Wie kann man vermeiden, dass die Ziele eines Projekts auseinanderdriften?

Die meisten Projekte sind mit Missbrauch konfrontiert. Zeit, Leistungen, Kosten oder Ressourcen: Sie bedrohen den Erfolg des Projekts. Daher ist es wichtig, die Ursachen dieser Abweichungen zu verstehen, um einen Wiederherstellungsplan vorzuschlagen, der das Projekt rettet. 

In diesem Artikel stellen wir die verschiedenen Ursachen für diese Abweichungen vor und geben umsetzbare Tipps, um sie zu vermeiden und zu begrenzen. 

Was ist eine Abweichung in einem Projekt?

Eine Abweichung in einem Projekt liegt vor, wenn das Projekt nicht dem erwarteten Pfad folgt. Eine Abweichung impliziert jedoch, dass erste Ziele definiert wurden, sei es in Bezug auf Kosten, Termine oder Qualität. Infolgedessen drohen Geld , Zeit, Ressourcenzuweisung und Leistungen. 

Mehrere Elemente können zu Abweichungen führen.

• Das Fehlen einer rigorosen Vorbereitung und insbesondere die mangelnde Klarheit der Projektspezifikationen. Dies ermöglicht es dem Kunden jedoch, sowohl die Ziele als auch den Umfang zu definieren.
• Mangelnde Antizipation und unkontrolliertes Projektrisikomanagement .
• Änderungen des Umfangs , die sich auf Ressourcen, Fristen und Kosten auswirken können.

Lücken in der Ausrichtung an den Kundenzielen

Reichweitenabweichungen gefährden ein Projekt. Der Umfang bezieht sich nämlich auf die Aufgaben, die während des Projekts ausgeführt werden sollen. Aber manchmal entwickelt sich die Anfrage des Kunden im Laufe des Projekts weiter und das Projekt erfordert zusätzliche Leistungen. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, den Umfang und die erwarteten Ergebnisse in der Phase der Projektspezifikation klar zu definieren und dann validieren zu lassen, um Abweichungen, die vom Umfang abweichen, zu begrenzen.

Dies kann Auswirkungen haben: 

• bei Terminen, manchmal durch Verschiebung der Lieferung,
• auf Qualität, weil die Teams mobilisiert werden, um sicherzustellen, dass die auszuführenden Aufgaben in der ursprünglich geplanten Zeit enthalten sind. 
• Kosten, da zusätzliche Ressourcen erforderlich sein können. 

Die Hauptursachen für Fluchtungsfehler 

Fehlausrichtungen können in verschiedenen Phasen des Projekts auftreten.

• In der Planungsphase: Eine etwas vage Zieldefinition, ungenaue Schätzungen oder unrealistische Erwartungen können zu Abstimmungsdiskrepanzen führen. 
• Während der Ausführungsphase: Eine Änderung des Umfangs kann eine Änderung der Ressourcenzuweisung erfordern, entweder in Bezug auf Personal oder Fähigkeiten. Der Einsatz von Unteraufträgen führt dann zu Kostendrifts.
• Während des Projekts: in der Kommunikation, mit dem Kunden oder intern, was zu Distanz und Produktivitätsverlust führen kann. 

Wie vermeide ich Ausrichtungsabweichungen? 

Führen Sie regelmäßige Nachverfolgungen durch, um Risiken zu identifizieren

Das Vermeiden von Abweichungen erfordert Aufmerksamkeit und Reaktionsfähigkeit. Es ist notwendig, das Projekt mit geeigneten Indikatoren genau zu überwachen und eine regelmäßige Kommunikation sowohl mit dem Kunden als auch mit den Teams herzustellen. Das regelmäßige Setzen von Zwischenmeilensteinen hilft, Lücken zu schließen.

Wenn Risiken einer Abweichung von den Zielen identifiziert werden, ist es notwendig, die Ursachen für diese Verzögerungen zu identifizieren und Lösungen vorzuschlagen, dann wird es notwendig sein, zu schlichten und Prioritäten zu setzen. 

