Hoe kun je voorkomen dat de doelstellingen van een project uit de koers raken?

De meeste projecten lopen tegen problemen aan. Of het nu gaat om tijd, resultaten, kosten of middelen, ze bedreigen het succes van het project. Als gevolg hiervan is het begrijpen van de oorzaken van deze afwijkingen essentieel om een herstelplan voor te stellen dat het project zal redden. 

In dit artikel bekijken we de verschillende oorzaken van deze discrepanties en geven we je bruikbaar advies over hoe je ze kunt voorkomen en beperken. 

Wat is een afwijking in een project?

Er is sprake van een afwijking in een project als het project niet het verwachte pad volgt. Een afwijking impliceert echter dat de oorspronkelijke doelstellingen zijn gedefinieerd, of het nu gaat om kosten, deadlines of kwaliteit. Als gevolg hiervan zijn er zowel financiële bedreigingen als bedreigingen met betrekking tot tijd, toewijzing van middelen en op te leveren producten. 

Verschillende factoren kunnen afwijkingen veroorzaken.

• Het gebrek aan grondige voorbereiding, en in het bijzonder het gebrek aan duidelijkheid in de projectspecificaties. Hier worden de doelstellingen en de reikwijdte samen met de klant bepaald.
• Gebrek aan anticipatie en projectrisicobeheer management.
• Wijzigingen in de reikwijdte van het project, die van invloed kunnen zijn op middelen, tijdschema's en kosten.

Lacunes in de afstemming op klantdoelstellingen

Scope creep kan een project in gevaar brengen. De scope geeft de taken aan die tijdens het project moeten worden uitgevoerd. Maar soms veranderen de eisen van de klant in de loop van het project en vereisen ze aanvullende deliverables. Het is daarom cruciaal om de scope en de verwachte deliverables duidelijk te definiëren in defase van de projectspecificaties en ze vervolgens te laten valideren om scope creep te beperken.

Dit kan een impact hebben: 

• op doorlooptijden, waardoor de levering soms wordt uitgesteld,
• op kwaliteit, omdat de teams worden gemobiliseerd om ervoor te zorgen dat de uit te voeren taken binnen de oorspronkelijk geplande tijd worden voltooid. 
• op de kosten, aangezien extra middelen nodig kunnen zijn. 

De belangrijkste oorzaken van scheefstand 

In verschillende fasen van het project kunnen afwijkingen optreden.

• Tijdens de planningsfase: een vage definitie van doelstellingen, onnauwkeurige schattingen of onrealistische verwachtingen kunnen leiden tot verkeerde afstemmingen. 
• Tijdens de uitvoeringsfase: een verandering in de reikwijdte kan een verandering in de toewijzing van middelen vereisen, hetzij in termen van personeelsbestand of vaardigheden. Het gebruik van onderaannemers kan leiden tot kostenoverschrijdingen.
• Tijdens het project: in de communicatie, met de klant of intern, wat kan leiden tot desinteresse en een daling van de productiviteit. 

Hoe kan ik uitlijnfouten vermijden? 

Regelmatige controle om risico's te identificeren

Om afwijkingen te voorkomen, moet je alert en responsief zijn. Je moet het project goed in de gaten houden, de juiste indicatoren gebruiken en regelmatig communiceren met zowel de klant als de teams. Het stellen van regelmatige tussentijdse mijlpalen helpt afwijkingen te beperken.

Als er risico's op doeloverschrijdingen worden vastgesteld, moetende oorzaken van deze vertragingen worden geïdentificeerd en oplossingen worden voorgesteld, waarna arbitrage en prioritering nodig zijn. 

De reikwijdte duidelijk definiëren

Een manier om het afstemmingsverloop te voorkomen is om de reikwijdte en omvang duidelijk te definiëren in de planningsfase. Stel de vragen waarmee je de verwachtingen van de klant kunt identificeren en anticipeer op alles wat aan drift onderhevig zou kunnen zijn. Leg vervolgens alles schriftelijk vast in de projectspecificaties. 

Communiceren en contracteren 

Soms is scope creep onvermijdelijk. Het is echter belangrijk om de klant vooraf te informeren over de gevolgen van eventuele wijzigingen: vertragingen, mogelijke extra kosten, enz. We raden aan om elke bestelling te contracteren met een offerte of inkooporder die door de klant wordt ondertekend om uzelf te beschermen. 

Stafiz biedt een kader dat contractualisering bevordert

Vanaf de voorverkoopfase kun je je offertes beheren en duidelijke bestelformulieren voor je klanten maken.

Meer lezen

De invloed van mijlpalen en deliverables op projectvertraging

Mijlpalen definiëren de belangrijkste fasen van het project, terwijl projectresultaten de door de klant bestelde deliverables zijn. De data waarop de deliverables klaar moeten zijn, liggen meestal van tevoren vast en kunnen worden gebruikt omde kosten van het project te spreiden.

Wat leidt tot afwijkingen van mijlpalen en deliverables?

