründen sie stattfinden würde, sodass sie vermieden werden kann.

• Prozessorientierte Kostenrechnung (Activity-Based Costing - ABC)

Bei dieser Methode, im Englischen "Activity-Based Costing (ABC)", werden die Kosten pro Aktivität analysiert, um die Rentabilität der verschiedenen Operationen zu ermitteln. 

Ziel ist es, die Aktivitäten mit dem höchsten Ressourcenverbrauch zu identifizieren, um Folgendes anzupassen 

Prozesse und Effizienz.  

⚒️ Empfohlene Tools: spezielle ABC- und ERP-Software

Stafiz bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Aktivitäten nach Aktivitäten (BU, Region...) zu analysieren. So können Sie Ihre Aktivitäten vergleichen, die profitabelsten und die am wenigsten profitablen identifizieren...

Ein weiterer Analysewinkel ist die Verteilung des Umsatzes auf die verschiedenen Teams und Bereiche, um das Interesse und die Beteiligung jedes Teams zu verstehen: 

 

• Management by Objectives (MBO) (Management durch Zielvorgaben)

Beim zielorientierten Controlling oder Management by Objectives (MBO) im Englischen werden spezifische Ziele festgelegt und die Leistung anhand dieser Ziele bewertet. Auf diese Weise werden die Anstrengungen der Teams mit den strategischen Zielen des Unternehmens in Einklang gebracht. 

 

⚒️ Empfohlene Tools : Balanced Scorecard und Leistungsmanagementsysteme, die es ermöglichen, die Ziele gegenüber der Realität zu visualisieren.

 

Zielorientiertes Management ist der Eckpfeiler von Stafiz. 

Es gibt verschiedene Indikatoren, mit denen Sie Ihre Leistung anhand von Zielen messen können. Lassen Sie uns zwei von ihnen erkunden: 

 

1. Die Zielerreichungsquote

Die Erfüllungsquote ist ein toller Indikator, um in einer einzigen Zahl zu verstehen, ob ein Pauschalauftrag rentabel ist oder nicht.. Es ist die Kennzahl :

         verkaufter Betrag / was ich produziert habe(oder "wie viel ich hätte verkaufen sollen")

Eine normale Erfüllungsquote liegt bei 0%. Das bedeutet, dass :

• wenn Ihr aktueller Kurs bei -10% liegt, sind Sie bei diesem Auftrag 10% weniger rentabel als erhofft
• wenn Ihre aktuelle Rate 20% beträgt, sind Sie bei diesem Auftrag 20% profitabler als erwartet

2. Analyse von verkauften und tatsächlichen DTVs

Diese Analyse ermöglicht es, die Leistung der Projekte durch das Prisma der Tagesraten zu betrachten:

• wenn man weniger Tage als geplant an einem Projekt arbeitet, dann wird der Tagessatz in Wirklichkeit höher sein
• Wenn man mehr Tage macht als geplant, wird der Tagessatz im letzten Jahr niedriger sein.

 

• Controlling durch Kennzahlen (Financial Ratios)

Beim Controlling nach Kennzahlen (Financial Ratios) werden Kennzahlen verwendet, um die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens zu beurteilen. Ziel ist es, klare und messbare Leistungsindikatoren zu liefern, um die Entscheidungsfindung zu erleichtern. 

 

⚒️ Empfohlene Tools : Financial Dashboards und Tools zur Analyse von Kennzahlen

 

• Controlling durch Key Performance Indicators (KPIs)

Beim KPI-Controlling werden wichtige Leistungsindikatoren verfolgt, die spezifisch für die strategischen Ziele sind. Dies ermöglicht die Messung der Effizienz und Effektivität von Operationen mit dem Ziel, die Leistung zu verbessern.

 

⚒️ Empfohlene Tools : KPI-Dashboards und andere Business-Intelligence-Software.

 

• Integrierte Leistungskontrolle (Integrated Performance Management)

Integriertes Leistungsmanagement bedeutet, dass alle Aspekte der Leistung in ein einziges System integriert werden. Ziel ist es, einen klaren und umfassenden Überblick über die Leistung zu erhalten.

 

⚒️ Empfohlene Tools : Integrierte ERP-Systeme und andere Werkzeuge für das Business Performance Management.

 

Dieser Aspekt ist das große Unterscheidungsmerkmal von Stafiz. Das integrierte Geschäftsmanagement, das über das Controlling hinausgeht, umfasst verschiedene Aspekte: 

• • operativ mit der Verfolgung von Aufgaben und Phasen und damit des Fortschritts zur Einhaltung von Fristen
  • Finanziell: mit der Analyse von Abweichungen, finanziellen Zielen (Einnahmen, Kosten und Margen)
  • Strategisch: Die konsolidierte Sicht auf diese Daten, insbesondere auf die Finanzdaten, bietet einen Blick in die Vergangenheit, aber auch eine Prognose über die Aktivitäten.

