Timeboxing ist ein internes Zeitlimit, das für wichtige Aufgaben in einem Projekt festgelegt wird. Aber seien Sie vorsichtig: Dieses Limit zu setzen, reicht nicht aus, um die Marge zu schützen. Nur die kontinuierliche Überwachung des tatsächlichen Fortschritts in Bezug auf die benötigte Zeit (und das vertragliche Budget) ermöglicht es, dieses Terminal in ein Verwaltungsinstrument umzuwandeln.
Wenn eine Aufgabe mit 8 Arbeitstagen 11 Arbeitstage verbraucht, ist die Verbrauchslücke oft erst am Ende sichtbar, wenn die Marge reduziert wurde. Ohne einen Früherkennungsmechanismus ist es schwierig, den Schuss anzupassen. Es ist eine klassische Falle in Beratungsfirmen und IT-Dienstleistungsunternehmen: Um Qualität zu garantieren, darf die Zeit reichen. Jede Aufgabe verbraucht dann mehr Arbeitstage als das Nötigste, ein Überschuss, der weder verkauft noch abrechenbar ist und daher diskret vom Projektrand absorbiert wird.
Schlimmer noch: Diese Verlängerung lähmt den Facharzt, der für den Rest nicht mehr verfügbar ist, und erzeugt eine Dominoeffekt, die den gesamten Arbeitsplan auf den folgenden Monat verschob. Wenn dieser Rückgang auf der Ebene eines isolierten Beraters anekdotisch erscheinen mag, vervielfacht er sich auf Unternehmensebene, um die Gesamtrentabilität zu mindern, ohne jemals einen Alarm auszulösen.
Hier kommt das Timeboxing ins Spiel. Meistens reduziert auf eine individuelle Produktivitätsmethode (Pomodoro, Agenda-Blöcke), ermöglicht sie im Projektumfang dem Projektleiter, ein Zeitlimit für Aufgaben zu setzen, die die Marge betreffen, kontinuierlich zu überwachen, was im Vergleich zum Geplanten getan wurde, und die Grenze zu entscheiden, sobald der Drift auftritt. Die Frage ist, wo man diese Grenzen setzt, ohne dauerhaft in die Kontrolle zu geraten, und wie man reagiert, wenn ein Team das Limit erreicht, ohne seine Mission abgeschlossen zu haben.
Was ist Projektmaßstab-Zeitrahmen?
Woher kommt Timeboxing und worauf basiert es?
Zeiterfassung ist der Prozess, eine nicht verhandelbare Zeitspanne für eine Aufgabe oder einen Projekt-Meilenstein im Voraus festzulegen und dann, wenn das Team sich der Obergrenze nähert, den Inhalt der Lieferung statt der Dauer anzupassen. Das Enddatum ändert sich nicht; Es ist der Perimeter, der sich anpasst.
Diese Methode stammt aus der Softwareentwicklung. James Martin formalisierte es 1990 in Rapid Application Development, um endlose IT-Projekte zu vermeiden, bei denen die Lieferleistung mit jeder hinzugefügten Funktion zurückging. Seine Regel: Das Projekt in Zyklen mit fester Dauer aufteilen und am Ende jedes Zyklus eine funktionierende Version liefern, auch wenn sie unvollständig ist. Die Länge des Zyklus ändert sich nicht; Der Inhalt hat geliefert, ja.
Das Ziel ist es nicht, weniger als das zu liefern, was der Kunde bestellt hat, um eine Frist einzuhalten. Die Anpassung bezieht sich auf den diskretionären Teil der Lieferung (die Verfeinerung), nicht auf die vertragliche Verpflichtung, die einer Änderung unterliegt. Bei einer Prüfung, deren Grenze näher rückt, kann eine Sekundäranalyse, die der Kunde nicht lesen wird, erleichtert oder die Formatierung des Dokuments verkürzt werden. Eine im Vertrag vorgesehene Empfehlung, niemals.
