The 5 phases of project management

Mis à jour le 21 juillet 2026 · Temps de lecture : 13 min

La gestion de projet suit 5 phases (initiation, planification, exécution, suivi, clôture) qui structurent le cycle de vie d’un projet, de son cadrage à son bilan, pour livrer dans les délais tout en tenant la marge.

Dans une société de conseil, une ESN ou une agence, chaque projet vendu est une promesse : livrer le résultat attendu, dans les délais, sans laisser filer la marge. Mais un périmètre mal cadré au départ, des ressources affectées sans visibilité sur la charge réelle, ou une dérive repérée trop tard transforment vite un projet rentable en projet à perte. Et l’écart se découvre à la clôture comptable, quand il est déjà trop tard pour corriger.

Pour garder le contrôle à chaque étape, la gestion de projet se structure en phases. Ces phases composent le cycle de vie d’un projet : cinq principales, parfois regroupées en quatre ou étendues à six selon les méthodes. Chacune a ses livrables, ses points de vigilance et son enjeu de pilotage propre, du cadrage initial jusqu’au bilan final.

Ce guide détaille les 5 phases de la gestion de projet une par une : ce qu’on y produit, et comment garder délais, budget et marge sous contrôle à chaque étape, en particulier quand on pilote des projets facturés au temps passé.

Comment se déroule un projet, de l’idée à la clôture ?

All phases of a project's lifecycle need to be planned in advance, so that you can build its foundation. This gives you greater visibility over the course of the project, making it easier to monitor and manage any risks or unforeseen events.

For the progress monitoring phase, it is then imperative to ensure that all objectives are met. Create a work structure for each phase, make sure the requirements are met, conduct a review at each stage of the project. To simplify the task, you need to use software. A project management tool like Stafiz can make your job a lot easier, thanks to its intuitive interface, automation and collaborative features!

Une fois que le lancement du projet a eu lieu, veillez à toujours travailler directement avec l’équipe concernée avant de vous lancer dans la prochaine phase du projet. Vous pourrez alors ré-évaluer leur performance. L’équipe chargée du projet et le chef de projet ont les mêmes motivations : atteindre les objectifs du projet.

Stafiz est le système de pilotage opérationnel des sociétés de conseil et de services IT : il relie staffing, projets et finance dans un seul système, de l’avant-vente à la facturation. Là où un outil de gestion de projet classique planifie les tâches, Stafiz rend visible en temps réel la rentabilité de chaque projet, phase par phase.

Phase 1: Project Design

La phase d’initiation (ou de conception) sert à cadrer le projet et à décider s’il vaut la peine d’être lancé. On y définit le périmètre, les objectifs, les livrables attendus et une première estimation du budget, souvent formalisés dans une charte projet.

At this stage, the project begins to take a conceptual form. It is also the time to formalize the framing in a project charter. It is at this point that it is necessary to define its properties and the scope of action. The first step is to create an overview of the project, in order to decide what strategies should be adopted to achieve the expected results.

The project manager should engage with stakeholders and customers to understand the importance of the project's goals.

After this meeting, you can already start creating a project dashboard. The idea is to create something similar to a project map, which will make it easier to understand the fundamental objectives.

Tout comme une tâche peut se décliner en plusieurs sous-tâches, chaque phase du projet s’organise elle-même en plusieurs étapes. Dans le cas de la planification de projet, les quatre axes suivants pourront vous orienter.

• Mener une étude de faisabilité : cette variable concerne l’évaluation des objectifs, du calendrier et du coût du projet pour vérifier s’ils peuvent être réalisés. Pour arriver aux résultats attendus du projet, il est important de pouvoir créer un équilibre entre les exigences et les ressources utilisées.

• Define the scope of the project: this involves knowing how to identify the project objectives, the expected deliverables, the deadlines (which timeboxing helps to meet), the tasks as well as the cost analysis. Find out what needs to be done to accomplish this project and what still needs to be done. By doing this, you will be able to define – or discover – the boundaries of the project.

• Les livrables du projet : cette partie consiste à identifier l’étendue du travail requis, et quelle forme il prendra. À partir de l’énoncé des travaux (qui décrit les exigences du projet en matière de travail, le calendrier, le calendrier des factures, ce qui est acceptable et ce qui ne l’est pas), les consignes de support des livrables et de leurs nombres seront alors clairement définies pour les étapes de réalisation.

• Create a business case: once all the above steps have been completed, start creating your business case. This can serve as a Proof of Concept: it demonstrates why the project is essential, and what financial benefits can be acquired from the outset.

Où se joue la marge dès la phase 1 ? Pour une société de services, tout se joue au cadrage : un périmètre mal chiffré, et la marge est grignotée avant même le lancement. Formaliser le périmètre et le budget prévisionnel dans une charte projet et une note de cadrage claire évite de partir sur une base fausse.

