¿Cuáles son las mejores herramientas de gestión de proyectos?

La elección de una herramienta de gestión de proyectos requiere una atención especial.

Si representan un verdadero trampolín para el rendimiento, elegir un software que no sea adecuado para su negocio es un riesgo que no debe descuidarse para no perder su inversión.

 

Una vez especificadas las necesidades de tu empresa, es necesario un estudio de los diferentes tipos de software de gestión de proyectos disponibles en el mercado.

Para ayudarte, te presentamos las diferentes categorías de herramientas, así como las mejores herramientas para cada problema.

 

¿Cuáles son las 4 categorías de herramientas de gestión de proyectos?

Software de gestión de recursos

El software de gestión de recursos ayuda a asignar recursos: personas, tecnología, presupuestos o inversiones.

Al proporcionar una visión holística del proyecto o la cartera de proyectos, estas soluciones ayudan a asignar recursos de manera estratégica.

 

De hecho, la gestión de recursos consiste en analizar la disponibilidad, las habilidades y los apetitos para distribuirlos de la mejor manera posible. La coordinación controlada de los recursos es esencial para alcanzar los objetivos del proyecto y garantizar que se respeten los presupuestos. Como resultado, la gestión de recursos se vuelve particularmente estratégica. Más aún para los equipos multifuncionales, que tienen que trabajar en varios proyectos al mismo tiempo.

 

Herramientas de gestión de cartera de proyectos

El software de gestión de cartera de proyectos ofrece una visión general.

Estas herramientas presentan una vista macro a través de funciones de informes y paneles de gestión de proyectos. Así, ayudan a crear una combinación óptima para alcanzar los objetivos estratégicos y financieros de la empresa. 

 

Las herramientas PPM tienen varias funciones: ayudar a evaluar la cartera de proyectos, priorizarlos según su urgencia o importancia, o asegurar que se cumplan los objetivos de cada proyecto.

Por ello, el software de gestión de carteras es esencial para que la empresa pueda desarrollar varios proyectos simultáneamente. 

 

Software de gestión financiera de proyectos 

Las herramientas de gestión financiera de proyectos se centran principalmente en el logro de los objetivos presupuestarios.

Estas soluciones permiten analizar, controlar y anticipar gracias a funcionalidades avanzadas de informes, informes y previsiones.

 

Además, algunas herramientas integran nuevas tecnologías, como la inteligencia artificial , para impulsar aún más las simulaciones y las previsiones. 

Por lo tanto, el software de gestión financiera de proyectos ayuda en la toma de decisiones o medidas correctivas. 

 

Herramientas de gestión de proyectos "sencillas"

En este artículo, definimos las herramientas simples de gestión de proyectos como soluciones que se dedican principalmente a la gestión de proyectos, desde una perspectiva micro.

Con interfaces generalmente simples y pocas funciones avanzadas, estas herramientas le permiten programar tareas y realizar un seguimiento de ellas de la manera más eficiente posible. Este tipo de solución es especialmente adecuada para pequeñas estructuras, autónomos o incluso para su uso en un contexto personal.  

 

Stafiz: la mejor herramienta de gestión de proyectos

🏷️ Etiquetas: Empresa de servicios, gestión de recursos, PPM, FP&A, PYMES y ETI

🗂️ Categorías: software de gestión de recursos, software de gestión de carteras de proyectos, software de gestión financiera de proyectos

Características 

Stafiz es una solución todo en uno organizada en 3 bloques: gestión de personal, gestión de proyectos y gestión de actividades.

En la parte de gestión de proyectos, el software incluye las siguientes características: 

• seguimiento de tareas y costes,
• gestión de la previsión (previsión vs. situación real),
• Visibilidad de datos en tiempo real,
• Sistema de alerta.

 

Stafiz ofrece otras funcionalidades para la gestión del personal y la gestión de actividades: 

• Visibilidad de la carga,
• asignaciones de personal automatizadas,
• impactos financieros de los cambios en la planificación,
• Análisis del tiempo empleado.

 

¿Por qué elegir Stafiz? 

Stafiz ofrece una solución que permite gestionar proyectos y carteras gracias a cuadros de mando interactivos y completos.

