¿Cómo elegir el mejor software de gestión de proyectos?
Cuando una empresa busca software de gestión de proyectos, encontrará varias alternativas en el mercado. ¿Cómo elegir entre todas estas herramientas de gestión de proyectos? ¿Cuál es la herramienta más adecuada en cada caso?
En cualquier empresa, los proyectos deben ejecutarse de la forma más rápida y rentable posible. Para lograrlo, existen una serie de indicadores clave de rendimiento (KPIs por Key Performance Indicators)que no se pueden perder de vista, y una serie de tareas a realizar que garantizarán que se lleven a cabo en tiempo y forma.
El mejor gestor de proyectos será aquel que de respuesta y atienda esos KPIs y facilite las funcionalidades más adecuadas para los objetivos, prioridades y valores que tenga cada empresa.
¿Qué es un software de gestión de proyectos y cuál es su función?
Un gestor de proyectos es una herramienta de planificación que ayuda a organizar y optimizar los recursos para ejecutar un plan de tareas con los mejores resultados posibles.
Su función principal es facilitar que las acciones de un proyecto se realicen con la mayor eficiencia posible según los objetivos marcados.
Imaginemos que una empresa tiene la intención de implantar un nuevo sistema cloud sobre el que trabajarán las funcionalidades y aplicaciones que utilizan sus empleados. La organización se marca las siguientes metas para este proyecto:
- Implantar la nueva solución en un plazo de seis meses.
- Mantener activo el sistema actual hasta que se implemente el nuevo sistema.
- Evitar horas extras en el equipo de desarrollo y equipo de TI, con el fin de controlar los costos salariales durante el proceso.
- Mantener un buen clima laboral en el departamento, repartiendo equitativamente las cargas de trabajo derivadas de este nuevo proyecto.
En este caso, la función del gestor de proyectos será la de organizar todas las tareas y procesos para que la acción se ejecute en menos de seis meses. Permitiendo dividir de forma equitativa las cargas de trabajo, controlando costes derivados de horas extra y realizando un seguimiento del clima laboral en el departamento.
¿Cuáles son los criterios para elegir un programa de gestión de proyectos?
Para elegir un software de gestión de proyectos la empresa debe prestar atención a:
- Los KPIs(indicadores clave de rendimiento) que debe medir.
- Las tareas y funcionalidades que gestionará desde el programa de gestión.
En función de los KPI y las tareas prioritarias de la empresa, será más adecuada una herramienta u otra. Todas ellas tratan de abarcar la mayoría. Pero un análisis riguroso nos lleva a concluir que hay herramientas más adecuadas que otras, según cuáles sean los objetivos corporativos.
Por ejemplo, si para la empresa es crucial la contabilidad y planificación de recursos, Stafiz sería la mejor opción. Pero si tratamos de organizar proyectos relacionados con sistemas de tickets (funcionamiento habitual en departamentos de informática) será más adecuado acudir a gestores como Jira y, más concretamente, a su plantilla de Bug Tracking.
1. KPIs de proyectos a seguir
A continuación vamos a desglosar varios KPIs que pueden ser relevantes en la gestión de proyectos. No todas las empresas necesitan realizar un seguimiento exhaustivo de todos ellos. Todo dependerá de qué objetivos y valores sean prioritarios en cada caso.
Cuatro grupos principales de KPI
Se trata de datos a los que se realiza un seguimiento cercano porque son indicadores de un buen o mal desempeño en algún elemento crítico del proceso.
En el caso de la gestión de proyectos, los indicadores se pueden agrupar en cuatro grupos principales que son fundamentales para una planificación eficaz de proyectos:
- compatibilidad financiera,
- gestión de personal,
- productividad y eficiencia,
- organización.
Más información sobre los KPI para la gestión de proyectos.
KPI de contabilidad y finanzas
En Stafiz creemos que saber cómo implementar la contabilidad de proyectos es la base para un seguimiento eficaz de los mismos. Cuando está bien implementado, permite a los gerentes y directores de proyectos utilizar técnicas de control de gestión como las que podría hacer un equipo de finanzas, pero esta vez a diario, durante todo el proyecto. Si la empresa gestiona muchos proyectos y clientes, deberá avanzar hacia un software de gestión de cartera de proyectos. Esto permitirá compararlos para identificar los proyectos o clientes más interesantes, así como las mejores prácticas a implementar en todo el portafolio.
| KPI | Definición | Objetivo / Utilidad |
|---|---|---|
| Tasa de realización | Relación entre el tiempo teórico que necesita un proyecto y el tiempo que realmente lleva. | Mida el desempeño real con respecto al presupuesto planificado. |
| Producción realizada no facturada | La producción producida (ya sea en valor o en tiempo) que aún no ha sido facturada al cliente. | Útil para gestionar mejor el flujo de caja. |
| Flujo de ventas | Oportunidades de venta detectadas pero no cerradas. | Pronosticar las ventas y anticipar los recursos necesarios para cubrirlas. |
| Volumen de negocios real vs. facturación esperada | Cálculo de ingresos en función de la parte ejecutada del proyecto (porcentaje de avance). | Reconocer los ingresos en función del porcentaje del proyecto ejecutado. Permite cuantificar económicamente el tiempo invertido en el proyecto y su rentabilidad. |
Para obtener más información, consulte nuestro artículo detallado sobre los 12 indicadores financieros de proyectos a tener en cuenta en la gestión de proyectos.
