PRINCE2 steuert Projekte durch Toleranzen: einen quantifizierten Schwellenwert für Kosten und Zeit, ab dem der Projektmanager das Problem dem Lenkungsausschuss meldet. Für ein IT-Dienstleistungsunternehmen oder eine Beratungsfirma entscheidet dieser Schwellenwert darüber, ob eine Kostenüberschreitung rechtzeitig oder erst bei Projektabschluss festgestellt wird.
Für IT-Dienstleistungsunternehmen und Beratungsfirmen verursacht ein schlecht gemanagtes Kundenprojekt nicht nur Verzögerungen, sondern auch Margeneinbußen. Rollen bleiben unklar, Entscheidungen werden auf die Schlichtung verschoben, der Projektumfang erweitert sich ohne Anpassungen, und der Business Case wird nach der Unterzeichnung nicht mehr überprüft. All diese Abweichungen haben denselben Preis: die Budgetabweichung, die man am Ende entdeckt, wenn es für Gegenmaßnahmen zu spät ist.
PRINCE2 legt die Richtlinien für den Umgang mit solchen Abweichungen fest: klare Rollen, Entscheidungsmeilensteine und vor allem Toleranzgrenzen. Eine Toleranzgrenze ist der Schwellenwert für Abweichungen, den ein Projektmanager selbstständig tragen kann; wird dieser überschritten, verweist er den Fall an den Lenkungsausschuss.
Es bleibt die Frage, dass diese Prinzipien in einem Dienstleistungsunternehmen nicht greifen: Wie verändert diese Unternehmensführung die Rentabilität Ihrer Projekte?
Was ist die PRINCE2-Methodik?
PRINCE2 ist eine generische und strukturierte Projektmanagement- Methodik mit Fokus auf Organisation, Management und Kontrolle. Sie ist für Projekte jeder Größe geeignet und zeichnet sich durch ihre meilensteinbasierte Steuerung und Flexibilität aus. PRINCE2 ist in erster Linie keine Zertifizierung, sondern eine Methodik.
Die Methode entstand im britischen öffentlichen Sektor: PROMPT im Jahr 1975, PRINCE im Jahr 1989 und schließlich PRINCE2 im Jahr 1996, das diesmal auf alle Projekttypen ausgeweitet wurde. Die neueste Version, PRINCE2 7 aus dem Jahr 2023, benennt die „Themen“ in „Praktiken“ um und betrachtet Projektmanagement als fortlaufende Aktivität anstatt als eine Reihe festgelegter Meilensteine.
Die drei Bausteine von PRINCE2: 7 Prinzipien, 7 Praktiken und 7 Prozesse
PRINCE2 basiert auf drei Säulen: 7 Prinzipien (das unabdingbare Fundament), 7 Praktiken (die während des gesamten Projekts kontinuierlich angewendet werden) und 7 Prozesse (der Lebenszyklus von der Projektvorbereitung bis zum Projektabschluss). Fehlt auch nur ein Prinzip, handelt es sich nicht mehr um PRINCE2.
Der Unterschied zwischen einem Prinzip, einer Vorgehensweise und einem Prozess in PRINCE2
Während die Prinzipien die Managementphilosophie definieren, die Sie anwenden sollten, stellen die Praktiken Ihr operatives Werkzeug dar.
- Die PRINCE2-Prinzipien sind unabdingbare Regeln, die eingehalten werden müssen, damit das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann.
- PRINCE2-Praktiken sind Werkzeuge, Dokumente und Indikatoren, die kontinuierlich befolgt werden müssen, um die Prinzipien einzuhalten.
- PRINCE2-Prozesse beschreiben die Schritte zur Durchführung des Projekts: wer welche Aktion zu welchem Zeitpunkt im Projekt ausführt.
Die Prinzipien legen fest, warum es wichtig ist, diese Elemente in Ihr Projektmanagement zu integrieren; die Praktiken geben Ihnen die Mittel an die Hand, sie im Alltag effektiv zu handhaben.
