¿Cuáles son las mejores herramientas de gestión de proyectos?

La elección de una herramienta de gestión de proyectos requiere especial atención.

Aunque representan un verdadero trampolín para el rendimiento, elegir un software inadecuado para su empresa es un riesgo que no debe pasar por alto si no quiere perder su inversión.

 

Una vez definidas las necesidades de su empresa, es hora de echar un vistazo a los distintos tipos de software de gestión de proyectos disponibles en el mercado.

Para ayudarle, le presentamos las distintas categorías de herramientas, así como las mejores herramientas para cada problema.

 

¿Cuáles son las 4 categorías de herramientas de gestión de proyectos?

Software de gestión de recursos

Los programas informáticos de gestión de recursos ayudan a asignar recursos, es decir, personas, tecnologías, presupuestos o inversiones.

Al ofrecer una visión general del proyecto o de la cartera de proyectos, estas soluciones permiten asignar los recursos de forma estratégica.

 

La gestión de recursos implica analizar los recursos, habilidades y competencias disponibles y asignarlos de la manera más eficaz posible. La coordinación controlada de los recursos es esencial para cumplir los objetivos y presupuestos del proyecto. Esto hace que la gestión de recursos sea especialmente estratégica. Más aún en el caso de equipos interfuncionales que trabajan en varios proyectos al mismo tiempo.

 

Herramientas de gestión de la cartera de proyectos

El software de gestión de la cartera de proyectos ofrece una visión general.

Estas herramientas proporcionan una visión macro a través de funcionalidades de informes y cuadros de mando de gestión de proyectos. De este modo, ayudan a crear una combinación óptima para alcanzar los objetivos estratégicos y financieros de la empresa. 

 

Las herramientas PPM tienen varias funciones: ayudar a evaluar la cartera de proyectos, priorizarlos según su urgencia o importancia y garantizar el cumplimiento de los objetivos de cada proyecto.

Por ello, el software de gestión de carteras es esencial si una empresa va a desarrollar varios proyectos simultáneamente. 

 

Software de gestión financiera de proyectos 

Las herramientas de gestión financiera de proyectos se centran principalmente en alcanzar los objetivos presupuestarios.

Estas soluciones le permiten analizar, controlar y anticiparse, gracias a las funcionalidades avanzadas de generación de informes y previsiones.

 

Además, algunas herramientas incorporan nuevas tecnologías, como la inteligencia artificial, para llevar aún más lejos las simulaciones y previsiones. 

El software de gestión financiera de proyectos le ayuda a tomar decisiones y a adoptar medidas correctivas. 

 

Herramientas "sencillas" de gestión de proyectos

En este artículo, definimos las herramientas sencillas de gestión de proyectos como soluciones dedicadas esencialmente a la gestión de proyectos, desde un punto de vista micro.

Con interfaces generalmente sencillas y pocas funciones avanzadas, estas herramientas permiten planificar y supervisar las tareas con la mayor eficacia posible. Este tipo de solución es especialmente adecuada para pequeñas organizaciones, autónomos o incluso para uso personal.  

 

Stafiz: la mejor herramienta de gestión de proyectos

🏷️ Etiquetas : Empresa de servicios, gestión de recursos, PPM, FP&A, PYME y PYMI

🗂️ Categorías : software de gestión de recursos, software de gestión de cartera de proyectos, software de gestión financiera de proyectos

Características 

Stafiz es una solución "todo en uno" basada en 3 pilares: gestión de personal, gestión de proyectos y gestión de actividades.

En cuanto a la gestión de proyectos, el programa incluye las siguientes funciones: 

• seguimiento de tareas y costes,
• gestión de la previsión (comparación de la previsión con la situación real),
• visibilidad de los datos en tiempo real,
• sistema de alerta.

 

Stafiz ofrece otras funcionalidades de gestión de personal y actividades: 

• visibilidad de la carga,
• asignaciones de personal automatizadas,
• impacto financiero de los cambios de planificación,
• análisis del tiempo empleado.

 

¿Por qué elegir Stafiz? 

Stafiz ofrece una solución para gestionar proyectos y carteras mediante completos cuadros de mando interactivos.

