La guía para el control y seguimiento de proyectos eficaz
23 de marzo de 2023
¿Qué es el seguimiento de proyectos?
Seguimiento del proyecto: definición
La supervisión de proyectos es el acto de analizar periódicamente el progreso de un proyecto y su rendimiento financiero en relación con un objetivo fijado inicialmente.
El seguimiento de proyectos es una acción necesaria para garantizar el éxito de un proyecto. Son muchas las razones por las que un proyecto puede fracasar, por lo que es imprescindible tener acceso a información que permita hacer un seguimiento del proyecto, como el avance de las tareas, el cumplimiento del presupuesto y los márgenes, o la actualización del resto del trabajo a realizar, por ejemplo.
Idealmente, vale la pena seguir todos los proyectos. Incluso los proyectos internos que no generan ingresos deben ser monitoreados para que los datos puedan responder a las siguientes preguntas:
¿Quiénes son los empleados que trabajaron en este proyecto?
En general, ¿cuánto tiempo dedican los empleados a los proyectos internos?
¿Cuál es el costo de los proyectos internos?
En el caso de los proyectos que generan ingresos, es aún más importante garantizar el seguimiento del proyecto por las razones mencionadas anteriormente.
¿Quién debe supervisar un proyecto?
Por lo general, es el director del proyecto quien se encarga de realizar el seguimiento del proyecto. Esta responsabilidad implica cumplir un objetivo de tiempo (duración fija o plazo establecido para completar el proyecto), un objetivo de cantidad de entregables, un objetivo de calidad de entrega y un objetivo de respeto al presupuesto del proyecto.
Los gerentes de proyecto deben ser responsables dándoles la responsabilidad de monitorear el proyecto. Tienen que ser capaces de hacer un seguimiento de una serie de cosas.
Larealización de las tareas y la calidad de la mano de obra.
Seguimiento de costos y elaboración de presupuestos.
Cumplimiento de los plazos generales del proyecto.
Facturación del proyecto, si procede.
¿Cuál es la diferencia entre gestión de proyectos y gestión de proyectos?
A menudo asimilados, la gestión de proyectos y la gestión de proyectos difieren en el alcance de sus acciones.
Una visión estratégica
Al igual que la gestión empresarial, la gestión de proyectos incluye una visión estratégica, que responde a los problemas de toma de decisiones e incluye pasos como:
La medida
Anticipación
Simulación
Caber
Una dimensión operativa
La gestión de proyectos se centra en la dimensiónoperativa del proyecto, con una visión estratégica más limitada. Básicamente, incluye el seguimiento diario de la producción.
Diferenciar entre seguimiento, gestión y dirección de proyectos
¿Cuál es la diferencia entre la supervisión y la gestión de proyectos?
A menudo también se confunde la supervisión y la gestión de proyectos.
En realidad, el seguimiento de proyectos es una parte integral de la gestión de proyectos y la gestión de proyectos.
Recopilación de datos
El monitoreo consiste en recopilar datos que se utilizarán para la toma de decisiones.
Herramientas como paneles, rastreadores de tiempo y reuniones se alimentan de esta recopilación de datos.
Comparar datos
Centrado en las actividades en curso, el seguimiento del proyecto debe ser continuo y regular.
Los datos recopilados y analizados ayudan a identificar y evaluar las discrepancias entre lo real y lo previsto.
¿Cómo hacer que un proyecto sea un éxito con un seguimiento eficaz?
El director del proyecto, también conocido como director del proyecto, debe ser capaz de ofrecer estimaciones realistas. Esto implica:
el análisis de los recursos disponibles (financieros, humanos, materiales),
teniendo en cuenta el contexto en el que se desarrolla el proyecto,
Priorización de objetivos y tareas
Anticipación de riesgos.
Si la preparación es larga y requiere mucho tiempo, le permite establecer una base sólida para un buen seguimiento del proyecto y, en última instancia, el éxito general del mismo.
Elegir recursos estratégicamente
Identificar los recursos disponibles
Los recursos asignados a un proyecto determinan su éxito.
Asegúrese de que su gerente de proyecto sepa exactamente qué recursos tiene, humanos, financieros y materiales.
Simule escenarios con herramientas de gestión de proyectos y ajústelos según sea necesario.
Para entregar un proyecto de calidad a tiempo, tendrás que organizar tus recursos cuidadosamente.
