How to make a step-by-step project schedule

Mis à jour le 20 juillet 2026

Dans les sociétés de conseil et les ESN, la réussite d’un projet se joue autant sur la tenue des délais que sur la marge dégagée. Le planning de projet relie ces deux exigences : il donne une direction claire, offre une vision globale de l’avancement et facilite la prise de décisions.

Construire un planning de projet qui tient sur le long terme ne s’improvise pas. Quand les tâches, les ressources et le budget vivent dans des fichiers Excel séparés, la moindre dérive passe inaperçue jusqu’à ce qu’elle rogne la rentabilité de la mission. Un planning mal cadré fait glisser tout le projet : retards en cascade, sur-staffing non anticipé, marge qui fond en fin de mission.

Un plan de projet efficace demande donc rigueur, anticipation et prise de recul, appuyés sur une méthode claire et des outils adaptés. Dans cet article, nous détaillons les 9 étapes pour construire un planning de projet fiable, du cadrage initial à l’analyse post-projet.

En société de services, le chef de projet construit son planning de projet en 9 étapes (préparer, outiller, découper les tâches, budgéter, staffer, allouer, consolider, ajuster, analyser) pour tenir ses délais et sa marge.

Qu’est-ce qu’un planning de projet ?

Un planning de projet est le document qui ordonne dans le temps les tâches, les jalons, les ressources et le budget d’un projet. Il donne une vision globale de l’avancement, sécurise les délais et anticipe les dérives de charge et de marge avant qu’elles n’affectent la rentabilité.

La version prévisionnelle du planning fixe ce cadre en amont, tandis que le macro planning en donne la vue d’ensemble.

Step 1: Prepare the project

Mettre en place un planning de projet implique de mettre au clair les objectifs à atteindre.

This scoping phase helps to clarify expectations and ensure alignment of all stakeholders in order to get to the heart of the project.

Ainsi, le planning de projet commence par une phase de préparation où vous allez définir la manière dont le projet sera exécuté et contrôlé.

This scoping phase lays the foundations of the project and details:

• the various tasks;
• les phases et l’ordre d’exécution des différentes activités ;
• the human resources required
• budget and costs.

The framework note then makes it possible to keep the traceability of this context.

A real roadmap, it takes the form of a document that answers 5 essential questions.

1. What: What does the project consist of? What needs to be done?
2. Who: who is in charge of what?
3. How: What are the tasks to be accomplished? What are the deliverables?
4. When: on what time scale? What is the timetable?

Comme le rapport d’avancement de projet, elle a pour vocation d’informer les équipes.
Enfin, la phase de préparation représente l’occasion d’anticiper les besoins.

Take the example of project management software Stafiz, which can help you estimate the resources you'll need before you've even started your project.

• Integrate CRM and project management tool

Indeed, Stafiz accepts many integrations.

Vous pouvez alors relier votre CRM et être alerté lorsque le projet a de fortes chances d’être remporté pour commencer à préparer vos ressources.

• Forecasting recruitment and training needs

De plus, Stafiz propose une courbe de capacité totale qui montre la charge actuelle et à venir.

This feature provides a clear view of future requirements, enabling you to anticipate recruitment  or training needs.

Step 2: Choose the right project schedule tool

Bien qu’il soit possible de combiner plusieurs outils (diagramme de Gantt, PERT etc.), utiliser un outil de planification de projet unique vous permettra de centraliser l’ensemble des données, pour gagner en fiabilité et flexibilité.

Excel, the false good idea

Excel s’avère peu adapté à la mise en place et à la mise à jour d’un planning de projet. En effet, le document devient rapidement complexe à utiliser et à interpréter.

Columns, merged cells... Any addition of information requires drastic formatting.

Excel n’a pas été conçu pour planifier ni gérer des projets.

Use project schedule software

À la place, nous recommandons l’utilisation d’un logiciel dédié à la planification de projet.

En effet, ce type d’outils permet de faire évoluer le planning et les différentes composantes du projet en fonction des aléas.

Ainsi, Stafiz est un outil complet conçu pour faciliter la gestion de projet. Il permet :

• centralization of data (reliability);
• real-time monitoring (responsiveness for better decision-making);
• the possibility of cross-referencing data;
• communication and information sharing (team productivity).

