De 5 fasen van projectmanagement

Bijgewerkt op 21 juli 2026 · Leestijd: 13 min

Het projectmanagement verloopt in vijf fasen (initiatie, planning, uitvoering, monitoring, afsluiting) die de levenscyclus van een project structureren, vanaf de afbakening tot en met de evaluatie, om het project binnen de gestelde termijn op te leveren en tegelijkertijd binnen het budget te blijven.

Bij een adviesbureau, een IT-bedrijf of een agentschap is elk verkocht project een belofte: het verwachte resultaat op tijd opleveren, zonder dat de marge uit het oog wordt verloren. Maar een vanaf het begin slecht afgebakende projectomvang, toegewezen middelen zonder inzicht in de werkelijke werklast, of een te laat opgemerkte afwijking van het plan kunnen een winstgevend project al snel in een verliesgevend project veranderen. En de afwijking komt pas aan het licht bij de afsluiting van de boekhouding, wanneer het al te laat is om nog bij te sturen.

Om in elke fase de controle te behouden, wordt het projectmanagement in fasen gestructureerd. Deze fasen vormen samen de levenscyclus van een project: vijf hoofdfasen, die afhankelijk van de gebruikte methoden soms tot vier worden samengevoegd of tot zes worden uitgebreid. Elke fase heeft zijn eigen te leveren resultaten, aandachtspunten en specifieke uitdagingen op het gebied van sturing, vanaf de eerste afbakening tot en met de eindevaluatie.

In deze gids worden de vijf fasen van projectmanagement één voor één uitgebreid beschreven: wat er in elke fase wordt gerealiseerd, en hoe je in elke fase de deadlines, het budget en de marge onder controle kunt houden, met name wanneer je projecten aanstuurt die op basis van bestede tijd worden gefactureerd.

Hoe verloopt een project, van het idee tot de afronding?

Alle fasen in de levenscyclus van een project moeten van tevoren worden gepland, zodat je een fundament kunt leggen waarop het project kan rusten. Dit geeft je meer zichtbaarheid in de loop van het project, waardoor het gemakkelijker wordt om risico's of onvoorziene gebeurtenissen op te volgen en te beheren.

Voor de fase van voortgangsbewaking is het vervolgens noodzakelijk om ervoor te zorgen dat alle doelstellingen worden gehaald. Maak voor elke fase een work breakdown structure, controleer of je aan de eisen voldoet en voer in elke fase van het project een review uit. Om je taak te vereenvoudigen, moet je software gebruiken. Een projectmanagementtool zoals Stafiz kan je werk een stuk eenvoudiger maken, dankzij de intuïtieve interface, automatisering en samenwerkingsfuncties!

Zodra het project van start is gegaan, moet u ervoor zorgen dat u altijd rechtstreeks met het betreffende team samenwerkt voordat u aan de volgende fase van het project begint. Zo kunt u hun prestaties opnieuw beoordelen. Het projectteam en de projectleider hebben dezelfde drijfveren: het behalen van de projectdoelstellingen.

Stafiz is het operationele beheersysteem voor advies- en IT-dienstverleners: het brengt personeelsbezetting, projecten en financiën samen in één systeem, van de pre-sales tot de facturering. Waar een klassieke projectmanagementtool taken plant, maakt Stafiz de winstgevendheid van elk project fase voor fase in realtime zichtbaar.

Fase 1: Projectontwerp

De startfase (of ontwerpfase) dient om het project af te bakenen en te beslissen of het de moeite waard is om van start te gaan. Hierin worden de reikwijdte, de doelstellingen, de verwachte resultaten en een eerste begroting vastgelegd, die vaak in een projectcharter worden vastgelegd.