Stafiz integra las funciones más avanzadas del mercado en términos de dotación de personal, incluida la planificación de la capacidad, la evaluación precisa de las necesidades, la anticipación de las necesidades del perfil y la contratación, la asignación/programación de empleados, así como el seguimiento del tiempo de trabajo.
Paso 1: Supervisar el cronograma de tareas y la dotación de personal
Como es lógico, el seguimiento del cronograma del proyecto es esencial para garantizar el cumplimiento de los plazos.
Esto implica planificar las tareas del proyecto en cada administrador de tareas y verificar que el nivel de carga esté correctamente calibrado. Los colaboradores no deben tener falta de personal ni sobrecarga para garantizar la correcta ejecución del proyecto.
Los diagramas de GANTT suelen ser el enfoque más adecuado para poder hacer un seguimiento de los plazos a cumplir en las diferentes tareas.
Los plazos deben ser revisados periódicamente por el director del proyecto. Si necesita programar una carga mayor de lo esperado en una tarea, debe actualizar la programación inmediatamente.
Idealmente, el rastreador de proyectos le permite recalcular los costos futuros a medida que se ajusta el cronograma del proyecto.
¿Qué medidas pueden tomarse cuando el control del proyecto indica un rendimiento insuficiente?
Reorganizar la dotación de personal del futuro proyecto con empleados que puedan ser más jóvenes y, por lo tanto, representen un costo menor, pero que tengan la capacidad de realizar la tarea con el mismo nivel de calidad.
Reorganice las tareas para reducir el tiempo restante en el proyecto.
Renegociar el precio del proyecto con el cliente para permitir un presupuesto adicional.
Cuando una actividad requiere muchos proyectos, es necesario ser capaz de analizar el rendimiento histórico para identificar las correcciones a realizar.
Por ejemplo, si los márgenes están constantemente por debajo del objetivo, debe comprender por qué.
¿El tiempo dedicado al proyecto suele ser superior al presupuestado?
¿La distribución del tiempo entre los diferentes roles está alineada con los presupuestos?
¿Se presupuestan correctamente las cuotas de subcontratación y las compras?
¿Es el precio de los proyectos demasiado bajo?
Son muchas las razones posibles que hay que confirmar para mejorar el rendimiento futuro.
Con demasiada frecuencia, los equipos financieros o los controladores de gestión realizan análisis por su cuenta sin compartir información en tiempo real con los equipos operativos. Esto genera inercia en el seguimiento de los proyectos e impide que las empresas mejoren su rentabilidad de forma rápida y eficiente.
Impulse el seguimiento de sus proyectos para aumentar la eficiencia
Stafiz es la herramienta de seguimiento de proyectos centrada en la rentabilidad y el compromiso de los empleados. Usted gestiona su personal y gestiona su actividad.
Gracias a un seguimiento integrado y de 360° de los KPI de previsión, incluida la dotación de personal, el rendimiento financiero (margen, etc.), el progreso del proyecto (plazos) o la facturación, se beneficia de una gran visibilidad para planificar y ajustar sus proyectos.
Todos están empoderados y equipados para actuar a nivel de proyecto o hasta la visión de la cartera de proyectos para la alta dirección.
¿Cuáles son los KPI a los que hay que hacer un seguimiento?
Los indicadores que deben establecerse para garantizar una gestión eficaz de los proyectos son los siguientes:
el porcentaje de avance del proyecto,
el volumen de negocios reconocido hasta la fecha,
el margen del proyecto en la fecha y el margen en el momento de la finalización (teniendo en cuenta lo que queda por hacer),
la tasa de finalización de las tareas,
Facturación hasta la fecha en comparación con la facturación reconocida hasta la fecha.
La contabilidad del proyecto sigue siendo el corazón del reactor de seguimiento del proyecto. Permite monitorear la parte financiera del proyecto de manera más efectiva y, por lo tanto, el rendimiento general del proyecto.
¿Por qué invertir en la implementación de un seguimiento de proyectos?
El seguimiento de proyectos merece una inversión en la medida en que lo que está en juego es crucial: mejorar la productividad y la rentabilidad.
Además, concierne a todos los proyectos de la empresa, tanto externos que involucran a los clientes, como internos, permitiendo la mejora de los procesos.
Datos fiables
Los datos apoyan la toma de decisiones, por lo que deben ser accesibles y estar actualizados. Esto incluye la estructuración de procesos y la organización de la información.
