Welche Budgetprognose-Software soll man wählen?

Budgetmanagement ist ein zentrales Thema, sowohl für ein Projekt als auch für eine Organisation als Ganzes. Angesichts dieser Herausforderung scheint die Budgetprognose-Software ein unverzichtbares Werkzeug zu sein: Bestandsaufnahme der Finanzen, Antizipation von Abweichungen, Überwachung, Berichterstattung oder Simulationen... All diese Funktionen sparen Zeit und vor allem Zuverlässigkeit. 

Die Wahl des richtigen Tools kann sich bei der Vielfalt der Angebote jedoch als komplex erweisen. Aus diesem Grund bieten wir Ihnen diesen Vergleich von Budgetierungssoftware an , um Ihnen bei der Auswahl der relevantesten Lösung zu helfen.

Stafiz, die beste Wahl für den Projektverkauf

Stafiz ist eine All-in-One-Software für das Projekt-, Ressourcen-, Budget- und Abrechnungsmanagement, die für Beratungsunternehmen und IT-Dienstleistungsunternehmen entwickelt wurde.

Diese Lösung erleichtert die Organisation von Projekten, die nach Zeit oder Festpreis abgerechnet werden, und integriert Zeitmanagementfunktionen, Terminplanung und Abrechnungsprognosen. Es zentralisiert alle Daten, um die Verwaltung und Optimierung der Rentabilität zu erleichtern.

Die Vorteile der Stafiz-Software

Stafiz ist konzipiert und spezialisiert auf die Bedürfnisse von Dienstleistungsunternehmen wie ESNs, Beratungsfirmen oder Agenturen. Darüber hinaus handelt es sich um eine französische Budgetverwaltungssoftware.  

Dieses Tool ermöglicht die Echtzeitüberwachung des Projektbudgets, der Kosten und der Margen und bietet auch einen Überblick über die Rentabilität von Projekt zu Projekt.

Echtzeit-Überwachung der Marge anhand der ausgezahlten Kosten und Gebühren

Diese Finanzprognosesoftware ermöglicht die Budgetierung eines Projekts auf der Grundlage der Personalkosten. Möglich wird dieser Ansatz durch die Integration von Planung und Zeiterfassung, die es ermöglicht, den Verbrauch des Budgets mit der tatsächlichen Tätigkeit der Mitarbeiter zu verknüpfen.

Budgetierung eines Projekts auf der Grundlage der Personalkosten

Auf diese Weise können Sie die Marge in Echtzeit auf der Grundlage der ausgezahlten Kosten und Gebühren verfolgen, und Ihre Rechnungsstellung wird mit zuverlässigen und stets aktuellen Prognosen optimiert.

Darüber hinaus bietet Ihnen Stafiz ein modulares Angebot. Wenn Sie bereits über ein ERP- oder Rechnungsstellungssystem verfügen, können Sie die für Sie passenden Personal- und/oder Finanzmanagementoptionen auswählen.

Nachteile

Obwohl Stafiz leistungsstark und anpassungsfähig ist, richtet es sich an Unternehmen, die Projekte an externe Kunden verkaufen.

Montag

Monday ist ein Projektmanagement-Tool, das aus vier Modulen besteht:

• Montag Arbeitsmanagement (Projektmanagement),
• Montagsentwickler (Entwicklungsteams),
• monday CRM (Kundenmanagement),
• Montagsservice (IT und Support).

Damit deckt es ein breites Spektrum an Bedürfnissen ab und bietet unter anderem die Möglichkeiten, Aufgaben zu automatisieren, andere Tools zu integrieren oder Ihre Daten in unterschiedlichen Formen wie Dashboards, Diagrammen, Gantt, Kanban zu visualisieren.

Funktionen, die Sie sich merken sollten

• Verfolgung von Budgetabweichungen: Funktionen werden verwendet, um Abweichungen zwischen dem ursprünglichen Budget und seinem tatsächlichen Verbrauch zu berechnen. Geben Sie dazu einfach Dies ermöglicht es Ihnen, den Rest auszugeben. Vorlagen stehen zur Verfügung, um den Einstieg in das Tool zu erleichtern.
• Dashboards: Daten aus mehreren Berichten werden aggregiert, um eine zuverlässige Überwachung von Budgetmetriken in Echtzeit zu ermöglichen.
• Automatisierungen: Der Status wird aktualisiert, wenn ein Budgetschwellenwert erreicht wird. Sie werden auch per Alarm benachrichtigt. 

