¿Cómo podemos evitar la deriva de los objetivos de un proyecto?
La mayoría de los proyectos enfrentan abusos. Tiempo, entregables, costes o recursos: amenazan el éxito del proyecto. Por ello, entender las causas de estas desviaciones es fundamental para proponer un plan de recuperación que salve el proyecto.
En este artículo, presentamos las diferentes causas de estas desviaciones y presentamos consejos prácticos para evitarlas y limitarlas.
¿Qué es una desviación en un proyecto?
Una desviación en un proyecto se produce cuando el proyecto no sigue la ruta esperada. Sin embargo, una desviación implica que se han definido objetivos iniciales , ya sea en términos de costes, plazos o calidad. Como resultado, existen amenazas para el dinero, el tiempo, la asignación de recursos y los resultados.
Es probable que varios elementos causen desviaciones.
- La falta de preparación rigurosa y, en particular, la falta de claridad de las especificaciones del proyecto. Sin embargo, esto permite al cliente definir los objetivos y el alcance.
- Falta de anticipación y gestión de riesgos de proyectos descontrolada .
- Cambios en el alcance , que pueden tener un impacto en los recursos, plazos y costos.
Brechas de alineación con los objetivos del cliente
Las desviaciones de rango ponen en peligro un proyecto. De hecho, el alcance se refiere a las tareas a realizar durante el proyecto. Pero a veces la solicitud del cliente evoluciona a lo largo del proyecto y el proyecto requiere entregables adicionales. Por lo tanto, es crucial definir claramente el alcance y los entregables esperados en la etapa de especificación del proyecto y luego validarlos para limitar las desviaciones del alcance.
Esto puede tener un impacto:
- en plazos, a veces posponiendo la entrega,
- en calidad, porque los equipos se movilizan para garantizar que las tareas a realizar se incluyan en el tiempo inicialmente previsto.
- en los costos, ya que pueden ser necesarios recursos adicionales.
Las principales causas de la desalineación
Las desalineaciones pueden ocurrir en diferentes etapas del proyecto.
- Durante la fase de planificación: una definición algo vaga de los objetivos, estimaciones imprecisas o expectativas poco realistas pueden dar lugar a discrepancias de alineación.
- Durante la fase de ejecución: Un cambio en el alcance puede requerir un cambio en la asignación de recursos, ya sea en términos de personal o habilidades. El uso de la subcontratación crea derivas de costos.
- Durante el proyecto: en la comunicación, con el cliente o internamente, lo que puede crear desconexión y una caída de la productividad.
¿Cómo evitar desviaciones de alineación?
Realizar un seguimiento regular para identificar los riesgos
Evitar desviaciones requiere atención y capacidad de respuesta. Es necesario seguir de cerca el proyecto con indicadores adecuados y establecer una comunicación regular tanto con el cliente como con los equipos. Establecer hitos intermedios con regularidad ayuda a limitar las brechas.
Si se identifican riesgos de desviación de los objetivos, es necesario identificar las causas de estos retrasos y proponer soluciones, entonces será necesario arbitrar y priorizar.
Definir claramente el alcance
Una forma de evitar la desviación de la alineación es definir claramente el alcance y el alcance en la fase de planificación. Haga preguntas que le permitan identificar las expectativas del cliente y anticipar cualquier cosa que pueda estar sujeta a la deriva. Luego escriba todo en las especificaciones del proyecto.
Comunicación y contratación
A veces, las derivas de rango son inevitables. Sin embargo, es importante especificar al cliente de antemano los impactos en caso de cambios : retrasos, posibles costes adicionales, etc. Le recomendamos que contrate cada pedido con un presupuesto u orden de compra firmada por el cliente para protegerse.
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El impacto de los hitos y los entregables en el retraso del proyecto
Los hitos definen los principales hitos del proyecto, mientras que los entregables del proyecto son las representaciones ordenadas por el cliente. Los plazos de entrega generalmente se establecen con anticipación y pueden ser una forma de escalonar la facturación del proyecto.
¿Qué hace que los hitos y los entregables se desvíen?
Las causas de la deriva de hitos y entregables generalmente están relacionadas con:
- Gestión subóptima de los recursos;
- una estimación distorsionada de las habilidades;
- Estimación inexacta del tiempo, cuando se han sobreestimado las capacidades de los empleados o cuando no se han tenido en cuenta las horas no facturables.
- un retraso relacionado con la relación con el cliente: más idas y venidas de lo esperado, respuestas tardías o pasos de validación adicionales;
- cambios en el alcance;
- una falta de coordinación debido a herramientas que no están adaptadas u optimizadas en relación con las expectativas.