La gestión financiera resulta más sencilla gracias a una visión en tiempo real, que facilita la comparación entre las cifras reales y las previstas. Este estudio del avance del proyecto sirve para calcular un aterrizaje realista.

Su fuerza reside en su capacidad para anticiparse a los riesgos y prevenirlos.

 

Diseñada específicamente para responder a las necesidades y retos de las empresas de servicios profesionales, la herramienta está pensada para adaptarse a su escalabilidad.

Tanto si se trata de un pequeño equipo como de un gran grupo internacional, su intuitiva interfaz es fácil de aprender y permite gestionar los proyectos de una vista a otra para una mayor flexibilidad.

👥 Usuarios: VSE, PYME, grandes empresas, agencias de marketing, consultorías, editores o integradores de software, estudios de arquitectura, ESN y consultorías informáticas, organizaciones de formación.

 

Planview: unasolución para la gestión de programas

🏷️ Etiquetas : empresa, PPM, gestión de recursos

🗂️ Categorías : software de gestión de recursos, software de gestión de cartera de proyectos, software de gestión financiera de proyectos

Características

Más que una herramienta de gestión de proyectos, Planview es un software de gestión de tareas, carteras de proyectos y productos.

Esta herramienta ofrece las siguientes funciones: 

• control de los beneficios,
• análisis del rendimiento,
• calendario de los programas,
• visualización de las dependencias,
• cuadros de mando,
• previsiones financieras,
• planificación de escenarios,
• previsión de las necesidades de capacidad.

 

¿Por qué elegir Planview?

Planview es un potente paquete de software para grandes empresas. Es especialmente eficaz para gestionar programas y carteras.

Además, sus funciones de planificación financiera ayudan a los ejecutivos en su toma de decisiones. Planview ayuda a mejorar la productividad en grandes estructuras.

 

Sin embargo, hay que tener en cuenta que la aplicación de esta solución puede ser engorrosa, al igual que la configuración para la integración con otras herramientas. 

 

Alternativa

El software Acuity PPM ofrece una alternativa pertinente que resulta menos engorrosa de implantar y aprender a utilizar.

 

Workday Adaptive Planning: unmódulo dedicado a la planificación

🏷️ Etiquetas : gestión de recursos, FP&A, Empresa, EPM

🗂️ Categorías : software de gestión de recursos, software de gestión de cartera de proyectos, software de gestión financiera de proyectos

 

Características 

Workday Adaptive Planning es un paquete de software EPM (Enterprise Performance Management).

Forma parte de la suite de software Workday, que comprende una serie de bloques organizados en una decena de productos: Finanzas, RRHH, Planificación, ERP y Operaciones para Industrias.

 

La solución Workday Adaptive Planning ofrece las siguientes funcionalidades: 

• planificación presupuestaria,
• planificación de la mano de obra,
• planificación de las operaciones,
• modelización, informes, análisis,
• escenarios de simulación.

 

¿Por qué elegir Workday Adaptive Planning? 

Workday Adaptive Planning sitúa la planificación en el centro del producto. Todo ello incrustado en una estructura completa con otras numerosas funcionalidades, accesibles en la Nube.

Este software de gestión de proyectos basado en la planificación, relativamente costoso y engorroso de instalar, está dirigido a empresas maduras. Puede llevar algún tiempo implantarlo y familiarizarse con él.

 

Alternativas 

Otras herramientas de planificación están demostrando ser alternativas creíbles a Workday Adaptive Planning. 

 

Anaplan ofrece una plataforma organizada por funciones: finanzas, ventas y marketing, cadena de suministro, RR.HH. y personal.

Está especializada en los mercados financieros, los bienes de consumo, la industria manufacturera, las industrias tecnológicas, los medios de comunicación y las telecomunicaciones.

 

Adobe Workfront forma parte de la suite de Adobe. Esta solución de flujo de trabajo se centra en 3 funciones principales: marketing, TI, gestión de proyectos y servicios.