Phase 2: Project planning

La planification transforme le cadrage en un plan opérationnel : planning des tâches, ressources affectées, budget prévisionnel et anticipation des risques. C’est la phase qui conditionne la réussite de toutes les suivantes.

Once you've got the investors' approval, create a plan that everyone can follow. Build a tasks schedule, and assign them to team members, setting deadlines for each tasks.

« Failure to plan is planning to fail. » Therefore, planning is the most important phase in the project life cycle. It's not the most exciting part of the project, and it's true that planning can be a bit daunting. However, it is crucial to your project's success. 

Again, this phase can itself be divided into several stages.

Create a project plan

It should serve as a guide for project managers on how to produce quality results, manage risk, but also to help them keep the cost within budget.

It also helps to assess the value of the project, and to help teams complete their tasks within a given time frame.

Create a resource plan

This plan should provide you with the necessary number of resources required to complete this project. That is:

• the number of project managers;
• the number of workers;
• the number of raw materials.

This also includes essential project management techniques and information technology (IT).

Gathering the necessary resources

After creating the plan, gather all the other resources such as capital, equipment, workspace, etc. Have someone monitor resources and replenish them if needed.

One Solution of resource planning can take over a lot of these tasks and help you better allocate your resources.

Plan the financial budget

Based on the resources required, you can then forecast your financial costs budget. Create a detailed cost analysis with:

• the performing cost of each task;
• the cost for the whole team to carry out a task;
• provide a safety margin for any unforeseeable expenses.

Risks and obstacles

Even when a great deal of planning is done, risks are part of the mix. Try to take a proactive approach by thinking about the different types of obstacles and risks you may face during the project so that you are ready when they arise.

Putting a percentage of your risk in the financial budget as an expense, this provides you with security and will prevent the failure of your project.

Pourquoi le budget prévisionnel décroche-t-il du réel ? Dans une société de services, la ressource se compte en temps facturable. Planifier le budget sans visibilité sur le plan de charge des équipes revient à naviguer à vue. Au-delà d’une vingtaine de collaborateurs, le suivi sur Excel devient vite ingérable : les disponibilités changent, les affectations se croisent, et le prévisionnel décroche du réel.

Phase 3: Project execution

L’exécution est la phase où le plan devient concret : les tâches sont distribuées, les ressources mobilisées, et l’avancement suivi au fil de l’eau. La qualité de la planification conditionne directement la fluidité de cette phase.

This is the moment when everything that has been planned takes shape and becomes concrete. During this phase, project managers distribute project tasks to teams and allocate resources.

But remember: success depends on how well the planning phase has been structured! For even more efficiency, project managers can keep a checklist to ensure that stakeholder requests are taken into account and respected, as agreed in the business case.

Il est important d’apprendre de vos erreurs, mais aussi de vos réussites. Un aspect vital de la phase d’exécution du projet est de faire le suivi de ce qui a poussé le projet à échouer ou à réussir. De cette manière, vous pourrez progresser.

To do this, different metrics must be tracked:

• objectives;
• performance reports;
• project status updates;
• the need for human resources.

Project Progress Report

During the execution phase, there are a series of data updates as the project progresses and the expenditures to the resources committed. This is why it is necessary to maintain regular updates on what is happening and identify critical issues in the project.

Comment un cabinet de conseil pilote ses missions avec Stafiz

Greenworking, cabinet de conseil et organisme de formation de 40 collaborateurs (France), accompagne les transformations d’entreprise. Comme beaucoup de sociétés de services, son suivi d’activité reposait sur des fichiers Excel manipulés dans tous les sens.

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Cela constitue une vraie différence par rapport à des fichiers Excel qu’il faut manipuler dans tous les sens. La donnée est consultable en temps réel et instantanément sur l’outil. Florentin Seux, COO, Greenworking

Avec Stafiz, Greenworking pilote désormais en temps réel la disponibilité de ses collaborateurs, le taux de charge, la facturation des missions et le suivi des bons de commande, sans repasser par des tableurs.

Schedule regular interviews with stakeholders and the project team

We recommend that you update your reports for stakeholders and customers. See with them if the project is still moving in the right direction, and communicate with your team to give them your feedback and suggestions for improvements, especially on topics such as understanding customer needs or moving the trajectory forward to ensure that objectives will be met.

Que faut-il vraiment suivre pendant l’exécution ? Suivre l’avancement des tâches ne suffit pas. Le taux de charge des équipes (la part de leur temps réellement affectée à des missions) et la production déjà consommée disent si le projet tient sa trajectoire économique. Un rapport d’avancement qui croise avancement et budget consommé vaut mieux qu’un simple pourcentage de tâches terminées.