Eine Zeiterfassung bedeutet, sich selbst eine interne Frist zu setzen. Wenn eine Aufgabe sich nähert oder sie übertrifft, liegt es am Projektmanager, den Umfang (was enthalten ist, das Fertigstellungsniveau) zu entscheiden, ohne das Datum oder den dem Kunden versprochenen Wert zu berühren, bevor Drift die Marge auffrisst. Aber wir müssen diesen Schwellenwert noch kommen sehen: Das Setzen des Limits erfordert auch die Überwachung des Fortschritts, den Rest zu erledigen und die benötigte Zeit.
Ist Timeboxing eine Einzelperson, ein Team oder ein Projekt?
Die Timeboxing-Methode gibt es in drei Richtungen, die man besser nicht verwechselt.
- Auf individueller Ebene, der bekanntesten, rahmt ein Berater seinen Arbeitsbereich von 25 bis 90 Minuten im Geiste der Pomodoro-Technik ein. Nützlich, um einen Tag durchzuhalten.
- Auf Teamebene sind bestimmte Zeiten für Meetings oder Kundenworkshops begrenzt: zwei Stunden für ein Scoping, eine Viertelstunde für eine tägliche Beurteilung.
- Auf Projektebene, insbesondere in Abteilungen und agiler Methode, wird eine Aufgabe über eine definierte Anzahl von Arbeitstagen gerahmt. Auf diesem Rahmen wird die Marge berechnet.
Was ist der Unterschied zwischen der Festlegung einer Zeiterfassung und einer Frist?
Drei Bezugspunkte überschneiden sich: die Frist, der Zeitrahmen und die verkaufte Zeit. Sie messen nicht dasselbe.
Die Frist ist eine Frist, die mit dem Kunden vereinbart wird. Es gibt die Zeit fest, zu der die Lieferung erwartet wird, und nicht mehr. Es steht nicht, wie viel Arbeit die Aufgabe kosten sollte oder was im Fall eines Überlaufs zu tun ist. Zwei Missionen, die am selben Tag ausgeführt wurden, könnten 5 oder 15 Manntage in Anspruch genommen haben: Das Datum gilt in beiden Fällen, die Marge nicht.
Die verkaufte Zeit ist der Maßstab für die Marge. Bei einem Paket zahlt der Kunde für eine bestimmte Anzahl von Tagen, die im Angebot festgelegt sind. Diese Zahl wird verwendet, um die Marge am Ende der Mission zu berechnen: Die tatsächlich verbrauchten Tage werden mit den verkauften Tagen verglichen.
Der Zeitrahmen ist ein internes Arbeitszeitbudget, das unter der verkauften Zeit festgelegt wird und auf der realistischen Kostenschätzung der Aufgabe basiert. Wenn eine Aufgabe erreicht wird, ist es Zeit für den Projektmanager, den Umfang zu entscheiden (was verfeinert wird, was gekürzt werden kann), anstatt die Lieferung zu verschieben.
Das Überschreiten der festgelegten Frist bedeutet nicht, dass die Deadline verpasst wurde. Dies ist ein Zeichen für den Projektleiter und den Berater, dass die Gefahr besteht, die Marge zu verringern, und dass eine Entscheidung getroffen werden muss, solange noch Zeit bleibt.
Am Ende der Mission vergleichen wir die aufgewendete Zeit und den Projektfortschritt in Bezug auf die abgerechnete Zeit, nicht mit der Zeiterfassung. Das sind zwei verschiedene Interpretationen der Vergangenheit.
Beachten Sie, dass bei einem Projekt unter direkter Leitung der Kunde für die tatsächlich investierte Zeit bezahlt. Wenn es keinen vertraglichen Bezug gibt, kann die Zeiterfassung als Maßstab zur Identifizierung von Missbräuchen dienen.
| Benchmark | Natur | Was es begrenzt |
|---|---|---|
| Deadline | Ein Datum | Wann die Lieferung erwartet wird |
| Zeiterfassung | Ein internes Zeitbudget, unterhalb der verkauften Zeit | Wie viele Arbeitstage sollte eine Aufgabe kosten |
| Verkaufte Zeit | Eine kommerzielle Verpflichtung | Was der Kunde zahlt, und damit die Marge am Ende der Aufgabe |
Ist Scrum Sprint eine Zeitfenster?