La gestión financiera se facilita gracias a una visión en tiempo real, facilitando las comparaciones entre lo real y lo previsto. Este estudio del progreso de los proyectos se utiliza para calcular un aterrizaje realista.

Su fuerza reside en su capacidad para anticiparse a los riesgos y prevenirlos.

 

Diseñada específicamente para satisfacer las necesidades y desafíos de las empresas de servicios profesionales, la herramienta está diseñada para adaptarse a su escalabilidad.

Tanto si se trata de un pequeño equipo como de un gran grupo internacional, su interfaz intuitiva es fácil de usar y le permite gestionar sus proyectos de una vista a otra para obtener más flexibilidad.

👥 Usuarios: VSEs, PYMES, grandes empresas, agencias de marketing, consultoras, editores o integradores de software, estudios de arquitectura, empresas de servicios informáticos y consultoras, organizaciones de formación.

 

Planview: Unasolución para la gestión de programas

🏷️ Tags: in terprise, PPM, gestión de recursos

🗂️ Categorías: software de gestión de recursos, software de gestión de carteras de proyectos, software de gestión financiera de proyectos

Características

Más que una herramienta de gestión de proyectos, Planview se presenta como un software de gestión de tareas, cartera de proyectos y productos.

Esta herramienta ofrece las siguientes características: 

• Seguimiento de ganancias,
• análisis de rendimiento
• calendario de programas,
• visualización de dependencias,
• Cuadros de mando ejecutivos,
• previsiones financieras,
• planificación de escenarios,
• Previsión de los requisitos de capacidad.

 

¿Por qué elegir Planview?

Planview se posiciona como un potente software adecuado para grandes empresas. De hecho, es particularmente eficaz para la gestión de programas y la gestión de carteras.

Además, sus características de planificación financiera apoyan a los ejecutivos en su toma de decisiones. Planview ayuda a mejorar la productividad en grandes estructuras.

 

Sin embargo, hay que tener en cuenta que la implementación de esta solución puede resultar engorrosa, así como la configuración para la integración con otras herramientas. 

 

Alternativo

El software Acuity PPM ofrece una alternativa relevante, menos engorrosa en términos de implementación y manejo.

 

Workday Adaptive Planning: Unmódulo dedicado a la planificación

🏷️ Etiquetas: gestión de recursos, FP&A, Empresa, EPM

🗂️ Categorías: software de gestión de recursos, software de gestión de carteras de proyectos, software de gestión financiera de proyectos

 

Características 

Workday Adaptive Planning es un paquete de software EPM (Enterprise Performance Management).

Forma parte de la suite de software Workday, compuesta por varios ladrillos organizados en una docena de productos: Finanzas, RRHH, Planificación, ERP y operaciones para industrias.

 

La solución Workday Adaptive Planning proporciona las siguientes funcionalidades: 

• planificación presupuestaria,
• planificación de la fuerza laboral,
• planificación de operaciones,
• modelado, informes, análisis,
• Escenarios hipotéticos.

 

¿Por qué Workday Adaptive Planning? 

Workday Adaptive Planning sitúa la planificación en el centro del producto. Todo está entrelazado en una estructura completa con muchas otras funcionalidades, accesibles en la nube.

Relativamente caro y engorroso de configurar, este software de gestión de proyectos orientado a la planificación está dirigido a empresas que ya son maduras. De hecho, la implementación y el manejo pueden requerir algún tiempo.

 

Alternativas 

Otras herramientas de planificación están demostrando ser alternativas fiables a Workday Adaptive Planning. 

 

Anaplan ofrece una plataforma organizada por funciones: finanzas, ventas y marketing, cadena de suministro, recursos humanos y fuerza laboral.

Se especializa en mercados financieros, bienes de consumo, manufactura, tecnología, medios de comunicación y telecomunicaciones.

 

Adobe Workfront forma parte de la suite de Adobe. Esta solución para la creación de flujos de trabajo está dedicada a 3 funciones principales: marketing, TI y gestión de proyectos y servicios.

