Top 6 functies voor planningssoftware

De planningsoftware is de bondgenoot van succesvolle projecten. Het biedt gecentraliseerd beheer van alle elementen die nodig zijn om uw projecten soepel te laten verlopen. Bovendien is een goede planningstool u helpen om controle te houden over uw financiën.

Om je te helpen de juiste keuze te maken, hebben we een checklist samengesteld met de belangrijkste kenmerken van projectplanningssoftware.

Waarom investeren in planningssoftware?

Net zoals een vakman niet kan werken zonder gereedschap, is projectmanagement een veel florissantere kunst als de betrokken teams zijn uitgerust.

Wat zijn de uitdagingen voor dienstverlenende bedrijven?

Er zijn drie belangrijke redenen om projectplanningssoftware te gebruiken drie belangrijke uitdagingen :

• zichtbaarheid,
• productiviteit,
• winstgevendheid.

Aan deze heilige drie-eenheid van projectmanagement moet worden voldaan als je bedrijf wil overleven.

Optimaliseer detoewijzing van uw middelen is een lonende uitdaging, omdat het u in staat stelt omuw marges verhogen dankzij een vertienvoudiging van de productiviteit. Maar om dit te doen, moet u toegang hebben tot zicht op de beschikbare middelen en vaardigheden - en op welk niveau - essentieel is.

Dit is waar de projectplanningsoftware. De gegevens worden regelmatig bijgewerkt en bieden een gelijk informatieniveau. niveau van informatie voor alle belanghebbenden. Tenminste, op voorwaarde dat de gekozen tool collaboratief genoeg is om teams en management met elkaar in contact te brengen.

Excel voor projectbeheer: voldoende of verouderd?

Excel kan een goede metgezel zijn bij het opstarten van een bedrijf, maar het wordt al snel een last. Erger nog, het kan een obstakel vormen voor je groei.

Dit komt door een gebrek aan automatisering waardoor u handmatige handelingen moet uitvoeren, en een waarschijnlijke dubbele invoer in uw software. Dit is niet alleen tijdrovend, maar ook een bron van risico. Excel maakt het niet mogelijk om wijzigingen in de planning of budget, bijvoorbeeld. Een vergissing of invoerfout kan een sneeuwbaleffect veroorzaken dat je liever niet hebt...

Tot slot betekent projectplanning in Excel of Google Sheets dat je de planning voortdurend in de gaten moet houden. En pas op voor jezelf en je collega's! Een gebrek aan communicatie leidt tot verwarring en vertragingenomdat je collega's niet noodzakelijk op de hoogte zijn van geplande wijzigingen.

Use case: de voordelen van het gebruik van planningssoftware

Youmeo is een innovatie adviesbureau met een twintigtal medewerkers.

Het bedrijf gebruikte Excel om hun opdrachten te beheren, in het bijzonder met betrekking tot : 

• middelen,
• onkostendeclaraties,
• vakantie.

De facturering werd door het bedrijf handmatig opgesteld. 

Een situatie die niet optimaal was, maar uiteindelijk wel gevolgen had. Niet gefactureerd werk, onverwerkte uitgaven... Administratieve taken namen te veel ruimte in beslag, zonder dat foutloze resultaten gegarandeerd werden.

Door Stafiz te kiezen als planningssoftware is Youmeo erin geslaagd zijn winstgevendheid te verbeteren door een beter beheer. Dus waarom zou u dat niet doen?

Op deze manier gecentraliseerd, zijn gegevens betrouwbaarder omdat ze voortdurend worden bijgewerkt. U bespaart tijd en vermindert administratieve taken: uw teams zijn meer betrokken! 

Beheer van meerdere projecten

Het plannen van je projecten mag het beheer van je portfolio niet in gevaar brengen. Kies daarom voor software met zichtbaarheid over de projectportefeuille.

