Comment éviter la dérive des objectifs d’un projet ?

La plupart des projets font face à des dérives. De temps, de livrables, de coûts ou de ressources : elles menacent la réussite du projet. De ce fait, comprendre les causes de ces déviations s’avère essentiel afin de proposer un plan de redressement qui sauvera le projet. 

Dans cet article, nous présentons les différentes causes de ces écarts et vous présentons des conseils actionnables pour les éviter et les limiter. 

Qu’est-ce qu’une déviation dans un projet ?

Une déviation dans un projet se produit lorsque celui-ci ne suit pas le chemin attendu. Toutefois, une déviation implique que des objectifs initiaux aient été définis, tant en termes de coûts, que de délais ou de qualité. De ce fait, il existe aussi bien des menaces financières que liées au temps, à l’allocation des ressources ou aux livrables. 

Plusieurs éléments sont susceptibles de provoquer des déviations.

• Le manque de préparation rigoureuse, et notamment le manque de clarté du cahier des charges projet. Or, celui-ci permet de définir avec le client les objectifs ainsi que le périmètre.
• Le manque d’anticipation et une gestion des risques projet non maîtrisée. 
• L’évolution du périmètre qui peut avoir un impact sur les ressources, les délais et les coûts.

Les écarts d’alignement avec les objectifs clients

Les dérives de portée mettent en danger un projet. En effet, la portée désigne les tâches devant être accomplies lors du projet. Mais il arrive que la demande du client évolue au fil du projet et que celui-ci requiert des livrables supplémentaires. Il est donc crucial de définir clairement dès l’étape du cahier des charges projet, la portée et les livrables attendus puis de les faire valider afin de limiter les dérives de portée.

Celle-ci peut avoir un impact : 

• sur les délais, décalant parfois la livraison,
• sur la qualité, car les équipes se mobilisent pour faire rentrer les tâches à réaliser dans le temps initialement prévu. 
• sur les coûts car des ressources supplémentaires peuvent être nécessaires. 

Les causes principales d’un écart d’alignement 

Les écarts d’alignement peuvent intervenir à différentes étapes du projet.

• Lors de la phase de planification : une définition des objectifs un peu floue, des estimations imprécises ou des attentes irréalistes peuvent conduire à des écarts d’alignement. 
• Lors de la phase d’exécution : un changement de portée peut nécessiter une modification de l’allocation des ressources, soit en termes d’effectifs, soit de compétences. Le recours à la sous-traitance crée alors des dérives de coûts.
• Au cours du projet : dans la communication, avec le client ou en interne, ce qui peut créer un désengagement et une baisse de productivité. 

Comment éviter les déviations d’alignement ? 

Effectuer un suivi régulier pour identifier les risques

Éviter les déviations nécessite de se montrer attentif et réactif. Il est nécessaire de suivre le projet de près avec des indicateurs adaptés et d’instaurer une communication régulière tant avec le client qu’avec les équipes. Instaurer des jalons intermédiaires régulièrement aide à limiter les écarts.

Si des risques de dérives des objectifs sont identifiés, il convient d’identifier les causes de ces retards et de proposer des solutions, il faudra alors arbitrer et prioriser. 

Définir clairement le périmètre

Une manière d’éviter les dérives d’alignement est de bien définir le périmètre et la portée dès la phase de planification. Posez les questions qui vous permettront de cerner les attentes du client et anticipez tout ce qui pourrait être sujet à dérive. Consignez alors l’ensemble par écrit dans le cahier des charges du projet. 

Communiquer et contractualiser 

Parfois, les dérives de portée sont inévitables. Toutefois, il est important de préciser en amont au client les impacts en cas de modifications : retards, coûts supplémentaires potentiels… Nous vous recommandons de contractualiser chaque commande avec un devis ou bon de commande signés du client afin de vous protéger. 

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L’impact des jalons et des livrables sur le dérapage d’un projet

Les jalons définissent les grandes étapes du projet tandis que les livrables de projet sont les rendus commandés par le client. Les dates de rendu des livrables sont généralement fixées à l’avance et peuvent constituer un moyen d’échelonner la facturation du projet.

Qu’est-ce qui entraîne une déviation des jalons et des livrables ?

