¿Cómo crear un panel para la gestión de tu proyecto?

El panel del proyecto: ¿por qué y para qué objetivos?

• Para evitar los numerosos inconvenientes de la gestión de proyectos

El 43% de los proyectos acaban fuera de los objetivos. Es decir, ¡casi la mitad! Y esto no es casualidad. Es muy difícil gestionar un proyecto con éxito porque existen muchos obstáculos que dificultan la gestión a lo largo de todo el proyecto. Las causas del fracaso de un proyecto pueden deberse a muchos factores: los costes son superiores al presupuesto, surgen problemas de comunicación, la falta de visibilidad sobre la carga de trabajo alarga los plazos, los objetivos no están claros por parte de la dirección...  

Puede encontrar más detalles sobre las principales causas del fracaso del proyecto.

La forma más eficaz de evitar el fracaso de un proyecto es realizar un seguimiento eficaz, desde su inicio y periódicamente hasta su finalización.  

• Para poder ver y compartir la situación del proyecto.

Este seguimiento debe permitir identificar cualquier riesgo de fracaso a lo largo del proyecto para poder tomar medidas correctivas lo antes posible. El seguimiento permite ser alertado cuando se materializa un riesgo y comprender de dónde procede.

También es una herramienta de comunicación. Permite informar a todas las partes interesadas en el proyecto con suficiente antelación para facilitar la toma de decisiones y evitar sorpresas desagradables. Cuanto antes se comunique un problema, mayores serán las posibilidades de encontrar una solución. Nadie quiere tener sorpresas desagradables al final de un proyecto, y un sistema de seguimiento del proyecto bien llevado puede cumplir esta función de herramienta de comunicación.

• Para empoderar a las partes interesadas

Para que un proyecto tenga éxito la responsabilidad debe ser compartida. La responsabilidad de las tareas debe distribuirse entre las diferentes partes interesadas del proyecto. Distribuir la responsabilidad implica nombrar un responsable de cada tarea y aclarar los objetivos: consecución, calidad y plazo. El director del proyecto se convierte entonces en el conductor que ayuda a todo el equipo a avanzar y agiliza los intercambios para que todo tome forma. Si las partes interesadas no rinden cuentas, la carga será demasiado pesada para un solo director de proyecto y los riesgos de fracaso serán mayores.

• Permite una comunicación clara y comprensible para todos.

La mesa de seguimiento del proyecto debe permitir compartir la situación del proyecto en una fecha determinada, con información clara y comprensible para todos.

Todo el mundo tiene que poder saber de un vistazo cómo va el proyecto. Que se puedan celebrar los aspectos que avanzan bien, e identificar y priorizar los que hay que corregir.

Seguir un proyecto en formato de tabla permite que todos reconozcan un formato idéntico de una época a otra. Aporta eficiencia a los intercambios entre los diferentes actores del proyecto y permite documentar claramente una situación.

• Para mejorar el rendimiento: respeto de plazos, calidad, rentabilidad

El panel del proyecto también tiene como objetivo mantener el proyecto alineado con los objetivos. En función de las prioridades se marcan diferentes objetivos:

• • Respeto de los plazos de las diferentes fases del proyecto.
  • Nivel de calidad esperado y validación del cliente potencial.
  • Nivel de costos del proyecto que deben permanecer alineados con el presupuesto del proyecto.

El panel compara la situación hasta la fecha, la situación prevista al final del proyecto y el presupuesto para estos diferentes objetivos.

Al notar posibles riesgos de desviarse de los objetivos, los gerentes de proyecto toman las acciones correctivas necesarias: reestructurar las tareas del proyecto para acortarlo, renegociar con el cliente, reasignar tareas para mejorar la eficiencia, etc.

¿Qué KPI deberían incluirse en el panel de un proyecto?

Establecer prioridades: plazo, calidad, rentabilidad... Para definir los KPI que se incluirán en el cuadro de mandos del proyecto, primero hay que determinar las prioridades con los promotores del proyecto. Aunque es posible controlar muchos KPI, es importante evitar controlar sistemáticamente todos los indicadores. Hay que centrarse en los KPI que estén alineados con las prioridades determinadas con los patrocinadores del proyecto. Por tanto, es necesario determinar si la prioridad reside más en :

• Respeto de los plazos : las tareas y subtareas deben respetar los plazos especificados y cualquier exceso presenta un riesgo para el proyecto. KPI : muestra una tasa de progreso y el número de días que quedan antes de la fecha límite

• Cumplimiento de un nivel de calidad esperado: las distintas tareas deben comprobarse y puntuarse de acuerdo con las expectativas de calidad. El cuadro de mandos del proyecto debe mostrar la puntuación obtenida frente a la esperada. KPI: mmuestre una puntuación de calidad para cada tarea y una comparación con la puntuación esperada.
• Rentabilidad : los costos del proyecto deben ajustarse a un límite determinado establecido por el presupuesto del proyecto. KPI : muestra los costos del proyecto teniendo en cuenta lo que se ha logrado y lo que queda por hacer, y lo compara con el presupuesto.

