La guía para el control y seguimiento de proyectos eficaz
23 de marzo de 2023
¿Qué es la supervisión de proyectos?
Supervisión de proyectos: definición
La supervisión de proyectos es el acto de analizar periódicamente el progreso de un proyecto y su rendimiento financiero en relación con un objetivo fijado inicialmente.
El seguimiento de proyectos es una acción necesaria para garantizar el éxito de un proyecto. Hay muchas razones por las que un proyecto puede fracasar, por lo que es vital tener acceso a la información necesaria para supervisarlo, como el avance de las tareas, el cumplimiento del presupuesto y los márgenes, o el estado del trabajo que queda por hacer.
Lo ideal sería hacer un seguimiento de todos los proyectos. Incluso los proyectos internos que no generan ventas deben ser objeto de seguimiento para que los datos puedan utilizarse para responder a las siguientes preguntas:
¿Quién ha trabajado en este proyecto?
En general, ¿cuánto tiempo dedican los empleados a proyectos internos?
¿Cuánto cuestan los proyectos internos?
En el caso de los proyectos que generan volumen de negocio, es aún más importante supervisar el proyecto por las razones expuestas anteriormente.
¿Quién es responsable del seguimiento de un proyecto?
Normalmente es el director del proyecto quien se encarga de supervisarlo. Esta responsabilidad implica el cumplimiento de un objetivo temporal (duración fija o fecha límite para completar el proyecto), un objetivo de cantidad de entregables, un objetivo de calidad de entregables y un objetivo de cumplimiento del presupuesto del proyecto.
Los jefes de proyecto deben responsabilizarse del seguimiento del proyecto. Deben ser capaces de supervisar un determinado número de elementos.
Cumplimiento de las tareas y calidad del trabajo.
Controlar los costes y ajustarse al presupuesto.
Cumplimiento de los plazos generales del proyecto.
Facturación de proyectos, si procede.
¿Cómo puede una supervisión eficaz garantizar el éxito de un proyecto?
El gestor del proyecto, también conocido como jefe de proyecto, debe ser capaz de proponer estimaciones realistas. Esto implica :
Análisis de los recursos disponibles (financieros, humanos, materiales),
consideración del contexto en el que se desarrolla el proyecto,
priorizar objetivos y tareas
anticiparse a los riesgos.
Aunque la preparación es larga y requiere mucho tiempo, establece una base sólida para un buen seguimiento del proyecto y, en última instancia, para el éxito general del mismo.
Elegir estratégicamente los recursos
Identificar los recursos disponibles
En recursos asignados a un proyecto determinan su éxito.
Asegúrese de que su jefe de proyecto sabe exactamente de qué recursos dispone, tanto humanos, financieros y material.
Simule escenarios utilizando herramientas de gestión de proyectos y ajústelos según sea necesario.
Para entregar un proyecto de calidad a tiempo, tendrá que organizar sus recursos meticulosamente.
control de horas Stafiz incorpora las funciones más avanzadas del mercado en materia de dotación de personal, incluida la planificación de la capacidad -evaluación precisa de las necesidades, anticipación de los requisitos de perfil y contratación-, la asignación/planificación de los empleados y el seguimiento del trabajo.
Etapa 1: planificación de las tareas de seguimiento y dotación de personal
Como es lógico, el seguimiento del calendario del proyecto es esencial para garantizar el cumplimiento de los plazos.
Esto implica planificar las tareas de cada responsable y comprobar que el nivel de carga está correctamente calibrado. Los colaboradores no deben tener ni poco personal ni demasiada carga para que el proyecto se desarrolle sin problemas.
Los diagramas de GANTT suelen ser la mejor forma de controlar los plazos de las distintas tareas.
Los plazos previstos deben ser revisados periódicamente por el director del proyecto. Si una tarea requiere una carga mayor de la prevista en una tarea, el calendario debe actualizarse inmediatamente.
Lo ideal es que la herramienta de seguimiento del proyecto permita recalcular los costes futuros a medida que se ajusta el calendario del proyecto.
¿Qué medidas pueden tomarse cuando el control del proyecto indica un rendimiento insuficiente?
Reorganizar la plantilla del futuro proyecto con empleados que puedan ser más subalternos y, por tanto, representar un coste menor, pero que tengan capacidad para llevar a cabo la tarea con el mismo nivel de calidad.
Reorganizar las tareas para reducir el tiempo que queda por dedicar al proyecto.
Renegociar el precio del proyecto con el cliente para permitir una ampliación del presupuesto.
Etapa 2: seguimiento de la contabilidad del proyecto como base para la gestión
Además de anticipar riesgos y tomar medidas correctoras, la supervisión de proyectos permite dar un paso atrás y preparar y presupuestar mejor los proyectos futuros.
Cuando una empresa necesita llevar a cabo un gran número de proyectos, es importante poder analizar el rendimiento histórico para identificar cualquier corrección que deba hacerse.
Por ejemplo, si los márgenes se sitúan sistemáticamente por debajo del objetivo, hay que saber por qué.