Les causes des dérives de jalons et livrables sont généralement liées à : 

• une gestion des ressources non optimale ;
• une estimation faussée des compétences ;
• une estimation erronée des temps, lorsque les capacités des collaborateurs ont été surestimées ou quand les heures non facturables n’ont pas été prises en compte ;
• un décalage lié à la relation client : des allers-retours plus nombreux que prévus, des réponses tardives ou des étapes de validation supplémentaires ;
• les changements de portée ;
• un manque de coordination liée à des outils non adaptés ou optimisés par rapport aux attentes.

Comment anticiper les dérives de livrables ? 

Les dérives de livrables peuvent être limitées grâce à une observation fine de certains signaux : retards, demandes de changement, dépassements de budget… 

Si vous observez ces comportements, vous devez chercher à identifier ces causes. Souvent, cela concerne un cadrage initial imprécis, de mauvaises estimations ou encore des problèmes de communication.

Pour anticiper les dérives de livrables, cadrez le projet. iInstaurez des processus de validation avec le client et en interne : instances de validation ou encore délais maximum de validation vous aideront à limiter les déviations de livrables.

Les dérivations d’objectifs de temps

Le respect des délais reste une composante clé dans la réussite d’un projet et constitue d’ailleurs l’un des critères d’évaluation de la performance d’une mission les plus utilisés avec le respect des coûts.

D’où l’importance d’effectuer un suivi rigoureux et d’analyser les écarts entre les objectifs et le réel tant au niveau du projet que par jour, par heure, par profil ou par rôle. Les déviations de planning représentent une menace car elles génèrent souvent des dérives de coûts.

Quelles sont les causes des déviations de temps ? 

Le manque de communication

Les objectifs de temps doivent être définis mais aussi communiqués aux équipes opérationnelles afin qu’elles adaptent leur rythme.

Le manque de pertinence dans le choix des indicateurs à suivre

Choisissez attentivement les indicateurs à suivre. Le reste à faire est par exemple pertinent car il offre une visibilité sur les temps réalisés vs les temps planifiés. Sur Stafiz, il est d’ailleurs possible de configurer des alertes préventives pour plus de réactivité.

Comparaison entre les temps réalisés et planifiés dans Stafiz

Le manque d’expertise

La prise de décisions stratégiques nécessite un certain niveau d’expertise, notamment pour la planification des budgets. Un profil moins expérimenté n’a pas toujours le recul nécessaire pour définir des objectifs réalistes. 

Le manque de visibilité 

Un manque de visibilité sur la capacité des ressources entraîne une sélection peu optimisée des profils. Un profil moins expert que prévu prend alors plus de temps. Or, l’allocation des ressources est un sujet stratégique pour éviter la dérive de temps. 

Comment éviter une dérive de temps ?

Consulter l’historique

Un suivi de projet rigoureux aide à limiter les dérives de temps. Sur Stafiz, il est possible d’accéder à l’historique des projets afin d’observer les déviations par type de tâches ou d’activité.  

Reporting des projets passés avec possibilité de comparaison et d’analyse pour comprendre les points d’amélioration et les erreurs à ne pas reproduire

Comparer temps passés et réalisés

De plus, mettre en place un suivi des temps régulier est essentiel, afin de pouvoir comparer les temps planifiés et réalisés. Il est alors possible d’ajuster les prévisions si besoin. Stafiz met ainsi automatiquement à jour les rapports chaque jour à minuit, afin de vous aider à suivre l’évolution des projets.

Écran de comparaison entre les temps réalisés et les temps planifiés dans Stafiz. 

Établir des limitations de temps réalisés

Sur Stafiz, vous pouvez limiter l’enregistrement des temps réalisés en fonction du plan de production. Cela évite que les collaborateurs ne saisissent plus de temps que prévu et vous offre une visibilité sur les heures travaillées. 

En restreignant les saisies des temps, les équipes sont incitées à respecter les délais, évitant ainsi les déviations de temps.

Les déviations de coût et de rentabilité

Quelles sont les causes fréquentes de dérive des coûts ? 

Les dérives de coûts et de rentabilité sont très liées à la gestion des temps. En effet, une déviation de planning est l’une des causes de dépassement des coûts les plus fréquentes.

Différence entre la planification et la réalisation

Lorsque la planification en début de projet manque de justesse, notamment sur l’allocation des ressources, tout doit être mis en œuvre pour rattraper le tir. Souvent, cela se traduit par le recours à des prestataires externes ou des profils très experts qui génèrent des surcoûts.