Aquí está nuestra selección de KPI para el seguimiento de proyectos .

Seguimiento proactivo del proyecto de previsión en Stafiz

Stafiz permite un seguimiento previsto en tiempo real de todos sus recursos y sus costes asociados: dotación de personal, subcontratación, compras, ingresos, etc. Se le avisará en caso de una desviación futura.

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¿Qué es un cuadro de mando de proyectos? ¿A quién beneficia?

¿Cómo es una tabla de seguimiento de un proyecto?

Se pueden combinar dos tipos de enfoques: por tareas y por Gantt. Los dos enfoques se pueden combinar para proporcionar una visión completa. Si es importante realizar un seguimiento de los plazos y vincular las tareas entre sí, se debería preferir el enfoque de Gantt. Si, por el contrario, cada tarea puede realizarse de forma generalmente independiente, entonces una tabla por tareas permite reflejar la situación con claridad.

 

• Por tareas

El panel de control de proyectos basado en tareas enumera todas las tareas y subtareas, y para cada una de ellas proporciona indicadores de estado y rendimiento. Para cada línea de tarea y subtarea se nombra a un responsable, de modo que los objetivos se asignan claramente a una persona definida.

Lo ideal es que el tablero se actualice con la información disponible o reportada por los distintos gerentes antes de la reunión para compartir la situación. Durante la reunión, cada gestor puede compartir con los demás participantes el estado de la tarea y proporcionar detalles sobre indicadores específicos.

Para obtener más información, consulte nuestro artículo sobre planificación de tareas.

 

• En Gantt

El formato Gantt está más orientado a la duración de la tarea o subtarea. Este enfoque se centra particularmente en los plazos: cuándo comenzará la tarea y cuándo debería terminar. El enfoque de Gantt también permite especificar los vínculos entre las diferentes tareas. De hecho, a veces resulta necesario completar una acción para comenzar otra. La visibilidad de los vínculos entre las diferentes tareas ayuda a evitar que se cree un cuello de botella que retrase todo el proyecto.

Gestión de proyectos en Stafiz.

¿Qué contiene exactamente la tabla de seguimiento del proyecto? ¿Cuándo deberías lanzarlo?

 

• • El seguimiento del proyecto debe comenzar desde el inicio del proyecto.

La mesa de seguimiento del proyecto deberá ser compartida desde el inicio del proyecto. Durante la reunión de inicio, es importante compartir esta tabla de seguimiento del proyecto y explicarla a todos los participantes para que todos estén alineados.

El director del proyecto debe verificar que se comprendan todos los indicadores. También debe garantizar que los patrocinadores confirmen que cumplen con los indicadores que contiene. Cuanto más amplio y fuerte sea el apoyo al inicio del proyecto, más comprometidas estarán las partes interesadas en lograr los objetivos establecidos. Por lo tanto, este paso de compartir la mesa de seguimiento del proyecto es crucial para el éxito del proyecto.

 

• • KPI, plazos, gerentes

El cuadro de seguimiento del proyecto deberá incluir además sistemáticamente la siguiente información:

• • • Responsable : para cada tarea y subtarea se debe determinar una persona responsable. Cada directivo debe conocer las tareas de las que es responsable y a cambio poder indicar cómo avanzan. Algunas herramientas te permiten indicar un porcentaje de progreso, por ejemplo. También debe poder indicar lo que queda por hacer para actualizar la carga asociada.

• • • Plazos : Para garantizar que el proyecto se complete a tiempo, se deben establecer plazos para cada fase y tarea del proyecto. Este es un compromiso que también debe confirmarse al inicio del proyecto. El gerente debe confirmar la viabilidad de la tarea dentro de los objetivos del plazo.

• • • KPIs : deben adaptarse según la tarea. El objetivo puede ser un número de horas o días que no se deben superar (cuando queremos controlar la rentabilidad), o un número de entregables a producir o incluso un “score” de calidad proporcionado por el cliente. Como se indicó anteriormente en este artículo, la elección de los KPI a seguir debe estar perfectamente alineado con los objetivos de los patrocinadores.

