Cómo configurar un óptimo seguimiento de proyectos: mejores prácticas y herramientas

Desde el punto de vista micro, tendrás datos precisos, confiables y actualizados para monitorear tu proyecto. Entonces podrá analizar las brechas y obtener una visión clara de los objetivos alcanzados y pendientes , así como de los recursos consumidos .

• Gran flexibilidad 

El seguimiento de proyectos requiere la capacidad de adaptarse rápidamente a una situación. Dependiendo de sus observaciones, probablemente se le pedirá que corrija y ajuste . Esto puede implicar ajustar recursos , metodología de trabajo o incluso métodos de comunicación .

• Amable comunicación

La gestión de proyectos involucra a los seres humanos: la comunicación es, por tanto, clave y condiciona el éxito del proyecto. Por lo tanto, el papel del director de proyecto es garantizar que todas las partes interesadas puedan comunicarse de manera constructiva y atenta , ya sean equipos internos , proveedores de servicios o el cliente .

Para obtener más información sobre la gestión de proyectos, descubra nuestra guía que presenta las 5 fases de la gestión de proyectos .

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2. ¿Por qué invertir en implementar un seguimiento de proyectos?

El seguimiento de proyectos merece una inversión en la medida en que sus desafíos son cruciales: mejorar la productividad y la rentabilidad .

Además, afecta a todos los proyectos de la empresa , tanto externos que involucran a los clientes como internos, permitiendo la mejora de los procesos.

     A) Disponer de datos fiables  

• Organizar información

Los datos apoyan la toma de decisiones, por lo que deben ser accesibles y actualizados . Se trata, entre otras cosas, de procesos de estructuración , especialmente en el seguimiento de proyectos.

• Limitar la pérdida de información

Sin una estrategia definida, se corre el riesgo de que la información se disperse en diferentes medios: archivos Excel, correos electrónicos, hilos de conversación y otras aplicaciones.

Sin embargo, esta práctica es contraproducente : la atención se dispersa, se pierde tiempo y se corre el riesgo de perder información.

• Centralizar datos

Puede facilitar el seguimiento del proyecto de forma accesible, utilizando herramientas dedicadas . De hecho, centralizarán los datos , haciéndolos confiables, accesibles y actualizados.

El flujo de información será más fluido, facilitando la comunicación entre las partes interesadas del proyecto.

Además, algunos de estos software ofrecen funciones de automatización . El ahorro de tiempo es considerable y el riesgo de entradas dobles es limitado, lo que le proporciona una mayor precisión.

     B) Mejorar la visibilidad del desempeño

El objetivo del seguimiento del proyecto es determinar si el proyecto va por buen camino. Por tanto, el primer paso es obtener una visión realista de la situación actual. Al invertir en el seguimiento de proyectos, ganas visibilidad y tienes todos los elementos para tomar decisiones informadas .

Consulte nuestro artículo que le muestra cómo determinar los criterios de evaluación de un proyecto .

     C) Ajustar recursos

Esta visibilidad permitirá al director del proyecto ajustar los recursos. Un seguimiento financiero riguroso ayudará , por ejemplo, a identificar posibles discrepancias entre el consumo presupuestario y las previsiones.

Tenga en cuenta que ajustar los recursos durante el proyecto requiere observación , rigor y flexibilidad .

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3. 3 mejores prácticas para un seguimiento óptimo del proyecto

     A) Facilitar el acceso a la información

Romper los silos haciendo que la información sea accesible permitirá un seguimiento eficaz del proyecto.

De hecho, los equipos deben tener el nivel adecuado de información para facilitar la colaboración . De este modo, cada uno puede desempeñar su papel de forma eficaz.

     B) Realizar un seguimiento periódico

• Programe reuniones de seguimiento del progreso

Las reuniones siguen siendo un componente importante del seguimiento del proyecto, aunque generalmente no son apreciadas por los equipos . Para organizarse de forma regular y estructurada , cumplen varias funciones:

• • Obtener una visión de campo del avance del proyecto.
  • Identificar la necesidad de reajustar objetivos o recursos.
  • Gestionar riesgos 
  • Reacciona rapido 

• Estructurar reuniones de seguimiento

Ya conoces el dicho: los chistes más cortos son los mejores. Esto también se aplica a las reuniones, que no deben ser ni demasiado largas ni demasiado frecuentes, ya que podrían generar frustración. 

Para ser productivo , asegúrese de establecer una agenda y de haber identificado indicadores de desempeño para realizar un seguimiento. Le ayudarán a guiar sus decisiones.

Para ayudarle, aquí hay una lista de 12 indicadores clave a seguir para el seguimiento del proyecto.