 

Smartsheet: una plataforma omnicanal para la gestión del trabajo

🏷️ Etiquetas : todos los sectores, gestión de tareas, gestión de recursos

🗂️ Categorías : software de gestión de proyectos simple, software de gestión de cartera de proyectos

Características 

Smartsheet es una plataforma de gestión del trabajo que ofrece las siguientes funcionalidades:

• automatización de los flujos de trabajo,
• cuadros de mando,
• informes,
• seguimiento de la carga de trabajo,
• gestión de carteras,
• flujo de trabajo.

 

¿Por qué elegir Smartsheet? 

Smartsheet está diseñado para pequeñas y medianas empresas, así como para grandes empresas. 

Este software puede utilizarse para dirigir proyectos y gestionar carteras de proyectos.

Centrado en la colaboración, permite una gran capacidad de reacción gracias a las visualizaciones en tiempo real.

Smartsheet es ideal para sectores como el público, la construcción y las obras públicas, los servicios financieros, la sanidad y la enseñanza superior. 

 

Como esta herramienta se centra en la gestión de proyectos, no permite una gestión financiera en profundidad.

Sin embargo, dos productos complementarios de la suite completan la funcionalidad básica: el módulo de gestión de recursos digitales y el módulo de gestión de recursos humanos. 

 

Alternativa 

La herramienta de gestión de proyectos Basecamp es una alternativa a Smartsheet.

Este software de gestión de proyectos se centra exclusivamente en la gestión de proyectos: "no todo lo que hay bajo el sol, sino sólo lo necesario para llevarlo a cabo".

 

Una sencilla herramienta de seguimiento de tareas: Trello

🏷️ Etiquetas : VSE/SME, gestión de tareas

🗂️ Categorías : software de gestión de proyectos simple

Características 

Trello es una herramienta para gestionar tareas de proyectos organizadas en columnas y tarjetas, inspirada en el modelo Kanban.

Puede utilizarse para hacer un seguimiento de las tareas y ofrece las siguientes funciones:

• asignación de miembros y fechas,
• automatización,
• vista kanban,
• modelos.

 

¿Por qué elegir Trello? 

Trello es una herramienta sencilla, intuitiva y colaborativa.

Organizado en forma de tabla, este software no ofrece ninguna función avanzada. De hecho, con este software de seguimiento de tareas no hay vista de calendario, los informes son limitados, no hay gestión de interdependencias... pero es muy fácil de usar.

 

Por ello, se adapta perfectamente a la gestión de proyectos menos complejos, para equipos pequeños, autónomos e incluso para la gestión personal de tareas cotidianas.

 

Alternativa

Una alternativa a Trello podría ser Notion, que también se centra en la gestión de proyectos. Sin embargo, Notion funciona más como un bloc de notas interactivo y colaborativo y ofrece más funciones.

 

 

Monday.com y su módulo específico de gestión de proyectos

🏷️ Etiquetas : Gestión de tareas

🗂️ Categorías : software de gestión de recursos, software de gestión de la cartera de proyectos

 

Características

Monday.com es una herramienta organizada en varios bloques para la gestión del trabajo, CRM y desarrollo.

 

La solución de gestión del trabajo ofrece las siguientes funciones: 

• gestión de tareas,
• gestión de recursos,
• gestión de carteras,
• vistas,
• cuadros de mando,
• automatización,
• procesos de trabajo.

 

¿Por qué elegir Monday.com?

Al igual que Trello o Notion, Monday.com es una herramienta muy popular, sobre todo en el mundo de las start-ups. Como resultado, la documentación es bastante extensa y los recursos abundantes. 

Monday.com es adecuado tanto para equipos pequeños como grandes. Esta herramienta de gestión de proyectos multisectoriales es completa y fácil de usar. 

 

Sin embargo, lleva algún tiempo familiarizarse con él, y su presupuesto relativamente alto significa que está dirigido a empresas con un presupuesto considerable. 

 

Alternativas

Airtable y Liquiplanner son alternativas relevantes a Monday.com.

Airtable funciona como una base de datos interactiva que facilita la colaboración. Liquidplanner es una herramienta de gestión de proyectos centrada en la gestión de riesgos.