Sin una estrategia definida, se corre el riesgo de que la información se disperse en diferentes medios: archivos de Excel, correos electrónicos, hilos de conversación y otras aplicaciones.
Sin embargo, esta práctica es contraproducente: la atención se dispersa, se pierde el tiempo y se corre el riesgo de perder información.
Mejore la visibilidad del rendimiento
El objetivo del seguimiento del proyecto es determinar si el proyecto va por buen camino. Por lo tanto, el primer paso es obtener una visión realista de la situación actual.
Al invertir en el seguimiento de proyectos, se gana visibilidad y se dispone de todos los elementos para tomar decisiones informadas.
Ajustar los recursos
Esta visibilidad permitirá al director del proyecto ajustar los recursos.
Un seguimiento financiero riguroso ayudará, por ejemplo, a identificar cualquier discrepancia entre el consumo del presupuesto y las previsiones.
Cabe destacar que el ajuste de recursos durante el proyecto requiere observación, rigor y flexibilidad.
Paso 3: Establecer una comunicación efectiva
Los proyectos involucran a varios contribuyentes, que deberán tener todos los recursos posibles para comunicar el progreso y poder compartir información entre sí.
Por lo tanto, es necesario establecer una comunicación basada en la escucha y las reuniones de seguimiento del proyecto para compartir la situación y tomar las decisiones de arbitraje correctas a lo largo del proyecto.
Establecer una comunicación afectuosa
La gestión de proyectos involucra a humanos: la comunicación es, por lo tanto, clave y condiciona el éxito del proyecto.
La función del director del proyecto es garantizar que todas las partes implicadas puedan intercambiar opiniones de forma constructiva y cordial ya sean equipos internos, proveedores de servicios o el cliente.
¿Cómo organizar una reunión eficaz de seguimiento de proyectos?
Las reuniones siguen siendo un componente importante del seguimiento de los proyectos, aunque por lo general no son apreciadas por los equipos.
Al organizarse de forma regular y estructurada, permiten a la dirección obtener información sobre la realidad sobre el terreno con el fin de identificar los ajustes necesarios en cuanto a los recursos o incluso a los objetivos. Esta capacidad de respuesta es una bendición para anticiparse a los riesgos.
Estas reuniones de seguimiento se preparan en cinco etapas.
El director del proyecto se asegura de que los datos de seguimiento estén actualizados y de que pueda compartirlos.
Las tareas realizadas ya han sido revisadas por el gerente. La reunión de seguimiento del proyecto no debe utilizarse para comprobar la calidad de estas tareas, sino que debe confirmar el estado de las tareas (finalizadas, en curso, a revisar, canceladas, etc.).
Es necesario identificar los cuellos de botella del proyecto y priorizar la revisión de las tareas, empezando por aquellas que representan un cuello de botella.
Revise sistemáticamente el horario: anticipe el resto que se debe hacer en cada tarea y asigne la carga asociada en el horario de los empleados.
Compruebe que el margen de finalización del proyecto se mantenga alineado con el presupuesto.
Estructurar las reuniones de seguimiento
Ya conoces el dicho: los chistes más cortos son los mejores. Esto también se aplica a las reuniones, que no deben ser demasiado largas ni demasiado frecuentes, a riesgo de crear frustración.
Romper los silos haciendo que la información sea accesible permitirá un seguimiento eficaz del proyecto.
De hecho, los equipos deben tener el nivel adecuado de información para facilitar la colaboración. Esto permite que todos cumplan su papel de manera efectiva.
Distintas herramientas de seguimiento de proyectos
Las especificaciones
Las especificaciones son un elemento esencial del seguimiento de los proyectos, en la medida en que definen los objetivos que deben alcanzarse y los resultados esperados.
Sirve de referencia y estructura las expectativas del cliente en cuanto a objetivos, plazos, plazos, costes y gastos así como en la distribución de tareas por roles.
Horarios
Diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt proporciona una visualización gráfica del proyecto durante un período determinado en forma de cronograma. Sirve para planificar y supervisar el avance de las tareas.
Gantt in Stafiz
El diagrama de Gantt ayuda a identificar rápidamente las dependencias de las tareas entre sí y, por lo tanto, a identificar qué tareas podrían verse afectadas por un retraso.
La vista Kanban
Kanban ofrece otra forma de visualización, esta vez en forma de columnas. Por lo general, se organiza en al menos 3 columnas: por hacer, en curso, completado.