KPIs de gestión de personal
| KPI | Definición | Objetivo / Utilidad |
|---|---|---|
| Control del tiempo | Seguimiento de horas estipuladas en el contrato de trabajo de cada empleado. | Ten en cuenta las horas fijadas en el contrato para optimizar la carga de trabajo adecuadamente. También es una obligación legal para todas las empresas. |
| Tarifa de cargo (TACE) | Un porcentaje que determina el tiempo dedicado a proyectos facturables en comparación con el tiempo de trabajo total del empleado (excluidos los períodos de vacaciones). | Velar por que el trabajo de los equipos sea rentable. |
| Tarifa de personal | Igual que el anterior, pero incluyendo el tiempo total invertido (tanto proyectos facturables como otras actividades, por ejemplo, proyectos internos). | Controlar las cargas de trabajo generales. |
| Gastos de personal externo | En una buena gestión de proyectos también se deben medir la capacidad de producción, la tasa de utilización y los costos de personal externo. | Ajuste las cargas de trabajo y los flujos de trabajo de manera más eficiente, utilizando recursos externos, que pueden ser de gran ayuda para lograr objetivos y gestionar mejor el personal. |
| Tasa de rotación | Número de personas que dejan su trabajo por trasladarse a otra empresa. | Alertar sobre posibles disfunciones en la metodología de trabajo que no necesariamente sean alentadoras para los trabajadores. Su salida genera un aumento de los costes laborales y una pérdida de productividad. |
| vacaciones y licencia | Ausencias de empleados | Cuantificar el impacto económico y de productividad que tiene en un proyecto la ausencia de un determinado perfil. Y poder reorganizar los recursos y compensarlos, si fuera necesario. |
| Comentario | Se trata de información cualitativa que, no obstante, puede resultar muy útil para la toma de decisiones. | Mejorar la eficiencia de los procesos y tareas que forman parte de un proyecto. Si durante las sesiones de feedback un alto porcentaje de empleados revela la ineficacia de un determinado software, dispondremos de información precisa que nos ayudará a evaluar el coste de sustituirlo, el impacto en la productividad, etc. |
Productividad y eficiencia
| KPI | Definición | Objetivo / Utilidad |
|---|---|---|
| Capacidad de producción | Mide el tiempo dedicado a un proyecto y se multiplica por el valor de un día de trabajo. | Permite saber si la empresa puede asumir más proyectos y en qué nivel. Si una empresa tiene diez promotores, con un valor laboral de 700€ y trabajando 240 días al año, tendrá una capacidad de producción de 1.680.000€. Debería buscar contratos de al menos el mismo valor. |
| Productividad potencial | Número de horas que, a priori, son necesarias para realizar una acción, segmentadas por tipo de perfil laboral o función. | Calcule la cantidad de horas (y su costo) que serán necesarias para realizar una tarea determinada en un proyecto. |
| Productividad real | Tiempo real necesario para realizar una acción, segmentado por tipo de perfil profesional o puesto. | Se compara con la figura anterior para evaluar la rentabilidad real de un proyecto en términos de la diferencia entre la productividad potencial y la productividad real. |
Organización
| KPI | Definición | Objetivo / Utilidad |
|---|---|---|
| Comunicación | Número de reuniones y tiempo dedicado a acciones de comunicación. Puede incluir el tiempo dedicado a Slack, correo electrónico u otras aplicaciones similares. | Saber cuánto tiempo dedica un determinado perfil a este tema, para poder asignarlo a los proyectos de forma adecuada. Cualitativamente, es interesante extraer información del feedback de los empleados, para corroborar que este tiempo invertido es de utilidad real para una mayor eficiencia de los procesos. |
| Tareas | Número de acciones que se deben realizar para implementar correctamente un proyecto. | Estima el tiempo que llevará una tarea, el número de empleados necesarios, el tiempo que tendrá que invertir cada uno de ellos, la duración de un proyecto, etc. |
| Proyectos | Número de proyectos en ejecución y su avance. | Saber cuántos proyectos se están llevando a cabo en paralelo, qué recursos consumen, cuál será la facturación esperada, etc. |
2. Tareas y funcionalidades de un software de gestión de proyectos
Dependiendo de los KPI y objetivos elegidos, las empresas deben dar prioridad a herramientas de gestión de proyectos que tengan las funcionalidades que permitan alcanzarlos.