De oorzaken van het uitlopen van mijlpalen en deliverables hebben over het algemeen te maken met : 

• suboptimaal beheer van hulpbronnen ;
• een vertekende beoordeling van vaardigheden;
• onnauwkeurige tijdsramingen, wanneer de capaciteiten van werknemers overschat zijn of wanneer niet-factureerbare niet factureerbare uren niet in aanmerking zijn genomen;
• een vertraging die verband houdt met de klantrelatie: meer rondreizen dan verwacht, late reacties of extra validatiestappen;
• wijzigingen in de reikwijdte ;
• een gebrek aan coördinatie door hulpmiddelen die niet zijn aangepast of geoptimaliseerd om aan de verwachtingen te voldoen.

Hoe kun je anticiperen op leveringsdrift? 

Afwijkingen in deliverables kunnen worden beperkt door zorgvuldig te letten op bepaalde signalen: vertragingen, wijzigingsverzoeken, budgetoverschrijdingen, enz. 

Als je dit gedrag waarneemt, moet je proberen de oorzaken te achterhalen. Vaak gaat het om onnauwkeurige initiële scoping, slechte inschattingen of communicatieproblemen.

Stel validatieprocessen op met de klant en intern: validatieorganen of maximale validatiedeadlines zullen je helpen om afwijkingen in deliverables te beperken.

Afleiding van tijdsdoelstellingen

De halen van deadlines blijft een belangrijke factor in het succes van een project en is een van de criteria die worden gebruikt om de een van de meest gebruikte criteria voor het beoordelen van meest gebruikte criteria voor het beoordelen van de prestaties van een opdracht.

Vandaar het belang van rigoureuze monitoring enanalyse van de hiaten tussen doelstellingen en realiteit, zowel op projectniveau als per dag, uur, profiel of rol. Afwijkingen van de planning zijn een bedreiging omdat ze vaak leiden tot kostenoverschrijdingen.

Wat veroorzaakt tijdafwijkingen? 

Gebrek aan communicatie

Tijdsdoelen moeten worden gedefinieerd en gecommuniceerd naar operationele teams, zodat zij hun tempo kunnen aanpassen.

Gebrek aan relevantie bij de keuze van de te controleren indicatoren

Kies de indicatoren die je wilt controleren zorgvuldig. De resterende tijd tot voltooiing is bijvoorbeeld relevant omdat het inzicht geeft in de tijd die is genomen versus de geplande tijd. Op Stafiz kunt u ook preventieve waarschuwingen instellen voor een grotere reactiesnelheid.

Vergelijking tussen opgenomen en geplande tijden in Stafiz

Gebrek aan expertise

Strategische besluitvorming vereist een zekere mate van expertise, vooral als het gaat om budgetplanning. Een minder ervaren profiel heeft niet altijd de nodige kennis achteraf om realistische doelstellingen te definiëren. 

Gebrek aan zichtbaarheid 

Een gebrek aan zichtbaarheid op de capaciteit van middelen leidt tot een minder dan optimale selectie van profielen. Een profiel dat minder deskundig is dan verwacht, duurt vervolgens langer. En toch, middelentoewijzing is een strategische kwestie om tijdsdrift te voorkomen.

Hoe kun je tijddrift voorkomen?

Geschiedenis bekijken

Rigoureuze projecttracking helpt bij het beperken van tijdsoverschrijdingen. Op Stafiz hebt u toegang tot degeschiedenis van projecten om afwijkingen per type taak of activiteit te observeren.  

Rapportage over eerdere projecten, met de mogelijkheid tot vergelijking en analyse om gebieden te identificeren die voor verbetering vatbaar zijn en fouten die niet herhaald mogen worden

De bestede tijd vergelijken met de bereikte tijd

Daarnaast is het essentieel om regelmatig tijdsbewaking in te stellen, zodat je geplande en werkelijke tijden kunt vergelijken. U kunt dan uw prognoses aanpassen als dat nodig is. Stafiz werkt de rapporten elke dag om middernacht automatisch bij om je te helpen de voortgang van het project bij te houden.

Vergelijkingsscherm tussen gerealiseerde tijden en geplande tijden in Stafiz. 

Bepaal tijdslimieten

Met Stafiz kun je de registratie van gewerkte tijd beperken volgens het productieplan. Dit voorkomt dat werknemers meer tijd registreren dan gepland en geeft u zicht op de gewerkte uren. 

Door tijdsinvoer te beperken, worden teams aangemoedigd om deadlines te respecteren, waardoor tijdafwijkingen worden vermeden.

Afwijkingen in kosten en winstgevendheid

Wat zijn de meest voorkomende oorzaken van kostenoverschrijdingen? 

Afwijkingen in kosten en winstgevendheid zijn nauw verbonden met tijdmanagement. Afwijkingen in de planning zijn zelfs een van de oorzaken van oorzaken van kostenoverschrijdingen. oorzaken van kostenoverschrijdingen.