Stafiz stelt je in het bijzonder in staat om je winstgevendheid te bekijken, zowel over de hele portefeuille als per taak. Hierdoor kunt u de prioriteiten die u moet stellen strategisch beheren. 

Dit betekent dat u betere beslissingen kunt nemen over de planning van bepaalde projecten - en van medewerker wisselen, bijvoorbeeld - maar ook de kosten onder controle kunt houden om uw marges en cashflow veilig te stellen.

Functie 2: Hulpmiddelenbeheer en real-time zichtbaarheid

Zichtbaarheid van belasting en beschikbaarheid 

A planningsoftware geeft u onmiddellijke zichtbaarheid van beschikbare middelenen maakt zoeken mogelijk (op vaardigheden, ervaring) om de meest geschikte meest geschikte profielen. Goed zichtbaarheid van de werklast om problemen van overbelasting en onderbelasting.

Voor het projectteam en de consultants betekent dit dat ze beter kunnen kunnen anticiperen op hun eigen werklast enlast-minute herplanning vermijden die tot vertragingen kan leiden.

Beschikbaarheid en afwezigheden bijhouden 

Bepaalde parameters, zoals de mogelijkheid om de toewijzing van bronnen te blokkeren op onbeschikbare tijd, helpen om het juiste niveau van informatie toegankelijk te houden. Dit vermindert het risico op conflicten tussen bronnen en bevordert het algehele beheer van bronnen.

De software die je kiest moet een systeem bevatten voor het beheren van vakantiedagen en afwezigheden, maar niet alleen dat. Stafiz biedt met name dagelijkse quota. Een werknemer met een contract van 35 uur kan bijvoorbeeld geen taken toegewezen krijgen die de limiet van 7 uur per dag overschrijden. Dit betekent dat u uw projectplanning kunt aanpassen aan uw verschillende soorten contracten, zelfs deeltijdcontracten.

Ontdek vakantiepark in Stafiz

Toewijzing van personeel aan projecten 

Voor uw middelen toe te wijzen sneller toe te wijzen aan je taken of projecten, kies dan software met een zoekmachine.

• De zoekmachine

Het Stafiz-systeem is in hoge mate aanpasbaar: alle velden die worden ingevoerd in cv's of gebruikers gebruikersprofielen kunnen sleutelwoorden worden.

Bij hettoewijzen van resources hoef je dus alleen maar de vereiste vaardigheid en het verwachte niveau invoeren.

Je kunt je zoekopdracht dan opslaan als een vereiste voor toekomstig gebruik. 

• Beheer van behoeften 

Zoals we al eerder zagen, is de integratie van requirements management met planningssoftware een enorme bonus. 

Vereisten beheren in Stafiz 

Door een vaardigheidseis vanuit de zoekmachine of rechtstreeks in de missie, kunt u anticiperen op de capaciteitsplanning. Deze langetermijnaanpak is een aanwinst voor uw bedrijf. U bent beter in staat om de behoefte aan middelen te voorspellenen daardoor meer zakelijke kansen binnenhalen.

• Voorbemanning

Met deze functie kunt u vooraf plaatsen consultants vooraf plaatsen voordat je de personeelsbezetting afrondt. U kunt met name meerdere profielen plannen plannen voor dezelfde behoefte, wat u meer flexibiliteit geeft. Bovendien kunt u de werklastanalyse wordt herberekend, zult u het gemakkelijker vinden omte arbitreren over positionering om de bezetting te optimaliseren.

In sommige gevallen kan het ook worden gebruikt in de pre-sales fase, met name ter ondersteuning van het voorstel van de klant aan de klant. voorstel aan de klant. Dit is gebruikelijk bij ESN's en is bedoeld om de prospect gerust te stellen over de verwachte kwaliteit en deadlines.

• Scenario simulatie 

Wat is er betrouwbaarder dan gegevensanalyse? Projectplanningssoftware met een simulatietool bespaart je een hoop vergaderingen!

