12 indicadores financieros a monitorear para la gestión de proyectos

¿Es usted gestor de proyectos o de planificación? ¿Trabaja en la PMO o en otra función de gestión de cartera de proyectos? Si está a cargo de un equipo, seguramente descubrirá que supervisar el rendimiento, el progreso, la carga de trabajo y la ejecución de un proyecto en tiempo real no es nada sencillo.

Para hacer un seguimiento fiable de la salud financiera de un proyecto, es importante cuestionar la pertinencia de los indicadores de rendimiento que se van a seleccionar.

• ¿Cuáles son los indicadores más útiles en el seguimiento financiero de los proyectos?
• ¿En qué KPIs deberías centrarte cuando eres gestor de proyectos?

Aquí hay 12 indicadores financieros para monitorear en la gestión de proyectos y equipos de proyecto.

Indicadores de rendimiento de los proyectos

Tanto si el proyecto es interno como si se factura a un cliente, su gestión tiene un coste para la empresa.

Para monitorear el rendimiento de un proyecto, existen varias métricas que brindan visibilidad sobre los aspectos de progreso y buena ejecución financiera.

La tasa de finalización

A menudo utilizado en proyectos de precio fijo, es la relación entre la valoración teórica del tiempo que se va a dedicar a todo el proyecto, en comparación con la valoración del tiempo realmente empleado en el proyecto.

Por ejemplo, si un proyecto incluye un cargo de 10 días a 800 € por día de ADR, pero en realidad el proyecto tardó 12 días en completarse, la tasa de finalización es igual a 8000 / 9600 = 83,3%.

• Objetivo de la tasa de finalización

Este indicador permite situar el rendimiento real del proyecto en relación con el presupuesto. Es muy interesante cuando se trata de un proyecto que se vende a un precio fijo y el precio de venta está directamente relacionado con la carga estimada en el proyecto.

Así, cuando se decide el precio de venta, lo habitual es hacerlo calculando el tiempo a emplear en su fabricación y multiplicando este tiempo por la Tarifa Diaria Media o ADR (si la unidad es de día).

En este caso, el precio de venta se puede determinar con la siguiente fórmula: (Tiempo para dedicar a un proyecto) * (Tarifa diaria promedio (unidad = día)).

• Desafío para los gerentes de proyectos 

El objetivo es entonces mantener este número de días planificados, o incluso mejorar la organización para poder llevarlo a cabo con la misma calidad en menos tiempo del previsto y/o con empleados más rentables para el proyecto. Este ajuste es posible mediante la reducción de los perfiles senior inicialmente dotados de personal en este proyecto en favor de los empleados junior si la disponibilidad de recursos lo permite.

En estas condiciones, el reto es seguir garantizando la satisfacción del cliente al menos tan alta como con el plan previsto originalmente.

• ¿Cómo hacer un seguimiento de la tasa de finalización? 

Es interesante observar la tasa de finalización al final del proyecto comparándola con lo que se planeó inicialmente. Pero es también y sobre todo durante el proyecto que hay que hacer un seguimiento, porque es un excelente indicador del rendimiento proyectado de los proyectos.

Para ello, es necesario tener establecido el presupuesto, pero sobre todo hacer un seguimiento de lo que queda por hacer en este proyecto. Por lo tanto, es necesario tener en cuenta el tiempo ya completado en el proyecto, así como el tiempo que queda por producir para completar el trabajo.

Cuando se controla la dotación de personal, ya se dispone de los datos para calcular este índice de finalización. Lo ideal sería que los cambios en la dotación de personal sirvieran para mostrar una reevaluación inmediata de la tasa de finalización, de modo que pueda comprobar el rendimiento previsto del proyecto y tomar medidas correctivas antes de que sea demasiado tarde.

