Projektmethoden für ein gelassenes Management
Was verstehen wir unter Projektmethodik?
Projektmethodik: Definition
Eine Projektmanagement-Methodik ist ein Prozess von Schritten, die meist dokumentiert werden, um die Ausführung eines Projekts zu organisieren. Diese Methoden wurden standardisiert und veröffentlicht, um Ihre Reise zu unterstützen und keinen Raum für den Zufall in Ihrer Planung zu lassen.
Welchen Beitrag leistet die Projektmanagement-Methodik?
Die Entscheidung für eine Projektmethodik hat viele Vorteile. Das Befolgen einer vorher festgelegten Struktur ist beruhigend und ermöglicht es Ihnen, an Effizienz und Strenge zu gewinnen. Die Produktion wird endgültig industrialisiert, da jeder Vorgang klar gekennzeichnet und strukturiert ist. Die Qualität Ihrer Projektergebnisse wird noch besser!
Je geordneter das Projektmanagement ist, desto weniger werden Sie mit Budget- oder Terminabweichungen konfrontiert – ein Gewinn für Ihre Rentabilität. Eine Methodik hilft Ihnen auch, die Kosten Ihrer Projekte, Fristen und Gebühren besser abzuschätzen. Wenn Sie einer Struktur folgen, ist es weniger wahrscheinlich, dass Sie vergessen, bestimmte Details zu berücksichtigen.
Schließlich kann die Projektmethodik auch Kommunikationsphasen oder -methoden in ihre Prozesse einbeziehen. Dies trägt dazu bei, die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten zu optimieren.
Die Projektmethodik ist der übergeordnete Rahmen, der die Logik, die Prinzipien und die Best Practices definiert, die bei der Verwaltung eines Projekts zu befolgen sind. Methode ist ein Prozess oder eine Reihe konkreter Schritte, die auf eine bestimmte Aufgabe angewendet werden. Das Tool ist eine Unterstützung (Stafiz-Software, Tabelle, Vorlage), die es ermöglicht, die Methode innerhalb der gewählten Methodik zu implementieren.
Was sind die Projektmethoden?
Die Wasserfall-Methode
✏️Synonym: Wasserfall-Methode.
Die Wasserfall-Methodik ist von der Bewegung eines Wasserfalls inspiriert. Wie diese entfaltet sich die Methode von oben nach unten linear und definiert die Phasen des Projekts. Wie bei einem Wasserstrahl gibt es also kein Zurück mehr, wenn der Übergang von einer Stufe zur anderen vorbei ist.
Jede Phase hängt daher von der vollständigen Validierung der vorherigen Phase ab, daher der Name Kaskade.
Dieser Ansatz ermöglicht es, Ihre Verpflichtungen mit dem Kunden zu sichern: Letzterer wird weniger in der Lage sein, Arbeiten zu verlangen, die ursprünglich nicht geplant waren. Ihre Teams hingegen profitieren von einer sehr klaren Planung.
Die UP-Methode oder der einheitliche Prozess
Die einheitliche Prozessmethodik ist eine sehr robuste, aber recht starre Wahl der Struktur. Es wird hauptsächlich für Softwareentwicklungsprojekte verwendet, obwohl es für große, komplexe Projekte anpassbar ist . Es wird besonders für sein optimales Risikomanagement geschätzt.
Die UP-Methode ist in 4 Phasen unterteilt:
- eine Entwurfsphase,
- eine Entwicklungsphase,
- eine Erstellungsphase,
- eine Übergangsphase.
Jede Phase umfasst Iterationen , die sich auf die technische Entwicklung des Produkts beziehen.
Die agile Methodik
Die agile Projektmanagement-Methodik soll flexibel sein. Sie plädiert für Anpassungsfähigkeit und Zusammenarbeit.
Das Projekt ist in mehrere Iterationen unterteilt, die als Sprints bezeichnet werden. Diese werden dann geplant, entwickelt, getestet und eingesetzt, um Woche für Woche ausgeliefert zu werden.
Ein Sprint dauert in der Regel zwischen 1 und 4 Wochen. Sobald Sprint 1 vorbei ist, gehen wir zum nächsten über und so weiter bis zum Ende des Projekts.
Die Methodik des Pert-Diagramms
Das Pert-Diagramm modelliert ein Projekt in einem Netzwerk von Aufgaben, sodass Sie Folgendes leicht visualisieren können:
- die Dauer der Aufgaben
- Abhängigkeiten zwischen Aufgaben,
- den kritischen Pfad.