Ein Scrum-Sprint (oder eine andere agile Methode) ist ein strikter Zeitrahmen von 1 bis 4 Wochen, und die Ereignisse, die ihn ausmachen, sind selbst begrenzt in der Dauer. In einem Scrum-Projekt trägt das agile Framework bereits das Wesen des Zeitrahmens.
Alle Ereignisse in dieser Methode unterliegen Zeitlimits, die beachtet werden müssen:
- 8 Stunden für ein Projekt-Scoping;
- 15 Minuten pro Tagespunkt;
- 4 Stunden am Ende der Stunde für die Sprint-Review;
- 3 Stunden für die Rückschau.
In einem 100 % agilen Projekt wird das Timeboxing vom Scrum-Framework übernommen. In anderen Methoden liegt es am Projektleiter (oder jedem Berater), die Zeitlimits für jede Aufgabe einzeln festzulegen.
Weitere Informationen zur Scrum-Methode finden Sie im Scrum Guide 2020.
Timeboxing, Timeblocking, Batching, Pomodoro: Was ist der Unterschied?
Timeboxing, das auf ein Projekt angewendet wird, wird oft mit individuellen Produktivitätsmethoden mit benachbarten Namen verwechselt.
| Methode | Maßstab | In klarem Englisch | Leitest du ein Projekt? |
|---|---|---|---|
| Zeiterfassung | Ein Team, an einer Aufgabe oder einem Projekt | Für einen Meilenstein ist eine Anzahl von Arbeitstagen geplant, wir liefern zur vorgegebenen Zeit, ohne die Dauer zu ändern, selbst wenn das zu unvollkommenen Abschlüssen führt | Ja (der einzige der vier) |
| Zeitblockierung | Ein Individuum, seine Agenda | Ein Zeitfenster ist für eine Aufgabe reserviert, ohne dass eine maximale Dauer festgelegt wird | Nein |
| Pomodoro | Ein Individuum, seine Konzentration | 25 Minuten Arbeit, 5 Minuten Pause, und wir fangen wieder von vorne an | Nein |
| Batching | Eine Person, ihre aktuellen Aufgaben | Alle E-Mails werden am Ende des Tages auf einmal bearbeitet | Nein |
Was im Internet unter dem generischen Begriff "Timeboxing" gefunden wird, rahmt oft die Arbeit einer Einzelperson ein, nie eines Teams oder eines Portfolios. Der Pomodoro hilft einem Berater, sich zu konzentrieren, die Zeitblockierung organisiert seine Agenda: Keiner von beiden sagt, wie fünf Berater zusammen die Zeit einer Aufgabe durchhalten oder wie ein Manager zwanzig Missionen begutachtet. Ein 25-Minuten-Timer sichert keinen Ladeplan. Die Herausforderung für ein Beratungsunternehmen oder IT-Dienstleistungsunternehmen liegt in der Marge seines Projektportfolios und den Arbeitszeiten, die Dutzende von Beratern aufwenden.
Warum läuft die Zeit Ihrer Projekte über, selbst mit guten Kosten?
Eine Zeitschätzung, selbst eine korrekte, schützt nicht vor Missbrauch, wenn niemand sicherstellt, dass die Fristen eingehalten werden. Mehrere gut dokumentierte Mechanismen erklären, warum Budgetüberschreitungen auftreten, selbst wenn die anfänglichen Kosten gut waren, und dass Projekte außer Kontrolle geraten , ohne dass wir es kommen sehen.