Margen en el momento de la rescisión

El margen a la finalización es el margen proyectado del proyecto a su finalización. Por lo tanto, el margen de finalización tiene en cuenta no solo los costes ya gastados en el proyecto, cualquiera que sea su naturaleza (subcontratación, personal, costes, etc.), sino también los que vendrán para deducirlos del volumen de negocios total previsto del proyecto.

• Margen hasta el objetivo de finalización

El seguimiento de los márgenes al finalizar es esencial por varias razones.

En primer lugar, para garantizar que el margen proyectado de un proyecto no sea negativo. Más allá del aspecto de la buena gestión que fomenta que los proyectos terminen con un margen positivo, esta verificación es obligatoria para la contabilidad con el fin de poder pasar de las provisiones por pérdidas a la finalización si es necesario.

Además, el seguimiento de los márgenes al final permite una mejor gestión de los costes. Hay muchas palancas para mejorar el margen de un proyecto: reorganizar el personal, reducir los costos de viaje planificados, obtener un pedido adicional y otros.

• ¿Cómo monitorear este indicador? 

Para controlar de forma fiable los márgenes al finalizar, es necesario volver a estimar la facturación prevista, pero sobre todo poder establecer una previsión de los costes futuros.

Por lo general, el papel del director del proyecto es calcular el presupuesto inicial y luego volver a estimar, durante el curso de los proyectos, todos estos costos de personal, subcontratación, honorarios, compras y cualquier otro costo adicional.

Se recomienda encarecidamente llevar a cabo revisiones periódicas de todos los proyectos para identificar aquellos que se desvían del margen presupuestado con el fin de llevar a cabo acciones correctivas lo más rápido posible.

Producción realizada sin facturación

Más útil en un proyecto bajo gestión (facturado por tiempo empleado), esta métrica permite calcular, como su nombre indica, la producción realizada (ya sea en valor o en tiempo) que aún no se ha facturado al cliente.

Para calcular este valor de producción realizada no facturado, el número de unidades de tiempo ya invertidas en el proyecto se multiplica por la tarifa de facturación aplicable a esa unidad, una tarifa diaria media, por ejemplo, y este valor se compara con los importes facturados hasta la fecha.

Su fórmula es la siguiente: (Número de unidades de tiempo dedicadas a un proyecto) * (Tarifa de facturación aplicable a esta unidad)

Seguimiento de la producción no facturada y porcentaje de finalización

• Finalidad del seguimiento de la producción no facturada 

Conocer el valor de la producción realizada sin facturar es sobre todo útil para gestionar el flujo de caja. Independientemente de las condiciones de pago, esto representa efectivo que se puede recuperar a corto plazo. Por supuesto, no siempre es posible facturar esta producción de forma inmediata según los plazos acordados con el cliente. Sin embargo, es un excelente indicador del flujo de caja futuro, especialmente cuando se mira de forma consolidada.

• ¿Cómo monitorear este indicador? 

Es más fácil monitorizar este indicador a través de una solución integrada que tiene el seguimiento del tiempo dedicado a un proyecto, las Tarifas Medias Diarias (o Tarifas Medias por Hora) asignadas a cada uno de los recursos, y que también gestiona la facturación, porque estos elementos se comparan entre sí.

Una revisión de las realizaciones no facturadas por división o en general permite analizar las buenas prácticas en materia de facturación.

El porcentaje de progreso

Este indicador permite comprobar el estado de la marcha de un proyecto. El progreso se puede analizar con la unidad de tiempo o si el proyecto está asociado a una rotación con la unidad de valor.

Seguimiento de la producción completada no facturada y porcentaje de finalización en Stafiz

Este porcentaje de avance también puede analizarse en relación con el presupuesto inicial o en relación con la última estimación. Cuando su herramienta de gestión calcula una rotación en el momento del progreso, también es posible conocer el progreso como un porcentaje de la facturación.

• Porcentaje del objetivo de finalización

Es importante realizar un seguimiento del porcentaje de finalización para garantizar que se cumplan los objetivos. Completar los entregables a tiempo es uno de los principales objetivos de la gestión de proyectos.