Diese Methodik bietet eine sehr visuelle, aber auch sehr strukturierte Darstellung Ihres Projekts. Die Verwendung unterschiedlicher Zeitszenarien für bestimmte Aufgaben ist eine gute Möglichkeit, Flexibilität zu schaffen und unter anderem das Unsicherheitsmanagement in Ihre Ladungsplanung zu integrieren.
Die Six-Sigma-Methode
Diese Projektmethodik zielt darauf ab, die bestmögliche Lieferqualität zu gewährleisten. Um dies zu erreichen, verschlankt sie betriebliche Prozesse.
Es gibt zwei Ansätze, die für die Six-Sigma-Methodik spezifisch sind:
- DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control): zur Optimierung eines bestehenden Prozesses.
- DMADV (Define, Measure, Analyze, Design, Verify): um einen neuen Prozess oder ein neues Produkt zu entwerfen.
Diese Methodik basiert auf der Analyse messbarer Daten und statistischer Analysen, um die Ursachen von Risiken zu identifizieren und proaktiv anzugehen. Dies reduziert die Variabilität und beseitigt organisatorische Mängel, um ein ehrgeiziges Leistungsniveau anzustreben, das der Perfektion nahe kommt.
Von Anfang an werden die dem Projekt zugeordneten Kosten optimiert: Es wird nur das Notwendige und der garantierte Erfolg beibehalten.
Die CCPM-Methodik
Die CCPM-Methodik oder Critical Chain Project Management ist ein Ansatz für das Projektmanagement, bei dem die kritische Kette in den Mittelpunkt des Managements gestellt wird. Damit unterscheidet es sich vom Pert-Diagramm, das die Dauer von Aufgaben betont. Es ist um Ressourcenbeschränkungen – sowohl personell als auch materiell – strukturiert, um die Fristen so weit wie möglich zu verkürzen und so die Ausführung des Projekts zu beschleunigen.
Das CCPM-Management optimiert Ihre Sicherheitsreserven durch den Einsatz von Puffern. Diese Puffer sind so konzipiert, dass sie unvorhergesehene Ereignisse absorbieren. Bei Bedarf können Sie dann auswählen, ob Sie einer Aufgabe eine verfügbare Ressource zuweisen möchten . Sie werden während des gesamten Projekts geplant und bei der Planung berücksichtigt, um im Falle einer Überschätzung keine Ressourcen zu verschwenden. Dieser Ansatz reduziert dann die Kosten für die Mitarbeiter, die nicht mehr Gefahr laufen, in Missionen eingesetzt zu werden, bei denen ihr Eingreifen am Ende nicht erforderlich ist.
Die Methodik PRINCE2
Diese britische Projektmethodik hat sich bewährt. Heute wird es international eingesetzt und profitiert von einer speziellen Zertifizierung.
Insbesondere trägt sie zur Governance von Projekten bei , indem sie sicherstellt, dass jede Mission aus kommerzieller Sicht für das Unternehmen gerechtfertigt und tragfähig ist.
Es basiert auf 7 Schlüsselprinzipien, 7 Themen und 7 Prozessen.
Sein sehr vollständiges und modulares Framework passt sich an viele Projekte an. Die PRINCE2 hilft dabei, Rollen, Verantwortlichkeiten, Schritte und Genehmigungsworkflows klar zu identifizieren.
Der Lean-Projektmanagement-Ansatz
Lean Management wurde ursprünglich von den Produktionsmethoden von Toyota inspiriert. Es wurde dann an das Projektmanagement angepasst, um das gleiche Ziel zu erreichen: sich auf hochwertige Aufgaben zu konzentrieren, um Aufgaben zu eliminieren, die keinen Gewinn bringen. Auf diese Weise zielt Lean Management darauf ab, Verschwendung zu vermeiden, sowohl in Bezug auf Kosten als auch auf Zeit.
Ziel ist es, die Produktion des Projekts reibungslos, schnell und effizient zu gestalten, um Kosten zu senken und die Rentabilität zu steigern. Dieser Ansatz setzt auf eine starke Kundenorientierung, mit dem Ziel, den gelieferten Wert zu maximieren. Die Kundenzufriedenheit wird sich verzehnfachen, ebenso wie die Ihrer Mitarbeiter, die an sinnvollen Missionen mitarbeiten und ihr Engagement fördern.