Pour les sociétés de services (ESN, cabinets de conseil, agences), une catégorie d’outils va plus loin que le planning classique : le PSA (Professional Services Automation). Un PSA relie le planning, le staffing et la marge dans un seul système, là où un outil généraliste s’arrête au calendrier des tâches.

Step 3: List and prioritize tasks

List all milestones and tasks

This step consists of making an inventory of all the tasks that will have to be carried out during the project.

Milestones, tasks and sub-phases can be distinguished, from the broadest to the most precise.

• Milestones represent major stages in the process (e.g. sending specifications to the customer).
• The tasks represent all the elements that make up the project (e.g. drafting of the specifications).
• Subtasks are all the elements that make up the tasks (e.g. proofreading and correcting the document).

The more tasks are broken down the more visibility you have over the work to be delivered.

Cela vous permettra d’être le plus précis possible lorsque vous devrez estimer le budget.

De plus, vous pourrez construire un planning plus précis afin d’assurer vos engagements auprès du client.

Pour vous aider à dresser la liste des tâches, vous pouvez utiliser la structure de découpage de projets (SDP ou WBS en anglais). Ce découpage prépare la planification des tâches.

Identify dependencies

After identifying all the tasks that make up the project, you need to determine which tasks need to be done before others, and which ones can be done at the same time. To do this, identify the interdependencies between tasks so that you understand their impact and how best to prioritize them.

Dans le cas d’une boulangerie, impossible de fabriquer le pain si la farine n’a pas été achetée. Dans le cas d’un projet digital, les enchaînements sont peut-être moins clairs mais tout aussi impactants.

En effet, si cette étape est négligée, elle peut mettre en péril votre calendrier et votre projet.

Prenez en considération les temps de réponse et de validation de vos collaborateurs et prestataires.
Plusieurs outils existent pour vous aider à identifier les dépendances.

Le diagramme de PERT organise les tâches sous forme de réseau pour offrir une vue globale du projet, ainsi que les tâches à réaliser en priorité, en parallèle et les tâches critiques pour tenir les délais.

Le chemin critique consiste à découper le projet en la plus longue séquence de tâches pour réaliser le projet.

Chaque tâche qui affecte la durée du projet est alors répercutée sur l’ensemble de la séquence.

This method allows you to obtain a pessimistic view of the project in order to organize the project schedule strategically.

Gantt, PERT, WBS, chemin critique : quelle méthode pour structurer le planning ?

Quatre méthodes complémentaires aident à passer de la liste des tâches à un planning tenable. Elles ne s’excluent pas : un outil de planification unique les combine sans ressaisie.

Scheduling tasks

Once dependencies are identified, categorize tasks by considering:

• the outbuildings;
• priorities;
• the impact generated and the importance of each task.

Step 4: Set a budget

The schedule and budget are closely linked and must therefore be determined in parallel.

En réalité, le planning de projet doit être construit en s’appuyant sur 3 composants à la fois, autant de dimensions de la planification :

1. the budget,
2. resource selection,
3. resource allocation.

Rely on the available elements

Rassemblez tous les éléments dont vous disposez pour construire le budget : la liste des tâches, des dépendances, la gestion des risques et l’allocation des ressources que nous évoquerons dans une partie suivante.

Plus vous avez d’informations à disposition, plus votre budget pourra être réaliste.

Use a dedicated tool

De nombreux outils dédiés à la budgétisation existent pour vous aider dans cette étape.

Pour établir un budget prévisionnel de projet, commencez par déterminer la faisabilité du projet.

Pour cela, Stafiz propose par exemple un plan de production.

Celui-ci vise à visualiser la marge attendue, par profil ou par phases.

Thus, it offers a precise vision by taking into account all costs (purchases, subcontracting costs, human resources costs depending on seniority, etc.)

 

 

In addition, Stafiz provides clear visibility into previous projects.

Il est possible de filtrer par département, par missions ou par profils pour affiner votre estimation à partir de données passées précises.

Step 5: Select the most suitable profiles

La sélection des profils est capitale dans un projet.

En effet, elle influence largement l’allocation des ressources, le budget et le calendrier.

Une sélection bancale peut générer une perte de productivité et générer des coûts imprévus.