Este objetivo también suele analizarse junto con otra métrica, la entrega a tiempo, que calcula el número de proyectos terminados a tiempo como proporción del total de proyectos. Por tanto, el gestor de proyectos debe vigilar siempre de cerca esta importante métrica de gestión de proyectos.

• ¿Cómo puedo hacer un seguimiento del porcentaje de finalización? 

Hay que comparar el presupuesto en términos de tiempo y valor con el presupuesto real, que se basa en los informes de actividad de los empleados. Cuando la herramienta de gestión de proyectos que utiliza también le permite volver a estimar los costos de los proyectos, el progreso se puede medir con respecto a la última previsión, por lo que es más preciso.

Indicadores relacionados con la gestión de equipos

La tasa de carga (o Tasa de utilización)

• Objetivo de la tasa de carga

La tasa de actividad, excluyendo los días festivos, garantiza que los equipos produzcan un trabajo que genere una rentabilidad al nivel esperado. Cuando los proyectos se facturan a clientes, como en empresas de servicios: tales como empresas de consultoría, ESN o agencias, el volumen de negocios, depende directamente de la Facturación de proyectos.

Por lo tanto, es esencial que los principales recursos de la empresa, es decir, sus empleados, utilicen su tiempo para trabajar en proyectos facturables, es decir, generadores de ingresos, en lugar de en proyectos internos, aunque estos últimos pueden tener un impacto favorable en la rentabilidad (implementación de una solución ERP para generar aumentos de productividad, simplificación de procesos, actividad comercial, etc.).

No es raro establecer diferentes objetivos de tasa de carga de trabajo para diferentes poblaciones de empleados. Por ejemplo, en una empresa de consultoría, a menudo se espera que los empleados junior tengan una tasa de carga de trabajo muy alta, a menudo superior al 80%. Por otro lado, los gerentes dedican más tiempo a desarrollar el negocio y, por lo tanto, tienen objetivos de tasa de carga de trabajo más bajos.

• ¿Cómo rastrear la velocidad de carga? 

El seguimiento de la actividad de los empleados debe permitir asignar tiempo no solo a los proyectos que se pueden cargar, sino también a todos los proyectos y actividades a los que deben dedicar tiempo: formación, proyectos internos, trabajo en propuestas comerciales, etc.

El software de seguimiento de la actividad (Compte Rendu d'Activité) debe permitirle asignar tiempo a todas estas categorías y proporcionarle informes consolidados, de modo que tenga visibilidad de las cargas de trabajo pasadas y futuras (estas últimas en función de la dotación de personal), por empleado, equipo o tipo de población de empleados. Con esta visibilidad, es mucho más fácil identificar los problemas que le impiden mejorar la rentabilidad.

Tasa de ocupación

• Objetivo de tasa de ocupación 

A diferencia de la tasa de carga de trabajo, la tasa de ocupación permitirá controlar la carga de trabajo general de los empleados, ya sea en proyectos vendidos a clientes o en cualquier otro tipo de actividad. Algunos empleados, incluso si tienen tasas de carga de trabajo más bajas, no necesariamente tienen una actividad menos intensa.

Un gerente de finanzas, por ejemplo, trabajará más en proyectos internos que otros empleados, a menudo con una gran carga de trabajo. Entonces tendrán una alta tasa de ocupación.

La tasa de ocupación se calcula mediante la siguiente fórmula:

• ¿Cómo monitorear este indicador? 

Es particularmente interesante tener una visión predictiva de esta métrica. Ver la carga de trabajo de los empleados en los próximos períodos, no solo en los proyectos, sino también posiblemente en otras categorías de actividad, permite identificar los problemas de sobrecapacidad o subcapacidad que se están materializando. De este modo, podrá reaccionar y corregir el rumbo contratando, por ejemplo, en caso de infracapacidad. Para optimizar la gestión de recursos, es importante contar con la gobernanza de los proyectos para mantenerse alineados con los objetivos empresariales.

