Actualizado el 22 de junio de 2026
Planificar tareas de proyecto consiste en desglosar el proyecto en tareas, priorizarlas, asignarlas a los recursos adecuados y luego hacer un seguimiento de su ejecución. En una empresa de servicios, cada tarea corresponde al tiempo facturable: mal planificada, reduce el margen de la misión.
La planificación y la asignación de tareas adecuadas pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso del proyecto.
En general, siempre debes fijarte objetivos rentables y realistas. A continuación, debe seguir 4 pasos específicos para planificar las tareas de su proyecto de manera eficiente y productiva.
- Dividir el proyecto en tareas y priorizarlas.
- Analice los recursos disponibles.
- Asignar tareas en función de esos recursos.
- Seguimiento y control de la ejecución de tareas.
🔎 Recordar
- Una tarea mal planificada se paga en horas no facturables: la planificación protege tanto el margen como los plazos.
- Divide cada tarea en un máximo de cinco jornadas de trabajo para que siga siendo estimable y atribuible.
- Prioriza por hito facturable y camino crítico antes de que se sienta urgente.
- Vincula cada tarea a la entrada de tiempo: sin ella, la rentabilidad real sigue siendo invisible hasta la facturación.
El uso de una herramienta de gestión de tareas y gestión de proyectos facilita y optimiza la programación de tareas, pero no solo. De manera más general, la gestión del proyecto y la gestión de sus recursos permiten obtener una mejor rentabilidad.
Por lo tanto, la distribución de las tareas del proyecto es un elemento estratégico cuyo riesgo no puede subestimarse.
En una consultora o una empresa de servicios de TI, varios encargos avanzan en paralelo y los mismos consultores pasan de uno a otro: una tarea mal estimada en el cálculo de costes o seguida demasiado tarde rápidamente se convierte en horas no facturables. Programar tareas significa entonces vincular cada tarea a un recurso, una duración y un coste.
Defina sus objetivos antes de crear el cronograma de tareas
La definición de objetivos es una etapa esencial en la planificación de un proyecto porque determina el resto de las etapas de gestión y asignación de tareas.
Existen diferentes tipos de objetivos:
- objetivos de tiempo,
- objetivos financieros,
- los objetivos relacionados con la gestión de personal,
- objetivos de rendimiento,
- Objetivos técnicos.
Los objetivos son fundamentales porque determinan las tareas, los recursos y las personas a cargo del proyecto.
Pongamos un ejemplo concreto.
Supongamos que una empresa de desarrollo planea entregar una aplicación para la que ha estimado 950 horas de programación.
Cuenta con tres programadores que desarrollarán el código durante cinco horas diarias, dedicando el 100% de ese tiempo a este proyecto:
- 950 horas / 3 programadores = 316,6 horas, que tendrá que realizar cada uno de ellos.
- Teniendo en cuenta que dedicarán cinco horas cada día laborable necesitarán 63 días laborables para ejecutar el proyecto (316,6 horas a realizar por cada programador / 5 horas al día que podrán dedicar = 63,3 días laborables).
Establecer objetivos es clave, porque si queremos entregar la aplicación en menos de dos meses, no tendremos más remedio que incorporar más personal.
Se trata de cuestiones que tocan la posterior gestión y distribución de las tareas laborales, por lo que esto es lo primero que hay que aclarar.
Después de definir los objetivos, es hora de dar los cuatro pasos clave para gestionar y asignar correctamente las tareas.
Paso 1: Dividir el proyecto en tareas y priorizarlas
Con tus objetivos en mente, divide el proyecto en tareas y subtareas para que puedas priorizarlas.
Hay varias herramientas de programacion de tareas para ayudarte.