Finding the balance between availability, appetite and budget

Thus, selecting profiles for a project involves finding the right balance between skills, availability, appetites and costs.

Attention, ne négligez pas les appétences : un collaborateur démotivé ou passif pourrait ralentir le projet ou encore entacher votre réputation.

In addition, be vigilant about the availability of the resources selected on the project to prevent profiles from cannibalizing each other.

Use tools: matching engine and scenario builder

To select profiles strategically, cross-reference the data available.

Stafiz propose notamment deux fonctionnalités idéales pour la sélection de profils : le moteur de matching et le scenario builder.

Le Smart Matching de Stafiz met en lumière les compatibilités projets/profils en prenant en compte les disponibilités, les compétences et la motivation.

In addition, it can be particularly useful for IT Services because it helps to identify potential profiles for a management company according to defined criteria.

Les profils identifiés peuvent alors être contactés directement afin d’anticiper le positionnement.

De plus, la grille de staffing permet de visualiser les profils adaptés en fonction des projets à venir.

This feature helps to arbitrate to strategically place each profile.

A powerful search engine

You can also search for a profile to position on an assignment by typing keywords for skills, role, experience, or any other data that seems relevant to you.

Talent sourcing with Stafiz

L’autre outil de sélection de profils, le scenario builder, permet d’optimiser les placements.

Vous pouvez ainsi choisir les profils les plus adaptés en fonction de leur pertinence, des marges attendues ou encore des taux d’occupation afin de maximiser la profitabilité.

Optimize sales performance

This type of functionality enables you to optimize sales performance in three areas.

1. La rentabilité globale, car la charge des collaborateurs est optimisée.
2. Commercial performance and customer satisfaction because projects are well executed, thanks to adapted profiles.
3. L’engagement et la rétention des collaborateurs car les aspirations sont prises en compte.

Step 6: Define resource allocation

Getting a realistic view of capabilities

Pour allouer les ressources de manière stratégique et ainsi permettre l’exécution du planning de projet, il est indispensable d’obtenir des données claires et fiables.

Thus, having a real-time view of capabilities facilitates decision-making.

Une fonctionnalité de Stafiz consiste à proposer un pré-staffing afin de faciliter les délibérations.

This then takes into account criteria such as leave, training or part-time work.

Define roles and responsibilities

L’étape suivante consiste à déterminer les rôles et responsabilités de chacun afin d’éviter tout malentendu ou conflit.

Indeed, each employee must know at what stage he or she is involved and what is expected of him or her. Failure to do so could jeopardize the project schedule, and therefore the success of the project as a whole.

Des outils facilitent cette étape, comme la matrice RACI. Celle-ci permet de clarifier qui fait quoi, quand, et ce qui est attendu de lui.

Step 7: Link planning, human resources and budget

Pour tenir la marge d’un projet de services, le planning doit rester connecté aux ressources et au budget en temps réel. Un PSA comme Stafiz le fait nativement : affecter un consultant met à jour le prévisionnel financier du projet, là où un outil de planification classique sépare les tâches des coûts.

Several steps are interdependent and must be carried out in parallel.

Ainsi, impossible d’établir le budget sans savoir l’outil à utiliser, le nombre de collaborateurs, ou l’ampleur des tâches à réaliser pour accomplir le projet.

In the same way, it is difficult to decide on the size of the team without having an idea of the budget.

Ainsi, vous pouvez commencer par estimer le nombre d’heures et de collaborateurs nécessaires pour chaque tâche.

Ensuite, consolidez l’ensemble pour établir un planning, matérialisé par un échéancier de projet.

Le planning de Gantt reste une option crédible, mais un outil complet de gestion de projet sera plus facile à mettre à jour.

Or, le planning n’est pas un outil figé dans le temps : il est flexible car il va évoluer avec la réalité des projets.

Step 8: Evolve the project schedule

Selon le Project Management Institute, près d’un projet sur deux voit son périmètre s’étendre en cours de route (scope creep). Un planning figé ne résiste pas à ces changements : il se révise à chaque point de contrôle.

En effet, le planning évolue au fur et à mesure du projet, d’où l’importance d’un suivi de projet rigoureux.

Stay Flexible

Le planning de projet doit être adapté aux contraintes du projet.