Seguimiento de la tasa de ocupación en Stafiz

Producción

La producción, cuando se define como parte de un proyecto, se puede rastrear en valor o tiempo (generalmente en días u horas).

Cuando nos fijamos en la producción realizada en días , por ejemplo, es el tiempo total dedicado a un proyecto hasta la fecha.

Para la producción lograda en valor, es el número total de días dedicados al proyecto multiplicado por el valor de un día (a menudo denominado Tarifa Diaria Media). Su fórmula es la siguiente: (Número de días dedicados a un proyecto) * (Valor de un día).

• Objetivo del seguimiento de la producción

A menudo resulta útil controlar la producción y la capacidad de producción a nivel de equipo o de empresa. En función del número de empleados y de su disponibilidad, es posible leer la capacidad de producción en días o en valor. Una empresa bien organizada y optimizada siempre intentará alinear su capacidad de producción con sus objetivos de ventas y crecimiento. Por tanto, poder controlar esta métrica ayuda a garantizar que los objetivos de ventas se ajustan a los recursos disponibles.

• Ejemplo

JAVA cuenta con 100 empleados desarrolladores, entre los que se incluyen los ADR se fija en 800 € como estándar, y 50 empleados de consultoría que tengan un ADR de 750 €. En promedio, todos los empleados trabajan 217 días. Por lo tanto, la capacidad total de producción es :

[100 x 800 + 50 x 750] x 217 = 25.497.500 €.

Teóricamente, si los equipos se mantienen al mismo nivel, hay que ir por un importe de contrato de al menos 25,5 millones de euros.

• ¿Cómo monitorear este indicador? 

En una solución de gestión de actividades, a menudo tiene la posibilidad de realizar un seguimiento de la producción realizada, pero también a veces de la producción planificada. Cuando también se dispone de previsiones, permite saber qué capacidad queda en los próximos periodos, es decir, el esfuerzo comercial que hay que hacer para cubrir al menos los recursos de la empresa.

Indicadores relacionados con la gestión general del seguimiento financiero de los proyectos

Si estás a cargo de varios proyectos o eres gerente, también necesitas hacer un seguimiento de métricas que te den una visión más holística del rendimiento de la actividad. Por lo tanto, es interesante seguir estos tres indicadores.

Pipe comercial

Seguimiento de pipeline comerciales

El tubo de ventas pipe corresponde a oportunidades que se han identificado pero que aún no se han ganado. Mediante el seguimiento de pipe , podemos anticipar futuras ventas de estas oportunidades.

• Finalidad del seguimiento pipe

El seguimiento de pipe es crucial para cualquier empresa, no sólo para las que trabajan por proyectos y venden servicios. Además de anticipar el rendimiento de las ventas y poder prever las ventas futuras, este seguimiento permite anticipar las necesidades de recursos para responder correctamente a futuros proyectos.

Es en este contexto que es crucial que los líderes de equipo y los gerentes tengan una buena visibilidad sobre la madurez de las oportunidades y las necesidades de recursos asociadas.

• ¿Cómo seguir el pipe ¿comercial?

Es imprescindible contar con una herramienta de gestión de proyectos para centralizar todas las oportunidades, y si es posible segmentarlas por madurez o posibilidades de éxito.

Idealmente, es posible identificar la etapa de avance de la oportunidad (prospección, oferta enviada, negociación en curso, etc.) y aplicar un porcentaje de posibilidades de éxito que le permita ponderar el monto asociado y proporcionar una visión más realista de la facturación futura.

Gestión de Oportunidades de Negocio

Personaliza previamente a tus equipos y anticipa tus necesidades de recursos tan pronto como surja la oportunidad con Stafiz. Una vez ganada la oportunidad, el proyecto se crea automáticamente, manteniendo los datos de personal y presupuesto previamente rellenados para ahorrarte tiempo y optimizar mejor la carga.