Cortando con la granularidad adecuada: la estructura WBS
Antes de priorizar, desglosa el proyecto en tareas estimables y asignables una por una: esta es la Estructura de Desglose del Proyecto (WBS). Una regla práctica establece el límite en cinco días de trabajo por tarea. Más allá de eso, la tarea oculta demasiada incertidumbre y corre el riesgo de ser subestimada; Si es demasiado fina, multiplica el trabajo de monitorización sin ganar precisión.
Matriz de Eisenhower
Es un sistema para categorizar tareas urgentes e importantes, distinguiendo entre limitaciones de calidad y de tiempo.
La matriz de Eisenhower tiene cuatro espacios para ordenar las tareas del proyecto.
- Tareas importantes y urgentes: En esta caja hay tareas que deben completarse de inmediato y que suelen surgir de eventos imprevistos en la vida diaria. Volviendo al ejemplo anterior, la ausencia de uno de los programadores y la necesidad de realizar el trabajo asignado antes de esta eventualidad.
- Tareas importantes pero no urgentes: Son tareas a largo plazo que pueden posponerse.
- Tareas poco importantes pero urgentes: Son asuntos que pueden delegarse a otros miembros del equipo o que necesitan ser automatizados.
- Tareas que no son ni importantes ni urgentes: por tanto, podrían eliminarse, porque nos hacen perder el tiempo.
El método PERT
El gráfico PERT es otra herramienta para dividir eficazmente un proyecto en tareas.
Consiste en conjuntos de acciones que se relacionan entre sí. Es especialmente útil en proyectos donde las tareas dependen de diferentes departamentos o equipos grandes.
Unifica criterios y estrecha las relaciones para garantizar que las tareas se ejecuten correctamente y sin problemas, en el orden planificado y dando prioridad a las fechas de entrega.
Su representación recuerda a una carrera de relevos, donde el trabajador "B" no puede comenzar a correr hasta que el trabajador "A" haya completado la tarea que se le asignó.
La calificación ICE
El modelo de puntuación ICE (Impact, Confidence, Easy) es otra metodología que evalúa las tareas en función de tres parámetros, lo que ayuda a priorizar las tareas más importantes.
Los siguientes aspectos se puntúan del 1 al 10:
- Impacto : ¿Cuál es el objetivo de la tarea? 1 es un impacto bajo y 10 un impacto alto (tarea crucial).
- Confianza : la certeza de que se logrará el impacto esperado de la tarea. Un valor de 1 corresponde a una tarea en la que tenemos poca confianza, y un valor de 10 a tareas probadas que sabemos que producirán el impacto esperado.
- Facilidad : El grado de facilidad de la tarea, teniendo en cuenta las limitaciones de tiempo, recursos, costes, etc. Cuanto más fácil es la tarea, mayor será la puntuación.
La puntuación ICE para cada tarea será el resultado de multiplicar los valores dados por el impacto, la confianza y la facilidad. La salida más alta designará el orden de prioridad de las tareas.
El Método MosCow
El método MoSCoW es una técnica de priorización de tareas utilizada en particular en la gestión ágil.
Clasifica los requisitos de una tarea en cuatro categorías.
- Imprescindibles ,
- Debería tener (importante pero no crítico),
- Podría tener (opcional) y
- No lo tendré (no es una prioridad por ahora).
Con un ejemplo más concreto, en un proyecto de desarrollo de aplicaciones, la autenticación del usuario podría ser imprescindible, mientras que un modo oscuro sería un deber tener y la compatibilidad con un reloj conectado no lo tendrá.
Prioriza por hito facturable y trayectoria crítica
Estos métodos ordenan las tareas, pero en una misión de precio fijo un criterio es el más importante: el hito facturable. Una tarea que desbloquea una factura o que está en el camino crítico (la cadena más larga de tareas dependientes, la que establece la fecha de finalización) tiene prioridad sobre una tarea que es útil pero no afecta a la entrega. Aplazar una tarea de la ruta crítica desplaza la entrega y el hito de facturación con ella.
