De uitdagingen van de beschikbaarheid van middelen in projectmanagement
09 april 2024
Als je een projectmanager bent of verantwoordelijk voor personeelszaken, is de kans groot dat je jezelf steeds weer dezelfde vragen stelt(en probeert te beantwoorden):
Hoeveel middelen heb ik de komende week, maand of jaar nodig?
Welke middelen heb ik nodig?
Moet ik meer mensen aannemen?
Is er genoeg werk om iedereen bezig te houden?
De beschikbaarheid van hulpmiddelen is essentieel om je te helpen bij deze problemen met de organisatie van werkdruk. Het is een belangrijk onderdeel van planning en het beheer van middelen, evenals het algehele succes van het bedrijf.
Wat is de beschikbaarheid van hulpbronnen?
De beschikbaarheid van resources vertelt je welke resources je nodig hebt om een specifiek project te voltooien, wanneer je ze nodig hebt en onder welke omstandigheden. Een overzicht hebben van de beschikbaarheid van gekwalificeerde profielen met behulp van de juiste tools heeft een directe impact op het succes van een project en de klanttevredenheid, en dat al vanaf de planningsfase.
Dit wordt vaak grafisch weergegeven met behulp van een resource kalender of een resource hot map. Met deze zichtbaarheid kun je de bezettingsgraad van je teams live volgen en beschikbaarheid en afwezigheden in één oogopslag zien. De meeste van deze tools bevatten ook een vaardighedenkaart, die je een overzicht geeft van de vaardigheden, anciënniteit, kennis en vaardigheden van je resources.
Met dit overzicht kun je ervoor zorgen dat de juiste vaardigheden beschikbaar zijn om projecten op tijd af te ronden. Het is ook een manier om overgekwalificeerd personeel niet in te zetten op projecten waar hun vaardigheden niet nodig zijn, en zo je budget te optimaliseren.
Het belang en de uitdagingen van de beschikbaarheid van hulpbronnen
Het bijhouden van de beschikbaarheid van resources heeft veel voordelen. Werknemers zijn vaak de grootste troef - en de grootste kostenpost - van een dienstverlenend bedrijf of eender welk ander bedrijf.Het optimaliseren van de toewijzing van personeelstijd is essentieel als het bedrijf wil groeien en de best mogelijke rendementen wil behalen.
Het begrijpen en beheren van beschikbaarheid heeft een aanzienlijke invloed op de ontwikkeling van je bedrijf.
Operationele en organisatorische prestaties verbeteren
Inzicht in de beschikbaarheid van resources zorgt ervoor dat projecten soepel kunnen worden uitgevoerd, zonder vertragingen of knelpunten. Teams kunnen zich effectief aanpassen aan veranderende projectbehoeften en planningen. Verschillende teams concurreren niet om resources met externe partijen (of met elkaar) omdat planningen worden gesynchroniseerd om conflicten te voorkomen.
Overwerk leidt tot onderbezetting van middelen, wat van invloed is op de winstgevendheid, terwijl onderbezetting kan leiden tot vertragingen of problemen met de productiekwaliteit, met gevolgen voor de verkoop en de klanttevredenheid.
Alle middelen hebben kosten - en als ze niet productief zijn, is dat geld in het laatje! Door de beschikbaarheid van uw resources in kaart te brengen, zorgt u ervoor dat al uw medewerkers optimaal worden ingezet en gepositioneerd voor taken die inkomsten genereren.
Behoud en betrokkenheid van werknemers
Het is makkelijk om je personeel te overbelasten als je hun huidige beschikbaarheid niet kent. Hoewel dit onbedoeld is, kan het snel leiden tot overbelasting en een impact hebben op de werkomgeving van je teams.
Het handhaven van een passend niveau van werkdruk voor werknemers bevordert werktevredenheid, vermindert burn-out en verbetert de betrokkenheid. Hulpmiddelenplanning voorkomt dat werknemers zich overweldigd of onderbenut voelen, wat een positieve werkomgeving bevordert en het behoud van personeel verbetert.
In Stafiz geven je medewerkers hun voorkeuren aan in hun profiel, zodat ze geplaatst kunnen worden op opdrachten die ze leuk vinden of waar ze meer over willen leren. Met deze weergave kan de manager rekening houden met dit criterium bij het zoeken naar profielen.
Als je weet welke middelen je tot je beschikking hebt, kun je met vertrouwen andere zakelijke kansen nastreven, wetende dat je over de juiste vaardigheden en mankracht beschikt.
Dit betekent dat je je kunt vastleggen op te leveren prestaties en dat je je kansen vergroot om je contracten binnen te halen en uit te voeren.