Eine Aufgabe nimmt die gesamte verfügbare Zeit in Anspruch
Diese psychologische Voreingenommenheit wird im Projektmanagement unterschätzt: die natürliche Tendenz der Arbeit, sich auszudehnen und die gesamte zugewiesene Zeit zu beanspruchen. Das ist das Wesentliche des Parkinson-Gesetzes, formuliert von Cyril Northcote Parkinson im Jahr 1955: Arbeit erstreckt sich, um alle verfügbare Zeit für ihre Vollendung zu beanspruchen.
Eine Aufgabe, die in 7 Arbeitstagen erledigt werden kann, aber mit einem Budget von 10 Tagen im Zeitplan systematisch diese 10 Tage beansprucht. Die Lücke wird durch eine Ansammlung von Details, Korrekturlesungen und "Komfort"-Prüfungen geschlossen, die keinen wirklichen Mehrwert bringen.
Diese überschüssigen Tage werden weder verkauft noch in Rechnung gestellt: Sie werden direkt vom Projektmarge abgezogen. Niemand nimmt sie als Anomalie wahr, weil das Zeitbudget respektiert wird, während es möglich ist, es zu verkürzen.
Die Falle des Perfektionismus bei Beratungsaufträgen
Eine Prüfung, ein Scoping Notes, ein Finanzmodell kann immer verfeinert werden: noch eine Analyse, eine sauberere Folie. Leider sind es oft die besten Berater, die am meisten überquellen. Ihre Nachfrage nach der Qualität der Lieferung treibt sie über das Notwendige hinaus. Und der Projektleiter hat aufgrund mangelnder Sichtbarkeit oder Spielraum nicht immer die Mittel, das Ganze so umzusetzen, wie es ist.
Unsichtbare Ergänzungen, die den Umfang einer Aufgabe aufblähen
In einem Meeting bittet der Kunde um eine kleine Ergänzung. Der Berater erklärt sich bereit, die Beziehung aufrechtzuerhalten. Nichts wird zurückverfolgt oder neu verschlüsselt. Wird der Unterschied über die Dauer einer Mission wiederholt, wird der Unterschied erheblich: Dies ist der Mechanismus des Scope Creep.
Nehmen wir eine Prüfung mit 10 Arbeitstagen. Im Verlauf der Austausche mit der Firma fügt der Kunde zusätzliche Anfragen hinzu, und die Mission dauert tatsächlich 13 Tage. Für ein Projekt im zeitbasierten Modus sind diese Anfragen direkt abrechenbar. Für ein Festpreisprojekt war diese zusätzliche Zeit im Vertrag nicht vorgesehen, aber sie wurde produziert. Ohne eine Vereinbarung zur Neugestaltung des Umfangs wird diese übermäßig benötigte Zeit aus dem Projektbereich entfernt.
Es sollte beachtet werden, dass in beiden Fällen das Überschreiten des Umfangs einen Berater länger auf der Mission immobilisiert, was ihn für andere Missionen unverfügbar macht und möglicherweise die Personalbesetzung des Unternehmens oder der ESN auf globalere Weise beeinflusst.
Der Spezialfall des Scrum-Sprints, der überläuft
Der Scrum-Sprint ist von Natur aus ein Zeitfenster. Diese Disziplin wird jedoch oft ausgehöhlt: der Tagespunkt, der von 15 auf 30 Minuten rutscht, die Sprint-Review, die über den vorgesehenen Slot hinaus in die Länge zieht, oder die Dauer des Sprints, die nur verlängert wird, um diese letzte User Story zu beenden.
Allein betrachtet wirkt jede Überfahrt gering, fast anekdotisch. Aber wenn sie sich ansammeln, neutralisieren sie die Zeitbeschränkung, die die Grundlage der Agilität bildet. Die versteckten Kosten sind real: Für ein Team von fünf Beratern entspricht ein täglicher Scrum, der sich verdoppelt, der Dauer von 6 Arbeitstagen über einen vierwöchigen Sprint entspricht.
Wie richtet man Timeboxing im Umfang eines Projekts ein?