¿Quién debe actualizar la tabla de seguimiento del proyecto? ¿Cómo comparto actualizaciones?

• • Recuperar información para consolidarla

Es el director del proyecto quien se encarga de actualizar la tabla de seguimiento del proyecto. Pero para poder consolidar la información, cada gestor de tareas debe estar al día en su seguimiento. Lo ideal es que la información se actualice en el mismo archivo y se consolide automáticamente. El director del proyecto comprueba la coherencia de los datos y, si es necesario, interroga a los distintos responsables de tareas para garantizar una visibilidad general.

También es en el momento de esta retroalimentación cuando se deben calcular los importes restantes. Cuando las tareas no estén completadas, indique el tiempo necesario para finalizarlas. Esto permite al director del proyecto actualizar el cronograma general del proyecto y recalcular los márgenes de previsión del proyecto.

 

¿Cómo crear un panel de gestión de proyectos?

¿Debería hacerse esto en una hoja de cálculo o utilizando una herramienta dedicada? Ahora describiremos con más detalle los métodos para crear una tabla de seguimiento de proyectos. 

 

Crea tu panel de control: la tabla de seguimiento del proyecto debe permitirte tomar la temperatura del proyecto en cualquier momento. Por tanto, debe proporcionar toda la información de un vistazo para conocer la salud del proyecto. Debe proporcionar información sobre temas operativos, analíticos y estratégicos.

• Panel operativo

La tabla de seguimiento del proyecto debe proporcionar información operativa en primer lugar. Es decir, debe indicar el tiempo restante para finalizar las diversas tareas del proyecto y la carga asociada para las personas que trabajan para completar estas tareas.

Este trabajo restante debería permitir ajustar la capacidad de los colaboradores que trabajan en el proyecto. Al indicar, por ejemplo, que les quedan ocho horas para dedicar a una tarea para el próximo lunes, se debe ajustar la capacidad equivalente para trabajar en otras tareas para que sea cero.

Al mismo tiempo, el seguimiento debe mostrar el progreso del proyecto y las tareas del proyecto. Varias posibilidades para mostrar el progreso: un porcentaje, una barra de progreso más visual, etc. Sea cual sea la solución elegida, debe permitir ver fácilmente si estamos o no cerca de completar la tarea.

Más allá del progreso de una tarea, si el enfoque de planificación tiene sentido, es interesante indicar cuándo se completará la tarea. Ya sea indicando una fecha de finalización prevista en la tabla de seguimiento del proyecto. Ya sea mostrándolo en un cronograma en formato Gantt.

• Panel analítico

Luego, el cuadro de seguimiento del proyecto debe proporcionar un análisis del desempeño. Mostrar los principales indicadores clave de rendimiento le permite tomar la temperatura del proyecto, pero es necesario ir más allá para comprender las razones del rendimiento superior o inferior.

Por ejemplo, debes mostrar las diferencias entre el objetivo general comparado con la última estimación y dar la misma información con detalle tarea por tarea o gerente por gerente. Esto nos permite entender de dónde vienen las discrepancias y cuáles pueden ser sus causas.

Análisis de brechas entre el plan inicial y la realidad – Análisis por tipo de perfil

Una comparación del desempeño del proyecto con otros proyectos similares también proporciona un análisis interesante. Junto a los indicadores del proyecto, muestre un indicador promedio de proyectos similares para comparar el desempeño.

• Panel estratégico

Al consolidar las diferentes mesas de seguimiento de proyectos, es posible brindar información estratégica que ayude a tomar mejores decisiones a nivel de empresa. 

Consolidando la carga planificada en los diferentes proyectos, es posible tener una visión completa de la carga del equipo. Sepa quién tiene exceso o falta de personal. Esta información permite optimizar la carga de trabajo global y saber si es necesario contratar determinados perfiles que estarán por debajo de su capacidad en el futuro.

Los datos financieros del proyecto y su avance permiten calcular la facturación y los márgenes que se generarán en los próximos meses. La consolidación permite presentar una cuenta de resultados de toda la actividad.

Al comparar los distintos seguimientos de proyectos, es posible identificar tendencias interesantes: ¿qué tareas conducen con mayor frecuencia a un rendimiento deficiente? ¿Cuál es la tasa de desviación del presupuesto promedio? Las estadísticas permiten preparar y costear mejor los proyectos en el futuro y mejorar los márgenes.

Límites al uso de archivos Excel para el seguimiento de proyectos

Las limitaciones más frecuentes al utilizar Excel para crear tablas de seguimiento de proyectos son las siguientes:

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