Stafiz biedt een uitgebreid overzicht van kansen en huidige en verwachte werkbelasting, zodat u uw teams zo vroeg mogelijk kunt bemannen.
Gegarandeerde klanttevredenheid
Als niet de juiste middelen beschikbaar zijn, kan dit de start van een project vertragen en de kwaliteit van de oplevering beïnvloeden.
Ervoor zorgen dat uw projecten worden toegewezen aan het best gekwalificeerde personeel met de juiste vaardigheden op het juiste moment is de eerste stap op weg naar klanttevredenheid.
Hoe beheer je de beschikbaarheid van resources?
Begrijpen welke middelen beschikbaar zijn en wanneer is slechts een deel van een grotere puzzel. Weten of de middelen die je nu hebt voldoende zullen zijn in de toekomst is een andere zaak.
Je moet een tool gebruiken die de prognose van beschikbare middelen kan berekenen, zodat je toekomstige dieptepunten kunt identificeren. Zo kun je een plan opstellen voor het verwerven of opnieuw toewijzen van de middelen die je in de toekomst nodig hebt.
Om de beschikbaarheid van resources te kunnen beheren, zelfs als de vraag verandert, moet je bij het kiezen van je tool rekening houden met drie criteria.
Planning van middelen
Software voor resourceplanning digitaliseert het resourceplanningsproces, waarbij je controleert of je op het juiste moment over de juiste resources beschikt om een project of taak te voltooien. De tool integreert alle soorten resources, van menselijke resources - zoals werknemers en onderaannemers - tot materiële resources.
De planningsfase nodigt je uit om je behoeften in kaart te brengen. Welke middelen (mensen en materiaal) heb je nodig om je project te voltooien?
Splits voor elk project de taken op en bepaal welke middelen nodig zijn voor elke fase van het project. Houd rekening met de tijdsbeperkingen (totale duur van het project of tijdelijkheid per taak of periode), de complexiteit van de taken en andere bekende afhankelijkheden.
Middelen voorspellen
Bij het voorspellen van middelen gaat het om het voorspellen van de behoefte aan middelen om projecten of taken in de toekomst tot een goed einde te brengen.
Beoordeel eerst je beschikbare middelen, waaronder je medewerkers, potentiële freelancers, budget en alle materiële middelen. Zijn de beschikbare middelen voldoende om aan de behoeften van uw huidige projecten te voldoen? Informatie snel kunnen vinden is de eerste stap naar effectief middelenbeheer.
Het overzicht van vereisten geeft een grafisch overzicht van je benodigde middelen over een gekozen periode.
Als je prognose tekorten aan middelen laat zien, is het tijd om te handelen! Dit kan verschillende behoeften weerspiegelen, zoals :
het werven van nieuwe werknemers of onderaannemers;
investeringen in nieuwe apparatuur of materialen;
projecten opnieuw plannen of deadlines aanpassen;
creatief opnieuw nadenken over de toewijzing van middelen om aan alle vereisten te voldoen.
Toewijzing van middelen
De prognose kan hiaten aan het licht brengen die moeten worden geïdentificeerd en aangepakt. Middelen kunnen elders worden ingezet. Sommige teamleden missen misschien senioriteit of vaardigheden. Anderen zijn misschien bepaalde perioden inactief, zonder voldoende werk om ze bezig te houden. Kun je je middelen herverdelen om je bezettingsgraad te optimaliseren? Moet u uw medewerkers opleiden om toekomstige projecten te kunnen beheren? Deze zichtbaarheid helpt je om sneller de meest geschikte actie te ondernemen.
Vervolgens kun je de prestaties van je teams analyseren omde bezettingsgraad van je resources op factureerbare projectenaf te zetten tegen hun werkelijke bezettingsgraad (op alle projecten, inclusief niet-factureerbare projecten). Zodra je weet welke medewerkers onderbenut of beschikbaar zijn, kun je aanpassingen maken om ervoor te zorgen dat je je KPI-doelstellingen haalt.
Beschikbaarheid van middelen: advies en beste praktijken
Het effectief beheren van de beschikbaarheid van middelen vereist een combinatie van best practices en technieken, evenals de flexibiliteit om zowel interne als externe factoren aan te pakken.
Rekening houden met interne en externe factoren
Voer een grondige resourceplanning uit om te anticiperen op projectbehoeften en de toewijzing van resources af te stemmen op uw projectschema's en doelstellingen.
Overweeg zowel interne middelen(werknemers, teams) als externe middelen(freelancers, aannemers) om de flexibiliteit van je organisatie en je schaalbaarheid te garanderen. Vergeet niet dat de markt op elk moment kan veranderen en dat je wendbaar moet blijven.