Wie viel Zeit sollte einer Aufgabe zugewiesen werden?
Der Zeitrahmen ist nicht die Zeit, die dem Angebot zugeschrieben wurde. Dies ist eine realistische Schätzung der realen Zeit, die die Aufgabe intern gestellt in Anspruch nimmt. Eine gute Einstellung ist eng genug, um eine nützliche Einschränkung zu schaffen und den Parkinson-Effekt zu neutralisieren, ohne untragbar zu werden. Diese Schätzung wird von einer Mission zur nächsten präzisiert, basierend auf der Erfahrung des Projektmanagers und der Geschichte vergleichbarer Projekte.
Außerdem ist es besser, statt einer Sicherheitsmarge für jede Aufgabe eine gemeinsame Reserve für das gesamte Projekt zu haben (es gibt immer Eventualitäten). Aufgaben, die vor dem Zeitplan erledigt sind, kompensieren dann für die überlaufenden Aufgaben.
Es sollte beachtet werden, dass je mehr Erkundungsaufgaben ein Projekt umfasst (was bisher nie durchgeführt wurde), desto größer muss dieses Reservat sein.
Solltest du jede Aufgabe zeitlich festlegen oder nur die wichtigsten?
Seien Sie vorsichtig, nicht in Management-Exzesse zu verfallen. Die Kontrolle der Zeit, die jeder Berater für alles aufwendet, wird schnell zu Mikromanagement, mit Effekten, die sich in HR-Daten ablesen: Fluktuation, Fehlzeit. Umgekehrt ist die Kontrolle zu weniger von ihnen gleichbedeutend damit, Drifte zu spät zu erkennen.
Die Timeboxer-Aufgabe ist eine, die eine identifizierbare Lieferung liefert: eine Prüfung, ein Produktfeature, eine Rückerstattung. Priorität wird der Zeiterfassung kritischer Aufgaben eingeräumt, also solchen, deren Überschwendung das Budget und damit die Marge der gesamten Mission gefährdet: ein Strukturierungsergebnis, eine Aufgabe auf dem kritischen Weg, ein Meilenstein mit hoher Belastung. Bei diesen Aufgaben wird die Lücke zwischen geplanter und tatsächlicher Zeit zu einem fortgeschrittenen Signal: Wenn sie größer wird, riskiert das gesamte Missionsbudget, nicht nur die Aufgabe selbst.
Abschließend eine Regel der Granularität : Über 15 Arbeitstage hinaus profitiert eine Aufgabe davon, in zeitgesteuerte Unterabgaben unterteilt zu werden. Unter 2 bis 3 Arbeitstagen ist es besser, sie mit anderen in einem einzigen Zeitfenster zu bündeln.
Was tun, wenn eine Aufgabe ihre Grenze erreicht?
Wenn das Tracking zeigt, dass eine Aufgabe ihre Zeitleiste erreicht, gibt es zwei mögliche Antworten:
- Strikte Zeitplanung: Die Aufgabe stoppt selbst wenn sie nicht abgeschlossen ist, und der Projektleiter zieht mit dem Berater einen Überblick über die Lage;
- Flexible Zeitplanung: Der Berater beendet das Verfahren und akzeptiert das Risiko eines echten Überschusses.
Wenn die zusammengelegte Zeitreserve aufgebraucht ist und die vertragliche Verpflichtung selbst bedroht ist, verlassen wir das Register der aktuellen Schiedsgerichtsbarkeit zugunsten des Projektrückgewinns, der weitere Entscheidungen erfordert.
Ein Zeitrahmen sollte sich niemals in die Länge ziehen, ohne dass jemand von der Änderung der Frist weiß. Wenn eine Aufgabe regelmäßig länger dauert als erwartet, bedeutet das, dass das Ziel schlecht kalibriert war und korrigiert werden muss.
Wie können wir sicherstellen, dass die geplanten Zeiten eingehalten werden?