Paso 2: Analizar los recursos humanos disponibles
El segundo paso es planificar adecuadamente los recursos humanos disponibles, teniendo en cuenta tres aspectos:
- sus habilidades,
- su disponibilidad,
- sus apetitos.
Comprobar habilidades
En esta etapa, asegúrate de que el personal tenga las habilidades necesarias para llevar a cabo un proyecto determinado.
Es importante tener en cuenta que no se trata solo de cuestiones técnicas. Dependiendo del proyecto, las habilidades blandas pueden ser igual de relevantes.
Por ejemplo, en proyectos que involucren a varios departamentos, será necesario verificar que los participantes tengan habilidades de negociación, empatía o comunicación. Estas habilidades serán necesarias para llevar a cabo el proyecto.
Comprobar la disponibilidad y supervisar la carga
Un punto a menudo descuidado es la verificación de la disponibilidad de recursos, especialmente en empresas que tienen varios proyectos en marcha y perfiles involucrados en varios de ellos.
Es fundamental asegurarnos de que contamos con el desarrollador adecuado para ejecutar un determinado desarrollo, y que realmente estará disponible cuando lo necesitemos.
Se trata de comprobar los permisos de paternidad o maternidad, vacaciones, ausencias programadas, etc. Esto incluirá la reorganización de tareas o la búsqueda de un reemplazo cuando la persona asignada inicialmente no esté disponible.
En una empresa o empresa de servicios de TI, la disponibilidad mostrada no es la disponibilidad real: el mismo consultor suele trabajar en varios encargos. Antes de asignar una tarea, también revisa el intercontrato para perfiles competentes que aún estén disponibles.
Para gestionar adecuadamente los recursos de personal y tomar las mejores decisiones, es necesario confiar en un software de gestion de personal como Stafiz.
Con este tipo de herramientas, podrás:
- Visualice las cargas de trabajo de forma rápida y sencilla.
- analizar de un vistazo si las distintas tareas se completan a tiempo,
- ver quién es el responsable de cada tarea,
- seguir el progreso de cada tarea,
- acelerar la toma de decisiones y reorientar el proyecto si es necesario cambiar los objetivos,
- establecer objetivos realistas para cada tarea y para el proyecto en su conjunto,
- control de adelantamientos mediante sistemas de alerta ,
- mantener datos actualizados en tiempo real del trabajo en curso,
- Reasigna perfiles y empleados con agilidad, si es necesario.
Con un gestor de proyectos, es posible encontrar rápidamente perfiles con las habilidades que necesitamos.
Evaluar la motivación
Este punto tiene que ver con la gestión del personal : ¿Está el equipo motivado? ¿Se dan las condiciones necesarias para que los participantes en el proyecto aporten el 100% al mismo?
Para mejorar la motivación de los empleados y maximizar su compromiso, el primer paso es asegurarse de que tienen las habilidades necesarias para completar las tareas.
Cuando un profesional se siente seguro, su implicación en los proyectos es mayor. Si no tiene el nivel adecuado de calificación, vale la pena capacitarlo dentro de la empresa.
De esta manera, percibirán que la organización se preocupa por ellos y les brinda los recursos necesarios para realizar su trabajo, lo que los enriquece profesionalmente.
Luego puedes hacer un punto de honor considerar las preferencias de los profesionales en la distribución de tareas.
Para mantener altos niveles de impulso y participación, no hay ningún secreto: es necesario compartir las cargas de trabajo de manera justa.
En este sentido, es esencial anticiparse a las posibles necesidades utilizando análisis para predecir qué equipos estarán más o menos ocupados, redistribuyendo las tareas a otros empleados si es necesario.
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Paso 3: Asignar tareas del proyecto
Una vez que su proyecto se haya dividido en tareas y se hayan identificado sus recursos humanos y técnicos, puede pasar al tercer paso: la asignación de tareas.
Para ello, asigna la siguiente información a cada una de las tareas que componen el proyecto.
