Top 6 Funktionen, auf die Sie bei Planungssoftware achten sollten

Planungssoftware ist der Verbündete erfolgreicher Projekte. Es ermöglicht die zentrale Verwaltung aller Elemente, die die ordnungsgemäße Ausführung Ihrer Missionen ermöglichen. Darüber hinaus kann ein gutes Planungstool Ihnen helfen, den Überblick über Ihre Finanzen zu behalten.

Um Sie bei Ihrer Wahl zu unterstützen, stellen wir Ihnen unsere Checkliste mit den wesentlichen Funktionen einer Projektplanungssoftware vor.

Warum in Planungssoftware investieren?

So wie ein Handwerker nicht ohne Werkzeuge arbeiten kann, ist Projektmanagement eine viel blühendere Kunst, wenn die beteiligten Teams ausgerüstet sind.

Was sind die Herausforderungen für Dienstleistungsunternehmen?

Die Einführung von Projektplanungssoftware reagiert auf drei Hauptherausforderungen :

• Sichtbarkeit
• Produktivität
• Rentabilität.

Diese heilige Dreifaltigkeit des Projektmanagements muss erfüllt werden, um die Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens zu gewährleisten.

Die Optimierung der Allokation Ihrer Ressourcen ist eine lohnende Herausforderung, da Sie so Ihre Margen dank einer Verzehnfachung der Produktivität erhöhen können. Um dies zu erreichen, ist es jedoch unerlässlich, dass Sie einsehen können, welche Ressourcen und Fähigkeiten auf welchem Niveau verfügbar sind.

Hier kommt eine Projektierungssoftware ins Spiel. Die Daten werden regelmäßig aktualisiert und ermöglichen ein gleiches Informationsniveau für alle Beteiligten. Zumindest, vorausgesetzt, das gewählte Tool ist kollaborativ genug, um Teams und Management zu verbinden.

Excel für das Projektmanagement: ausreichend oder veraltet?

Excel ist zwar ein guter Begleiter für die Existenzgründung, wird aber schnell zur Belastung. Schlimmer noch, ein Hindernis für Ihr Wachstum.

Der Grund dafür ist ein Mangel an Automatisierung, der Sie zwingt, manuelle Vorgänge durchzuführen, und eine wahrscheinliche doppelte Eingabe in Ihrer Arbeitssoftware. Das ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch eine Gefahrenquelle. Excel integriert z. B. Änderungen in der Planung oder im Budget nicht nativ. Ein Versehen oder ein Eingabefehler kann einen Schneeballeffekt auslösen, auf den Sie gerne verzichten würden...

Zu guter Letzt erfordert eine Projektplanung in Excel oder Google Sheets, dass Sie die Planung ständig im Auge behalten. Und hüten Sie sich vor Ihnen und Ihren Kollegen! Mangelnde Kommunikation führt zu Verwirrung – und Verzögerungen, da Ihre Mitarbeiter möglicherweise nicht über geplante Änderungen informiert werden.

Anwendungsfall: Die Vorteile der Einführung von Planungssoftware

Youmeo ist eine Innovationsberatung mit rund zwanzig Mitarbeitern.

Das Unternehmen verwendete Excel, um seine Missionen zu verwalten, insbesondere in Bezug auf Folgendes: 

• Betriebsmittel
• Spesenabrechnungen,
• verlassen.

Auf der Rechnungsseite schrieb das Unternehmen sie manuell. 

Eine nicht optimale Situation, die am Ende Konsequenzen hatte. Arbeit wird nicht in Rechnung gestellt, Ausgaben nicht verarbeitet... Administrative Aufgaben nahmen zu viel Platz in Anspruch, garantierten aber kein fehlerfreies Ergebnis.

Durch die Wahl von Stafiz als Planungssoftware ist es Youmeo gelungen, seine Rentabilität durch besseres Management zu verbessern. Warum also nicht Sie?

Zentralisierte Daten sind zuverlässiger, da sie ständig aktualisiert werden. Sie sparen Zeit und reduzieren den Verwaltungsaufwand: Ihre Teams sind engagierter! 

Multiprojektmanagement

Die Planung Ihrer Projekte sollte Ihr Portfoliomanagement nicht gefährden. Entscheiden Sie sich also für eine Software mit Einblick in das Projektportfolio.  

Stafiz ermöglicht es Ihnen, Ihre Rentabilität sowohl über das gesamte Portfolio als auch Mission für Mission zu visualisieren. Diese Vision ermöglicht es Ihnen, die zu setzenden Prioritäten strategisch zu verwalten . 