Definieren Sie den Geltungsbereich klar

Eine Möglichkeit, Alignment-Drift zu vermeiden, besteht darin, den Umfang und den Umfang in der Planungsphase klar zu definieren. Stellen Sie Fragen, die es Ihnen ermöglichen, die Erwartungen des Kunden zu erkennen und alles zu antizipieren, was abdriften könnte. Dann schreiben Sie alles in das Lastenheft ein. 

Kommunikation und Vertragsabschluss 

Manchmal sind Reichweitenabweichungen unvermeidlich. Es ist jedoch wichtig, dem Kunden im Voraus mitzuteilen, welche Auswirkungen es im Falle von Änderungen hat: Verzögerungen, mögliche zusätzliche Kosten usw. Wir empfehlen Ihnen, jede Bestellung mit einem vom Kunden unterzeichneten Angebot oder einer vom Kunden unterzeichneten Bestellung abzuschließen, um sich zu schützen. 

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Der Einfluss von Meilensteinen und Ergebnissen auf Projektabweichungen

Meilensteine definieren die wichtigsten Meilensteine des Projekts, während Projektergebnisse die vom Kunden bestellten Renderings sind. Lieferfristen werden in der Regel im Voraus festgelegt und können eine Möglichkeit sein, die Projektabrechnung zu staffeln.

Was führt dazu, dass Meilensteine und Ergebnisse abweichen?

Die Ursachen für Abweichung von Meilensteinen und Lieferbestandteilen hängen im Allgemeinen mit folgenden Faktoren zusammen: 

• Suboptimales Ressourcenmanagement;
• eine verzerrte Schätzung der Fähigkeiten;
• Ungenaue Zeitschätzung, wenn die Fähigkeiten der Mitarbeiter überschätzt wurden oder wenn nicht abrechenbare Stunden nicht berücksichtigt wurden.
• eine Verzögerung im Zusammenhang mit der Kundenbeziehung: mehr Hin und Her als erwartet, verspätete Antworten oder zusätzliche Validierungsschritte;
• Änderungen des Geltungsbereichs;
• Mangelnde Koordination aufgrund von Tools, die nicht an die Erwartungen angepasst oder optimiert sind.

Wie können wir Lieferabweichungen antizipieren? 

Die Abweichung der Lieferbarkeit kann durch genaue Beobachtung bestimmter Signale begrenzt werden: Verzögerungen, Änderungsanforderungen, Budgetüberschreitungen usw. 

Wenn Sie diese Verhaltensweisen beobachten, sollten Sie versuchen, diese Ursachen zu identifizieren. Oft handelt es sich dabei um ein ungenaues initiales Framing, schlechte Schätzungen oder Kommunikationsprobleme.

Um Lieferabweichungen zu antizipieren, rahmen Sie das Projekt ein. Etablieren Sie Validierungsprozesse mit dem Kunden und intern: Validierungsinstanzen oder maximale Validierungszeiten helfen Ihnen, Lieferabweichungen zu begrenzen.

Ableitungen von Zeitzielen

Die Einhaltung von Fristen ist nach wie vor eine Schlüsselkomponente für den Erfolg eines Projekts und neben der Berücksichtigung der Kosten eines der am häufigsten verwendeten Kriterien zur Bewertung der Leistung eines Auftrags.

Daher ist es wichtig, die Lücken zwischen Zielen und Realität sowohl auf Projektebene als auch nach Tag, Stunde, Profil oder Rolle rigoros zu überwachen und zu analysieren. Terminabweichungen stellen eine Bedrohung dar, da sie oft zu Kostenabweichungen führen.

Was sind die Ursachen für zeitliche Abweichungen? 

Mangelnde Kommunikation

Zeitziele müssen definiert, aber auch an die operativen Teams kommuniziert werden, damit sie ihr Tempo anpassen können.

Mangelnde Relevanz bei der Wahl der zu überwachenden Indikatoren

Wählen Sie sorgfältig aus, welche Indikatoren verfolgt werden sollen. Der Rest, der erledigt werden muss , ist relevant, zum Beispiel, weil er Transparenz über die erreichten Zeiten im Vergleich zu den geplanten Zeiten bietet. Auf Stafiz ist es auch möglich, präventive Warnungen für eine bessere Reaktionsfähigkeit zu konfigurieren.