Welche Projektmethodik sollte ich wählen?
Eine Projektmethodik ist nicht von Natur aus besser als eine andere. Auf der anderen Seite sind einige für bestimmte Bedürfnisse oder Arten von Projekten förderlicher.
Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, die für Sie passende Projektmethodik zu finden .
Je nach Projekt
- Für ein kurzes Projekt
Kleine, kurzfristige Projekte, wie z.B. ein technisches Deployment oder eine Datenmigration, werden meist durchaus gemeistert. Sie sind klar und klar definiert und lassen wenig Raum für Unsicherheiten.
Die Wasserfallmethode eignet sich gut für diese Art von Projekten. Da es keinen Weg zurück gibt, muss jeder Schritt korrekt ausgeführt und validiert werden, bevor mit der Ausführung fortgefahren wird.
- Für ein sich entwickelndes Projekt
Ein innovatives Projekt birgt von Natur aus mehr Unsicherheit. Vergesslichkeit ist wahrscheinlicher, wenn es darum geht, sich einer Erneuerung zu stellen. Eine agile oder schlanke Managementstruktur eignet sich am besten für diese Art von Mission. Erwägen Sie die Verwendung einer dieser Methoden für Projekte wie die Produktentwicklung, ein UX-Redesign oder eine organisatorische Transformation.
- Für ein komplexes Projekt
Bei einem langen oder komplexen Projekt, an dem viele Parteien und funktionsübergreifende Teams beteiligt sind, werden wir nach einer starreren, sogar strengeren Methodik suchen. Eine zertifizierte Methode, wie z. B. PRINCE2, kann dann Kunden und Managementteams beruhigen. In der Tat werden dann alle strategischen Fragen bei der Konzeption und Planung des Projekts berücksichtigt.
Je nach Kunde
Der Projektauftraggeber kann einen methodischen Rahmen für das Design vorgeben. In diesem Fall ist es notwendig, Folgendes sicherzustellen:
- die Methode an den Kenntnisstand des Kunden anzupassen,
- seine Fähigkeit, kontinuierlich zu validieren oder in festen Zyklen zu arbeiten,
- Richten Sie Projektrituale an den Kundengewohnheiten aus.
Wenn es sich um Methoden handelt, mit denen Sie nur selten konfrontiert werden, wird die Kommunikation umso wichtiger. Es ist notwendig, Ihre Teams zu mobilisieren und zu schulen. Je mehr Themen ihnen mitgeteilt werden, desto mehr werden sie in der Lage sein, die erforderlichen Prozesse zu übernehmen.
Die hybride Projektmethodik
Seien Sie vorsichtig, wenn Projektmethoden einen organisatorischen Rahmen bieten, können sie so gestaltet werden, dass sie sich an Ihr Umfeld und Ihre Arbeitsgewohnheiten anpassen.
Daher ist es üblich, Methoden zusammenzuführen und eine sogenannte hybride Projektmethodik zu verwenden.
Sie wurden nach dem Geschmack des Tages modernisiert, sind weniger starr und ermöglichen eine Harmonie zwischen der Strenge einer zugehörigen starren Struktur und der Flexibilität der Ausführung.
Im Folgenden finden Sie einige gängige Beispiele für hybride Projektmethoden.
- Water-Scrum-Fall: Die Analyse- und Bereitstellungsphasen werden kaskadisch durchgeführt, während die Entwicklung in Agile gesteuert wird.
- Intern agil, extern vorausschauend : Projektteams arbeiten im agilen Modus, aber der Kunde verlangt einen festen Zeitplan und klar definierte Ergebnisse.
- Maßgeschneiderte Methode : durch die Auswahl der Tools, Rituale und Prozesse, die für die Teams, den Sektor oder den Kontext des Projekts am besten geeignet sind.
Häufige Herausforderungen der Projektmethodik in einer Dienstleistungsgesellschaft
Während die Struktur einer Methodik beruhigend und vorteilhaft sein kann, ist sie nicht in der Lage, Ihnen eine ungehinderte Ausführung zu versprechen. Im Falle von Serviceorganisationen kann die Einführung einer Methodik mit einigen Herausforderungen verbunden sein.
Verknüpfung von Projektmethodik und Flexibilität
Wie oben zu sehen ist, benötigen einige Projekte mehr Flexibilität. Aber diese Balance kann schwer zu finden sein. Keine Panik, Stafiz gibt Ihnen die Flexibilität, die Sie brauchen, ohne Ihr Unternehmen zusammenzubrechen!