Auf diese Weise können Sie bessere Entscheidungen über die Planung bestimmter Projekte treffen – und beispielsweise Mitarbeiter wechseln – behalten aber auch die Kontrolle über die Kosten, um Ihre Margen und Ihren Cashflow zu sichern.

Funktion 2: Ressourcenmanagement und Echtzeit-Transparenz

Transparenz über Auslastung und Verfügbarkeit 

Eine gute Planungssoftware ermöglicht es Ihnen, einen sofortigen Überblick über die verfügbaren Ressourcen zu erhalten und (nach Fähigkeiten, Erfahrungen) zu suchen, um die am besten geeigneten Profile zu identifizieren. Gute Sichtbarkeit der Ladung, um Unterlast- und Überlastprobleme zu identifizieren.

Auf der Seite des Projektteams und der Berater können sie so ihre eigene Arbeitsbelastung besser einschätzen und Umplanungen in letzter Minute vermeiden, die zu Verzögerungen führen können.

Verfügbarkeits- und Abwesenheitserfassung 

Bestimmte Parameter, wie z. B. die Möglichkeit, die Zuweisung von Ressourcen bei nicht verfügbarer Zeit zu blockieren, tragen dazu bei, das richtige Maß an Informationen zugänglich zu halten. Dies reduziert das Risiko von Ressourcenkonflikten und fördert das gesamte Ressourcenmanagement.

Die gewählte Software muss dann ein Urlaubs- und Abwesenheitsmanagementsystem integrieren, aber nicht nur. Stafiz bietet insbesondere eine tägliche Quoteneinstellung an. Somit kann ein Mitarbeiter mit einem 35-Stunden-Vertrag nicht mit Aufgaben betraut werden, die über die Grenze von 7 Stunden pro Tag hinausgehen. So können Sie Ihre Projektplanung an Ihre unterschiedlichen Vertragsarten anpassen, auch an Teilzeitverträge. 

Entdecken Sie die Urlaubsverwaltung in Stafiz

Zuweisung von Humanressourcen für Projekte 

Um Ihre Ressourcen schneller Ihren Aufgaben oder Projekten zuzuordnen, wählen Sie Software mit einer Suchmaschine.

• Die Suchmaschine

Stafiz's ist hochgradig anpassbar: Alle Felder, die in Lebensläufen oder Benutzerprofilen ausgefüllt werden, können zu Schlüsselwörtern werden.

Wenn Sie also Ressourcen zuweisen, müssen Sie nur die gesuchte Fähigkeit eingeben und die erwartete Stufe eingeben.

Sie können Ihre Suche dann als Bedarf speichern, um sie später zu verwenden. 

• Anforderungsmanagement 

Wie bereits erwähnt, ist die Integration des Anforderungsmanagements in die Planungssoftware ein großer Vorteil. 

Anforderungsmanagement in Stafiz 

Durch die Registrierung einer Fähigkeitsanforderung über die Suchmaschine oder direkt in der Mission sind Sie in der Lage, die Kapazitätsplanung zu antizipieren. Dieser langfristige Ansatz ist ein Gewinn für Ihr Unternehmen. Sie sind besser in der Lage, die Prognose des Ressourcenbedarfs vorherzusagen und folglich mehr Geschäftsmöglichkeiten zu gewinnen.

• Vorbesetzung

Mit dieser Funktion können Sie Berater vorpositionieren, bevor Sie die Personalbesetzung abschließen. Dies ermöglicht es Ihnen, mehrere Profile für den gleichen Bedarf zu planen, was Ihnen mehr Flexibilität bietet. Darüber hinaus wird es für Sie bei der Neuberechnung der Lastanalyse einfacher, durch Optimierung der Belegung über die Positionierung zu entscheiden.

In einigen Fällen kann es auch im Pre-Sales verwendet werden, insbesondere als Unterstützung für das Angebot des Kunden. Diese Praxis ist bei ESNs üblich und zielt darauf ab, den Interessenten von der erwarteten Qualität und den Fristen zu überzeugen.

• Simulation von Szenarien 

Was könnte zuverlässiger sein als datengestützte Analysen? Eine Projektierungssoftware mit Simulationstool erspart Ihnen viele Termine!

Der Scenario Builder von Stafiz ist eine leistungsstarke Technologie. Es bietet verschiedene Zuordnungsszenarien, um Ihnen zu helfen, die rentabelste Lösung zu finden. Sie basiert auf Bedürfnissen (in Aufgaben und damit in Fähigkeiten) und Ressourcen.

Das beste Szenario wird dann nach 4 Kriterien gewählt: die Marge, die Tage der Überlastung, die TACE nach 3 und 6 Monaten. 

