Las 6 características principales que debe buscar en el software de programación
El software de planificación es el aliado de los proyectos exitosos. Permite la gestión centralizada de todos los elementos permitiendo la correcta ejecución de sus misiones. Además, una buena herramienta de planificación puede ayudarlo a mantenerse al tanto de sus finanzas.
Para guiarlo en su elección, compartimos con usted nuestra lista de verificación de las características esenciales de un software de planificación de proyectos.
¿Por qué invertir en software de planificación?
Al igual que un artesano no puede trabajar sin herramientas, la gestión de proyectos es un arte mucho más floreciente cuando los equipos involucrados están equipados.
¿Cuáles son los desafíos para las empresas de servicios?
La adopción de un software de planificación de proyectos responde a tres retos principales :
- visibilidad
- productividad
- rentabilidad.
Esta santísima trinidad de la gestión de proyectos debe cumplirse para garantizar la sostenibilidad de su empresa.
Optimizar la asignación de sus recursos es un desafío gratificante, ya que le permite aumentar sus márgenes gracias a un aumento de diez veces en la productividad. Pero para hacer esto, el acceso a la visibilidad de qué recursos y habilidades están disponibles, y en qué nivel, es esencial.
Aquí es donde entra en juego el software de planificación de proyectos. Los datos se actualizan periódicamente y permiten un nivel igual de información para todas las partes interesadas. Al menos, siempre que la herramienta elegida sea lo suficientemente colaborativa como para conectar equipos y administración.
Excel para la gestión de proyectos: ¿suficiente u obsoleto?
Si bien Excel es un buen compañero para iniciar un negocio, rápidamente se convierte en una carga. Peor aún, un obstáculo para tu crecimiento.
La razón de esto es la falta de automatización que lo obliga a realizar operaciones manuales y una probable doble entrada en su software de trabajo. Esto no solo requiere mucho tiempo, sino que también es una fuente de riesgo. Excel no integra de forma nativa los cambios en la planificación o el presupuesto, por ejemplo. Un descuido o un error de entrada pueden causar un efecto de bola de nieve del que con gusto prescindiría...
Finalmente, la planificación de un proyecto en Excel o Google Sheets requiere que vigile constantemente la planificación. ¡Y cuidado contigo y con tus colegas! La falta de comunicación genera confusión y retrasos, ya que es posible que sus empleados no sean notificados de los cambios planificados.
Caso de uso: los beneficios de adoptar un software de planificación
Youmeo es una empresa de consultoría de innovación con una veintena de empleados.
La empresa utilizó Excel para gestionar sus misiones, en particular en lo que respecta a lo siguiente:
- Recursos
- informes de gastos,
- Salir.
En cuanto a la facturación, la empresa los escribió manualmente.
Una situación menos que óptima, que terminó teniendo consecuencias. Obra no facturada, gastos no procesados... Las tareas administrativas ocupaban demasiado espacio, pero no garantizaban un resultado sin errores.
Al elegir Stafiz como su software de programación, Youmeo ha logrado mejorar su rentabilidad a través de una mejor gestión. Entonces, ¿por qué no tú?
El tiempo de un empleado experimentado finalmente se utiliza para otra tarea. Luego es reemplazado por un perfil junior con las mismas habilidades. La previsión, el informe de rentabilidad y el programa de carga se actualizan automáticamente.
Los datos centralizados son más confiables porque se actualizan constantemente. Ahorras tiempo y reduces las tareas administrativas: ¡tus equipos están más comprometidos!
Gestión de múltiples proyectos
La planificación de sus proyectos no debería poner en peligro la gestión de su cartera. Así que opte por un software con visibilidad de la cartera de proyectos.
Stafiz le permite visualizar su rentabilidad tanto en toda la cartera, como misión por misión. Esta visión le permite gestionar estratégicamente las prioridades que se deben hacer.
De esta manera, puede tomar mejores decisiones sobre la programación de ciertos proyectos , y cambiar de empleados, por ejemplo, pero también mantener el control sobre los costos para asegurar sus márgenes y flujo de caja.
Característica 2: Gestión de recursos y visibilidad en tiempo real
Visibilidad de la carga y la disponibilidad
Un buen software de planificación le permite tener visibilidad inmediata sobre los recursos disponibles y le permite buscar (por habilidad, experiencia) para identificar los perfiles más adecuados. Buena visibilidad de la carga para identificar problemas de carga insuficiente y sobrecarga.
Por parte del equipo del proyecto y de los consultores, esto les permite anticipar mejor su propia carga de trabajo y evitar una nueva planificación de última hora que puede provocar retrasos.