Auf der Budgetierungs- und Planungsseite können Sie Ihre Ressourcen nach Namen oder nach Profiltyp zuweisen. Bei der Vorbesetzung hilft Ihnen dies, einen Ressourcenpuffer zu blockieren und mit mehr Fingerspitzengefühl nachzujustieren, wenn das Projekt z.B. gewonnen ist.
In Bezug auf das Zeitmanagement können Sie sowohl einen strengen Zeitplan einhalten als auch die Vorteile einer granularen Arbeitszeitzuweisung nutzen.
Wählen Sie, ob Sie Tage oder halbe Tage zuweisen möchten, oder gehen Sie mit einem Detail pro Stunde oder Minute weiter.
Auf der Seite des Kostenmanagements schließlich werden die Daten natürlich in die konsolidierte Buchhaltung der Projekte integriert, was eine gute Analyse und einen Vergleich der Projekte im Portfolio ermöglicht.
Überblick über die Projekte und deren finanziellen Status in Stafiz
Verknüpfung von Methodik und Finanzmanagement
Wenn Sie einer Methodik buchstabengetreu folgen, laufen Sie Gefahr, in eine Falle zu geraten: die Planung als ein festes Dogma zu betrachten. Es reicht nicht aus, den Zeitplan einzuhalten, die finanzielle Überwachung des Projekts ist ebenso wichtig. Es kann in der Tat Änderungen bestimmen, die in der Planung zu erwarten sind, abhängig von der verbleibenden Arbeit, den Budgetabweichungen und dem tatsächlichen Stand der Margen im Vergleich zur Prognose.
Das Tool von Stafiz ermöglicht es Ihnen, diese Anforderungen zu erfüllen, indem es in Ihr Projektmanagement integriert, was Sie zur Überwachung von Zeit, Rechnungsstellung, Margenprognose und Prognose benötigen.
Verknüpfung von Methodik und Ressourcenmanagement
Sehr oft wird das kommerzielle Versprechen von der Realität des Projekts abgekoppelt. Um Ihr Unternehmen nicht in Schwierigkeiten zu bringen, sind bestimmte Punkte aus der Pre-Sales-Phase zu erwarten. Ziel ist es, die Konsistenz zwischen Planung, Ressourcen und Ausführung sicherzustellen.
Für eine genauere Kostenbewertung sollten Sie Ihre Ressourcen im Voraus planen, um die bestmöglichen Szenarien zu visualisieren und gleichzeitig Verfügbarkeitskonflikte zu vermeiden. Die Einbeziehung Ihrer Vertriebsteams ist auch eine Möglichkeit, sie mit der Realität vor Ort zu konfrontieren und die Ambitionen des Projekts auf vernünftige Weise anzupassen.
Die verschiedenen Projektmethoden, die es gibt, helfen Ihnen, Ihre Aufgaben zu strukturieren. Jede bietet einen Rahmen, dem man folgen kann, manchmal buchstabengetreu, manchmal als Inspiration. Einige Projekte erfordern mehr Manövrierfähigkeit, während andere in einer strengeren und steiferen Konfiguration vorangetrieben werden. Um die für Sie beste Projektmethodik auszuwählen , nehmen Sie sich die Zeit, die Ziele und den Kontext der Mission, Ihr Arbeitsumfeld und die Anforderungen des Kunden zu definieren.
Fragen:
Der Projektansatz folgt im Allgemeinen vier Hauptphasen: Scoping (Ziele, Umfang, Ressourcen), Planung (Planung, Budget, Aufgabenverteilung), Ausführung (Umsetzung und Überwachung) und Abschluss (Bilanz und Kapitalisierung).
Einige Methoden fügen Phasen der kontinuierlichen Anpassung hinzu, um Änderungen zu berücksichtigen.
Die Governance wird im Vorfeld definiert, indem die Entscheidungsstruktur, die Validierungskreise und die Überwachungsindikatoren festgelegt werden.
Jede Rolle ist mit ihren Zuständigkeiten, erwarteten Ergebnissen und Interaktionen mit anderen Stakeholdern dokumentiert.
Eine klare Methodik erleichtert die Verteilung der Verantwortlichkeiten und erhöht die Transparenz im gesamten Projekt.