 

• Agiles Controlling

Agiles Controlling setzt agile Methoden wieder ein, um die Prozesse schnell an den Änderungsbedarf anzupassen. Dies erfordert ein hohes Maß an Flexibilität und eine reibungslose Zusammenarbeit, die durch kontinuierliche Messungen ermöglicht werden. Diese dynamischere Version des Controllings ist eher kurzfristig anwendbar. 

Ziel ist es, die Reaktionsfähigkeit und Flexibilität der Organisation auf unvorhergesehene Ereignisse zu verbessern.

 

⚒️ Empfohlene Tools : Software für agiles Management, kombiniert mit den Methoden Scrum und Kanban.

 

Welche KPIs sollte man für das Controlling im Auge behalten?

• Die Kostenabweichung (Cost Variance)

Durch den Vergleich der tatsächlichen mit den geplanten Kosten können Abweichungen festgestellt werden. So können Budgetüberschreitungen überwacht und Korrekturmaßnahmen ergriffen werden.

In Stafiz haben Sie Einblick in die Abweichungen in Tagen und damit in die Bewertung nach Projekten oder der Gesamtheit der Projekte: 

 

• Tatsächliches vs. prognostiziertes Einkommen (Revenue Variance)

Die Analyse der Abweichungen zwischen den tatsächlichen und den prognostizierten Einnahmen hilft bei der Anpassung der Verkaufs- und Marketingstrategien unter Berücksichtigung der tatsächlichen Leistung.

 

 

• Die Bruttomarge (Gross Margin)

Die Bruttomarge ist die Differenz zwischen dem Umsatz und den Kosten der verkauften Waren. Sie wird als Prozentsatz des Umsatzes ausgedrückt.

Die Bruttomarge dient dazu, die Bruttoprofitabilität von Produkten oder Dienstleistungen zu bewerten.

In Stafiz ist die Sicht auf die Gewinnspanne sowohl granular, pro Projekt oder über das gesamte Portfolio, als auch auf verschiedenen Ebenen, nach internen und externen Kosten oder Gemeinkosten: 

Vergangene und prognostizierte Gewinn- und Verlustrechnung mit den verschiedenen Kosten

 

 

• TACE (Lastquote ohne Ferien)

Der Aktivitätsgrad Urlaub exkl. berechnet die Anzahl der produzierten Tage im Verhältnis zur Anzahl der potenziell abrechenbaren Tage, d. h. die Gesamtzahl der Tage abzüglich der Urlaubs- und RTT-Tage.  

Der TACE erweist sich als relevanter Indikator für die Optimierung von Ressourcen und damit für die Verbesserung der betrieblichen Effizienz.

In Stafiz können Sie Ihre Auslastungsraten granular und flexibel überwachen und mit dedizierten Berichten auch vorausschauend.

 

Sie können sogar in die einzelnen Raten hineinzoomen, um die Rate im Detail zu verstehen.

 

 

• Produktivität pro Mitarbeiter (Nicht verfasst: siehe Mailfragen)

 

Beschreibung : Von Angestellten erwirtschaftetes Einkommen oder Gewinn.

Ziel : Messung der Arbeitseffizienz und Ermittlung von Verbesserungsmöglichkeiten.

Wie analysiert man die Ergebnisse des Projektcontrollings?

Leistungen vergleichen

Um sinnvoll und nützlich zu sein, muss die Prüfung der Managementkontrolle analysiert werden. Ein erster Schritt ist der Leistungsvergleich : 

• • • Zwischen Ist und Soll
    • Auf der Ebene der Industrie insgesamt
    • Im Vergleich zu vergangenen Projekten

Ziel ist es, Abweichungen zu beobachten und tiefer zu graben, um die Ursachen zu verstehen.

 

Untersuchung der Leistungskriterien

Für jedes Projekt ist es unerlässlich, Bewertungskriterien festzulegen. Diese können je nach den Zielen des Projekts oder des Unternehmens insgesamt variieren. Häufig werden die Qualität des Liefergegenstandes, die Einhaltung der Fristen und die Einhaltung der Kosten als Kriterien herangezogen. 

Dieser Indikator bietet einen Überblick und ermöglicht eine Analyse der Einhaltung von Projektterminen.

 

Korrekturmaßnahmen ergreifen

• • • Die Analyse der Wurzelursachen

Diese Methode wird auch als Root Cause Analysis - RCA bezeichnet und dient dazu, die Ursache eines Problems zu ermitteln, um die Folgen des Problems zu beheben. Sie erfordert eine klare Identifizierung des Problems und das Sammeln von Informationen, um seine Folgen zu begrenzen. Dies kann Folgendes beinhalten 

durch Austausch mit den Teams, aufmerksames Beobachten oder auch mit der 5-Why-Technik.