Phase 4: Project monitoring

Le suivi (ou contrôle) se déroule en parallèle de l’exécution. Il consiste à comparer en continu le réalisé au prévu (budget, délais, périmètre) pour détecter les écarts et corriger la trajectoire avant qu’une dérive ne devienne irréversible.

Cette phase du projet se déroule en même temps que la phase d’exécution. Elle peut se faire facilement grâce à un logiciel ERP ou un outil de pilotage de projet.

This step aims to measure that all parameters, such as budget, plans, and timelines, align with the project plan.

Le chef de projet doit s’assurer que la qualité de la production, la dérive du champ d’application, et les ressources respectent toujours le budget prévisionnel du projet. Si tout s’est planifié comme convenu, le chef de projet devrait pouvoir anticiper les éventuels risques et les empêcher de se produire. Gardez le projet en marche, malgré les obstacles !

Comment détecter qu’un projet part en perte avant qu’il ne soit trop tard ? En comparant en temps réel le budget consommé et la production réalisée à ce qui était prévu. La plupart des dérives budgétaires se découvrent trop tard, à la clôture comptable, quand la marge est déjà perdue. Suivre la marge à terminaison (la marge projetée en fin de projet, recalculée à chaque avancement) laisse le temps de réagir avant que l’écart ne se creuse. Pour aller plus loin : éviter la dérive des objectifs et les 12 indicateurs financiers du pilotage de projet.

Passez de la marge subie à la marge pilotée

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Phase 5: Project Close-Out

La clôture livre le projet au client, puis capitalise en interne : bilan d’équipe, documentation, révision du budget réel. C’est la phase qui transforme un projet terminé en enseignements pour les suivants.

After the successful completion of the project, communicate the results to the stakeholders and hand over the project to them.

On the internal side, take stock with your team members and learn from any mistakes that may have been made. Learn how to make adjustments for future projects (better manage your teams, allocate your resources wisely, plan better, etc.).

N’oubliez pas de féliciter votre équipe et de leur montrer de la reconnaissance pour le travail difficile qu’ils ont accompli. L’équipe s’efforcera ainsi d’obtenir de meilleurs résultats dans les projets futurs.

Analyze team performance

• Check the quality of the work and the results obtained.
• Suggest room for improvement.
• Compare performance with previous projects to see how it has been able to increase.

Write project documentation

Écrivez un document détaillé décrivant comment les attentes des parties prenantes ont été respectées. En expliquant quelles ont été les stratégies et différentes phases mises en place pour atteindre ces objectifs, cela vous donne matière à réflexion, et permet une compréhension rétrospective du déroulement des événements.

Review the budget

Finally, see if the project was carried out in accordance with the allocated budget. Evaluate whether the costs and benefits are in line with the original plan. Look for opportunity costs that might have been overlooked during the project.

Que révèle la clôture sur la marge ? La clôture est le moment de vérité de la rentabilité. Comparer le budget réel au prévisionnel, projet par projet, alimente un bilan de projet et une revue de projet qui servent de référence pour mieux chiffrer les projets suivants.

Comment s’assurer qu’aucune phase du projet n’est oubliée ?

Phase 1 : Initiation

• Étude de faisabilité (objectifs, calendrier, coût) validée
• Périmètre et objectifs formalisés dans une charte projet
• Livrables attendus identifiés
• Dossier commercial / business case rédigé

Phase 2 : Planification

• Planning des tâches établi et assigné
• Plan de ressources défini (qui, combien, quand)
• Budget prévisionnel chiffré, marge de sécurité incluse
• Risques identifiés et provisionnés

Phase 3 : Exécution

• Tâches distribuées aux équipes
• Métriques d’avancement suivies (objectifs, performance, ressources)
• Rapports d’avancement réguliers produits

Phase 4 : Suivi & contrôle

• Écarts budget / délais / périmètre mesurés en continu
• Marge à terminaison recalculée à chaque jalon
• Alertes de dérive traitées avant impact

Phase 5 : Clôture

• Projet livré et validé par le client
• Bilan d’équipe et documentation réalisés
• Budget réel comparé au prévisionnel

Project management can sometimes feel overwhelming. There are a lot of tasks that include risks, problems, and failures. To succeed in your projects, it is essential to follow the five steps mentioned above.

To take your project to the next level, you can also equip yourself with an IT tool that takes care of each phase of the project life cycle. This ensures that you save time, better manage your resources, and make the complexity of projects easier to organize.

Pour une société de conseil ou une ESN, l’enjeu dépasse les délais : garder la rentabilité de chaque projet visible à chaque phase, pas seulement à la clôture comptable. Un outil de pilotage de projet comme Stafiz relie le staffing, l’exécution et la marge dans un même système, pour agir sur chaque phase sans attendre le bilan.