- ¿Quién será el responsable?
- ¿Cuánto tiempo llevará y cuándo tendrá que estar lista la tarea de la que es responsable?
- ¿Para qué herramientas se utilizará?
La asignación de tareas se puede realizar y representar de diferentes maneras.
GANTT : el cuadro de desglose de las tareas emblemáticas del proyecto
Este programador de tareas es un sistema de barras que ocupan un espacio de tiempo determinado.
En un diagrama de GANTT, verás de un vistazo:
- el nombre de la tarea,
- el tiempo estimado para su ejecución,
- la persona responsable de la tarea,
- interdependencia con otras tareas.
Usar una mesa de personal
Mediante un cuadro de personal también es posible visualizar de forma rápida los profesionales que participan en un proyecto, qué tareas tienen asignadas y los tiempos estimados para llevarlas a cabo.
Tanto en el diagrama GANTT como en las tablas de dotación de personal, se muestran las cargas de trabajo de los perfiles disponibles.
A veces, dependiendo de cómo evolucione el proyecto, puede ser necesario reequilibrar estas cargas de trabajo para un correcto desarrollo del proyecto.
Equilibrio de cargas de trabajo
La tasa de utilización es el dato que nos permite medir y equilibrar las cargas de trabajo de una forma equitativa, sin poner en riesgo los objetivos y tiempos marcados para la ejecución de un proyecto.
La tasa de gastos es igual al tiempo invertido en proyectos facturables dividido por el tiempo disponible. Si un empleado trabaja 5 horas al día en proyectos facturables de un total de 7 horas en su jornada laboral, su tarifa de carga de trabajo para ese día será: 5 / 7 * 100 = 71,42%.
Conocer las cargas de trabajo de todos los miembros de un proyecto permite tomar mejores decisiones sobre la organización de las tareas, los calendarios, etc.
TACE también permite organizar los costes en función del tiempo real empleado por cada persona y optimizar el tiempo previsto para cada tarea, garantizando así la continuidad del proyecto.
Leído a nivel de tarea, esta tasa indica si la tarea sigue siendo rentable: una tarea confiada a un perfil ya saturado se desvanece, una tarea confiada a un perfil poco ocupado cuesta más de lo que genera.
Con el software de selección de personal, tienes datos actualizados de todo el equipo, teniendo en cuenta las bajas del personal, días de ausencia o enfermedad, si trabajan a tiempo completo o parcial, etc.
Gracias a todo ello, los recursos estarán mejor distribuidos, lo que permitirá evitar sobrecargas o detectar posibles insuficiencias antes de que se produzcan. Todo ello repercutirá positivamente en el desarrollo global de un proyecto.
Paso 4: Hacer un seguimiento exhaustivo de las tareas
Una vez que todos los recursos se han asignado de acuerdo con los objetivos, es hora de realizar un seguimiento de las tareas en sí.
Como hemos visto, la planificación es clave. Pero a veces ocurren imprevistos que requieren cambios o modificaciones en la planificación inicial.
Detectar eventos imprevistos a tiempo, o incluso anticiparlos, es el principal objetivo de esta fase. El uso de una herramienta de seguimiento de proyectos es muy útil porque permite:
- Automatice las alertas cuando ciertas tareas no se completan a tiempo y de la manera correcta.
- actuar rápidamente si es necesario implementar cambios en caso de imprevistos,
- la adecuada coordinación de recursos para alcanzar los objetivos,
- detectar cuellos de botella en ciertas tareas que retrasan el desarrollo de otras acciones necesarias,
- reajustar las cargas de trabajo en tiempo real, promoviendo la motivación y productividad de los trabajadores y asegurando que el proyecto se ejecute según los parámetros previstos,
- detectar desviaciones en el presupuesto, controlar los costes de subcontratación o los costes no facturables,
- Agiliza la comunicación entre todos los miembros del equipo.