¿Cómo podemos anticipar las derivas entregables?
La deriva de entrega se puede limitar observando de cerca ciertas señales: retrasos, solicitudes de cambio, excesos presupuestarios, etc.
Si observa estos comportamientos, debe tratar de identificar estas causas. A menudo, se trata de un encuadre inicial impreciso, estimaciones deficientes o problemas de comunicación.
Para anticipar las desviaciones entregables, enmarque el proyecto. Establece procesos de validación con el cliente e internamente: instancias de validación o tiempos máximos de validación te ayudarán a limitar las desviaciones entregables.
Derivaciones de objetivos de tiempo
El respeto de los plazos sigue siendo un componente clave en el éxito de un proyecto y es uno de los criterios más utilizados para evaluar el desempeño de una tarea junto con el respeto de los costos.
De ahí la importancia de un seguimiento riguroso y el análisis de las brechas entre los objetivos y la realidad tanto a nivel de proyecto como por día, hora, perfil o rol. Las desviaciones de programación representan una amenaza porque a menudo generan una desviación de costos.
¿Cuáles son las causas de las desviaciones de tiempo?
Falta de comunicación
Los objetivos de tiempo deben definirse pero también comunicarse a los equipos operativos para que puedan adaptar su ritmo.
Falta de pertinencia en la elección de los indicadores que deben ser objeto de seguimiento
Elija cuidadosamente qué indicadores rastrear. El resto a hacer es relevante, por ejemplo, porque ofrece visibilidad sobre los tiempos alcanzados frente a los tiempos planificados. En Stafiz, también es posible configurar alertas preventivas para una mayor capacidad de respuesta.
Comparación entre tiempos reales y planificados en Stafiz
Falta de experiencia
La toma de decisiones estratégicas requiere un cierto nivel de experiencia, especialmente para la planificación presupuestaria. Un perfil menos experimentado no siempre tiene la retrospectiva necesaria para definir objetivos realistas.
Falta de visibilidad
La falta de visibilidad de la capacidad de los recursos conduce a una selección de perfiles mal optimizada. Un perfil menos experto de lo esperado lleva más tiempo. Sin embargo, la asignación de recursos es un tema estratégico para evitar la deriva del tiempo.
¿Cómo evitar la deriva del tiempo?
Ver historial
El seguimiento riguroso del proyecto ayuda a limitar la desviación del tiempo. En Stafiz, es posible acceder al historial de proyectos para observar desviaciones por tipo de tarea o actividad.
Informes de proyectos pasados con posibilidad de comparación y análisis para comprender las áreas de mejora y los errores que no se repetirán
Comparar el tiempo empleado y el tiempo empleado
Además, es esencial establecer un seguimiento regular del tiempo para poder comparar los tiempos planificados y los reales. A continuación, es posible ajustar las previsiones si es necesario. Stafiz actualiza automáticamente los informes todos los días a medianoche, para ayudarlo a realizar un seguimiento del progreso de los proyectos.
Pantalla comparativa entre los tiempos alcanzados y los tiempos previstos en Stafiz.
Establecer límites de tiempo
En Stafiz, puede limitar el registro de los tiempos alcanzados de acuerdo con el plan de producción. Esto evita que los empleados ingresen más tiempo del esperado y le brinda visibilidad de las horas trabajadas.
Al restringir las entradas de tiempo, se incentiva a los equipos a cumplir con los plazos, evitando así desviaciones de tiempo.
Desviaciones de costes y rentabilidad
¿Cuáles son las causas comunes de la deriva de costos?
Las derivas de costes y rentabilidad están estrechamente relacionadas con la gestión del tiempo. De hecho, una desviación del cronograma es una de las causas más comunes de sobrecostos.
Diferencia entre planificación y entrega
Cuando la planificación al comienzo del proyecto no es precisa, especialmente en términos de asignación de recursos, se debe hacer todo lo posible para ponerse al día. A menudo, esto se traduce en el uso de proveedores de servicios externos o perfiles muy expertos que generan costes adicionales.
Los informes de gastos mayores de lo esperado también amenazan el proyecto. Un proyecto que requiere más viajes de lo previsto en el presupuesto proyectado del proyecto da como resultado gastos adicionales y desviación de costos.
Duración extendida del proyecto
Un proyecto largo durante varios años puede ser difícil de cuantificar. No todo se puede anticipar con precisión, incluidos los aumentos de precios o los salarios, lo que afectará el costo total del proyecto. Esto puede conducir a una desviación de los objetivos presupuestarios.
¿Cuáles son las mejores prácticas para evitar la deriva de costos?
Si bien las derivas de costos son casi imposibles de evitar, existen consejos para limitar su impacto.