Des notes de frais plus importantes que prévues menacent également le projet. Un projet qui requiert plus de déplacements que ce qui avait été anticipé dans le budget prévisionnel de projet entraîne des dépenses supplémentaires et cause une déviation des coûts. 

Durée de projet étendue

Un projet long se déroulant sur plusieurs années peut être difficile à chiffrer. Tout ne peut pas être anticipé avec exactitude, notamment l’augmentation des prix ou des salaires, qui vont impacter le coût global du projet. Cela peut conduire à une dérive des objectifs budgétaires. 

Quelles sont les bonnes pratiques pour éviter les dérives de coûts ?

Si les dérives de coûts s’avèrent quasiment impossibles à éviter, il existe toutefois des astuces pour limiter leur impact. 

Suivi des coûts à l’atterrissage

Le suivi des coûts à l’atterrissage en permanence et en temps réel permet d’améliorer la visibilité sur la rentabilité et de gagner en précision dans le suivi prévisionnel. 

Rigueur dans le suivi des coûts

La rigueur aide à éviter les dérives des coûts. Stafiz propose un module de gestion de frais ainsi qu’une application mobile pour pouvoir enregistrer de manière exhaustive les différents coûts. D’une simple photo du justificatif, vous pouvez les attribuer à une mission spécifique et gagner en visibilité.

Une visibilité en temps réel 

Enfin, une visibilité sur les coûts et sur l’état financier, en temps réel, permet de mieux surveiller et de réagir en cas de dérives des objectifs.

Les dérives liées à l’occupation des ressources

Pourquoi l’allocation des ressources est-elle souvent amenée à déraper ?

L’allocation des ressources représente un exercice difficile car stratégique. De ce fait, il est courant que la réalité diffère de la planification.

Manque de justesse dans la répartition de la charge

Une vision trop optimiste peut conduire à des estimations éloignées de la réalité. Un cas courant est de penser qu’il est possible de réaliser une tâche en interne qui nécessite finalement d’externaliser. 

La situation inverse existe aussi lorsqu’on imagine qu’externaliser permettra de gagner du temps. Or, lorsque la qualité escomptée n’est pas à la hauteur, cela nécessite un temps supplémentaire en interne. 

Cette planification imprécise entraîne des coûts supplémentaires par rapport au planifié et retarde le projet. D’où l’importance de bien connaître ses ressources, de cadrer le projet avec rigueur et se montrer flexible. 

Situation de “lock-in” 

Ce cas se produit lorsque vous êtes déjà tant engagé dans une direction qu’il est difficile de faire marche arrière. Ainsi, malgré les signaux d’alerte, vous continuez dans cette voie bien que les écarts se creusent. 

Comment implémenter une allocation des ressources efficace pour réduire les dépassements de temps ?

L’allocation des ressources est basée sur la connaissance que vous avez des compétences en interne, de vos forces et faiblesses ainsi que du projet. 

Obtenir de la visibilité 

Ainsi, il est essentiel de disposer d’une visibilité précise sur la charge de vos ressources, tant à court terme qu’à long terme pour pouvoir anticiper. La maîtrise de la disponibilité des ressources est un enjeu clé pour éviter les déviations de projet. 

Anticiper des scénarios

Pour vous aider à mettre en place une allocation des ressources efficace, vous pouvez utiliser des outils. Stafiz propose une fonctionnalité de scenario builder pouvant générer différents scénarios à partir de différents critères comme le scénario le plus rentable ou le plus rapide. 

Cet outil permet de présenter des scénarios qui n’auraient pas été envisagés, ou encore plus pessimistes, ce qui permet de mieux anticiper les risques.

Un projet qui dérive risque de ne pas être rentable. Éviter la dérive des objectifs s’avère donc essentiel. Il convient alors de chercher à comprendre les causes de ces déviations. Souvent, il s’agit d’une estimation de départ erronée, illustration d’un manque d’expérience, même si des facteurs internes ou externes inattendus peuvent survenir.

Pour éviter les déviations des objectifs dans un projet, une préparation minutieuse est donc indispensable. Toutefois, il arrive que certains projets ne puissent pas être sauvés ou que toutes les attentes initiales ne puissent être satisfaites. Dans tous les cas, établir un bilan de projet est essentiel car il permet de faire le point et constitue un historique précieux pour les projets futurs.