Die Vorteile dieser Software

Die Benutzeroberfläche von Monday ist recht intuitiv und bietet ein hohes Maß an Anpassungsmöglichkeiten. Die Software kann in gängige Tools wie Slack, Zoom oder Salesforce integriert werden. Die Automatisierungsmöglichkeiten sind auch die Stärke von Monday.

Nachteile 

Finanzfunktionen werden manchmal als grundlegend angesehen und eignen sich daher nicht gut für eine tiefergehende Budgetüberwachung.

Die Kosten für Montag sind relativ hoch. Als Lösung für Budgetprognosen kann es für ein kleines Unternehmen schnell zu teuer werden.

Es gibt viele Funktionen, die es schwierig machen, sie zu verstehen und zu beherrschen. Abhängig von Ihren Bedürfnissen kann eine Software, die ein modulareres Angebot bietet, für Sie besser geeignet sein.

Darüber hinaus ähnelt die Budgetverfolgung am Montag einem Formeltabellensystem. Die Software bietet weder Funktionen für Finanzszenarien noch natives EVM-Management (Earned Value Management).

Microsoft-Projekt

Microsoft Project ist das von Microsoft entwickelte Projektmanagement-Tool. Es ermöglicht Ihnen, Zeitpläne zu planen, Ressourcen zuzuweisen und vor allem Budgets zu verwalten, Arbeitslasten zu analysieren oder den Fortschritt für eine prognostizierte Überwachung des gesamten Budgets zu verfolgen.

Die Vorteile von Microsoft Project 

Microsoft Project ist bekannt für die genaue Nachverfolgung von Aufgaben, Ausgaben und Ausgaben. Wenn Sie bereits eine Arbeitsumgebung im Microsoft-Ökosystem verwenden, wird die Implementierung einfacher.

Wenn Sie an komplexen Umgebungen mit stark strukturierten Projektmethoden arbeiten, eignet sich Microsoft Project.

Funktionen, die Sie sich merken sollten

• Budgetzuordnung: Ein Zuordnungssystem nach primärer Aufgabe und dann eine Aufschlüsselung der geplanten Kosten nach Ressourcen und nach Vorgängen und Teilaufgaben.
• Varianzverfolgung: Vergleichen Sie das Budget mit dem ursprünglichen Budget im Laufe der Zeit.
• EVM-Integration: für die präzise Überwachung des Fortschritts und das funktionale Management von Drifts.

Nachteile 

• Die Benutzeroberfläche ist nicht sehr intuitiv.
• Möglicherweise ist dann eine Schulung erforderlich, um das Tool zu beherrschen.
• Die Funktionen für die Zusammenarbeit sind weniger entwickelt als bei anderen Lösungen.
• Die Lösung von Microsoft ist relativ teuer und bietet keine kostenlose oder Testversion an.  

Sciforma, das kürzlich von Planview übernommen wurde, ist eine PPM-Lösung, die sich auf das Portfoliomanagement konzentriert. Es bietet auch Projekt-, Produkt- und Geschäftsverwaltungsfunktionen.

Die Vorteile von Sciforma

Sciforma konzentriert sich auf fortschrittliche Analysen und zeichnet sich durch sein finanzielles PPM-Management aus. Diese Lösung bietet die Möglichkeit, prognostizierte Projekt-Cashflow-Szenarien zu simulieren, indem Budgets, Kosten und Ressourcenallokation in eine globale Sicht auf das Portfolio integriert werden.

Sciforma ist bekannt für seine strenge Sicherheit und ermöglicht ein feines Management von Ressourcen und Kosten. 

Funktionen, die Sie sich merken sollten

• Multi-Portfolio-Szenario: Auswirkungen auf Auslastung, Budget und Cashflow.
• Portfoliobudget : Aggregation mit zeitlich gestaffeltem Ansatz nach Kostenstellen (Top-down- + Bottom-up-Vision).
• Simulation der Entwicklung neuer Produkte: Damit können Sie die Auswirkungen der zu erwartenden Änderungen auf Kosten und Erlöse visualisieren, mit einem Vergleich zwischen Szenario und Realität.

