Metodologías de proyectos para una gestión serena
¿Qué entendemos por metodología de proyectos?
Metodología del proyecto: definición
Una metodología de gestión de proyectos es un proceso de pasos, la mayoría de las veces documentados, para organizar la ejecución de un proyecto. Estas metodologías se han estandarizado y publicado para respaldar su viaje y no dejar espacio para el azar en su planificación.
¿Cuál es la contribución de la metodología de gestión de proyectos?
Optar por una metodología de proyectos tiene muchas ventajas. Seguir una estructura preestablecida es tranquilizador y le permite ganar en eficiencia y rigor. La producción finalmente se industrializa, ya que cada operación está claramente identificada y estructurada. ¡La calidad de los entregables de su proyecto será aún mejor!
Cuanto más ordenada sea la gestión del proyecto, menos se enfrentará a desviaciones de presupuesto o cronograma, una victoria para su rentabilidad. Una metodología también le ayuda a estimar mejor los costes de sus proyectos, los plazos y los cargos. Al seguir una estructura, es menos probable que se olvide de tener en cuenta ciertos detalles.
Finalmente, la metodología del proyecto también puede incluir fases o métodos de comunicación en sus procesos. Esto ayuda a agilizar la colaboración entre las partes interesadas.
La metodología del proyecto es el marco general que define la lógica, los principios y las mejores prácticas a seguir en la gestión de un proyecto. El método es un proceso o conjunto de pasos concretos aplicados a una tarea específica. La herramienta es un soporte (software Stafiz, tabla, plantilla) que permite implementar el método dentro de la metodología elegida.
¿Cuáles son las metodologías del proyecto?
El método de la cascada
✏️Sinónimo: método en cascada.
La metodología Waterfall está inspirada en el movimiento de una cascada. Al igual que, de arriba hacia abajo, el método se despliega de forma lineal y define las etapas del proyecto. Por lo tanto, como una corriente de agua, no hay vuelta atrás una vez que ha pasado la transición de una etapa a otra.
Por lo tanto, cada fase depende de la validación completa de la fase anterior, de ahí el nombre cascada.
Este enfoque permite asegurar sus compromisos con el cliente : este último será menos capaz de pedir un trabajo que no estaba previsto inicialmente. Sus equipos, por otro lado, se benefician de una planificación muy clara.
El método UP, o Proceso Unificado
La metodología de proceso unificado es una elección de estructura muy robusta pero bastante rígida. Se utiliza principalmente para proyectos de desarrollo de software, aunque es adaptable para proyectos grandes y complejos. Es particularmente apreciado por su óptima gestión de riesgos.
El método UP se divide en 4 fases :
- una fase de diseño,
- una fase de desarrollo,
- una fase de creación,
- una fase de transición.
Cada fase incluye iteraciones relacionadas con el desarrollo técnico del producto.
La metodología Agile
La metodología ágil de gestión de proyectos pretende ser flexible. Ella aboga por la adaptabilidad y la colaboración.
El proyecto se divide en varias iteraciones llamadas sprints. A continuación, se planifican, desarrollan, prueban y despliegan para ser entregados semana tras semana.
Un sprint suele durar entre 1 y 4 semanas. Una vez finalizado el sprint 1, pasamos al siguiente, y así sucesivamente hasta el final del proyecto.
La metodología del diagrama de Pert
El diagrama de Pert modela un proyecto en una red de tareas para que pueda visualizar fácilmente:
- la duración de las tareas
- dependencias entre tareas,
- el camino crítico.
Esta metodología ofrece una representación muy visual, pero también muy estructurada de su proyecto. El uso de diferentes escenarios de tiempo para ciertas tareas es una excelente manera de proporcionar flexibilidad e integrar la gestión de la incertidumbre en su planificación de carga, entre otras cosas.
El método Six Sigma
Esta metodología del proyecto tiene como objetivo garantizar la mejor calidad posible de entrega . Para lograrlo, agiliza los procesos operativos.
Hay dos enfoques específicos para la metodología Six Sigma:
- DMAIC (Definir, Medir, Analizar, Mejorar, Controlar): para optimizar un proceso existente.
- DMADV (Definir, Medir, Analizar, Diseñar, Verificar): para diseñar un nuevo proceso o producto.
Esta metodología se basa en el análisis de datos medibles y análisis estadísticos para identificar las causas de los riesgos y abordarlos de manera proactiva. Esto reduce la variabilidad y elimina las fallas organizacionales, con el fin de luchar por un nivel ambicioso de desempeño, cercano a la perfección.