Beispiel für eine Simulation eines Ressourcenallokationsszenarios in Stafiz

• Outsourcing-Integration 

Die Zusammenarbeit mit Freiberuflern geht oft über die Grenzen Ihrer Arbeitsmittel hinaus. Diese Zusammenarbeit könnte jedoch vereinfacht werden.

Prüfen Sie, ob die gewählte Software die Möglichkeit bietet, Ihre Unterauftragsvergabe in Ihre Arbeitsprozesse zu integrieren, sei es durch die Erstellung temporärer Benutzerprofile oder mit unterschiedlichen Zugriffsebenen. Sie gewinnen an Geschwindigkeit und Effizienz. 

• Lastmanagement 

Die mangelnde Sichtbarkeit der Ladung ist eine echte Herausforderung. Sie sollten in der Lage sein, die aktuelle und zukünftige Auslastung der Mitarbeiter zu sehen, die Sie den Einsätzen zuweisen. Wenn Ihre aktuelle Software dies nicht zulässt, ist es Zeit für ein Upgrade!

Hier ist ein Teamplan in Stafiz. Mitarbeiter mit einer wöchentlichen Auslastung von mehr als 100 % werden rot dargestellt. In ähnlicher Weise wird ein unterberechneter Mitarbeiter in einem helleren Blau angezeigt. Diese Lastanzeigen stehen zu jedem Planungszeitpunkt zur Verfügung.

Sie können die Arbeitslast auch direkt von diesem Bild aus ausgleichen. Scrollen Sie einfach einen Benutzer nach unten, um die Details seiner Lastverteilung zu erhalten.

Durch eine genaue Überwachung der Auslastung maximieren Sie die Auslastung Ihrer Teams, um eine optimale Auslastung zu gewährleisten und nicht abrechenbare Zeit zu reduzieren. Dies ist eine gute Möglichkeit, den Rekrutierungsbedarf zu antizipieren und Burnout zu verhindern.

Funktion 3: Verfolgen Sie Ergebnisse und Meilensteine

Klarheit über die erwarteten Ergebnisse

Das Management von Projektergebnissen ist ein echter roter Faden. Sie sind oft mit Meilensteinen verbunden und formalisieren den Übergang zu einer anderen Phase oder Aufgabe.

Ein gutes Projektplanungstool verfügt über ein integriertes Dokumentenmanagement, um die gemeinsame Nutzung von Ergebnissen zu erleichtern. Stafiz geht noch weiter und bietet Ihnen an, Ihre Ergebnisse als Meilenstein zu konfigurieren. Wenn eine Lieferung freigegeben und als abgeschlossen deklariert wird, können daher bestimmte Prozesse automatisch aktiviert werden, z. B. das Wechseln zur nächsten Phase oder das Auslösen einer Rechnung.

Definition von Terminen, Managern, Status

Eine klare Nachverfolgung erfordert klare Indikationen.

Ihre Projektplanungsplattform sollte Aufgaben- oder Phasenfristen hervorheben. Ebenso ist die Beauftragung eines Managers eine Möglichkeit, den verschiedenen Parteien die Kontaktperson zu nennen, die im Bedarfsfall bevorzugt werden soll.

Auf diese Weise ist sich jedes Teammitglied über seine eigenen Missionen und den allgemeinen Fortschritt des Projekts im Klaren.

Funktion 4: Zusammenarbeit und Benachrichtigungen

Ihr Arbeitstag wird viel effizienter, wenn sich Ihre Tools für die Zusammenarbeit eignen. Ziel ist es, Meetings und deren Dauer so weit wie möglich zu reduzieren, ebenso wie den E-Mail-Austausch, der manchmal unbemerkt bleibt und zu Verwirrung führt.

In-App-Kommunikation

Wählen Sie also ein Tool, das als Austauschkanal genutzt werden kann.

Funktionen wie Instant Messaging oder das Hinzufügen von Kommentaren sind nicht zu vernachlässigen, um Kommunikationssilos zu vermeiden.

Die Möglichkeit , eine Aufgabe oder einen Bildschirm direkt über einen Link zu teilen, macht die Arbeit auch flüssiger und ermöglicht es Ihnen, Kontext zu geben. Wenn das für Sie nach etwas klingt, entscheiden Sie sich stattdessen für eine SaaS-Planungssoftware.

Warnsysteme

Die Möglichkeit, im Falle einer Zeitplanänderung benachrichtigt zu werden, ist auch eine großartige Möglichkeit, die Zusammenarbeit zu automatisieren, aber nicht nur. In der Tat ermöglicht Ihnen eine Software wie Stafiz ein hohes Maß an Anpassung der Alarme, um Ihre Überwachung auszulagern.