Nachteile

• Die Bereitstellung dieser Lösung kann für KMU komplex sein, insbesondere ohne persönlichen Support.
• Die Kosten sind relativ hoch. 
• Es wurden einige Fehler gemeldet.

Was ist eine Budgetprognose-Software im Projektmanagement?

Definition: Was ist eine Budgetmanagement-Software?

Die Budgetprognose-Software unterstützt den Projektleiter bei der finanziellen Steuerung des Projekts. In der Tat ermöglicht es Ihnen, das Projektbudget zu definieren, zu verwalten, zu überwachen und anzupassen, und bietet globale Transparenz über die Finanzen. Es ermöglicht unter anderem:

• eine Bestandsaufnahme der Ausgaben vorzunehmen, 
• Erleichterung des Cash-Managements,
• Formatieren von Informationen zur Erleichterung des Finanzmanagements,
• Festlegung eines vorläufigen Haushaltsplans auf der Grundlage der Geschichte und der zu erreichenden Ziele,
• Risiken antizipieren,
• Automatisieren
• , um Szenarien zu erstellen. 

Kann Excel eine Budgetierungssoftware ersetzen?

Wenn Ihre Möglichkeiten sehr begrenzt sind, kann Excel vorübergehend verwendet werden. Die Budgetverwaltung mit Excel stößt jedoch schnell an ihre Grenzen.  

• Zuverlässigkeit: Die Dateneingabe erfolgt manuell, was das Fehlerrisiko erhöht.
• Datenaktualisierungen: Budgetverwaltungssoftware bietet in der Regel eine automatische Echtzeitansicht der Daten, im Gegensatz zu Excel, das eine manuelle Aktualisierung erfordert.
• Formatierung: reduziert und einfach, macht es schwierig, die Informationen zu interpretieren.
• Zusammenarbeit: Excel ist nicht als Grundlage für kollaboratives Arbeiten konzipiert und der Austausch von Informationen kann komplex sein.
• Versionsverwaltung: Die Versionierung ist intransparent und nicht so optimiert wie bei einer dedizierten Budgetmanagement-Software.
• Automatisierungen: begrenzt, sie sind komplex einzurichten und die Möglichkeiten sind begrenzter als bei anderen Tools.

Schließlich ist die Verwendung von Excel zur Planung und Verwaltung des Budgets komplex.  Der Einsatz einer Software für vorläufige Budgets bietet eine deutliche Ersparnis an Zeit und Zuverlässigkeit. 

Wer nutzt Budget Software? 

Budgetmanagement-Software richtet sich an alle Unternehmen und unterschiedliche Profile innerhalb derselben:

• Finanzvorstände, 
• Führungskräfte, 
• die Geschäftsführer,
• Mitglieder des PMO,
• Projektmanager. 

Diese Art von Instrument ermöglicht es, die Ausgaben zu antizipieren, was im Falle einer Unternehmensübernahme unerlässlich ist. Budgetierungssoftware richtet sich auch an Startups, die Geld einwerben wollen und deren Investoren eine gewisse Transparenz fordern.

Was sind die Vorteile von Budgetmanagement-Software?

Gewinn an Zuverlässigkeit und Genauigkeit

Budgetierungssoftware ermöglicht eine genaue und zuverlässige Überwachung, da die Daten in Echtzeit erfasst werden. Dank historischer Daten und der im Voraus definierten Ziele sind sie in der Lage, ein angemessenes vorläufiges Budget aufzustellen.

Darüber hinaus helfen Berichtsfunktionen wie die Erstellung anpassbarer Dashboards, die für die Entscheidungsfindung benötigten Informationen hervorzuheben.

Berichterstattung in Stafiz

Finde heraus

Das Finanzmanagement ist präziser und erleichtert die Antizipation von Margen und Rentabilität. Sie sind Hebel zur Sicherung der Rentabilität, auch auf Festpreisbasis, was für ESNs nach wie vor ein wiederkehrendes Problem darstellt.