De la tarea al margen: la entrada en tiempo cierra el ciclo
Una tarea planificada solo se convierte en una herramienta de gestión si el tiempo realmente dedicado se introduce delante de ella. La cadena se cierra entonces: planificación provisional, tareas, entrada de tiempo, rentabilidad. Sin introducción de tiempo, una empresa de servicios compara el coste de una tarea con lo que solo ha facturado en el momento de la facturación, demasiado tarde para reaccionar.
Estudio de caso
Altai Consulting es una consultora con 105 empleados en Francia.
Antes de Stafiz, el seguimiento de tiempo y los indicadores de proyecto vivían en dos sistemas separados, reconsolidados manualmente en Excel. El equipo perdió tiempo consolidando y las decisiones de gestión se ralentizaron debido a la falta de datos actualizados del proyecto.
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Stafiz es muy orientado a proyectos y especialmente adecuado para consultorías, ya que desglosa la información por tareas y jornadas laborales.
Giang Huong Huynh
Gerente de Operaciones y Finanzas
Desde el despliegue de Stafiz, los gestores de proyecto de Altai han estado leyendo en tiempo real el margen y la tasa de consumo, sin volver a Excel: el seguimiento del tiempo y los indicadores de proyecto están en una sola plataforma.
Preguntas:
Para un equipo pequeño, una herramienta de tareas como Trello o Asana es suficiente para listar y registrar las tareas. Más allá de varias decenas de empleados y asignaciones simultáneas, software de gestión de proyectos y de selección de personal como Stafiz vincula cada tarea con el tiempo invertido, los recursos y el margen, que una hoja de cálculo no muestra.
Las fases estructuran el ciclo de vida del proyecto: alcance, planificación, ejecución, cierre. La planificación de tareas se realiza dentro de estas fases: desglosa el trabajo en tareas concretas, las asigna y las registra. Confundir ambas cosas hace que pierdas el nivel de ejecución, donde están en juego los plazos y la carga real.
Una tarea de proyecto es una acción elemental y estimable que se confía a una persona, que contribuye a un entregable. En el desarrollo de una aplicación, simular una pantalla o integrar una función son tareas. Una buena tarea sigue siendo lo suficientemente buena como para cuantificarse y seguirse por sí sola, sin ocultar varios días de trabajo incierto.
Una tarea es una tarea que debe hacerse, con una duración y una persona responsable. Un hito es un punto de control atemporal: marca el final de un conjunto de tareas, como una entrega facturable o un hito. Hacer seguimiento de hitos indica si el proyecto cumple con sus plazos; Haz un seguimiento de las tareas, cómo llegar a ellas.
Una hoja de desglose de tareas vincula cada tarea con un responsable, una fecha de inicio y finalización, y sus dependencias. Hace visible quién hace qué y cuándo. Su verdadero interés: identificar tareas cuyo retraso bloquea las siguientes, antes de que pospongan toda la entrega.
El gestor de proyecto gestiona la planificación de las tareas: desglosa el trabajo, establece las prioridades y asigna las tareas. En una empresa de servicios, no lo hace solo: el responsable arbitra el personal entre asignaciones, y cada consultor estima y luego actualiza el progreso de sus propias tareas.
Con varios proyectos, el reto es la visión global: las mismas personas pasan de una tarea a otra. Una visión consolidada de la carga por persona, todos los proyectos combinados, se vuelve esencial. Una herramienta de gestión como Stafiz lo centraliza y evita asignar una tarea a alguien que ya está saturado, o que vea el conflicto demasiado tarde.
Una hoja de cálculo está bien siempre que las tareas, recursos y seguimiento encajen en una hoja compartida. En cuanto se acumulan varias asignaciones, las mismas personas pasan de una a otra y el margen depende del tiempo realmente invertido, llega a sus límites: los datos quedan rápidamente obsoletos, se vuelven a introducir, el margen se conoce demasiado tarde.