Le CRM Stafiz

Cuando el CRM se adapta a la gestión de recursos, también puede utilizarse para elaborar un plan de carga de trabajo asociada: ¿qué tipos de funciones trabajarán en este proyecto si se gana, durante cuánto tiempo, a qué Tarifa Media Diaria y qué competencias se necesitarán?

Dependiendo de la madurez de la oferta, es posible "empujar" las necesidades a los gerentes de planificación o gerentes de equipo para que puedan identificar a los empleados que podrán satisfacer la necesidad, o, por el contrario, pueden alertar para identificar candidatos externos o subcontratistas.

Vincule el archivo pipe Para asegurarse de que se realiza la fundición correcta para satisfacer las necesidades del proyecto.

El costo de adquisición de clientes

Es el conjunto de costos comerciales que son necesarios para vender los proyectos. Este es el tiempo que los equipos dedican a escribir propuestas, el tiempo que dedican a la actividad de ventas o al camino para discutir con los prospectos. También se trata, por ejemplo, de los gastos de viaje en la fase de preventa o de todos los demás gastos incurridos en el marco de una licitación.

• Propósito del seguimiento de los costos de adquisición

El seguimiento de los costes de adquisición de clientes es otro indicador crucial para garantizar la rentabilidad de la actividad de ventas. En cierto modo, es la inversión necesaria para ganar proyectos.

Es necesario asegurar que el valor generado por los contratos asociados a la actividad sea mucho mayor que esta inversión comercial. La relación de 3 veces el valor con respecto al costo de adquisición a menudo se destaca como el mínimo a alcanzar para mantener una buena rentabilidad.

Bien monitoreado, este indicador también permite comparar el rendimiento de los vendedores entre sí. Este es un excelente indicador que va más allá de la cantidad de facturación obtenida por el vendedor.

• ¿Cómo hacer un seguimiento del coste de adquisición?

Para poder realizar un seguimiento de la actividad comercial y los costos, es necesario contar con una solución que le permita realizar un seguimiento del tiempo empleado, los gastos y los gastos y asignarlos a cada una de las oportunidades, o a actividades más generales, como la prospección por correo electrónico o la participación en una feria comercial, por ejemplo. Al tener conocimiento del costo de cada vendedor, es posible calcular el costo total de ventas gastado en cada oportunidad y en otras actividades de ventas, por empleado.

Dependiendo de la herramienta de gestión de proyectos que utilice, podrá realizar un seguimiento y generar informes que brinden con mayor precisión los costos generales de adquisición, por equipo o por vendedor, y la rentabilidad de este costo en relación con los montos de ingresos obtenidos.

Ingresos reales y proyectados

El cálculo de la facturación de los proyectos puede ser bastante complejo porque se utilizan varios métodos, como el método de progreso o el método de finalización, por ejemplo.

El método de avance permitirá reconocer la facturación en la cuenta de resultados según el porcentaje de ejecución. Este porcentaje de finalización generalmente se calcula como un porcentaje de los costos cargados al proyecto en comparación con los costos totales planificados en el proyecto. Se calcula de la siguiente manera:

A través del método de finalización, el volumen de negocios solo se reconoce al final del proyecto.

• Propósito del monitoreo de ingresos

No hay duda de que el seguimiento de los ingresos del proyecto es un KPI clave. Ya sea que los proyectos se facturen internamente o a los clientes, la aplicación de los ingresos ayuda a valorar el tiempo dedicado por los recursos al proyecto.

Incluso si estás trabajando en proyectos internos que no se facturan, es interesante aplicar una Tarifa Media Diaria a tus recursos, para identificar el equivalente en facturación que podrían haber generado los recursos si el proyecto se hubiera vendido.

• ¿Cómo hacer un seguimiento de la facturación?