De Stafiz Scenario Builder is een krachtige technologie. Het biedt verschillende opdrachtscenario's om je te helpen de meest rendabele oplossing te vinden. Het is gebaseerd op behoeften (in termen van taken en dus vaardigheden) en middelen.

Het beste scenario wordt dan gekozen op basis van 4 criteria: marge, overbelastingsdagen, TACE op 3 en 6 maanden. 

Voorbeeld van een simulatie van een toewijzingssysteem in Stafiz

• Integratie van onderaanneming 

Werken met freelancers gaat vaak verder dan de grenzen van je werkinstrumenten. Toch kan deze samenwerking vereenvoudigd worden.

Controleer of de software die je kiestuw onderaanneming kan integreren in uw werkprocessen, door tijdelijke tijdelijke gebruikersprofielenof met verschillende toegangsniveaus. U zult sneller en efficiënter werken.

• Beheer van ladingen 

Het gebrek aan zichtbaarheid van belasting is een echt probleem. Je moet de huidige en toekomstige werklast kunnen zien van de werknemers die je aan taken toewijst. Als dit met je huidige software niet mogelijk is, is het tijd om te upgraden!

Hier is een teamrooster in Stafiz. Werknemers van wie wekelijkse werklast groter is dan 100% wordt in rood weergegeven. Op dezelfde manier wordt een onderbelaste werknemer lichter blauw. Deze belastingsindicaties zijn op elk plannermoment beschikbaar.

U kunt ook de werklast balanceren rechtstreeks vanuit dit scherm. Scroll gewoon naar beneden voor een gebruiker om de details van hun belastingsverdeling.

Door de belasting nauwlettend in de gaten te houden, kunt u de bezetting van uw teams maximaliseren. de bezetting van uw teams om een optimale bezettingsgraad en niet factureerbare tijd verminderen. Dit is een goede manier om te anticiperen op wervingsbehoeften en burn-out te voorkomen. burn-out voorkomen.

Functie 3: Bijhouden van deliverables en mijlpalen

Duidelijkheid van deliverables

De beheer van projectresultaten is een echte rode draad. Vaak geassocieerd met mijlpalenDeze formaliseren de overgang naar een andere fase of taak.

Een goed hulpmiddel voor projectplanning integreert documentbeheer om het gemakkelijker te maken om deliverables te delen. Stafiz gaat zelfs nog verder en stelt je in staat om je deliverables te configureren als mijlpalen. Dit betekent dat wanneer een deliverable wordt gedeeld en als voltooid wordt gedeclareerd, dezeautomatisch bepaalde processen activeert, zoals het doorgaan naar de volgende fase, of een factuur activeren.

Definitie van deadlines, managers en status

A duidelijke follow-up vereist duidelijke aanwijzingen.

Jouw projectplanningsplatform moet de deadlines voor taken of fasen. Je moet ook een verantwoordelijke aanwijzen Dit is een manier om de verschillende partijen te laten weten met wie ze contact moeten opnemen als dat nodig is.

Op deze manier is elk lid van het team duidelijk over zijn of haar eigen taken en over de algemene voortgang van het project.

Functie 4: Samenwerking en meldingen

Je werkdagen zullen veel efficiënter verlopen als je tools zich lenen voor samenwerking. Het doel is om vergaderingen en de duur ervan zoveel mogelijk te beperken, evenals e-mailuitwisselingendie soms onopgemerkt blijven en tot verwarring leiden.

In-app communicatie

Kies dus voor een hulpmiddel dat kan worden gebruikt als uitwisselingskanaal.

Functies zoals instant messaging en de mogelijkheid omopmerkingen toevoegen zijn belangrijk om communicatiesilo's te vermijden.

Stroom Een taak delen Als je een taak of scherm rechtstreeks via een link deelt, verloopt het werk ook soepeler en wordt er context geboden. Als dit zinvol voor je is, kies dan voor een SaaS-planningssoftware.