Erhalten Sie Echtzeit-Simulationen

Mit der Budgetierungssoftware können Sie Ausgaben in Echtzeit verfolgen.

Vergleiche mit Prognosen werden erleichtert, ebenso wie Simulationen, die so genau wie möglich durchgeführt werden. Das Unternehmen kann dann sehr reaktionsschnell sein und die Strategie und das Budget entsprechend den Erkenntnissen anpassen. 

Erleichtern Sie die Entscheidungsfindung

Die Zentralisierung von Budgetdaten bietet einen klaren Einblick in die finanzielle Situation eines Projekts. Die Vision wird somit von Management, Vertrieb und Betrieb geteilt, was die Entscheidungsfindung erleichtert. Die Antizipation von Ressourcen und Kosten wird auf Basis konkreter Zahlen präzisiert. Darüber hinaus helfen die Simulationswerkzeuge, die potenziellen Risiken einer Abdrift zu visualisieren. 

Sparen Sie Zeit

Die Zentralisierung von Daten, ihre Visualisierung und die Verbesserung des Austauschs mit dem Rest des Unternehmens helfen, Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern. 

Was sind die Kriterien für die Auswahl einer Budgetverwaltungssoftware?

Die Wahl Ihrer Budgetverwaltungssoftware hängt von Ihren Bedürfnissen ab. Die Funktionen können variiert werden, hier eine Übersicht über die am weitesten verbreiteten.

Die Funktionalitäten des Treasury 

• Budgetüberwachung und -kontrolle

Bei der Budgetüberwachung und -steuerung wird der Ist-Zustand mit der Prognose verglichen, um etwaige Unstimmigkeiten zu identifizieren.

Stafiz, die All-in-One-Lösung, die in diesem Vergleich erwähnt wird, ermöglicht es Ihnen, die Abweichungen eines Projekts zu verfolgen und zu analysieren , sei es nach Ausgabenposten oder nach Projekt.

Darüber hinaus werden dynamische Budgetüberarbeitungen vorgeschlagen, die auf Aktualisierungen von Zeitplänen oder geschätzten Margen basieren.

Stafiz bietet auch die Möglichkeit, Ziele festzulegen, abhängig von der zu verbringenden oder der erreichten Zeit.

• Szenarien und Vorhersagen

Einige Budgetverwaltungssoftware ermöglicht es Ihnen, Schätzungen vorzunehmen und den Cashflow aus den aufgezeichneten Daten vorherzusagen. Dies erleichtert die Erstellung des vorläufigen Budgets und hilft, verschiedene Situationen zu antizipieren.

• Berichtend

Die Berichtsfunktionen können mehr oder weniger entwickelt werden, ermöglichen aber im Allgemeinen die Entwicklung eines Budgetüberwachungs-Dashboards.

Stafiz gibt insbesondere einen Überblick über die wesentlichen buchhalterischen Elemente wie: 

• die prognostizierte Gewinn- und Verlustrechnung,
• Überwachung der Margen nach Projekten,
• Überwachung der Rechnungsfristen (Rechnungen, unbezahlte Rechnungen und Mahnungen),
• synthetische finanzielle KPIs.

Ebenen der Anpassung

Jedes Unternehmen hat eine bestimmte Organisation, Labels, Umsatzkategorien und Ausgaben. Mit den Modulen zur Budgetanpassung können Sie eine an die Bedürfnisse angepasste Struktur definieren.

Daher ist es wichtig, Parameter definieren zu können wie: 

• die zu untersuchenden Zeiträume (monatlich, vierteljährlich, jährlich), 
• die Art der Kostenverwaltung (fixe, variable, außergewöhnliche Kosten),
• prognostizierte Einnahmen (wiederkehrend, einmalig),
• Saisonalität (Reduzierung der Kosten außerhalb der Spitzenzeiten). 

Multiprojekt- und Multi-Entity-Management

Budgetierungssoftware kann sowohl für die Projektüberwachung als auch für das gesamte Finanzmanagement des Unternehmens eingesetzt werden. Die Wahl der Lösung hängt daher von Ihren Herausforderungen ab: Benötigen Sie ein PPM-Tool, das in der Lage ist, das gesamte Projektportfolio zu verwalten? Eine Lösung, die mehrere Projekte parallel managen kann ? Oder eine Software, die an eine Organisation mit mehreren Einheiten angepasst ist?