Desde el principio, se optimizan los costes asignados al proyecto: sólo se mantiene lo necesario y se garantiza el éxito.
La metodología CCPM
La metodología CCPM, o Gestión de Proyectos de Cadena Crítica, es un enfoque de la gestión de proyectos que coloca la cadena crítica en el centro de su gestión. Por lo tanto, difiere del diagrama de Pert, que enfatiza la duración de las tareas. Se estructura en torno a las limitaciones de recursos, tanto humanos como materiales, con el fin de reducir al máximo los plazos y acelerar así la ejecución del proyecto.
La gestión de CCPM optimiza sus márgenes de seguridad mediante el uso de búferes. Estos amortiguadores están diseñados para absorber cualquier imprevisto. Si es necesario, puede optar por asignar un recurso disponible a una tarea. Planificados a lo largo del proyecto, se tienen en cuenta durante la planificación para evitar el desperdicio de recursos en caso de sobreestimación. Este enfoque reduce los costos asociados con los empleados, que ya no corren el riesgo de ser asignados a misiones donde, al final, su intervención no es necesaria.
La metodología PRINCE2
Esta metodología de proyecto británico ha demostrado su valía. Ahora se utiliza internacionalmente y se beneficia de una certificación específica.
En particular, contribuye a la gobernanza de los proyectos asegurando que cada misión pueda estar justificada y sea viable para la empresa desde un punto de vista comercial.
Se basa en 7 principios clave, 7 temas y 7 procesos.
Su marco muy completo y modular se adapta a muchos proyectos. El PRINCE2 ayuda a identificar claramente roles, responsabilidades, pasos y flujos de trabajo de aprobación.
El enfoque de gestión de proyectos Lean
La gestión ajustada se inspiró originalmente en los métodos de producción de Toyota. Luego se adaptó a la gestión de proyectos para cumplir con el mismo objetivo: centrarse en tareas de alto valor para eliminar tareas que no generan ningún beneficio. De esta manera, la gestión lean tiene como objetivo erradicar el desperdicio, tanto en términos de costos como de tiempo.
El objetivo es hacer que la producción del proyecto sea fluida, rápida y eficiente para reducir costos y aumentar la rentabilidad. Este enfoque opta por un fuerte enfoque en el cliente, con el objetivo de maximizar el valor entregado. La satisfacción del cliente se multiplicará por diez, al igual que la de sus empleados, que colaboran en misiones que tienen sentido y estimulan su compromiso.
¿Qué metodología de proyecto debo elegir?
Una metodología de proyecto no es intrínsecamente mejor que otra. Por otro lado, algunos serán más propicios para ciertas necesidades o tipos de proyectos.
Aquí hay algunos consejos a seguir para ayudarlo a encontrar la metodología del proyecto que más le convenga.
Dependiendo del proyecto
- Para un proyecto corto
Los proyectos pequeños a corto plazo, como una implementación técnica o una migración de datos, suelen dominarse bastante. Claros y bien definidos, dejan poco espacio para la incertidumbre.
El método de cascada se presta bien a este tipo de proyectos. Sin vuelta atrás, cada paso debe realizarse y validarse correctamente antes de continuar con la ejecución.
- Para un proyecto en evolución
Un proyecto innovador contiene inherentemente más incertidumbre. El olvido es más probable cuando se trata de enfrentar una renovación. Una estructura de gestión ágil o lean es la más adecuada para este tipo de misión. Considere usar una de estas metodologías para proyectos como la creación de productos, un rediseño de UX o una transformación organizacional.
- Para un proyecto complejo
Un proyecto largo o complejo, que involucra a muchas partes y equipos multifuncionales, buscaremos una metodología más rígida, incluso estricta. Un método certificado, como PRINCE2, puede tranquilizar a los clientes y a los equipos de gestión. De hecho, todas las cuestiones estratégicas se tendrán en cuenta en el diseño y la planificación del proyecto.
Dependiendo del cliente
El patrocinador del proyecto puede imponer un marco metodológico para el diseño. En este caso, es necesario asegurarse:
- adaptar el método al nivel de experiencia del cliente,
- su capacidad para validar u operar continuamente en ciclos fijos,
- Alinee los rituales del proyecto con los hábitos del cliente.
Si estas son metodologías a las que rara vez se enfrenta, la comunicación será aún más importante. Es necesario movilizar y capacitar a sus equipos. Cuantos más problemas se les comuniquen, más podrán adoptar los procesos requeridos.
La metodología del proyecto híbrido
Tenga cuidado, si las metodologías de proyectos ofrecen un marco organizativo, se pueden moldear para adaptarse a su entorno y sus hábitos de trabajo.