So können Sie beispielsweise auf bevorstehende Abweichungen in der Produktion, Durchlaufzeiten und Kosten hingewiesen werden. Sie profitieren dann von einer ständigen Überwachung und reduzieren gleichzeitig den Zeitaufwand für die Analyse und Überwachung Ihrer Dashboards. 

Bessere Synchronisation zwischen Projektteam und Management

Das Kommen und Gehen von Dokumenten, die validiert werden müssen, ist weit verbreitet und wird schnell zu einem Hindernis für die Produktivität.

Ihr Tool sollte in der Lage sein, Validierungsworkflows zu integrieren , die an Ihre Bedürfnisse angepasst werden können. Dadurch wird die Reaktionszeit zwischen Validierung und Auslieferung erheblich verkürzt.

Merkmal Nr. 5: Berichterstattung und Managementindikatoren

Anpassbare Dashboards

Wenn Sie ein Projekt planen, möchten Sie in der Lage sein, die Lastverteilung, den Projektstatus und den Budgetverbrauch zu verfolgen.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Tool über die folgenden Funktionen für Ihre Projekt-Dashboards verfügt: 

• Unterstützung bei der Auswahl des passenden Abrechnungsmodells (Zeitwirtschaft, Flatrate oder beides),
• Vorausschauende und Echtzeit-Überwachung von Projekten,
• eine modulare Schnittstelle , die sich an Ihre verschiedenen Arten von Projekten anpasst,
• Unterschiedliche Zugriffsrechte, um sensible Daten zu schützen und eine Überlastung des Displays von nicht betroffenen Mitarbeitern zu vermeiden.

Verfolgung von Abweichungen 

Die Projektplanung ist nie wirklich abgeschlossen. Aus diesem Grund sollte Ihre Software Funktionen zur Abweichungsverfolgung enthalten. Auf diese Weise können Sie Abweichungen live oder bevor sie auftreten, analysieren und Zeitpläne anpassen, um Ihre Marge zu optimieren.

Auf diese Weise können Sie erkennen, was ein Problem war, und die Rentabilität sichern. Für Ihre zukünftigen Projekte werden Sie in der Lage sein, aus früheren Fehlern zu lernen, um nur die Besten zu behalten.

Wesentliche KPIs für Projekt- und Finanzabteilungen

Damit Ihre Dashboards aktiviert werden können, muss die Software in der Lage sein, verschiedene Arten von KPIs zu berechnen und anzuzeigen.

• KPIs zur Rentabilität

Dies sind die Finanzindikatoren, die sich auf ein Projekt beziehen.

• Projekt-KPIs

• KPIs für das Finanzmanagement

Feature Nr. 6: Integrationen mit Ihren Business-Tools

Das letzte Kriterium für die Auswahl Ihres Planungstools sind die Integrationen, die es bietet. Unabhängig davon, ob es sich um APIs oder native Konnektoren handelt, sind diese unerlässlich, damit Ihre Software miteinander kommunizieren kann.

Betrachten Sie die folgenden Möglichkeiten: 

• Integration mit CRM,
• Integration mit dem ERP,
• Integration mit HRIS und anderen HR-Tools,
• Integration mit Ihren Kalendern. 

Transversale Qualitäten, auf die Sie bei einem Projektplanungstool achten sollten

Abgesehen von den technischen Merkmalen muss das ausgewählte Tool auch bestimmte Kästchen ankreuzen, um seine Einführung zu überzeugen und zu erleichtern.

Die Benutzeroberfläche muss so gestaltet sein, dass sie die Zusammenarbeit erleichtert. Je intuitiver und einfacher ein Tool zu bedienen ist, desto mehr begrenzen Sie das Risiko einer Ablehnung.

Welche Funktionen oder Module halten Sie proaktiv ? Bestimmte Aufgaben durch Automatisierung delegieren? Die Idee ist vor allem, eine Software zu finden, die sich an Ihre Methoden anpassen kann, in einem sich verändernden Umfeld. 

Eine gute Planungssoftware sollte daher Features enthalten: 

• Visualisierung 
• Ressourcenmanagement, 
• Zeitmanagement und -erfassung, 
• Zusammenarbeit
• berichtend.
• Integrationen.

Es muss in der Lage sein, sich nicht nur an die sich ändernde Planung im Laufe des Auftrags anzupassen, sondern auch an die Art der Projekte, die Sie gewinnen könnten.