Het verschil tussen planning en implementatie

Als de planning aan het begin van een project onnauwkeurig is, vooral als het gaat om het toewijzen van middelen, moet alles op alles worden gezet om dit goed te maken. Vaak betekent dit het inzetten van externe dienstverleners of zeer deskundige profielen, wat extra kosten met zich meebrengt.

Grotere uitgaven dan verwacht vormen ook een bedreiging voor het project. Een project dat meer reizen vereist dan was voorzien in het voorlopige projectbegroting leidt tot extra uitgaven en kostenoverschrijdingen.

Verlengde projectduur

Een langetermijnproject dat over meerdere jaren loopt, kan moeilijk te becijferen zijn. Niet alles kan nauwkeurig worden voorzien, met name prijs- of salarisstijgingen, die van invloed zullen zijn op de totale kosten van het project. Dit kan leiden tot budgettaire overschrijdingen. 

Wat zijn de beste methoden om kostenoverschrijdingen te voorkomen?

Hoewel kostenoverschrijdingen vrijwel onmogelijk te vermijden zijn, zijn er manieren om de impact ervan te beperken. 

Landingskosten bijhouden

Continue, realtime bewaking van landingskostenverbetert de zichtbaarheid van winstgevendheid en maakt prognoses nauwkeuriger. 

Strikte kostenbeheersing

Stiptheid helpt kostenoverschrijdingen voorkomen. Stafiz biedt zowel een module voor onkostenbeheer als een mobiele applicatie, zodat je de verschillende kosten uitputtend kunt registreren. Met een eenvoudige foto van het bonnetje kun je ze toewijzen aan een specifieke missie en krijg je meer zichtbaarheid.

Real-time zichtbaarheid 

Tot slot betekent real-time zichtbaarheid van kosten enfinanciële status dat je effectiever kunt controleren en reageren als doelen niet worden gehaald.

Misbruik in verband met het gebruik van hulpbronnen

Waarom loopt de toewijzing van middelen vaak uit de hand?

Het toewijzen van middelen is een moeilijke en strategische oefening. Daardoor wijkt de realiteit vaak af van de planning.

Gebrek aan precisie in de verdeling van de belasting

Een te optimistische kijk kan leiden tot schattingen die ver af staan van de werkelijkheid. Een veelvoorkomend voorbeeld is denken dat het mogelijk is om een taak intern uit te voeren die uiteindelijk moet worden uitbesteed. 

De omgekeerde situatie doet zich ook voor wanneer we denken dat uitbesteding tijd bespaart. Als de verwachte kwaliteit echter niet aan de verwachtingen voldoet, is er intern extra tijd nodig. 

Een onnauwkeurige planning leidt tot extra kosten en vertraagt het project. Daarom is het zo belangrijk om je resources goed te kennen, het project rigoureus in te kaderen en flexibel te zijn. 

Lock-in situatie 

Dit gebeurt wanneer je al zo ver in een bepaalde richting bent dat het moeilijk is om terug te keren. Dus ondanks de waarschuwingssignalen ga je door in die richting, ook al worden de kloven groter. 

Hoe kan een efficiënte toewijzing van middelen worden geïmplementeerd om tijdoverschrijdingen te beperken?

De toewijzing van middelen is gebaseerd op je kennis van interne vaardigheden, je sterke en zwakke punten en het project. 

Zichtbaarheid krijgen 

Het is daarom essentieel om precies zicht te hebben op de belasting van je resources, zowel op de korte als op de lange termijn, om vooruit te kunnen plannen. De beschikbaarheid van beschikbaarheid van middelen is een sleutelfactor in het voorkomen van projectafwijkingen.

Anticiperen op scenario's

Je kunt tools gebruiken die je helpen om middelen efficiënt toe te wijzen. Stafiz biedt een scenario builder functie die verschillende scenario's kan genereren op basis van verschillende criteria, zoals het meest kosteneffectieve of het snelste scenario. 

Deze tool maakt het mogelijk om scenario's te presenteren die niet voorzien zouden zijn, of zelfs meer pessimistische scenario's, waardoor het mogelijk wordt om beter op risico's te anticiperen.

Een project dat uit de koers raakt, riskeert niet rendabel te zijn. Het is daarom essentieel om te voorkomen dat je van je doelstellingen afwijkt. Het is daarom belangrijk om de oorzaken van deze afwijkingen te begrijpen. Vaak is het een kwestie van een verkeerde initiële schatting, een illustratie van een gebrek aan ervaring, zelfs als er onverwachte interne of externe factoren kunnen optreden.

Een zorgvuldige voorbereiding is daarom essentieel om te voorkomen dat er wordt afgeweken van de doelstellingen van een project. Het kan echter voorkomen dat sommige projecten niet gered kunnen worden of dat niet aan alle aanvankelijke verwachtingen kan worden voldaan. In alle gevallen is het opstellen van een projectbeoordeling essentieel, omdat het je in staat stelt de balans op te maken en waardevolle achtergrondinformatie biedt voor toekomstige projecten.