Seguimiento de los costos en el aterrizaje
El monitoreo continuo en tiempo real de los costos de aterrizaje mejora la visibilidad de la rentabilidad y mejora la precisión en el monitoreo predictivo.
Rigor en el control de costes
El rigor ayuda a evitar desviaciones de costos. Stafiz ofrece un módulo de gestión de gastos , así como una aplicación móvil para poder registrar los distintos costes de forma exhaustiva. Con una simple foto del recibo, puede asignarlos a una misión específica y ganar visibilidad.
Visibilidad en tiempo real
Finalmente, la visibilidad de los costos y el estado financiero, en tiempo real, permite un mejor seguimiento y reacción en caso de desviaciones de los objetivos.
Abusos relacionados con la ocupación de recursos
¿Por qué la asignación de recursos a menudo se descarrila?
La asignación de recursos es un ejercicio difícil porque es estratégico. Como resultado, es común que la realidad difiera de la planificación.
Falta de precisión en la distribución de la carga
Una visión demasiado optimista puede llevar a estimaciones que están lejos de la realidad. Un caso común es pensar que es posible realizar una tarea internamente que en última instancia requiere tercerización.
La situación opuesta también existe cuando imaginamos que la subcontratación ahorrará tiempo. Sin embargo, cuando la calidad esperada no está a la altura, requiere tiempo adicional internamente.
Esta planificación inexacta genera costos adicionales en comparación con lo planificado y retrasa el proyecto. De ahí la importancia de conocer bien tus recursos, enmarcar el proyecto con rigor y ser flexible.
Situación de bloqueo
Esto sucede cuando ya estás tan comprometido en una dirección que es difícil dar marcha atrás. Entonces, a pesar de las señales de advertencia, continúa en este camino a pesar de que las brechas se están ampliando.
¿Cómo implementar una asignación efectiva de recursos para reducir los excesos de tiempo?
La asignación de recursos se basa en su conocimiento de las habilidades internas, sus fortalezas y debilidades, así como el proyecto.
Gana visibilidad
Por lo tanto, es fundamental tener una visibilidad precisa sobre la carga de sus recursos, tanto a corto como a largo plazo para poder anticiparse. Controlar la disponibilidad de recursos es un tema clave para evitar desviaciones del proyecto.
Anticipar escenarios
Para ayudarle a configurar una asignación de recursos eficaz , puede utilizar herramientas. Stafiz ofrece una función de creación de escenarios que puede generar diferentes escenarios en función de diferentes criterios, como el escenario más rentable o el más rápido.
Esta herramienta permite presentar escenarios que no se habrían considerado, o incluso más pesimistas, lo que permite anticipar mejor los riesgos.
Un proyecto que se desvía puede no ser rentable. Por lo tanto, es esencial evitar la deriva de la lente. Por lo tanto, es necesario tratar de comprender las causas de estas desviaciones. A menudo, se trata de una estimación inicial incorrecta, una ilustración de la falta de experiencia, incluso si pueden surgir factores internos o externos inesperados.
Por lo tanto, para evitar desviaciones de los objetivos en un proyecto, es esencial una preparación cuidadosa. Sin embargo, a veces algunos proyectos no se pueden salvar o no se pueden cumplir todas las expectativas iniciales. En cualquier caso, la elaboración de una evaluación del proyecto es esencial porque permite hacer un balance y es un valioso antecedente para futuros proyectos.
Preguntas:
Un deslizamiento corresponde a una brecha significativa entre lo que se planea y lo que se ha logrado, ya sea en términos de tiempo, costo o alcance. A menudo es el resultado de una falta de anticipación, comunicación o seguimiento. La gobernanza rigurosa y la presentación periódica de informes son las mejores armas para controlarlos.
Las derivas se evitan mediante un encuadre preciso, una planificación realista y un seguimiento regular de los indicadores clave. Los hitos frecuentes, la comunicación transparente y la gestión clara de riesgos ayudan a anticipar las desviaciones antes de que se vuelvan críticas.
Realice un seguimiento de los costos en tiempo real y compárelos con el presupuesto inicial. Identifique las posiciones de riesgo y ajuste las prioridades o los recursos en las primeras desviaciones. El uso de una herramienta de gestión financiera de proyectos facilita el seguimiento continuo y refuerza la capacidad de respuesta ante las desviaciones.
Analiza inmediatamente el impacto en los plazos, los costes y los entregables y, a continuación, formaliza una solicitud de cambio. Hacer que esta evolución sea validada por el patrocinador o cliente antes de cualquier implementación, con el fin de preservar el equilibrio contractual y la trazabilidad del proyecto.
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