Un ejemplo simple pero fácil de entender: imaginemos que una empresa cuenta con fuerza laboral suficiente para realizar cinco proyectos en paralelo, por lo que se marca como objetivo gestionar ese número de proyectos. Pero el software seleccionado limita el número de proyectos en su plataforma a un máximo de dos. Esta empresa no podrá utilizar esta herramienta. Que, sin embargo, sí será apta para un autónomo que trabaje para una única corporación.
Por lo tanto, el segundo parámetro en el que fijarse es: ¿Qué es lo más importante para cumplir los objetivos y realizar seguimiento a los KPIs marcados? O, dicho de otro modo, ¿qué funcionalidades y tareas son prioritarias para la empresa a la hora de gestionar proyectos? Algunas de las más relevantes son:
- Planificación de flujos de trabajo.
- Planeación de recursos.
- La comunicación.
- Informes de proyecto (BI)
- Gestión de tickets.
- Seguimiento presupuestario.
- Documentación del proyecto.
1. Planificación y gestión de tareas
Esta es una característica muy importante en la gestión de proyectos porque nos permite ver el estado general de las tareas, cargas de trabajo, tiempos estimados de finalización, etc. rápida y ágilmente. Las dos representaciones más comunes son el diagrama de Gantt y el Kanban.
- El diagrama de Gantt es un sistema de gráficos en línea que representa las tareas que tienen que llevarse a cabo para la consecución de un proyecto. Además de la interrelación con otras tareas, el tiempo asignado a cada una de ellas y quién es su responsable. De este modo, si una tarea va con retraso, las que dependen de ella tendrán que empezar más tarde. En comparación con la línea temporal inicialmente planificada nos permite visualizar rápidamente si el proyecto va en tiempo o va con retraso. También si es necesario reasignar recursos, modificar cargas de trabajo o realizar ajustes temporales.
- Kanban es otra metodología de planificación que, en este caso, está representada por columnas. Cada columna está asociada a un estado, por ejemplo: “En curso”, “En curso”, “Terminado”
Esta propuesta es tan solo un ejemplo. En los gestores de proyectos que incorporan plantillas Kanban se pueden organizar fácilmente las tareas, y añadir notas como prioridad, persona responsable, fecha estimada de realización, tareas dependientes, etc. De este modo, el gestor de proyectos puede, en un simple vistazo, comprobar la evolución y tomar decisiones sobre la organización de las tareas.
2. Planificación y asignación de recursos (dotación de personal)
La planificación de recursos es el proceso de evaluar las necesidades de recursos y alinear los recursos adecuados con ellas, como un juego de oferta y demanda: es la planificación de la capacidad. El objetivo de esta fase es dotar a la empresa de la capacidad de recursos humanos adecuada para entregar los proyectos presentes y futuros con el nivel de calidad esperado. Concretamente, para que el proceso sea eficaz, la herramienta debe integrar las funciones de gestión de perfiles y competencias: búsqueda, etiquetado y organización de las solicitudes de perfiles.
Asignación de recursos y planificación del siguiente enlace . Esto implica asignar recursos existentes a proyectos y optimizar las tasas de carga de trabajo (TACE) mientras se satisface a los empleados. Para ello, la herramienta debe integrar funciones de programación, manual simplificada o asignación automática. La interfaz debe ser intuitiva, con arrastrar y soltar si es posible para facilitar las modificaciones.
Una herramienta de gestión de proyectos que ayude a una adecuada planificación de recursos facilitará una distribución correcta de las cargas de trabajo, evitando desigualdades que puedan afectar al clima laboral.
Con el software de gestión de proyectos adecuado la empresa visualiza rápidamente el estado del proyecto en relación con la fecha estimada para su finalización. Si hay un correcto desempeño de los empleados, pero no se están cumpliendo los tiempos, la empresa tendrá una señal de alerta que invite a analizar si los recursos técnicos son los más adecuados, por ejemplo.
La planificación de recursos económicos también es fundamental. Cuando una empresa se compromete a realizar un proyecto se marca un presupuesto al que el Project Manager debe ceñirse.
3. Comunicación
La comunicación fluida y de calidad es otro aspecto fundamental. Las habilidades de comunicación del líder, responsable o Project Manager son claves. Pero contar con las herramientas necesarias para que esa comunicación sea realmente efectiva y eficaz es también clave.
Porque en una adecuada gestión de proyectos la comunicación tiene que ser suficiente pero no excesiva. La sobrecomunicación, el exceso de reuniones o las sesiones de seguimiento improductivas pueden lastrar los proyectos, por lo que también hay que vigilarlas.