Así, es habitual fusionar metodologías y utilizar lo que se conoce como metodología de proyecto híbrido .
Modernizados al gusto del día, son menos rígidos y permiten una armonía entre el rigor de una estructura rígida asociada y la flexibilidad de la ejecución.
Estos son algunos ejemplos comunes de metodologías de proyectos híbridos.
- Water-Scrum-Fall: Las fases de análisis y entrega se llevan a cabo en cascada, mientras que el desarrollo se gestiona en Agile.
- Ágil internamente, predictivo externamente: los equipos de proyecto trabajan en modo ágil, pero el cliente requiere un cronograma fijo y entregables bien definidos.
- Método a medida : seleccionando las herramientas, rituales y procesos que mejor se adapten a los equipos, al sector o al contexto del proyecto.
Desafíos comunes de la metodología de proyectos en una sociedad de servicios
Si bien la estructura de una metodología puede ser tranquilizadora y beneficiosa, no puede prometerle una ejecución sin obstáculos. En el caso de las organizaciones de servicios, adoptar una metodología puede enfrentar algunos desafíos.
Vinculación de la metodología del proyecto y la flexibilidad
Como se ha visto anteriormente, algunos proyectos necesitan más flexibilidad. Pero ese equilibrio puede ser difícil de encontrar. ¡Que no cunda el pánico, Stafiz le brinda la flexibilidad que necesita, sin colapsar su organización!
En el lado de la presupuestación y la planificación, puede asignar sus recursos por nombre o por tipo de perfil. Durante la predotación de personal, esto le ayuda a bloquear un búfer de recursos y a reajustarse con más delicadeza una vez que se gana el proyecto, por ejemplo.
En términos de gestión del tiempo, puede mantener un horario estricto mientras aprovecha la granularidad de la asignación del tiempo de trabajo.
Elija asignar días o medios días, o vaya más allá con un detalle por hora o minuto.
Por último, en el lado de la gestión de costes, los datos se integran de forma natural en la contabilidad consolidada de los proyectos, lo que permite un buen análisis y comparación de los proyectos de la cartera.
Resumen de los proyectos y su estado financiero en Stafiz
Vinculación de metodología y gestión financiera
Al seguir una metodología al pie de la letra, corres el riesgo de caer en una trampa: la de ver la planificación como un dogma fijo. No basta con seguir el cronograma, el seguimiento financiero del proyecto es igual de esencial. De hecho, puede determinar los cambios que se esperan en la planificación, dependiendo del trabajo restante por realizar, las variaciones presupuestarias y el estado real de los márgenes en comparación con el pronóstico.
La herramienta de Stafiz le permite satisfacer estas necesidades integrando en su gestión de proyectos lo que necesita para monitorear el tiempo, la facturación, el pronóstico de márgenes y el pronóstico.
Vinculación de la metodología y la gestión de recursos
Muy a menudo, la promesa comercial está desconectada de la realidad del proyecto. Para evitar poner su negocio en dificultades, se esperan ciertos puntos de la etapa de preventa. El objetivo aquí es garantizar la coherencia entre la planificación, los recursos y la ejecución.
Para una evaluación de costos más precisa, planifique sus recursos con anticipación para visualizar los mejores escenarios posibles y evitar conflictos de disponibilidad. Involucrar a sus equipos de ventas es también una forma de confrontarlos con la realidad sobre el terreno y de ajustar las ambiciones del proyecto de manera razonable.
Las diferentes metodologías de proyectos que existen te ayudan a estructurar tus tareas. Cada uno ofrece un marco a seguir, a veces al pie de la letra, a veces como inspiración. Algunos proyectos requieren más maniobrabilidad, mientras que otros avanzan en una configuración más estricta y rígida. Para elegir la mejor metodología de proyecto para usted, tómese el tiempo para definir los objetivos y el contexto de la misión, su entorno de trabajo y los requisitos del cliente.
Preguntas:
El enfoque del proyecto generalmente sigue cuatro etapas principales: alcance (objetivos, alcance, recursos), planificación (planificación, presupuesto, asignación de tareas), ejecución (implementación y monitoreo) y cierre (balance general y capitalización).
Algunas metodologías agregan fases de ajuste continuo para incorporar cambios.
La gobernanza se define en sentido ascendente, especificando la estructura de toma de decisiones, los circuitos de validación y los indicadores de seguimiento.
Cada rol se documenta con sus responsabilidades, entregables esperados e interacciones con otras partes interesadas.
Una metodología clara facilita la distribución de responsabilidades y aumenta la transparencia en todo el proyecto.
Te pueden interesar otros artículos