Vergleich zwischen Ist- und Planzeiten in Stafiz

Mangelndes Know-how

Strategische Entscheidungsfindung erfordert ein gewisses Maß an Fachwissen, insbesondere für die Budgetplanung. Ein weniger erfahrenes Profil verfügt nicht immer über den nötigen Rückblick, um realistische Ziele zu definieren. 

Mangelnde Sichtbarkeit 

Mangelnde Transparenz der Ressourcenkapazität führt zu einer schlecht optimierten Profilauswahl. Ein weniger Expertenprofil als gedacht dauert dann länger. Die Allokation von Ressourcen ist jedoch ein strategisches Thema, um Zeitdrift zu vermeiden.

Wie vermeidet man Zeitdrift?

Verlauf anzeigen

Eine rigorose Projektüberwachung hilft, Zeitabweichungen zu begrenzen. Auf Stafiz ist es möglich, auf die Historie von Projekten zuzugreifen, um Abweichungen je nach Art der Aufgabe oder Aktivität zu beobachten.  

Berichterstattung über vergangene Projekte mit der Möglichkeit des Vergleichs und der Analyse, um Verbesserungsmöglichkeiten und Fehler zu verstehen, die sich nicht wiederholen sollten

Vergleichen Sie die aufgewendete Zeit und die aufgewendete Zeit

Darüber hinaus ist die Einrichtung einer regelmäßigen Zeitüberwachung unerlässlich, um Soll- und Istzeiten vergleichen zu können. Anschließend ist es möglich, die Prognosen bei Bedarf anzupassen. Stafiz aktualisiert die Berichte automatisch jeden Tag um Mitternacht, um Ihnen zu helfen, den Fortschritt der Projekte im Auge zu behalten.

Vergleichsbildschirm zwischen den erreichten und den geplanten Zeiten in Stafiz. 

Fristen festlegen

Auf Stafiz können Sie die Aufzeichnung der erreichten Zeiten gemäß dem Produktionsplan einschränken. Dies verhindert, dass Mitarbeiter mehr Zeit als erwartet eingeben, und gibt Ihnen Einblick in die geleisteten Arbeitsstunden. 

Durch die Einschränkung von Zeiteinträgen werden Teams dazu angeregt, Fristen einzuhalten und so Zeitabweichungen zu vermeiden.

Kosten- und Rentabilitätsabweichungen

Was sind die häufigsten Ursachen für Kostenabweichungen? 

Kosten- und Rentabilitätsdrifts sind eng mit dem Zeitmanagement verknüpft. In der Tat ist eine Zeitplanabweichung eine der häufigsten Ursachen für Kostenüberschreitungen.

Unterschied zwischen Planung und Lieferung

Wenn die Planung zu Beginn des Projekts nicht genau ist, insbesondere in Bezug auf die Ressourcenallokation, muss alles getan werden, um aufzuholen. Oft ergibt sich daraus der Einsatz von externen Dienstleistern oder sehr fachkundigen Profilen, die zusätzliche Kosten erzeugen.

Auch unerwartet große Spesenabrechnungen bedrohen das Projekt. Ein Projekt, das mehr Reisen erfordert, als im geplanten Projektbudget veranschlagt, führt zu Mehraufwendungen und Kostenumlenkungen.

Verlängerte Projektlaufzeit

Ein langes Projekt über mehrere Jahre kann schwer zu quantifizieren sein. Nicht alles kann genau vorhergesehen werden, einschließlich Preiserhöhungen oder Löhne, die sich auf die Gesamtkosten des Projekts auswirken. Dies kann zu einer Abweichung der Haushaltsziele führen. 

Was sind die Best Practices, um Kostenabweichungen zu vermeiden?

Kostenabweichungen sind zwar fast unmöglich zu vermeiden, aber es gibt Tipps, um ihre Auswirkungen zu begrenzen. 

Verfolgung der Kosten bei der Landung

Die kontinuierliche Echtzeitüberwachung der Landekosten verbessert die Rentabilität , die Transparenz und die Genauigkeit bei der vorausschauenden Überwachung. 