Kanban en Stafiz
Paneles
Los paneles de seguimiento de proyectosson herramientas valiosas. Permiten centralizar y agregar información con el fin de obtener una visión global del proyecto.
Cada proyecto debe contar con un cuadro de mando para estudiar los KPIs definidos. Algunos indicadores siguen siendo esenciales a tener en cuenta en el seguimiento de los proyectos:
los objetivos alcanzados y los pendientes;
los estatutos de las diversas tareas;
las últimas actualizaciones.
Un panel de control en Stafiz con una vista predictiva de los KPI: aquí margen, progreso y tasa de finalización
Software de gestión de proyectos
Puede hacer que el seguimiento de los proyectos sea más fácil y accesible utilizando unaherramienta de seguimiento de proyectos. Estas herramientas centralizan los datos para que sean fiables, accesibles y estén actualizados.
El flujo de información será más fluido, lo que facilitará la comunicación entre las partes interesadas del proyecto.
Además, algunos de estos programas de software ofrecen funciones de automatización. El tiempo ahorrado es considerable y los errores relacionados con la doble entrada son limitados, lo que lo hace más preciso.
Stafiz centraliza los datos en varios niveles. Todos los costos se tienen en cuenta, así como los ingresos, en una lógica llamada costos totales en contabilidad. La gestión de actividades está integrada de principio a fin: desde la gestión de oportunidades hasta la facturación. Convierte sus oportunidades en una misión inmediatamente con el plan inicial; Los KPI son precisos y se actualizan automáticamente en la previsión.
Aquí hay una lista de las características que tiene un software de gestión como Stafiz.
Comunicación y fluidez de los intercambios
Necesitas que tu equipo esté sincronizado e intercambie regularmente
Necesitas organizar tus tareas de forma sencilla
Proyecto de Microsoft, Trello, monday.com
Gestión de proyectos y cartera de clientes
Necesita planificar sus recursos y consultores, anticipar las necesidades de habilidades
Desea realizar un seguimiento preciso de sus recursos: personal, compras, gastos y tener un impacto en el pronóstico
Es necesario hacer concesiones sobre qué recursos implementar
Stafiz – Gestión y seguimiento de proyectos
Seguimiento en tiempo real
El seguimiento en tiempo real del estado, el presupuesto y las tareas completadas facilitará la capacidad de respuesta.
Generación de informes de progreso
Esta función ayudará en la preparación de las reuniones de progreso para que sean lo más productivas posible.
Visualización global
El interés del software de gestión radica en su capacidad para proporcionar una visión global, ya sea a nivel de un proyecto o de una cartera de proyectos.
Esto es estratégico a dos niveles, desde un punto de vista macro y micro.
Visión macro
Una buena visibilidad desde un punto de vista macro permitirá hacer un seguimiento de la cartera de proyectos y, por tanto, del conjunto de proyectos. En primer lugar, podrá asegurarse de que los proyectos en curso permanezcan alineados con la estrategia a largo plazo de la empresa .
Entonces, tendrás toda la información que necesitas para asignar tus recursos de manera relevante o hacer ajustes.
Micro Visión
Desde una perspectiva micro, dispondrás de datos precisos, fiables y actualizados para hacer un seguimiento de tu proyecto.
A continuación, podrás analizar las brechas y obtener una visión clara de los objetivos alcanzados, los restantes, así como los recursos consumidos.
Preguntas:
El seguimiento eficaz de los proyectos se basa en objetivos claros, una planificación rigurosa con hitos precisos y el uso de las herramientas adecuadas para centralizar los datos. Es fundamental comunicarse regularmente con los equipos y ajustar el plan si hay discrepancias entre las previsiones y los resultados obtenidos.
Estos son los principales tipos de seguimiento de proyectos:
Seguimiento del tiempo: se centra en cumplir los plazos y avanzar con respecto al calendario inicial.
Seguimiento financiero: evalúa los costes incurridos en relación con el presupuesto previsto.
Seguimiento cualitativo: garantiza que los entregables cumplan con los estándares de calidad definidos.
Monitoreo de riesgos: identifica y gestiona las posibles amenazas que podrían impactar al proyecto.
Monitoreo del rendimiento: analiza los indicadores clave (KPI) para medir la productividad y la eficiencia general.
¡Combine varios tipos de seguimiento para una visión completa y una gestión óptima de sus proyectos!