Thus, it is not uncommon to observe unforeseen events in consulting or IT.

In addition, external events may require adjustments (restructuring, legal developments, wars, etc.).

C’est d’ailleurs pour cette raison qu’il est primordial de mettre en place une gestion des risques efficace avant tout début de projet.

Ce besoin de flexibilité implique la nécessité de disposer d’informations fiables et centralisées. Cela garantit alors un niveau d’information homogène, facilitant alors la réactivité en cas d’écarts.

Set up checkpoints

Project monitoring involves checking three essential points:

1. costs,
2. resource allocation,
3. the deadlines.

Stafiz offre des fonctionnalités permettant de suivre les coûts, telles que :

• a forward-looking vision;
• the expected financial landing in the event of a change in resource planning, tasks, or budget;
• Consolidated data for all teams, with dedicated views by department (e.g. specific views for finance)

In addition, other features are also used to control the distribution of resources.

• Re-scheduling resources (in case of underload or overload) and identification of availability.
• Visualization of the resource planning on non-billable projects to reassign profiles.
• Optimization of reassigned assignments : possibility of modifying schedules in a few clicks (example: postponement of invoicing deadlines).

 

Stafiz offers a complete platform allowing responsiveness, proactivity and anticipation.

 

The platform facilitates decision-making and helps to arbitrate on the actions to be taken.

 

In fact, unforeseen events may changes in the direction of the project management : renegotiated contracts, changes in profile seniority, etc.

Project management with Stafiz

Best practices for ensuring scalability of the project schedule

Le planning doit évoluer en fonction des besoins et vous devez disposer d’outils flexibles pour pouvoir vous adapter.

In addition, three elements are essential to ensure the scalability of the project:

1. the good collaboration of the operational, finance and HR teams,
2. strategic prioritization of new requests,
3. transparency and clarity in communications and information sharing.

 

Step 9: Conduct the post-project analysis

Take stock of the situation

L’analyse post-projet a pour objectif de faire l’état des lieux du déroulé du projet.

• What worked well?
• What needs optimization?

The analysis also validates whether or not the initial objectives have been achieved.

 

Facilitating future projects

De plus, l’analyse post-projet consiste à réunir des éléments pour construire un historique.

This will be used to facilitate the planning of future projects.

 

Analyze the causes of discrepancies

If discrepancies are found, you will need to conduct a variance analysis to understand what the causes are.

Stafiz also offers features to analyze deviations, with different types of analysis.

 

Align teams

La mise en place d’un planning projet sert également à aligner les équipes, post-projet.

Indeed, the centralization of data makes it possible to align the project, finance and HR teams, who have a clear visibility on the objectives achieved.

Ainsi, chaque département peut disposer du détail par projet de chaque profil.

Cas client : Colorado Groupe fiabilise son planning et gagne en marge

Colorado Groupe est un cabinet de conseil en marketing et relation client de 50 collaborateurs. Son staffing prévisionnel se gérait sur des fichiers Excel : sans visibilité sur l’impact des congés sur la charge ni sur le reste à faire, le management ne pouvait pas calculer la marge prévisionnelle de ses projets ni faire progresser ses taux de charge.

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Before using Stafiz, we were unable to improve our utilization rate. Thanks to Stafiz, we are managing our capacities much better and have improved our margins.

We turned to Stafiz, which not only allowed us to digitize our resource planning, but also to automatically calculate the remaining work to be done on projects.

Isabelle Lalet
Director of Development and Support

En digitalisant son staffing avec Stafiz, Colorado Groupe a centralisé la charge collaborateur, intégré les affaires à venir dans le plan de charge et automatisé le calcul du reste à faire. Résultats : +35 % de taux de charge, +15 % de marge sur les projets et 5 heures gagnées par semaine sur la gestion des plannings.

Le planning de projet constitue l’un des piliers de la gestion de projet. En effet, il impacte l’ensemble des aspects du projet : financiers, temporels, ressources.

However, setting up an effective project schedule cannot be improvised. This document must be prepared rigorously, but it is a living document, varying over the course of the project.

Our final advice: use existing templates, tools and methods to save time, and involve the teams! This will boost their involvement and help you build a realistic and relevant project schedule .