Compliance und Überprüfbarkeit 

Compliance und Rückverfolgbarkeit spielen eine entscheidende Rolle bei der Budgetverwaltung.

Leistungsstarke Software bietet in der Regel eine Historie der Änderungen , um den Überblick über die vorgenommenen Änderungen zu behalten, was besonders nützlich bei Budgetüberprüfungen ist.

Darüber hinaus trägt eine Funktion zum Sperren von festgeschriebenen Versionen ebenfalls zur Erhöhung der Sicherheit bei und stellt sicher, dass nach der Validierung keine nicht autorisierten Änderungen auftreten. Schließlich können Sie mit der Zugriffsverwaltung die Kontrolle stärken. 

Integrationen 

Die Anzahl und Art der Integrationen mit Software von Drittanbietern sollte bei der Auswahl der Budgetierungssoftware berücksichtigt werden. Daher muss das ausgewählte Tool in der Lage sein, sich in Buchhaltungsdatenlösungen (Ausgaben, Einnahmen usw.), HR (Kapazitätsplanung), aber auch in folgende Bereiche zu integrieren:

• Buchhaltungstools,
• zum ERP,
• Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung,
• Personalbesetzung und HRIS. 

Stafiz zum Beispiel bietet neben dem API-Konnektor viele native Integrationen an. Wir bieten Ihnen ein Angebot, das an Ihre Bedürfnisse und Ihre IS-Umgebung angepasst ist: Wählen Sie, ob Sie das Modul Personalbesetzung, Gehaltsabrechnung oder ERP-Verwaltung übernehmen möchten oder nicht! Stehen Sie am Anfang oder entscheiden Sie sich für eine radikale Veränderung? Stafiz kann auch als voll integriertes ERP eingesetzt werden.

Der Preis

Budgetierungssoftware kann teuer sein und ist bei kleinen Strukturen schwer zu übernehmen. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Bedürfnisse zu definieren und das Tool auszuwählen, das über die Funktionen verfügt, die Sie tatsächlich benötigen.

Kundensupport

Die Verfügbarkeit des Kundensupports, sowohl für die Integration als auch für den Support, muss berücksichtigt werden, insbesondere wenn die Software bekanntermaßen schwer zu bedienen ist.

Die Wahl einer Software für ein vorläufiges Budget hängt also von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens und insbesondere vom zu budgetierenden Umfang ab: Handelt es sich um die Verwaltung eines einzelnen Projekts, einer Gruppe von Projekten, eines Portfolios von Projekten?

Jedes Tool hat seine Stärken und richtet sich an einen bestimmten Bedarf. Stafiz wird Unternehmen, die auf Festpreisbasis arbeiten, dabei helfen, die Rentabilität zu maximieren, während Unternehmen, die nach mehr Individualisierung suchen, auf den Montag setzen werden. Andere, die auf der Suche nach besonders fortschrittlichen Analysen sind, werden sich einem Tool wie Sciforma zuwenden.

Um Ihnen bei der Auswahl des richtigen Tools zu helfen, nutzen Sie die oft angebotenen kostenlosen Testversionen, um zu testen und zu überprüfen, ob die gewählte Lösung Ihnen hilft, Ihre Ziele zu erreichen.

Verzichtserklärung
Dieser Vergleich von Budgetprognosesoftware ist das Ergebnis einer internen Studie, die im September 2025 durchgeführt wurde, und verweist auf verschiedene Quellen, wie z. B. die offiziellen Websites der Software sowie deren Dokumentation. Die Informationen werden regelmäßig überprüft, um die Inhalte so aktuell wie möglich zu halten. Unser Ziel ist es, Ihnen dabei zu helfen, Ihre Auswahlkriterien zu ermitteln und Ihre Suche so weit wie möglich an Ihren Bedürfnissen auszurichten. Bitte berücksichtigen Sie jedoch, dass der Vergleich aufgrund möglicher zu erwartender Änderungen und eines begrenzten Forschungsumfangs möglicherweise nicht erschöpfend ist.