La guía de gestión de proyectos para el éxito en sus proyectos
La dirección es esencial para el buen funcionamiento de un proyecto y responde a retos estratégicos. Se divide en cuatro etapas cruciales y requiere una planificación previa rigurosa y un seguimiento periódico.
En este artículo, vamos a ayudarle a dominar estas diferentes etapas para establecer una estrategia eficaz de gestión de proyectos.
¿Qué es la gestión de proyectos?
Lagestión de proyectos implica orientar la toma de decisiones y adaptar las estrategias, gracias a una recogida de datos periódica y fiable.
Los objetivos de la gestión de proyectos
La gestión de proyectos tiene 3 objetivos principales:
- cumplimiento de plazos y costes;
- gestión de restricciones ;
- visibilidad precisa del avance del proyecto.
¿Cuál es la diferencia entre dirección y gestión de proyectos?
La dirección y la gestión de proyectos suelen equipararse, pero difieren en el alcance de sus acciones.
- Una visión estratégica
Al igual que la gestión de empresas, la gestión de proyectos implica una visión estratégica, responde a cuestiones de toma de decisiones e incluye etapas como :
-
- La medida
- Anticipación
- Simulación
- Ajuste
- Una dimensión operativa
La gestión de proyectos se centra en la dimensión operativa del proyecto, con una visión estratégica más limitada. Consiste esencialmente en supervisar la producción día a día.
¿Cuál es la diferencia entre seguimiento y gestión de proyectos?
El seguimiento y la gestión de proyectos también suelen confundirse.
En realidad, el seguimiento de proyectos es parte integrante de la dirección y gestión de proyectos.
- Recopilación de datos
El seguimiento implica recopilación de datos que se utilizarán para tomar decisiones.
Para recopilar estos datos se utilizan herramientas como cuadros de mando, seguimiento del tiempo y reuniones.
- Comparación de datos
Centrado en las actividades en curso, el seguimiento del proyecto debe ser continuo y regular.
Los datos recogidos y analizados ayudan a identificar y evaluar cualquier discrepancia entre el real y las previsiones.
¿Cómo se establece una estrategia de gestión de proyectos?
Una estrategia de gestión de proyectos eficaz requiere un planteamiento estructurado que garantice la consecución de los objetivos, el uso eficaz de los recursos y la mitigación de los riesgos.
Definir objetivos para una dirección clara
Mostrar una dirección clara
Definir los objetivos es el primer paso, proporcionar orientación.
Deben determinarse en función de las necesidades de la empresa:
- de su visión estratégica;
- su contexto de mercado actual y futuro;
- sus recursos disponibles: materiales, técnicos, humanos y financieros.
Identificar los criterios de evaluación
Para garantizar la consecución de estos objetivos, es necesario determinar los criterios de evaluación de los proyectos.
Son una prueba tangible del éxito del proyecto.
Si el cumplimiento de costes y los plazos siguen siendo criterios de evaluación habituales, también pueden tenerse en cuenta otros criterios, como la calidad de los entregables, la satisfacción del cliente, etc. En caso de riesgo, ¿hay que dar prioridad a la calidad de los entregables o a la rentabilidad del proyecto?
Cabe señalar que los objetivos varían con el ciclo de vida de la empresa y dependen estrechamente de la visión estratégica de la cartera de proyectos.
Determinar el alcance del proyecto
Hay que definir una serie de elementos para poner en marcha una gestión de proyectos eficaz y pertinente.
Comprender los problemas
La gestión de proyectos implica identificar los retos y, en particular, el impacto del proyecto, tanto si tiene éxito como si fracasa. Algunos proyectos pueden repercutir en otros dentro de la empresa, poniendo en peligro o reforzando la colaboración...
Cada proyecto conlleva problemas que hay que identificar para medir sus repercusiones, tanto positivas como negativas.
Establecer prioridades
Hay que determinar la urgencia del proyecto y su prioridad en relación con otros proyectos de la cartera.
Analizar los recursos disponibles
También hay que dedicar tiempo a analizar los recursos de que se dispone, para ver si es necesario ampliarlos o reducirlos.
Se trata de hacer un balance de los recursos disponibles lo más preciso posible.
Cabe señalar que los recursos humanos siguen siendo imprevisibles con precisión y requieren flexibilidad y capacidad de respuesta.
Definir un presupuesto
Los presupuestos pueden fluctuar. Anticipar los riesgos ayuda a limitar la incertidumbre y a elaborar un presupuesto realista.
Prevenir riesgos y adaptarse rápidamente
Identificación de riesgos potenciales
Un proyecto evoluciona en un contexto y se enfrenta a riesgos potenciales:
- cambios en el alcance del proyecto ;
- cambios en el calendario, ya sea como resultado de la demanda interna de la empresa o de la demanda externa (del cliente);
- Cambios en el panorama económico y fluctuaciones: por ejemplo, inflación o mayores exigencias salariales en un mercado, que pueden afectar al presupuesto de un proyecto;
- novedades normativas o jurídicas, como un cambio en la legislación que exija ajustes.
Anticiparse a los riesgos forma parte de la gobernanza de un proyecto estrategia de gobernanza del proyecto y debe tenerse en cuenta desde el inicio del proyecto.
Stafiz le ofrece la capacidad de reacción que necesita. Para cada imprevisto, puede ver el impacto en cada proyecto y en el conjunto de su empresa, y en unos pocos clics puede modificar los proyectos.
- ¿Se ha aplazado un proyecto? Con unos pocos clics, todo se puede cambiar: las tareas/fases se pueden desplazar y se puede ajustar toda la plantilla, los plazos de facturación, etc.
- ¿Cambian los salarios de sus empleados? Puede ver al instante el impacto de cada proyecto
Ajuste rápido
La respuesta al riesgo adopta dos formas.
Se adoptan medidas correctoras cuando el riesgo se ha materializado.
El gestor de proyectos analiza la situación y debe ser reactivo a la hora de idear soluciones. Las herramientas de predicción resultarán inestimables para proponer soluciones.
Las acciones preventivas sirven para identificar riesgos potenciales.
Implican pensar en alternativas incluso antes de que los riesgos se hagan patentes. El seguimiento, la previsión de escenarios y la formación son acciones preventivas.
¿Cuáles son los puestos de gestión de proyectos?
Planificación de los recursos del proyecto
Organizar los recursos pensando en la rentabilidad
El director del proyecto debe prever las necesidades de recursos y asignarlos teniendo en cuenta la rentabilidad.
Se trata de una cuestión clave para las empresas de servicios, como las consultoras, que necesitan asegurarse de que sus consultores se asignan a tareas facturables en la medida de lo posible.
Para maximizar la rentabilidad, el tiempo trabajado no debe superar el tiempo previsto. Esto implica tener una visión precisa de los tiempos de trabajo y analizar con precisión cualquier desviación.
Distribuir la carga uniformemente
Los empleados no deben trabajar en exceso trabajar en exceso ni en defecto.
Todos deben tener un distribución equilibrada para mantener su bienestar, lo que a su vez repercute en la productividad de la empresa. Para medir la distribución de los empleados, la tasa de personal es un indicador relevante.
Además, la distribución del personal puede cambiar rápidamente, lo que representa un riesgo que hay que tener en cuenta. Hay que tener en cuenta la disponibilidad, tanto a corto como a largo plazo.