In deze fase begint het project vorm te krijgen op conceptueel vlak. Dit is ook het moment om de kaders vast te leggen in een projectcharter. Op dit moment is het noodzakelijk om de kenmerken en de reikwijdte van het project te definiëren. Allereerst moet er een totaaloverzicht van het project worden opgesteld, om te kunnen bepalen welke strategieën moeten worden gevolgd om de verwachte resultaten te behalen.

De projectmanager moet met de belanghebbenden en klanten praten om het belang van de doelstellingen van het project te begrijpen.

Na deze vergadering kun je al beginnen met het maken van een projectdashboard. Het idee is om iets te maken dat qua vorm lijkt op een projectkaart, waardoor het gemakkelijker wordt om de fundamentele doelstellingen te begrijpen.

Net zoals een taak uit verschillende subtaken kan bestaan, bestaat elke projectfase op haar beurt uit verschillende stappen. Bij de projectplanning kunnen de volgende vier pijlers u als leidraad dienen.

• Een haalbaarheidsstudie uitvoeren: deze variabele heeft betrekking op de beoordeling van de doelstellingen, de planning en de kosten van het project om na te gaan of deze haalbaar zijn. Om de verwachte resultaten van het project te bereiken, is het belangrijk om een evenwicht te vinden tussen de eisen en de ingezette middelen.

• De omvang van het project vaststellen: het gaat er hier om de doelstellingen van het project, de verwachte resultaten, de deadlines (waarbij timeboxing helpt om deze te halen), de taken en de kostenanalyse in kaart te brengen. Zoek uit wat er moet gebeuren om dit project te voltooien en wat er nog moet gebeuren. Door dit te doen, kunt u de grenzen van het project vaststellen – of ontdekken.

• De projectresultaten: in dit deel wordt vastgesteld wat de omvang van de vereiste werkzaamheden is en welke vorm deze zullen aannemen. Op basis van de opdrachtomschrijving (waarin de projectvereisten met betrekking tot de werkzaamheden, de planning, het facturatieschema en wat wel en niet aanvaardbaar is, worden beschreven) worden vervolgens de richtlijnen voor de te leveren resultaten en het aantal daarvan duidelijk vastgelegd voor de verschillende uitvoeringsfasen.

• Een businesscase opstellen: zodra alle vorige fasen zijn doorlopen, kun je beginnen met het opstellen van je businesscase. Deze kan dan dienen als een Proof of Concept: het laat zien waarom dit project essentieel is en welke financiële voordelen er vanaf het begin te behalen zijn.

Waar wordt de marge al in fase 1 bepaald? Voor een dienstverlenend bedrijf draait alles om de afbakening: als de omvang niet goed wordt ingeschat, wordt de marge al vóór de start aangetast. Door de omvang en het geraamde budget vast te leggen in een projecthandvest en een duidelijke afbakeningsnota, voorkom je dat je op een verkeerde basis van start gaat.

Fase 2: Projectplanning

Door de planning wordt het kader omgezet in een operationeel plan: taakplanning, toegewezen middelen, begroting en risicobeoordeling. Deze fase is bepalend voor het succes van alle volgende fasen.

Zodra je het groene licht hebt van de investeerders, maak je een plan dat iedereen kan volgen. Je stelt een takenplanning op en wijst deze toe aan de teamleden, waarbij je deadlines stelt voor elke taak.

"Niet plannen is plannen om te falen". Planning is dus de belangrijkste fase in de levenscyclus van een project. Het is niet het spannendste deel van het project en het is waar dat planning een beetje ontmoedigend kan zijn. Toch is het cruciaal voor het succes van je project.

Ook deze fase kan weer worden onderverdeeld in verschillende fasen.

Een projectplan maken

Het moet dienen als leidraad voor projectmanagers bij het produceren van kwaliteitsresultaten en het beheren van risico's, en hen helpen om de kosten binnen het budget te houden.

Het kan ook worden gebruikt om de waarde van het project te beoordelen en om teams te helpen hun taken binnen een bepaald tijdsbestek af te ronden.