 

Smartsheet: una plataforma de toda la industria para la gestión del trabajo

🏷️ Etiquetas: cualquier sector, gestión de tareas, gestión de recursos

🗂️ Categorías: software de gestión de proyectos simple, software de gestión de carteras de proyectos

Características 

Smartsheet es una plataforma de gestión del trabajo que ofrece las siguientes funciones:

• Automatización del flujo de trabajo
• Paneles
• comercio
• supervisión de la carga de trabajo,
• gestión de carteras,
• flujo de trabajo.

 

¿Por qué elegir Smartsheet? 

Smartsheet está dirigido a pequeñas y medianas empresas, así como a grandes empresas. 

Este software permite la gestión de proyectos, así como la gestión de carteras de proyectos.

Centrado en la colaboración, permite una alta capacidad de respuesta a través de visualizaciones en tiempo real.

Smartsheet es adecuado para industrias del sector público, construcción, servicios financieros, atención médica y educación superior. 

 

Al estar enfocada a la gestión de proyectos, no permite una gestión financiera avanzada.

Sin embargo, dos productos complementarios de la suite complementan las funcionalidades básicas: el módulo de recursos digitales y el módulo de gestión de recursos humanos. 

 

Alternativo 

La herramienta de gestión de proyectos Basecamp es una alternativa a Smartsheet.

Este software de gestión de proyectos se centra únicamente en la gestión de proyectos: "no todo lo que hay bajo el sol, sólo lo que hay que hacer".

 

Una sencilla herramienta de seguimiento de tareas: Trello

🏷️ Etiquetas: pequeñas y medianas empresas, gestión de tareas

🗂️ Categorías: software de gestión de proyectos simple

Características 

Trello es una herramienta para gestionar las tareas de un proyecto organizadas en columnas y tarjetas, inspirada en el modelo Kanban.

Le permite realizar un seguimiento de las tareas y ofrece las siguientes características:

• asignación de miembros y fechas,
• Automatizaciones
• Vista Kanban,
• modelos.

 

¿Por qué elegir Trello? 

Trello es una herramienta sencilla, intuitiva y colaborativa.

Organizado en un formato similar a una tabla, este software no ofrece funciones avanzadas. De hecho, con este software de seguimiento de tareas, no hay visión de calendario, informes limitados, no hay gestión de interdependencias... pero una apreciable facilidad de uso.

 

Esto lo hace ideal para la gestión de proyectos de baja complejidad, para equipos pequeños, autónomos e incluso para la gestión personal de las tareas cotidianas.

 

Alternativo

Una alternativa a Trello podría ser Notion, que también se centra en la gestión de proyectos. Sin embargo, Notion funciona más como un cuaderno interactivo y colaborativo y ofrece más funciones.

 

 

Monday.com y su módulo dedicado a la gestión de proyectos

🏷️ Etiquetas: Gestión de tareas

🗂️ Categorías : software de gestión de recursos, software de gestión de cartera de proyectos

 

Características

Monday.com es una herramienta organizada en varios bloques para abordar la gestión del trabajo, el CRM y el desarrollo.

 

La solución de gestión del trabajo ofrece las siguientes características: 

• gestión de tareas,
• gestión de recursos,
• gestión de carteras,
• Vistas
• Paneles
• Automatizaciones
• proceso de trabajo.

 

¿Por qué elegir Monday.com?

Al igual que Trello o Notion, Monday.com es una herramienta muy extendida, especialmente en el mundo de las startups. Como resultado, la documentación es bastante extensa y los recursos son numerosos. 

Monday.com es adecuado tanto para equipos pequeños como grandes. Esta herramienta de gestión de proyectos multisectorial es completa y fácil de usar. 

 

Sin embargo, requiere algo de tiempo para empezar, y su presupuesto relativamente alto lo convierte en un software destinado a empresas con un gran presupuesto. 

 

Alternativas

Airtable y Liquiplanner son alternativas relevantes a Monday.com.

Airtable funciona como una base de datos interactiva que facilita la colaboración. Liquidplanner es una herramienta de gestión de proyectos centrada en la gestión de riesgos.