Llevar la cuenta de las ventas puede ser bastante complicado, dependiendo del tamaño y la duración de los proyectos. Los equipos financieros encargados de ello suelen utilizar modelos de Excel, pero utilizar una solución ERP que pueda automatizar y asegurar el cálculo es una ventaja, no solo porque ahorra tiempo a los equipos de asistencia, sino también porque esta métrica es tan importante que debe ser supervisada en tiempo real por los equipos financieros, así como por los jefes de proyecto y otros directivos.

La rentabilidad de la actividad

Hacer un seguimiento de la rentabilidad de una entidad que realiza proyectos implica poder hacer un seguimiento de la rentabilidad de diferentes proyectos y poder analizar los diferentes tipos de costes: costes de equipo, costes de subcontratación, honorarios y otro tipo de gastos, etc.

• Objetivo del seguimiento de la rentabilidad

Este seguimiento garantiza que la actividad genere beneficios al nivel esperado. No todas las actividades del proyecto están destinadas a generar beneficios, pero cuando lo hacen, es importante tener una visión global de la rentabilidad de la actividad mediante el seguimiento de la rentabilidad pasada y futura de los proyectos y comparándola con el presupuesto.

Seguimiento de la rentabilidad de la actividad en Stafiz

• ¿Cómo controlar la rentabilidad de la actividad?

También en este caso, el seguimiento en Excel puede ser suficiente cuando sólo hay unos pocos proyectos, pero el uso de una solución dedicada ofrece un gran número de ventajas, que van desde el seguimiento automatizado a los cálculos seguros, por no mencionar los cuadros de mando de seguimiento que se pueden utilizar para identificar inmediatamente los excesos de presupuesto y las razones de los mismos, y para señalar cualquier discrepancia.

Facturación de proyectos

El objetivo es supervisar el progreso y la integridad de la facturación en relación con lo previsto. Este seguimiento debe llegar hasta el seguimiento de los pagos para tener un buen control de tu flujo de caja.

• Propósito del seguimiento de la facturación

El rendimiento de la actividad no se detiene en la realización, es necesario asegurarse de que el monto vendido se recoja y, si es posible, lo más rápido posible para tener el flujo de caja más saludable posible. Por lo tanto, es necesario asegurarse de que el proceso esté organizado.

1. Se realiza un seguimiento de los plazos de facturación, es decir, de los entregables que activarán la facturación, y la comunicación entre los gestores de proyectos y los equipos de facturación es excelente para permitir la facturación lo antes posible.
2. Todos los elementos facturables se han facturado y no se olvida nada: en un proyecto, no solo se facturan los entregables, sino que también es común volver a facturar las tarifas , por ejemplo. Es importante hacer un seguimiento de estos elementos, de lo contrario se olvida la refacturación y se deja dinero sobre la mesa.
3. Las condiciones de pago son respetadas por los clientes

Seguimiento de la facturación de proyectos con Stafi

• ¿Cómo monitorear este indicador?

Es necesario hacer un seguimiento proyecto por proyecto de lo que se ha facturado, lo que queda por facturar, lo que se ha pagado y poder identificar fácilmente las facturas que no se han pagado cuando deberían haberlo sido. Siempre es más fácil si el seguimiento de la facturación está vinculado al seguimiento del proyecto.

Cuando los elementos de seguimiento del progreso y facturación están vinculados, por ejemplo, es posible dejar que el director del proyecto confirme la producción de un entregable para activar una factura. Los equipos encargados de la facturación ven aparecer este plazo como una factura a emitir, y pueden enviarla al cliente lo más rápido posible. Al acelerar el ciclo de flujo de caja, todo el flujo de caja de la empresa mejora.

Stafiz ayuda a las empresas de servicios a ganar visibilidad y gestionar mejor el progreso de sus proyectos con datos en tiempo real. Stafiz es un SaaS para la gestión de personal, gestión de proyectos y Business Intelligence. De esta manera, siempre se respetan los presupuestos y los márgenes y tomas mejores decisiones para tu negocio.

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