Een middelenplan maken

Dit plan moet je voorzien van het benodigde aantal middelen om het project te voltooien. Dit betekent :

• het aantal projectmanagers ;
• het aantal werknemers ;
• het aantal grondstoffen.

Dit omvat ook essentiële projectmanagementtechnieken en informatietechnologie (IT).

De nodige middelen verzamelen

Nadat je het plan hebt gemaakt, verzamel je alle andere middelen zoals kapitaal, apparatuur, werkruimte, enz. Zorg ervoor dat iemand verantwoordelijk is voor het monitoren van de middelen en het aanvullen ervan indien nodig.

Een personeelsoplossing kan veel van deze taken overnemen en je helpen om je middelen effectiever in te zetten.

De financiële begroting plannen

Op basis van de benodigde middelen kun je vervolgens een prognose maken van je budget voor financiële kosten. Maak een gedetailleerde kostenanalyse met :

• de kosten voor het uitvoeren van elke taak ;
• de kosten voor het hele team om een taak uit te voeren ;
• Zorg voor een veiligheidsmarge voor onvoorziene uitgaven.

Risico's en obstakels

Zelfs als er veel is gepland, horen risico's erbij. Probeer te anticiperen door na te denken over de verschillende soorten obstakels en risico's waarmee je tijdens het project te maken kunt krijgen, zodat je er klaar voor bent als ze opduiken.

Neem een percentage van je risico op in de financiële begroting als een uitgave. Dit geeft je zekerheid en voorkomt dat je project mislukt.

Waarom wijkt de begroting af van de werkelijkheid? In een dienstverlenende onderneming wordt de capaciteit gemeten in factureerbare tijd. Het opstellen van een begroting zonder inzicht in de werkbelasting van de teams komt neer op navigeren op zicht. Bij meer dan twintig medewerkers wordt het bijhouden in Excel al snel onbeheersbaar: de beschikbaarheid verandert, opdrachten overlappen elkaar en de begroting wijkt af van de werkelijkheid.

Fase 3: Uitvoering van het project

De uitvoering is de fase waarin het plan concreet vorm krijgt: taken worden verdeeld, middelen worden ingezet en de voortgang wordt gaandeweg bijgehouden. De kwaliteit van de planning is rechtstreeks bepalend voor het soepele verloop van deze fase.

Dit is het moment waarop alles wat gepland is vorm krijgt en concreet wordt. Tijdens deze fase verdelen projectmanagers projecttaken onder teams en wijzen ze middelen toe.

Maar vergeet niet: het succes hangt af van hoe de planningsfase is gestructureerd! Voor nog meer efficiëntie kunnen projectmanagers een checklist bijhouden om ervoor te zorgen dat er rekening wordt gehouden met de verzoeken van belanghebbenden en dat deze worden gerespecteerd, zoals afgesproken in de business case.

Het is belangrijk om te leren van je fouten, maar ook van je successen. Een essentieel onderdeel van de uitvoeringsfase van het project is het in kaart brengen van de factoren die hebben geleid tot het mislukken of slagen van het project. Op die manier kun je vooruitgang boeken.

Om dit te doen, moeten een aantal meetgegevens worden bijgehouden:

• doelstellingen ;
• prestatierapporten ;
• updates projectstatus ;
• de behoefte aan personeel.

Voortgangsverslag project

Tijdens de uitvoeringsfase is er een reeks gegevensupdates naarmate het project vordert en middelen worden uitgegeven. Daarom is het nodig om regelmatig bij te houden wat er gebeurt en om kritieke projectproblemen te identificeren.

Hoe een adviesbureau zijn opdrachten aanstuurt met Stafiz

Greenworking, een adviesbureau en opleidingsinstituut met 40 medewerkers (Frankrijk), begeleidt bedrijfstransformaties. Net als bij veel dienstverlenende bedrijven was de activiteitenmonitoring gebaseerd op Excel-bestanden die op allerlei manieren werden bewerkt.