¿El tiempo empleado en el proyecto suele ser superior al presupuestado?
¿La distribución del tiempo entre las distintas funciones se ajusta a los presupuestos?
¿Se presupuestan adecuadamente los costes de subcontratación y las compras?
¿El precio del proyecto es demasiado bajo?
Todas estas son posibles razones que hay que confirmar para mejorar el rendimiento en el futuro.
Con demasiada frecuencia, los equipos financieros o los controladores de gestión realizan análisis por su cuenta sin compartir información en tiempo real con los equipos operativos. Esto conduce a la inercia en el seguimiento de los proyectos e impide a las empresas mejorar su rentabilidad con rapidez y eficacia.
Impulse el seguimiento de sus proyectos para una mayor eficacia
Stafiz es una herramienta de seguimiento de proyectos que se centra en la rentabilidad y el compromiso de los empleados. Usted gestiona su plantilla y dirige su actividad.
Gracias a la supervisión integrada a 360° de los KPI de previsión -incluida la dotación de personal, el rendimiento financiero (márgenes, etc.), el avance de los proyectos (plazos) y la facturación-, podrá planificar y ajustar sus proyectos con un alto grado de visibilidad.
Todo el mundo está capacitado y equipado para actuar a nivel de proyecto, o hasta el nivel de cartera de proyectos para la alta dirección.
¿Qué indicadores clave de rendimiento deben controlarse?
Los indicadores que deben establecerse para garantizar una gestión eficaz de los proyectos son :
el porcentaje de realización del proyecto,
ventas reconocidas hasta la fecha,
el margen del proyecto hasta la fecha y el margen a su finalización (teniendo en cuenta lo que queda por hacer),
el ritmo de realización de las tareas,
facturación hasta la fecha en comparación con las ventas reconocidas hasta la fecha.
La contabilidad del proyecto sigue siendo el corazón del reactor de seguimiento del proyecto. Permite supervisar más eficazmente el aspecto financiero del proyecto y, por tanto, su rendimiento global.
¿Por qué invertir en la supervisión de proyectos?
Merece la pena invertir en la supervisión de proyectos, porque es mucho lo que está en juego: mejorar la productividad y la rentabilidad.
Además, abarca todos los proyectos de la empresa, tanto los externos, que implican a los clientes, como los internos, que permiten mejorar los procesos.
Datos fiables
Los datos apoyan la toma de decisiones, por lo que deben ser accesibles y estar actualizados. Esto significa, entre otras cosas, estructurar los procesos y organizar la información.
Sin una estrategia definida, se corre el riesgo de que la información quede dispersa en distintos soportes: archivos Excel, correos electrónicos, hilos de conversación y otras aplicaciones.
Sin embargo, esta práctica es contraproducente: se dispersa la atención, se pierde tiempo y se corre el riesgo de perder información.
Mejorar la visibilidad del rendimiento
El objetivo del seguimiento del proyecto es determinar si éste va por buen camino. Por tanto, el primer paso consiste en obtener una visión realista de la situación actual.
Al invertir en la supervisión de proyectos, ganará en visibilidad y toda la información que necesita para tomar decisiones con conocimiento de causa.
Ajustar los recursos
Esta visibilidad permitirá al jefe de proyecto ajustar los recursos.
Un seguimiento financiero riguroso, por ejemplo, ayudará a identificar cualquier discrepancia entre el consumo presupuestario y las previsiones.
Hay que tener en cuenta que ajustar los recursos en el transcurso de un proyecto requiere observación, rigor y flexibilidad.
Etapa 3: Establecer una comunicación eficaz
Los proyectos implican a varios colaboradores, que necesitarán tener acceso a todos los recursos posibles para comunicarse sobre los avances y poder transmitirse información entre sí.
Por eso es necesario establecer una comunicación basada en la escucha y reuniones de seguimiento del proyecto para compartir la situación y tomar las decisiones de arbitraje adecuadas a lo largo del proyecto.
Establecer una comunicación afectuosa
La gestión de proyectos implica a personas, por lo que la comunicación es clavepara el éxito del proyecto.
La función del director del proyecto es garantizar que todas las partes implicadas puedan intercambiar opiniones de forma forma constructiva y constructivoya sean internosequipos proveedores de servicios o el cliente.
¿Cómo organizar una reunión eficaz de seguimiento de proyectos?
Las reuniones siguen siendo una parte importante del seguimiento de los proyectos, aunque los equipos no suelen apreciarlas.
Organizadas de forma periódica y estructurada, permiten a la dirección obtener información sobre lo que está ocurriendo realmente sobre el terreno, a fin de determinar los reajustes necesarios de los recursos o incluso de los objetivos. Esta capacidad de reacción es una bendición para anticiparse a los riesgos.
Estas reuniones de seguimiento se preparan en cinco etapas.
El director del proyecto se asegura de que los datos de seguimiento estén actualizados y puedan compartirse.