Seguimiento de disponibilidad y ausencias
Ciertos parámetros, como poder bloquear la asignación de recursos en el tiempo no disponible, ayudan a mantener accesible el nivel correcto de información. Esto reduce el riesgo de conflictos por los recursos y promueve la gestión general de los recursos.
El software elegido debe integrar un sistema de gestión de permisos y ausencias, pero no solo. Stafiz ofrece en particular una configuración de cuota diaria. Por lo tanto, un empleado con un contrato de 35 horas no puede ser asignado a tareas más allá del límite de 7 horas por día. Esto le permite adaptar la planificación de su proyecto a sus diferentes tipos de contratos, incluso contratos a tiempo parcial.
Descubre la gestión de permisos en Stafiz
Asignación de recursos humanos a los proyectos
Para asignar sus recursos más rápidamente a sus tareas o proyectos, elija un software con un motor de búsqueda.
- El motor de búsqueda
Stafiz es altamente personalizable: todos los campos rellenados en los CV o perfiles de usuario pueden convertirse en palabras clave.
Por lo tanto, al asignar recursos, solo tiene que escribir la habilidad que está buscando y completar el nivel esperado.
A continuación, puede guardar su búsqueda como una necesidad para usarla más tarde.
- Gestión de requisitos
Como se vio anteriormente, la integración de la gestión de requisitos con el software de planificación es una gran ventaja.
Gestión de requisitos en Stafiz
Al registrar un requisito de habilidad desde el motor de búsqueda o directamente en la misión, puede anticipar la planificación de la capacidad. Este enfoque a largo plazo es un activo para su negocio. Puede predecir mejor la previsión de las necesidades de recursos y, en consecuencia, ganar más oportunidades de negocio.
- Pre-dotación de personal
Esta función le permite preposicionar a los consultores antes de finalizar la dotación de personal. Esto le permite planificar varios perfiles para la misma necesidad, ofreciéndole más flexibilidad. Además, a medida que se recalcule el análisis de carga, le resultará más fácil arbitrar sobre el posicionamiento optimizando la ocupación.
En algunos casos, también se puede utilizar en preventa, en particular como apoyo a la propuesta del cliente. Común entre las ESN, esta práctica tiene como objetivo tranquilizar al cliente potencial sobre la calidad y los plazos esperados.
- Simulación de escenarios
¿Qué podría ser más confiable que el análisis basado en datos? ¡Un software de planificación de proyectos con una herramienta de simulación le ahorrará muchas reuniones!
El Creador de escenarios de Stafiz es una tecnología poderosa. Ofrece diferentes escenarios de asignación para ayudarlo a encontrar la solución más rentable. Se basa en las necesidades (en tareas y, por lo tanto, en habilidades) y recursos.
El mejor escenario se elegirá de acuerdo con 4 criterios: el margen, los días de sobrecarga, el TACE a los 3 y 6 meses.
Ejemplo de simulación de un escenario de asignación de recursos en Stafiz
- Integración de subcontratación
Trabajar con autónomos a menudo va más allá de los límites de tus herramientas de trabajo. Sin embargo, esta colaboración podría simplificarse.
Comprueba que el software elegido ofrece integrar tu subcontratación en tus procesos de trabajo, mediante la creación de perfiles de usuario temporales, o con diferentes niveles de acceso. Ganarás en velocidad y eficiencia.
- Gestión de carga
La falta de visibilidad en la carga es un verdadero desafío. Debería poder ver la carga de trabajo actual y futura de los empleados que asigna a las asignaciones. Si su software actual no lo permite, ¡es hora de actualizar!
Aquí hay un calendario del equipo en Stafiz. Los empleados con una carga de trabajo semanal superior al 100% se muestran en rojo. Del mismo modo, un empleado con un cargo insuficiente aparecerá en un azul más claro. Estas indicaciones de carga están disponibles en cualquier momento de planificación.
También puede equilibrar la carga de trabajo directamente desde esta pantalla. Simplemente desplácese hacia abajo en un usuario para obtener los detalles de su distribución de carga.
Al monitorear de cerca la carga, maximiza la ocupación de sus equipos para garantizar una tasa de ocupación óptima y reducir el tiempo no facturable. Esta es una buena manera de anticiparse a las necesidades de reclutamiento y prevenir el agotamiento.
Característica 3: Seguimiento de entregables e hitos
Claridad de los entregables esperados
La gestión de los entregables del proyecto es un verdadero hilo conductor. A menudo asociados con hitos, formalizan la transición a otra fase o tarea.