• Proyectos completos

Un proyecto no termina cuando se entrega. La facturación , el seguimiento del flujo de caja y también el éxito del cliente son componentes importantes que están totalmente integrados en el seguimiento del proyecto.

     C) Utilice las herramientas adecuadas

El uso de herramientas adecuadas facilita el seguimiento del proyecto. Ahorran tiempo y productividad . Las herramientas de gestión de proyectos generalmente realizan estas funciones:

• Centralizar información
• Facilitar la colaboración 
• Evaluar el progreso

Algunas características adicionales resultarán de gran ayuda: 

• Automatización de tareas 
• Sistemas de alerta 
• las simulaciones 
• las predicciones

4. ¿Qué herramientas debo utilizar para un buen seguimiento del proyecto?

     A) Las especificaciones

Las especificaciones son un elemento esencial del seguimiento del proyecto en la medida en que definen los objetivos a alcanzar y los entregables esperados . Sirve de referencia y estructura las expectativas del cliente en términos de:

• Objetivos 
• Límite de tiempo
• Plazos
• Costos y gastos
• Roles y distribución de tareas. 

 

     B) Horarios

• Gráfico de gantt

El diagrama de Gantt proporciona una visualización gráfica del proyecto durante un período determinado , en forma de línea de tiempo. Se utiliza para planificar y monitorear el progreso de las tareas.

El diagrama de Gantt ayuda a identificar rápidamente las dependencias de las tareas entre ellas y así identificar qué tareas podrían verse afectadas por un retraso.

 

• Kanban

Kanban ofrece otro modo de visualización, esta vez en forma de columnas . Un poco como Trello, kanban generalmente se organiza en al menos 3 columnas: por hacer, en progreso, terminado.

     C) Paneles de control

Los paneles son herramientas valiosas para el seguimiento de proyectos . De hecho, permiten centralizar y agregar información para obtener una visión global del proyecto.

Cada proyecto debe tener un panel disponible para estudiar los KPI definidos. Ciertos indicadores siguen siendo esenciales a observar en el seguimiento del proyecto: 

• Objetivos alcanzados y pendientes 
• Los estados de las diferentes tareas.
• Últimas actualizaciones 

Más información sobre los KPI para la gestión de proyectos.

     D) Software de gestión de proyectos

El software de gestión se presentará como una ayuda inestimable para el seguimiento de proyectos. De hecho, suelen incluir las tres herramientas mencionadas anteriormente, además de otras valiosas funcionalidades .

Stafiz está especialmente diseñado teniendo en cuenta las necesidades de los directivos y responsables de proyectos. Nuestro software se presenta como un servicio para facilitar el seguimiento de proyectos , apoyar su toma de decisiones y así maximizar su productividad .

 

Aquí hay una lista de características que presenta un software de gestión como Stafiz: 

• Seguimiento en tiempo real 

El seguimiento en tiempo real del estado , el presupuesto y las tareas completadas facilitará la capacidad de respuesta.

• Generando informes de progreso

Esta característica ayudará a preparar las reuniones de progreso para que sean lo más productivas posible.

• Visualización global 

El interés del software de gestión radica en esta capacidad de proporcionar una visión global, ya sea a nivel de proyecto o de una cartera de proyectos .

Estas son las ventajas que aporta el uso de software de gestión.

• Responsabilidad del equipo

Centralizar la información limita así su compartimentación y empodera a los equipos.

Todos tienen acceso a la información, conocen sus tareas y las expectativas del equipo sobre su trabajo.

• Toma de decisiones más sencilla

La visualización facilitará la toma de decisiones . El director del proyecto tiene visibilidad sobre la distribución de tareas entre los empleados, pudiendo así limitar la sobrecarga.

De este modo se facilita claramente la gestión de recursos , tanto en términos de objetivos como de plazos y costes.

• Confiabilidad de los datos

El monitoreo en tiempo real promueve la confiabilidad de los datos , lo que facilita su actualización.

La automatización que ofrecen determinadas herramientas evita las dobles entradas y ayuda a proporcionar datos limpios y más fácilmente activables .

Implementar un seguimiento óptimo del proyecto es esencial para el éxito de un proyecto . De hecho, permitirá que todo se alinee correctamente para que el proyecto tenga éxito. Si no es así, se destacarán los elementos que es necesario ajustar , tanto desde el punto de vista humano como financiero .

 

Para ayudarle con el seguimiento del proyecto, es esencial utilizar las herramientas adecuadas . Un software de gestión como Stafiz integra todas las funcionalidades necesarias . La herramienta proporciona una visión global y los diferentes paneles de control también proporcionan visibilidad sobre todos los componentes de un proyecto. Esto afecta tanto al aspecto financiero como a la dotación de personal o la gestión de actividades .