Hoe kun je je teams en projecten beter beheren met een tool voor personeelsbeheer?

Wanneer de manier waarop we werken en projecten uitvoeren volledig verandert, is het makkelijk om je onzeker te voelen. Sinds bijna twee jaar werken veel mensen op afstand en de kwestie van projectmanagement en resourceplanning doet zich nog steeds voor. Het effectief beheren van je teams en het inzetten van personeel vereist een zekere mate van organisatie. Dit kan worden vereenvoudigd met onze Stafiz-oplossing, waarmee u :

• De klus snel klaren
• De beste profielen vinden en aannemen
• Je teams effectiever aansturen (zelfs op afstand)

Wat komt er kijken bij het beheren van je projecten op afstand?

In elk bedrijf, praktijk of bureau is een nieuwe dynamiek ontstaan. Beetje bij beetje heeft iedereen zijn eigen thuiskantoor opgezet. Ook al hebben velen de indruk tijd te besparen door niet te hoeven pendelen, tijd is nog steeds wat projectmanagers en werknemers tekort komen. De nieuwe hybride manieren van werken, waarbij aanwezigheid op kantoor en afstand worden gecombineerd, zetten ieders organisatie op zijn kop. Niet in staat zijn om elkaar in elke situatie face-to-face te zien, bemoeilijkt soms het personeelsbeheer.

Als je teams minder toegewijd en betrokken lijken bij hun taken of missies, dan is telewerken daar zeker de oorzaak van. Lees dit artikel van onze blog over hoe je je telewerkers beter kunt managen. Het is tegenwoordig een echte uitdaging om je personeel te managen. Je moet de beste projecten en de juiste profielen in handen krijgen om te rekruteren zonder al te veel tijd te verspillen.

Hoe kun je beter zicht krijgen op de behoeften van je klanten en de planningen van je teams?

Volgens dit artikel op de site van Teamleader is het managen van een project de rol van de projectmanager. "De verantwoordelijkheid van deze persoon is het combineren van strategie (planning) en operatie (uitvoering) om het project tot een succesvol einde te brengen."

De verschillende fasen zijn het plannen van de voortgangsfasen en het definiëren van de strategische doelstellingen met de belanghebbenden."Vervolgens wordt het plan uitgevoerd, waarbij middelen (materialen, mensen, enz.) en beperkingen (doelstelling, deadline en kosten) gedurende het hele proces worden beheerd."

Goed taakbeheer en respect voor deadlines en prioriteiten zorgen voor het succes van een project.

Teamleader geeft ons een lijst (zie hieronder) van alle voordelen van goed management. Daarom benadrukken we het gebruik van een staffing tool. Het is dé oplossing om je projecten tot een goed einde te brengen en je collega's te motiveren. Dankzij deze software is afstand geen probleem meer om operationeel te blijven.

1. Voldoen aan de verwachtingen van alle belanghebbenden
2. Orde en duidelijkheid brengen
3. Een duidelijke focus en precieze doelstellingen behouden
4. Hulpbronnen optimaliseren
5. Een realistisch actieplan opstellen
6. Kwaliteitscontrole garanderen
7. Risico's beheren
8. Continue bewaking
9. De kans op mislukking verkleinen
10. Omgaan met succes en mislukking (en ervan leren!)

Stafiz, een snelle, automatische oplossing

Met Stafiz is het eenvoudig om tijd bij te houden. Je kunt je projecttracking in realtime bijwerken en je activiteitenrapporten zijn beschikbaar op al je apparaten. Deze worden automatisch bijgewerkt en kunnen worden gesynchroniseerd met uw online agenda's (Google, Microsoft, enz.). Je kunt tijdregistratie automatiseren wanneer een van je werknemers afwezig moet zijn. Als beheerder kun je laatkomers, vakanties en afwezigheden bijhouden. Dit is ideaal om de impact van deze elementen in realtime op de projectopvolging te zien.

Of je nu een consultant of een uitzendbureau bent, deze staffing tool is echt voor jou gemaakt en zal je leven gemakkelijker maken. Het is dé manier om je productiviteit te verhogen door je personeel te bevrijden van tijdrovende repetitieve taken. Door alle personeelsfuncties van de software te gebruiken, heb je een beter overzicht van wat je teams in realtime doen. Je ziet wie wanneer beschikbaar is en wat ieders vaardigheden en ervaring zijn.

Controleer het werk van uw werknemers

Als projectmanager kun je het werk van je team monitoren en snel de beste consultants vinden onder je werknemers of onderaannemers dankzij deze personeelsoplossing. Stafiz heeft een teamkalender en een database voor het vinden van de mensen die het beste aansluiten bij jouw behoeften en die van je klanten.

Voor een betere planning kun je de beschikbaarheid van middelen en de vaardigheden van elk profiel controleren om ze op de projecten te plaatsen die bij hen passen.

Het gebruik van Stafiz software vereenvoudigt uw wervingsorganisatie. Wanneer de behoefte zich voordoet, creëert en centraliseert u personeelsaanvragen en laat de automatisering van de tool u de resources voorstellen die u nodig hebt en die overeenkomen met de aanvraag. Het enige wat u hoeft te doen is valideren!

Centraliseer je beheer

Voor een betere organisatie is het mogelijk om het beheer te centraliseren. Creëer functies zoals Planning Manager of Project Management Officer. Volgens Blog Gestion de Projet ondersteunt de PMO het beheer en de sturing van projecten door direct of via de projectmanagers in te grijpen. Met een globale visie zorgt hij voor de voortgang en voortgang van taken en heeft hij een controlerende en coachende rol."Het is de rol van de PMO om alles te synchroniseren en ervoor te zorgen dat de middelen strategisch worden toegewezen".

Hoe kunnen we verder gaan?

Uw werknemers presenteren hun ervaring en vaardigheden op hun cv en deze informatie is over het algemeen voldoende om te weten hoe ze aan verschillende projecten moeten worden toegewezen. Ze zullen zich echter meer inzetten als er rekening wordt gehouden met hun voorkeuren, vaardigheden en de competenties die ze willen verwerven. Ga verder dan hun cv, stel de juiste vragen en neem deze variabelen mee in je personeelsbeleid.

Deze nieuwe zichtbaarheid op je projectplanningen verhoogt de prestaties van je bedrijf, waardoor je je werknemers beter kunt inzetten op basis van hun werklast. Werken op afstand heeft geleid tot de neiging om het werk ongelijk te verdelen onder werknemers. Sommigen worden overwerkt en anderen onderwerkt. De staffing tool vermindert deze fouten door een betere zichtbaarheid van de werklast.

Zoals je ziet is het gebruik van Stafiz een groot voordeel voor managers, projectleiders en medewerkers. De precieze functionaliteiten van de software passen zich aan en vereenvoudigen de taken van elk individu. Er gaat niets boven het hebben van de beste pool van kandidaten en een bredere visie op hoe je elk van deze profielen kunt inzetten op je projecten.

Neem contact met ons op als je vragen hebt!

Stafiz is een personeelsoplossing voor teams. Met Stafiz kunt u het zoeken naar profielen, de positionering op de behoeften van de klant en de productieschema's automatiseren. U wint aan zichtbaarheid en eenvoud. U neemt betere beslissingen die de winstgevendheid van uw bedrijf verbeteren en het beheer van de werklast vereenvoudigen. 

Vraag een demo aan voor meer informatie over het Stafiz-platform.

Bekijk een demo