Alles basiert daher auf früher Erkennung: Man muss unterwegs immer noch wissen, dass man sich der Grenze nähert. Das ist die Aufgabe der Zeiterfassung. Tracking Times bedeutet, die der CRA gemeldete Zeit kontinuierlich mit der geplanten Zeit und dem tatsächlichen Fortschritt zu vergleichen. Ohne diese Zeitüberwachung ist das Überschießen nur am Schluss sichtbar; Damit fällt das Signal ab, solange wir noch handeln können.
Der zählende Indikator ist die Lücke zwischen der benötigten Zeit und dem tatsächlichen Fortschritt:
- Eine Aufgabe, die 60 % des Budgets aufgebraucht hat, aber nur 40 % fortgeschritten ist, ist in Alarmbereitschaft;
- Eine Aufgabe, die 60 % des Budgets aufgebraucht hat und zu 60 % fortgeschritten ist, ist gesund.
Stafiz legt dir keine Zeitleiste vor: Für jede in der CRA eingetragene Zeit ermöglicht das Tool, die erreichte Zeit und die geplante Zeit zu vergleichen, die verbleibende Zeit und die Landung der Marge zu aktualisieren und dann den Projektmanager und den Missionsleiter im Falle einer erwarteten Abweichung zu informieren.
Jedes Mal, wenn die CRA eingegeben wird, trägt der Berater die für das Projekt aufgebrachte Zeit im Überwachungstool ein. Der Projektleiter informiert seinerseits über den Rest und die erreichten Meilensteine. Die Lücke zwischen der benötigten Zeit und dem Projektfortschritt wird mit jedem neuen Eintrag berechnet und Warnungen erhalten, falls die geplante Zeit tatsächlich überschritten wird oder die Prognoseberechnungen eine Projektabweichung vorhersagen.
Vom isolierten Projekt zum Portfoliomanagement
Timeboxing nimmt auf der Skala eines Projektportfolios eine ganz neue Dimension an. Über alle Aufgaben eines Dienstleistungsunternehmens hinweg fließen Zeitüberwachung und die Lücke zwischen geplantem und tatsächlichem in das Management von Rentabilität und Personalbesetzung auf globaler Ebene ein. In einer Struktur mit 50 Beratern entspricht jede Zeitschätzung, jeder gespartene TACE-Punkt, schnell Dutzende abrechenbarer Tage pro Jahr auf Portfolioebene und damit einen bedeutenden Teil des Umsatzes.
Diese Art der Überwachung ist in einer Excel-Tabelle oder einem klassischen Projektüberwachungstool unmöglich durchzuführen, sobald sich die Missionen und die Anzahl der Berater vervielfacht haben. Bei jedem Eintritt sagte Stafiz:
- ermöglicht es dir, realisierte und geplante Modelle zu vergleichen;
- aktualisiert die noch zu erledigenden Arbeiten und die budgetäre Landung der Marge;
- dann signalisiert die Abweichung in dem Moment, in dem sie Gestalt annimmt.
Entdecken Sie das Projektmanagement mit Stafiz
Diese Leichtigkeit im Management auf globaler Ebene suchte die Beratungsfirma Greenworking mit der Übernahme von Stafiz. Die prognostizierte Personal- und Rechnungsstellung basierten auf Excel-Dateien, die mit dem Wachstum immer weniger haltbar wurden: unklare Auslastungsrate, verbleibende Kapazität schwer lesbar.
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Stafiz bietet einen schnellen und genauen Überblick über mehrere Schlüsselindikatoren im Management eines Beratungsunternehmens: Verfügbarkeit der Mitarbeiter, Arbeitsbelastung, Rechnungsstellung von Aufgaben und Nachverfolgung von Bestellungen. Das ist ein echter Unterschied zu Excel-Dateien, die in alle Richtungen bearbeitet werden müssen, und die Daten können in Echtzeit und sofort auf dem Tool abgerufen werden.
Florentin Seux
COO
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