4. Informes del proyecto (BI)
Los informes de proyectos (BI) son esenciales, especialmente para las actividades de servicios, porque permiten beneficiarse de una vista en tiempo real del estado de un proyecto y comprender el origen de los problemas.
Siendo clave también contar con funcionalidades que permitan corroborar el coste de ese tiempo, en función de los recursos humanos y técnicos que se están invirtiendo. Porque, de este modo, la empresa obtiene información valiosa para optimizar presupuestos y proyectos de la forma más rentable posible.
5. Gestión de tickets
Este grupo de características es importante si su proyecto está orientado al desarrollo software y, por tanto, tiene errores o características que desarrollar. Este tipo de software suele incluir la gestión de repositorios. La gestión de tickets es otro aspecto clave que puede ser útil en una herramienta de gestión de proyectos. Las tareas a realizar dependen en gran medida de la tecnología. Si esta no está disponible u ofrece un servicio intermitente dificultará la realización del proyecto en el timing establecido.
Es por eso que resulta crucial que la solicitud y gestión de tickets e incidencias sea ágil, para asegurarnos que los recursos tecnológicos están siempre disponibles y no lastran la planificación.
6. Respetar el presupuesto
Ceñirse al presupuesto es clave, y una buena herramienta de gestión de proyectos debe ayudar a controlar, organizar y optimizar los costes.
Para llevar el proyecto a buen puerto, los Project Manager necesitarán acceder rápidamente a gastos operativos, costes derivados de recursos externos, contratación de partners, compras, adquisición de licencias… Todos ellos actualizados al instante en el que se realiza la consulta. Pero no solo eso.
También es importantetener una previsión de cuáles serán estos costes al finalizar el proyecto, en función del tipo de tarea pendiente de ejecutar, tiempo de ejecución de las mismas, si será necesario o no contar con más recursos… Y siempre en comparación con el presupuesto inicial que se asignó al proyecto.
7. Documentar el proyecto
Documentar el proyecto es clave para una gestión transparente y segura. Es un criterio al que no suele prestarse toda la atención que merece. Y, sin embargo, se trata de un aspecto crucial por dos motivos:
- Para el proyecto en sí. En ocasiones es necesario revisar un determinado paso que se dio hace meses, pero que es clave para resolver un problema que se está dando en la actualidad. Por lo que es especialmente relevante en aquellos proyectos con tareas interrelacionadas. Si no se ha realizado una adecuada documentación del proyecto se pueden generar cuantiosas pérdidas de tiempo y dinero, tratando de encontrar la solución a un problema que se deriva del modo en el que se realizó una determinada cuestión en el pasado.
- Como ayuda para próximos proyectos.En ocasiones, los Project Managers o responsables de proyecto se encuentran con circunstancias que otros equipos, o ellos mismos, ya han enfrentado en el pasado. Una adecuada documentación agilizará la toma de decisiones acertadas, aumentando la rentabilidad en futuros trabajos.
Otras funciones también relevantes para elegir un director de proyecto
En algunos proyectos es necesario poner en común el trabajo de varios departamentos. Una solución con alta usabilidad, que permita una fácil implantación y que pueda ser utilizada simultáneamente y en tiempo real por varios usuarios, será clave para facilitar las relaciones interdepartamentales.
Otro aspecto importante es que la herramienta de gestión de proyectos cuente con un buen servicio de soporte y fácil integración con otros programas. Cuanta más información tenga la empresa más acertadas serán tus decisiones estratégicas. Además, centralizar todos los procesos en una misma plataforma es una excelente forma de ahorrar tiempo y, en consecuencia, convertir los proyectos en un proceso aún más rentable y eficiente
Y, por supuesto, el precio de la solución en sí será otro de los puntos que la empresa deberá analizar antes de tomar una decisión final sobre qué sistema de gestión de proyectos le conviene más.
Para ir más allá, descubre cuáles son los mejores software de gestión de proyectos por categoría en nuestro artículo detallado.
Conclusión
En primer lugar, las empresas deben establecer cuáles son los KPIs que necesitan seguir. Después habrá que corroborar qué software de gestión de proyectos incorporan las funcionalidades y tareas más adecuadas para alcanzarlos sin perder de vista toda una serie de recomendaciones globales que ayudan a cumplir objetivos temporales y de rentabilidad. Esto puede implicar, por ejemplo, hacer una planificación adecuada, realizar un seguimiento exhaustivo o llevar a cabo un análisis post-proyecto realista y basado en datos. Cuestiones para las que el software de gestión de proyectos se convierte en un aliado fundamental, capaz de acelerar y optimizar la gestión del trabajo y, en consecuencia, estimular el crecimiento de la empresa.