 

Oracle Primavera, software diseñado para la gestión de programas

🏷️ Etiquetas: FP&A, planificación de la capacidad

🗂️ Categorías : software de gestión de recursos, software de gestión de cartera de proyectos

Características

Oracle Primavera es una de las soluciones de Oracle dedicada a la planificación. Permite la administración de recursos y proporciona las siguientes características:

• planificación de programas,
• Vistas modulares,
• Informes y alertas.

 

¿Por qué Oracle Primavera?

Al igual que Planview o Workday Adaptive Planning, Oracle Primavera es una herramienta de planificación para grandes organizaciones.

Este software de gestión de proyectos le permite priorizar, planificar, gestionar y ejecutar proyectos, así como carteras de proyectos y programas. 

Como tal, esta solución está diseñada para proyectos grandes que requieren una gestión avanzada de proyectos y un seguimiento financiero detallado.

 

Caro y difícil de usar, está dirigido a industrias complejas como la construcción, la energía, la aeronáutica o el transporte. 

 

Alternativo

Microsoft Project es una alternativa a Oracle Primavera que es más fácil de usar y se integra con el conjunto de herramientas de Microsoft.

 

Una herramienta de gestión de tareas: Asana

🏷️ Etiquetas: Gestión de tareas

🗂️ Categorías : software de gestión de recursos, software de gestión de cartera de proyectos

Características

Asana es una herramienta de proyecto con las siguientes características:

• gestión de recursos,
• Objetivos y presentación de informes,
• Vistas de proyecto: tablas, lista, calendario, diagrama de Gantt,
• Paneles
• Automatizaciones
• tareas multiproyecto,
• Comunicación centralizada.

 

¿Por qué elegir Asana?

Intuitivo y flexible, Asana es un software de gestión de proyectos fácil de usar. Facilita la coordinación del equipo y permite un fácil seguimiento de las tareas.

Al igual que Trello, está más dirigido a equipos pequeños y ágiles que requieren mucha flexibilidad. 

 

Además, es uno de los programas más utilizados, como Trello, Monday.com, Notion o Airtable, por lo que se beneficia de una amplia documentación. 

 

Alternativas

Wrike y ClickUp son buenas alternativas.

Wrike facilita la gestión de proyectos, especialmente en un contexto ágil.

ClickUp ofrece una interfaz completa para la gestión de proyectos, el desarrollo de productos, la documentación y la gestión de recursos.

 

Un software completo de gestión de proyectos: Zoho Projects

🏷️ Etiquetas: Gestión de proyectos

🗂️ Categorías : software de gestión de recursos, software de gestión de cartera de proyectos

 

Características

Zoho Projects se presenta como un software de gestión de tareas con las siguientes características:

• Panel de control de cartera,
• automatización de tareas,
• vistas de tareas,
• seguimiento del tiempo,
• Gráficos e informes
• flujos de trabajo de tareas,
• dependencias y recurrencias,
• Recordatorios.

 

¿Por qué elegir Zoho Projects? 

Zoho Projects es parte de una solución completa para la gestión de proyectos. Este software de gestión de proyectos ofrece potentes funciones de colaboración y se adapta a empresas de cualquier tamaño. 

Su interfaz puede ser compleja y menos fácil de usar que otras herramientas como Asana, que está mucho más extendida y, por lo tanto, mejor documentada.

 

Alternativo

Freshworks es una buena alternativa a Zoho Projects. Freshworks, una suite completa que integra el servicio de atención al cliente, la gestión de servicios de TI o CRM, se basa en la IA generativa.

 

Elegir la herramienta de gestión de proyectos adecuada es un proyecto importante. Considere cuidadosamente las necesidades de su estructura, así como su presupuesto.

De hecho, cuantas más funciones ofrezca el software, mayor será el coste y más larga será la curva de aprendizaje. 

 

Si bien optar por el software más completo puede parecer tentador, en realidad puede ser contraproducente. Debes considerar no solo el tiempo de implementación de la herramienta, que a veces puede requerir la participación de los socios, sino también el tiempo de adopción de tus equipos. 

Recomendamos aclarar las expectativas de su empresa, probar las soluciones con las versiones gratuitas y, sobre todo, involucrar a los equipos para facilitar la adopción.