❝

Dat is een groot verschil met Excel-bestanden, die je op allerlei manieren moet bewerken. De gegevens zijn in realtime en direct in de tool te raadplegen. Florentin Seux, COO , Greenworking

Met Stafiz beheert Greenworking voortaan in realtime de beschikbaarheid van zijn medewerkers, de bezettingsgraad, de facturering van opdrachten en de opvolging van inkooporders, zonder nog gebruik te hoeven maken van spreadsheets.

Regelmatige vergaderingen plannen met belanghebbenden en het projectteam

We raden je aan om je rapporten voor belanghebbenden en klanten bij te werken. Controleer bij hen of het project nog steeds de goede kant op gaat en communiceer met je team om feedback en suggesties voor verbetering te geven, met name over onderwerpen als het begrijpen van de behoeften van de klant of de voortgang van het traject om ervoor te zorgen dat de doelstellingen worden gehaald.

Waar moet je tijdens de uitvoering echt op letten? Het volstaat niet om alleen de voortgang van de taken bij te houden. De bezettingsgraad van de teams (het deel van hun tijd dat daadwerkelijk aan opdrachten wordt besteed) en de reeds verbruikte middelen geven aan of het project op koers ligt vanuit economisch oogpunt. Een voortgangsrapport waarin de voortgang en de bestede middelen tegen elkaar worden afgezet, is beter dan alleen een percentage van voltooide taken.

Fase 4: Projectmonitoring

De opvolging (of controle) vindt parallel aan de uitvoering plaats. Deze bestaat uit het voortdurend vergelijken van de werkelijke stand van zaken met de planning (budget, termijnen, omvang) om afwijkingen op te sporen en de koers bij te sturen voordat een afwijking onomkeerbaar wordt.

Deze fase van het project loopt gelijktijdig met de uitvoeringsfase. Dit kan eenvoudig worden gerealiseerd met behulp van ERP-software of een projectbeheertool.

Het doel van deze fase is om ervoor te zorgen dat alle parameters, zoals budget, planningen en deadlines, in overeenstemming zijn met het projectplan.

De projectleider moet ervoor zorgen dat de kwaliteit van de productie, de afwijkingen van de scope en de inzet van middelen altijd binnen het geraamde projectbudget blijven. Als alles volgens plan verloopt, zou de projectleider in staat moeten zijn om op mogelijke risico’s te anticiperen en te voorkomen dat deze zich voordoen. Houd het project op koers, ondanks de obstakels!

Hoe kun je vaststellen dat een project uit de hand loopt voordat het te laat is? Door in realtime de bestede budgetten en de gerealiseerde output te vergelijken met wat was gepland. De meeste budgetoverschrijdingen worden pas te laat ontdekt, bij de afsluiting van de boekhouding, wanneer de marge al verloren is. Door de eindmarge bij te houden (de verwachte marge aan het einde van het project, die bij elke voortgangsmeting opnieuw wordt berekend) blijft er tijd over om in te grijpen voordat de afwijking groter wordt. Meer informatie: het voorkomen van afwijkingen van de doelstellingen en de 12 financiële indicatoren voor projectbeheer.

Stap over van een passieve marge naar een actieve marge

Download gratis ons whitepaper over het beheer van projectmarges

Het ebook downloaden

Fase 5: Het project afsluiten

Na afronding wordt het project aan de klant opgeleverd, waarna er intern wordt geëvalueerd: teamevaluatie, documentatie, evaluatie van de werkelijke begroting. Dit is de fase waarin een afgerond project wordt omgezet in lessen voor toekomstige projecten.

Na een succesvolle afronding van het project, communiceer je de resultaten met de belanghebbenden en draag je het project aan hen over.

Maak intern de balans op met de leden van je team en leer van eventuele fouten die zijn gemaakt. Leer hoe je aanpassingen kunt maken voor toekomstige projecten (je teams beter managen, je middelen verstandig toewijzen, beter plannen, enz.)