Strenge Kostenüberwachung

Strenge hilft, Kostendrifts zu vermeiden. Stafiz bietet ein Spesenmanagement-Modul sowie eine mobile App an, um die verschiedenen Kosten umfassend erfassen zu können. Mit einem einfachen Foto der Quittung können Sie sie einer bestimmten Mission zuordnen und erhalten so Sichtbarkeit.

Sichtbarkeit in Echtzeit 

Schließlich ermöglicht die Transparenz der Kosten und des Finanzstatus in Echtzeit eine bessere Überwachung und Reaktion bei Abweichungen von den Zielen.

Missbräuche im Zusammenhang mit der Besetzung von Ressourcen

Warum gerät die Ressourcenallokation oft aus den Fugen?

Die Zuweisung von Ressourcen ist eine schwierige Aufgabe, weil sie strategisch ist. Infolgedessen ist es üblich, dass sich die Realität von der Planung unterscheidet.

Mangelnde Genauigkeit bei der Lastverteilung

Eine zu optimistische Sichtweise kann zu Schätzungen führen, die weit von der Realität entfernt sind. Ein häufiger Fall ist der Gedanke, dass es möglich ist, eine Aufgabe im eigenen Haus zu erledigen, die letztlich ein Outsourcing erfordert. 

Die umgekehrte Situation besteht auch, wenn wir uns vorstellen, dass Outsourcing Zeit spart. Wenn die erwartete Qualität jedoch nicht den Anforderungen entspricht, erfordert dies intern zusätzliche Zeit. 

Diese ungenaue Planung führt zu Mehrkosten im Vergleich zum Geplanten und verzögert das Projekt. Daher ist es wichtig, seine Ressourcen gut zu kennen, das Projekt rigoros zu gestalten und flexibel zu sein. 

Lock-in-Situation 

Das passiert, wenn man sich bereits so sehr in eine Richtung engagiert, dass es schwer ist, umzukehren. Trotz der Warnzeichen gehen Sie also auf diesem Weg weiter, auch wenn die Lücken immer größer werden. 

Wie kann eine effektive Ressourcenzuweisung implementiert werden, um Zeitüberschreitungen zu reduzieren?

Die Allokation der Ressourcen richtet sich nach Ihrem Wissen über die internen Kompetenzen, Ihre Stärken und Schwächen sowie das Projekt. 

Gewinnen Sie Transparenz 

Daher ist es wichtig, einen genauen Überblick über die Auslastung Ihrer Ressourcen zu haben, sowohl kurz- als auch langfristig, um antizipieren zu können. Die Kontrolle der Verfügbarkeit von Ressourcen ist ein zentrales Thema, um Projektabweichungen zu vermeiden.

Antizipieren von Szenarien

Um eine effiziente Ressourcenallokation einzurichten , können Sie Tools verwenden. Stafiz bietet eine Szenario-Builder-Funktion, mit der verschiedene Szenarien basierend auf unterschiedlichen Kriterien wie dem profitabelsten oder schnellsten Szenario generiert werden können. 

Dieses Instrument ermöglicht es, Szenarien darzustellen, die nicht in Betracht gezogen worden wären, oder sogar pessimistischer, was es ermöglicht, Risiken besser zu antizipieren.

Ein Projekt, das abdriftet, ist möglicherweise nicht rentabel. Die Vermeidung von Lens-Drift ist daher unerlässlich. Es ist daher notwendig, zu versuchen, die Ursachen für diese Abweichungen zu verstehen. Oft handelt es sich dabei um eine falsche Ersteinschätzung, um einen Mangel an Erfahrung zu verdeutlichen, auch wenn unerwartete interne oder externe Faktoren auftreten können.

Um Abweichungen von den Zielen in einem Projekt zu vermeiden, ist daher eine sorgfältige Vorbereitung unerlässlich. Manchmal können jedoch einige Projekte nicht gerettet werden oder alle anfänglichen Erwartungen können nicht erfüllt werden. In jedem Fall ist die Erstellung einer Projektbewertung unerlässlich, da sie eine Bestandsaufnahme ermöglicht und eine wertvolle Grundlage für zukünftige Projekte darstellt.