Una buena herramienta de planificación de proyectos tiene una gestión de documentos incorporada para facilitar el intercambio de entregables. Stafiz va más allá y le ofrece configurar sus entregables como un hito. Como resultado, cuando un entregable se comparte y se declara como completo, permite que ciertos procesos se activen automáticamente, como pasar a la siguiente fase o activar una factura.
Definición de plazos, gerentes, estado
Un seguimiento claro requiere indicaciones claras.
Su plataforma de planificación de proyectos debe resaltar los plazos de las tareas o fases. Del mismo modo, asignarles un gestor es una forma de indicar a las diferentes partes la persona de contacto a favorecer en caso de necesidad.
De esta manera, cada miembro del equipo tiene claras sus propias misiones y el progreso general del proyecto.
Característica 4: Colaboración y notificaciones
Su jornada laboral será mucho más eficiente si sus herramientas se prestan a la colaboración. El objetivo es reducir al máximo las reuniones y su duración, así como los intercambios de correo electrónico, que a veces pasan desapercibidos y generan confusión.
Comunicaciones en la aplicación
Así que elija una herramienta que pueda usarse como canal de intercambio.
Funciones como la mensajería instantánea o la adición de comentarios no son despreciables para evitar silos de comunicación.
Poder compartir una tarea o una pantalla directamente a través de un enlace también hace que el trabajo sea más fluido y te permite dar contexto. Si esto le suena como algo, opte por un software de planificación SaaS.
Sistemas de alerta
Poder recibir notificaciones en caso de un cambio de horario también es una excelente manera de automatizar la colaboración, pero no solo. De hecho, un software como Stafiz le permite un alto nivel de personalización de alertas para descargar su monitoreo.
Por ejemplo, puede recibir alertas sobre próximas desviaciones en la producción, los plazos de entrega y los costos. De este modo, se beneficia de una supervisión constante, al tiempo que reduce el tiempo dedicado a analizar y supervisar sus cuadros de mando.
Mejor sincronización entre el equipo del proyecto y la gerencia
Las idas y venidas de documentos a validar son comunes y rápidamente se convierten en un obstáculo para la productividad.
Su herramienta debe poder integrar flujos de trabajo de validación que se puedan personalizar según sus necesidades. Esto reducirá significativamente el tiempo de respuesta entre la validación y la entrega.
Característica n°5: Informes e indicadores de gestión
Paneles personalizables
Al planificar un proyecto, desea poder realizar un seguimiento de la distribución de la carga, el estado del proyecto y el consumo del presupuesto.
Asegúrese de que la herramienta tenga las siguientes funciones para los paneles del proyecto :
- apoyo al modelo de facturación adecuado (gestión del tiempo, tarifa plana o ambas),
- Seguimiento prospectivo y en tiempo real de los proyectos,
- una interfaz modular que se adapta a sus diferentes tipos de proyectos,
- diferentes derechos de acceso, para proteger los datos sensibles y evitar sobrecargar la visualización de los empleados no afectados.
Seguimiento de desviaciones
La planificación del proyecto nunca está realmente terminada. Es por eso que su software debe incluir funciones de seguimiento de desviaciones. De esta manera, puede analizar las desviaciones en vivo o antes de que ocurran, y ajustar los cronogramas para optimizar su margen.
Esto le permite identificar lo que ha sido un problema y asegurar la rentabilidad. Para tus proyectos futuros, podrás aprender de los fracasos anteriores para retener solo a los mejores.
KPI esenciales para los departamentos de proyectos y finanzas
Finalmente, para que se activen sus paneles, el software debe poder calcular y mostrar diferentes tipos de KPI.
- KPIs de rentabilidad
Estos son los indicadores financieros relacionados con un proyecto.