Vergeet niet uw team te feliciteren en uw waardering te tonen voor het harde werk dat ze hebben verricht. Zo zal het team ernaar streven om in toekomstige projecten nog betere resultaten te behalen.

De prestaties van het team analyseren

• Controleer de kwaliteit van het werk en de behaalde resultaten.
• Stel verbeterpunten voor.
• Vergelijk de prestaties met vorige projecten om te zien hoe ze zijn verbeterd.

Projectdocumentatie opstellen

Stel een gedetailleerd document op waarin wordt beschreven hoe aan de verwachtingen van de belanghebbenden is voldaan. Door uit te leggen welke strategieën en verschillende fasen zijn ingezet om deze doelstellingen te bereiken, krijgt u stof tot nadenken en ontstaat er achteraf inzicht in het verloop van de gebeurtenissen.

Herzie je budget

Controleer tot slot of het project is uitgevoerd in overeenstemming met het toegewezen budget. Beoordeel of de kosten en baten overeenkomen met het oorspronkelijke plan. Zoek naar eventuele opportuniteitskosten die tijdens het project over het hoofd zijn gezien.

Wat zegt de afsluiting over de marge? De afsluiting is het moment waarop de winstgevendheid duidelijk wordt. Door de werkelijke kosten per project te vergelijken met de begroting, wordt een projectbalans en een projectevaluatie opgesteld die als referentie dienen om volgende projecten beter te kunnen begroten.

Hoe zorg je ervoor dat geen enkele fase van het project over het hoofd wordt gezien?

Fase 1: Inleiding

• Haalbaarheidsstudie (doelstellingen, tijdschema, kosten) goedgekeurd
• Reikwijdte en doelstellingen vastgelegd in een projectcharter
• Vastgestelde verwachte deliverables
• Opgestelde commerciële analyse / businesscase

Fase 2: Planning

• Takenplanning opgesteld en toegewezen
• Vastgestelde middelenplanning (wie, hoeveel, wanneer)
• Gedetailleerde begroting, inclusief veiligheidsmarge
• Geïdentificeerde risico’s waarvoor voorzieningen zijn getroffen

Fase 3: Uitvoering

• Aan de teams toegewezen taken
• Gevolgde voortgangsindicatoren (doelstellingen, prestaties, middelen)
• Er worden regelmatig voortgangsrapporten opgesteld

Fase 4: Opvolging en controle

• Voortdurend gemeten afwijkingen op het gebied van budget, termijnen en reikwijdte
• De marge bij voltooiing wordt bij elke mijlpaal opnieuw berekend
• Waarschuwingen voor afwijkingen worden vóór de botsing verwerkt

Fase 5: Afsluiting

• Project opgeleverd en goedgekeurd door de klant
• Teamevaluatie en documentatie opgesteld
• Werkelijke begroting vergeleken met de begroting

Projectmanagement kan soms overweldigend lijken. Er zijn veel taken die risico's, problemen en mislukkingen met zich meebrengen. Om succesvol te zijn, is het essentieel om de vijf bovenstaande stappen te volgen.

Om naar een hogere versnelling te schakelen, kun je jezelf ook uitrusten met een IT-tool die elke fase van de projectlevenscyclus afhandelt. Dit bespaart je tijd, helpt je om je resources beter te beheren en maakt de complexiteit van projecten gemakkelijker te organiseren.

Voor een adviesbureau of een IT-dienstverlener gaat het om meer dan alleen deadlines: het is belangrijk om de winstgevendheid van elk project in elke fase in het oog te houden, niet alleen bij de afsluiting van de boekhouding. Een projectbeheertool zoals Stafiz koppelt personeelsbezetting, uitvoering en marge in één systeem, zodat er in elke fase actie kan worden ondernomen zonder te hoeven wachten op de balans.