Zorg voor voortdurende communicatie en flexibele planning
Stimuleer open communicatiekanalen tussen projectmanagers, teamleden en belanghebbenden om op de hoogte te blijven van de voortgang van het project, mogelijke wijzigingen en de benodigde middelen. Stimuleer proactieve rapportage over de beschikbaarheid van resources en mogelijke beperkingen, zodat je beter bent toegerust om hiermee om te gaan als er zich een probleem voordoet.
Gebruik agile plannings- en toewijzingstools zoals Stafiz voor het met slepen en neerzetten herschikken van planningen, snelle weergaven van de beschikbaarheid van resources en de mogelijkheid om taken indien nodig uit te stellen naar een latere datum.
De beschikbaarheid van bronnen in Stafiz biedt je verschillende rasters met talloze sorteeropties.
Dit betekent dat je je werkterrein moet beperken en als je dat doet, kan je projectbudget uit de pas lopen en kan je winstgevendheid eronder lijden.
Houd rekening met financiële beperkingen
Optimaliseer de toewijzing van resources door duurdere consultants te vervangen door meer ervaren juniorprofielen, of door te profiteren van een mix van vaardigheidsniveaus.
Door deze toewijzing van middelen kan het budget zo goed mogelijk worden gebruikt, terwijl aan de eisen van het project wordt voldaan.
Anticiperen op potentiële risico's
De omvang van het project kan veranderen, net zoals projecten vertraging kunnen oplopen. Uw medewerkers kunnen afwezig of overwerkt zijn.
Zorg ervoor dat je op deze risico's anticipeert door noodplannen te ontwikkelen. Wijs als onderdeel van je werklastplanning'buffermiddelen' toe om de risico's van onbeschikbaarheid van personeel te beperken en de continuïteit van het project te garanderen in het geval van een afwijking.
Vaardigheden afstemmen op beschikbaarheid
Stem je resources af op projecten op basis van hun vaardigheden, expertise en beschikbaarheid. Overweeg trainingsinitiatieven om de flexibiliteit en het aanpassingsvermogen van je resources te verbeteren als de behoeften van het project veranderen.
Stafiz® Smart Matching stelt automatisch de profielen voor die het meest geschikt zijn voor uw behoeften.
Datagestuurde beslissingen nemen
Aannames werken niet bij de toewijzing van middelen. Vertrouw op gegevensanalyse en prestatiemetingen om het gebruik van middelen te beoordelen, trends te identificeren en weloverwogen beslissingen te nemen.
Bewaak cruciale KPI's zoals het gebruik van resources, de winstgevendheid van projecten en de klanttevredenheid om ervoor te zorgen dat u uw resources op de juiste manier inzet.
Analyseren om vooruitgang te boeken
Het toewijzen van middelen is geen eenmalige oefening. Je moet je planningen voortdurend evalueren en opnieuw beoordelen, zodat je op de lange termijn verbeteringen kunt aanbrengen.
Vraag feedback aan projectteams en belanghebbenden om de effectiviteit van strategieën voor het toewijzen van middelen te beoordelen en gebieden voor verbetering te identificeren. Vervolgens kun je de nodige aanpassingen doorvoeren.
Onthoud: hoe betrouwbaar de gegevens ook zijn, een dashboard geeft je slechts een momentopname van wat er in de praktijk gebeurt.
Conclusie
Inzicht in de beschikbaarheid van resources gaat niet alleen over het toewijzen van personeel aan projecten; het gaat over het afstemmen van vaardigheden, beschikbaarheid en timing om realistische planningen te maken die voldoen aan uw deadline- en budgetbeperkingen.
De beschikbaarheid van middelen heeft op een aantal manieren invloed op je bedrijf, zoals :
operationele efficiëntie ;
financiële prestaties ;
medewerkerstevredenheid ;
verkoopeffectiviteit en klantrelaties.
Naarmate je projecten zich ontwikkelen en je behoeften veranderen, moet je je prognoses aanpassen - en daarvoor heb je de juiste tools nodig. Maar door de tijd te nemen om uw resourcecapaciteit te beoordelen, zal succes nooit ver weg zijn.
Door het implementeren van effectieve resource planning kan uw bedrijf wendbaar blijven en de waarde van uw meest waardevolle activa - uw mensen en middelen - maximaliseren. Als u de toewijzing, het beheer of de planning van resources in uw bedrijf wilt optimaliseren, neem dan contact op met Stafiz.
Stafiz is een cloud software-oplossing die professionele dienstverleners helpt met holistische en uitgebreide tools die alle elementen met betrekking tot de levering van professionele diensten beheren en automatiseren.