| Importe bruto vendido | Monto oficial de la misión, normalmente la suma de las órdenes de compra |
| Recurso compartido facturado | Importe facturado dividido por importe bruto vendido |
| Queda por facturar | Importe bruto vendido, menos importe facturado |
| Margen bruto | Margen bruto al final de la asignación, incluida la dotación de personal |
| Margen esperado | Margen esperado al final de la misión, incluido el futuro |
| Días completados | Número de días de tiempo completados, incluidos los días y productos del subcontratista |
| Días de personal | Número de días de personal, incluidos los días y productos de los subcontratistas |
| Completado, no facturado | Valoración del tiempo trabajado (incluidos subcontratistas y productos) para el pasado, menos el monto facturado. Esta realización no facturada corresponde a FAE / PCA (facturación a emitir / ingresos diferidos) |
| Valor del tiempo logrado | Valoración del tiempo cumplido (incluidos los subcontratistas y los productos) en el pasado |
- KPI del proyecto
| Tasa de realización | Medir la rentabilidad de una misión de precio fijo comparando la cantidad vendida con lo que debería haber sido para lograr el objetivo establecido |
| Importe bruto vendido | Monto oficial de la misión, normalmente la suma de las órdenes de compra |
| CA | Ventas totales realizadas por una empresa, calculadas según asignaciones de precio fijo y basadas en el tiempo |
| Queda por producir | Cantidad vendida menos la producción pasada valorada, multiplicada por la tasa de finalización |
| Producción facturada por adelantado | Producción valorada× tasa de finalización |
| Total facturado | Total antes de impuestos de las facturas emitidas en la cesión |
| Adelantamiento | Porcentaje de finalización de una misión en relación con su objetivo final |
| Producción valorada | Valoración de tiempos basada en tasas plan de producción |
- KPIs de gestión financiera
| Cuenta de resultados | Visión del volumen de negocios, calculada sobre la base de la facturación de las misiones en régimen de gestión directa y de la evolución de los costes de las misiones de precio fijo |
| Reportes de producción | Valoración de todos los días de cada proyecto, en base a las tarifas establecidas en el plan de producción |
| Informe de pedido | Órdenes de compra firmadas, desglosadas por ventas oficiales o fechas de proyectos |
Característica n°6: Integraciones con sus herramientas comerciales
El criterio final para elegir su herramienta de planificación son las integraciones que ofrece. Ya sean API o conectores nativos, estos son esenciales para que su software se comunique entre sí.
Considere las siguientes posibilidades:
- integración con CRM,
- integración con el ERP,
- integración con HRIS y otras herramientas de recursos humanos,
- Integración con tus calendarios.
Cualidades transversales a buscar en una herramienta de planificación de proyectos
Más allá de la necesidad de características técnicas, la herramienta seleccionada también debe marcar ciertas casillas para convencer y facilitar su adopción.
Su interfaz de usuario debe estar diseñada para facilitar la colaboración. Cuanto más intuitiva y fácil sea una herramienta , más limitará el riesgo de rechazo.
¿Qué características o módulos te mantienen proactivo ? ¿Delegar ciertas tareas a través de la automatización? La idea es sobre todo encontrar un software que pueda adaptarse a sus métodos, en un entorno cambiante.
Por lo tanto, un buen software de planificación debe contener características:
- visualización
- gestión de recursos,
- gestión y seguimiento del tiempo,
- colaboración
- Informes.
- Integraciones.
Debe ser capaz de adaptarse no solo a los cambios de planificación en el transcurso de la tarea, sino también a los tipos de proyectos que podría ganar.
Preguntas:
La planificación permite anticipar, organizar y supervisar la finalización de tareas, recursos y plazos en un proyecto. Su objetivo es optimizar la asignación de recursos (tiempo, habilidades, presupuestos), visualizar las dependencias entre actividades, identificar riesgos y garantizar que los entregables se produzcan a tiempo.
El software adecuado depende de las necesidades específicas de la empresa: número de proyectos a gestionar, volumen de recursos humanos, complejidad de los calendarios, colaboración multiequipo, integración con otras herramientas (facturación, CRM, RRHH, etc.). Priorice funciones clave como la visualización de Gantt, la planificación de múltiples proyectos, las alertas de carga o los informes automáticos.
No existe una respuesta universal, pero para las empresas de servicios (consultoría, empresas de servicios de TI, agencias), las mejores herramientas son aquellas que combinan la planificación de la misión, la gestión de la carga de trabajo de los empleados, el seguimiento del tiempo y la rentabilidad. Soluciones como Stafiz, Forecast.app, Scoro o Monday.com a menudo se citan por sus funciones orientadas a la gestión de proyectos y la dotación de personal.
No, pero puede ser parte de ello. El software de programación se centra en la gestión del tiempo, los recursos y los horarios. Una herramienta de gestión de proyectos es más amplia: incluye la planificación, pero también la gestión de riesgos, presupuestos, entregables, comunicación y gestión general. Algunos programas integran ambos componentes.
Le permite obtener visibilidad de todos los proyectos en curso, anticiparse a los conflictos de recursos, mejorar la productividad y cumplir mejor con los plazos. Para las empresas de servicios, también es una palanca de rentabilidad gracias a la optimización del tiempo facturable y la planificación del talento.