Waarschuwingssystemen

Op de hoogte worden gebracht van schemawijzigingen is ook een uitstekende manier omsamenwerking automatiserenmaar niet de enige. Met software zoals Stafiz kun je je waarschuwingen in hoge mate aanpassen, zodat je de last van het monitoren uit handen kunt nemen.

U kunt bijvoorbeeld gewaarschuwd worden voor komende afwijkingen productie, deadlines of kosten. U profiteert van constante monitoring, terwijl u minder tijd kwijt bent aan het analyseren en bijhouden van uw dashboards.

Betere synchronisatie tussen het projectteam en het management

Het heen en weer sturen van documenten die moeten worden gevalideerd komt vaak voor en wordt al snel een belemmering voor de productiviteit.

Je tool moet het volgende kunnen integreren validatieworkflows die kunnen worden aangepast aan uw behoeften. Dit zal de reactietijd tussen validatie en levering.

Kenmerk 5: Rapportage en managementindicatoren

Aanpasbare dashboards

Bij het plannen van een project wil je de belastingsverdelinghet projectprojectvoortgang en het budgetverbruik.

Zorg ervoor dat je tool de volgende functies bevat voor je projectdashboards: 

• ondersteuning voor het factureringsmodel (op basis van vergoedingen, forfait of beide),
• de voorlopig toezicht en real-time van projecten,
• a modulaire interface die zich aanpast aan je verschillende projecttypes,
• verschillende toegangsrechtenom gevoelige gegevens te beschermen en te voorkomen dat het scherm wordt overladen met irrelevante medewerkers.

Discrepanties bewaken 

Projectplanning is nooit echt af. Daarom moet uw software het volgende bevatten functies voor het bijhouden van varianties. Zo kunt u afwijkingen live of voordat ze optreden analyseren en planningen aanpassen om uw marges te optimaliseren.

Op deze manier kunt u vaststellen wat er fout ging en winstgevendheid veiligstellen. Voor uw toekomstige projecten kunt u leren van eerdere mislukkingen, zodat u alleen het beste overhoudt.

Belangrijke KPI's voor project- en financieel managers

Om ervoor te zorgen dat je dashboards geactiveerd kunnen worden, moet de software verschillende soorten KPI's kunnen berekenen en weergeven.

• Winstgevendheid KPI's

Dit zijn projectgerelateerde financiële indicatoren.

• Project KPI's

• KPI's voor financieel beheer

Functie nr. 6: Integratie met je bedrijfstools

Het laatste criterium voor het kiezen van uw planningstool zijn de integraties die het biedt. Of het nu gaat omAPI's of native connectors zijnDeze zijn essentieel als je wilt dat je software met elkaar communiceert.

Overweeg de volgende mogelijkheden: 

• integratie met CRM,
• ERP-integratie,
• integratie met HRIS en andere HR-tools,
• integratie in je agenda. 

Transversale kwaliteiten om te zoeken in een hulpmiddel voor projectplanning

Naast de behoefte aan technische kenmerkenmoet de geselecteerde tool ook aan bepaalde criteria voldoen om overtuigend te zijn en de adoptie ervan te vergemakkelijken.

De gebruikersinterface moet ontworpen zijn om samenwerking te vergemakkelijken. Hoe intuïtiever en intuïtief en gemakkelijk om mee om te gaan, hoe meer je het risico op afwijzing.

Met welke functies of modules kunt u proactief te blijven ? Om bepaalde taken te delegeren via automatisering? Bovenal is het de bedoeling om software te vinden die zich kan aanpassen aan uw methodes in een veranderende omgeving.

Een goed planningssoftwarepakket moet daarom : 

• display, 
• grondstoffenbeheer, 
• tijdbeheer en -registratie, 
• samenwerking,
• rapportage.
• integratie.

Het moet zich niet alleen kunnen aanpassen aan de veranderende planning naarmate de missie vordert, maar ook aan de soorten projecten die je zou kunnen winnen.