 

Oracle Primavera, software diseñado para la gestión de programas

🏷️ Etiquetas : FP&A, planificación de la capacidad

🗂️ Categorías : software de gestión de recursos, software de gestión de la cartera de proyectos

Características

Oracle Primavera es una de las soluciones de planificación de Oracle. Permite la gestión de recursos y ofrece las siguientes funcionalidades:

• planificación de programas,
• vistas modulares,
• informes y alertas.

 

¿Por qué elegir Oracle Primavera?

Al igual que Planview o Workday Adaptive Planning, Oracle Primavera es una herramienta de planificación diseñada para grandes organizaciones.

Este software de gestión de proyectos le permite priorizar, planificar, gestionar y ejecutar proyectos, carteras de proyectos y programas. 

Por ello, esta solución está diseñada para grandes proyectos que requieren una gestión avanzada y un seguimiento financiero detallado.

 

Caro y difícil de instalar, está pensado para industrias complejas como la construcción y las obras públicas, la energía, la aeronáutica y el transporte. 

 

Alternativa

Microsoft Project es una alternativa más fácil de usar que Oracle Primavera, integrada en el conjunto de herramientas de Microsoft.

 

Una herramienta de gestión de tareas: Asana

🏷️ Etiquetas : Gestión de tareas

🗂️ Categorías : software de gestión de recursos, software de gestión de la cartera de proyectos

Características

Asana es una herramienta de proyectos con las siguientes características:

• gestión de recursos,
• objetivos e informes,
• vistas del proyecto: tablas, lista, calendario, diagrama de Gantt,
• cuadros de mando,
• automatización,
• tareas multiproyecto,
• comunicación centralizada.

 

¿Por qué elegir Asana?

Intuitivo y flexible, Asana es un software de gestión de proyectos fácil de usar. Facilita la coordinación de equipos y el seguimiento de tareas.

Al igual que Trello, está más dirigido a equipos pequeños y ágiles que necesitan una gran flexibilidad. 

 

Además, es uno de los paquetes de software más utilizados, como Trello, Monday.com, Notion y Airtable, y se beneficia de una amplia documentación. 

 

Alternativas

Wrike y ClickUp son alternativas interesantes.

Wrike facilita la gestión de proyectos, especialmente en un contexto ágil.

ClickUp ofrece una interfaz completa para la gestión de proyectos, el desarrollo de productos, la documentación y la gestión de recursos.

 

Software integral de gestión de proyectos: Zoho Projects

🏷️ Etiquetas : Gestión de proyectos

🗂️ Categorías : software de gestión de recursos, software de gestión de la cartera de proyectos

 

Características

Zoho Projects es un software de gestión de tareas con las siguientes características:

• cuadro de mandos de la cartera,
• automatización de tareas,
• vistas de tareas,
• seguimiento del tiempo,
• gráficos e informes,
• flujos de trabajo de tareas,
• dependencias y recurrencias,
• recordatorios.

 

¿Por qué elegir Zoho Projects? 

Zoho Projects forma parte de una solución completa de gestión de proyectos. Este software de gestión de proyectos ofrece potentes funciones de colaboración y es adecuado para empresas de cualquier tamaño. 

Su interfaz puede resultar compleja y menos fácil de manejar que otras herramientas como Asana, mucho más extendida y, por tanto, mejor documentada.

 

Alternativa

Freshworks es una alternativa relevante a Zoho Projects. Freshworks, una suite completa que integra atención al cliente, gestión de servicios de TI y CRM, se basa en IA generativa.

 

Elegir la herramienta de gestión de proyectos adecuada es una tarea importante. Considere detenidamente las necesidades de su organización y su presupuesto.

Cuantas más funciones ofrezca el programa, mayor será el coste y más larga la curva de aprendizaje. 

 

Optar por el software más completo puede parecer tentador, pero en realidad puede ser contraproducente. Hay que tener en cuenta no solo el tiempo que llevará implantar la herramienta, que a veces puede requerir la participación de socios, sino también el tiempo que tardarán sus equipos en adoptarla. 

Le recomendamos que aclare las expectativas de su empresa, pruebe las soluciones utilizando las versiones gratuitas y, sobre todo, implique a sus equipos para facilitar la adopción.