Las tareas completadas ya han sido revisadas por el gestor. La reunión de seguimiento del proyecto no debe servir para comprobar la calidad de estas tareas, sino para confirmar su estado (completadas, en curso, por revisar, canceladas, etc.).
Hay que identificar los cuellos de botella del proyecto y priorizar la revisión de las tareas, empezando por las que representan un cuello de botella.
Revisar sistemáticamente el calendario: prever el trabajo que queda por hacer en cada tarea y asignar la carga de trabajo asociada en el calendario del personal.
Comprueba que el margen al finalizar el proyecto se mantiene en línea con el presupuesto.
Estructuración de las reuniones de seguimiento
Ya conoces el dicho: cuanto más corto sea el chiste, mejor. Esto también se aplica a las reuniones, que no deben ser ni demasiado largas ni demasiado frecuentes, ya que pueden provocar frustración.
Acabar con los compartimentos estancos haciendo accesible la información permitirá un seguimiento eficaz de los proyectos.
Los equipos necesitan disponer del nivel de información adecuado para facilitar la colaboración. De este modo, cada uno puede desempeñar su papel con eficacia.
Distintas herramientas de seguimiento de proyectos
Especificaciones
El pliego de condiciones es una parte esencial del seguimiento del proyecto, ya que define los objetivos que deben alcanzarse y los resultados esperados.
Sirve de referencia y estructura las expectativas del cliente en cuanto a objetivos, plazos, costes y gastos, así como el reparto de tareas por funciones.
Planificación
Diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt proporciona una visualización gráfica del proyecto durante un período determinadoen forma de cronograma. Sirve para planificar y supervisar el avance de las tareas.
Gantt en Stafiz
El diagrama de Gantt le ayuda a identificar rápidamente las dependencias entre tareas e identificar qué tareas podrían verse afectadas por un retraso.
La vista Kanban
Kanban ofrece otro modo de visualización, esta vez en forma de columnas. Por lo general, se organiza en al menos 3 columnas: por hacer, en curso, completado.
Cada proyecto debe disponer de un cuadro de mando que permita estudiar los KPI definidos. Algunos indicadores siguen siendo esenciales para el seguimiento de los proyectos:
objetivos alcanzados y pendientes ;
el estado de las distintas tareas ;
las últimas actualizaciones.
Un cuadro de mandos en Stafiz con una vista de previsión de los KPI: aquí margen, progreso e índice de consecución.
Software de gestión de proyectos
Puede hacer que el seguimiento de los proyectos sea más fácil y accesible utilizando unaherramienta de seguimiento de proyectos. Estas herramientas centralizan los datospara que sean fiables, accesibles y estén actualizados.
El flujo de información será más fluido y la comunicación entre los participantes en el proyecto más fácil .
Además, algunos de estos programas ofrecen funciones de automatización. Esto ahorra una cantidad considerable de tiempo y reduce los errores asociados a la doble entrada, proporcionándole una mayor precisión.
Stafiz centraliza los datos a varios niveles. Se tienen en cuenta todos los costes, así como los ingresos, de acuerdo con lo que se conoce como contabilidad de costes totales. La gestión de las actividades está integrada de principio a fin: desde la gestión de las oportunidades hasta la facturación. Las oportunidades se convierten en asignaciones inmediatamente con el plan inicial; los KPI son precisos y se actualizan automáticamente en la previsión.
He aquí una lista de las funciones que ofrecen los programas informáticos de gestión como Stafiz.
Comunicación y fluidez
Necesita que su equipo esté sincronizado e intercambie información con regularidad
Necesita una forma sencilla de organizar sus tareas
Microsoft project, Trello, monday.com
Gestión de proyectos y cartera de clientes
Hay que planificar los recursos y consultores y anticiparse a las necesidades de cualificación.
Quiere controlar con precisión sus recursos: personal, compras, gastos, y ver el impacto en sus previsiones.
Debe decidir qué recursos aplicar
Stafiz - Gestión y seguimiento de proyectos
Control en tiempo real
Supervisión en tiempo real del estado, presupuesto y tareas facilitará una reacción rápida.
Generación de informes de progreso
Esta función le ayudará a preparar reuniones de progreso para que sean lo más productivas posible.
Visualización global
El valor del software de gestión reside en su capacidad para ofrecer una visión global, ya sea de un proyecto o de una cartera de proyectos.
Esto es estratégico a dos niveles, macro y micro.
Macrovisión
Una buena visibilidad desde un punto de vista macro le permitirá supervisar la cartera de proyectos y, por tanto, todos los proyectos. En primer lugar, podrá asegurarse de que los proyectos en curso se mantienen alineados con la estrategia de la empresa.
Dispondrá entonces de toda la información necesaria para asignar adecuadamente sus recursos o hacer ajustes.
Visión micro
Desde un punto de vista microeconómico, dispondrá de datos precisos, fiables y actualizados con los que supervisar su proyecto.
A continuación, podrá analizar las desviaciones y obtener una visión clara de los objetivos alcanzados y los que quedan por alcanzar, así como de los recursos consumidos.