Die 7 Prinzipien von PRINCE2
Nicht alle Prinzipien haben denselben Einfluss auf eine Service-Mission. Kontinuierliche Rechtfertigung, sequenzbasiertes Management und Management by Exception bestimmen Ihren Fehlerspielraum: Sie legen fest, wann Sie den Business Case erneut prüfen, wann Sie die Rentabilität einer Sequenz validieren und ab welchem Schwellenwert Sie Alarm schlagen. Die anderen vier Prinzipien tragen zur Qualität des Managements bei.
| Fortlaufende Begründung | Ein Projekt muss während seines gesamten Zyklus profitabel bleiben. | Marge: Wir überprüfen bei jedem Meilenstein, ob die Marge weiterhin mit dem ursprünglichen finanziellen Ziel übereinstimmt (durch Vervollständigung des Business Case), um Projektabweichungen nicht zu spät zu entdecken. |
| Lernen durch Erfahrung | Nutzen Sie, was funktioniert hat (oder nicht funktioniert hat). | Produktivität: Kontinuierliche Verbesserung verhindert die Wiederholung von Fehlern bei der Durchführung anderer Projekte und steigert so die Gesamtleistung des Unternehmens. |
| Rollen und Verantwortlichkeiten definiert | Klären Sie, wer entscheidet, wer genehmigt und wer die Umsetzung vornimmt. | Governance: Jeder Beteiligte (Kunde/Dienstleister) kennt seinen Entscheidungsbereich, wodurch Verzögerungen bei der Entscheidungsfindung und eine Ausweitung des Entscheidungsbereichs vermieden werden. |
| Management durch Sequenzen | Das Projekt sollte in Kontrollphasen unterteilt werden. | Projektmanagement: Jede Sequenz stellt einen Projektmeilenstein dar. Die Rentabilität der vorherigen Sequenz wird vor Beginn der nächsten überprüft. |
| Management by Exception | Befugnisdelegation mit Toleranzgrenzen. | Reibungsloser Ablauf: Der Projektmanager bewältigt unvorhergesehene Ereignisse, solange diese innerhalb der Toleranzgrenzen bleiben (z. B. +/- 10 % des Budgets). Eine Eskalation an den Lenkungsausschuss ist nur bei erheblichen Abweichungen erforderlich. |
| Produktfokus | Erwartungen vor Produktionsbeginn klar definieren. | Kosteneinsparungen: Durch die klare Definition der Abnahmekriterien für die zu erbringenden Leistungen vor Beginn der Arbeiten vermeiden Sie Anfragen nach kostenlosen Änderungen seitens des Kunden ( Scope Creep ). |
| Anpassung an den Kontext | Die Methode sollte an die konkreten Bedürfnisse des Projekts angepasst werden. | Agilität: Die Prince2-Methode passt sich der Größe und dem Risiko des Projekts an. Es ist wichtig zu wissen, wann das Framework optimiert werden sollte, um die Produktivität des Projekts zu steigern. |
Der Erfolg eines Serviceprojekts liegt letztendlich nicht in der Menge der erstellten Dokumente, sondern in Ihrer Fähigkeit, Abweichungen frühzeitig zu erkennen, bevor sie Ihre Arbeitsbelastung erhöhen. Durch die Kombination einer agilen Methodik mit Echtzeit-Finanzanalysen wandeln Sie Ihre Kundenzusagen in Wachstumstreiber für Ihr Unternehmen um.
Die 7 Praktiken von PRINCE2: Ihr Projektmanagement-Werkzeugkasten
Dies sind die 7 besten Praktiken für Projektmanagement und Führung. Die Prinzipien erklären, warum ein Projekt so strukturiert sein sollte. Die Frage bleibt: Was genau sollte verwendet werden? Hier kommen die Praktiken ins Spiel. Dabei handelt es sich in der Regel um Elemente, die bereits in den Projektdokumenten enthalten sind: Projektauftrag , Projektplan usw.
| Geschäftsmodell | Wirtschaftliche Tragfähigkeit prüfen | Hilfsmittel: Rentabilitätsübersicht (Excel oder SaaS-Tool). KPI: Prognostizierte Marge vs. Landemarge. |
| Organisation | Rollen und Verantwortlichkeiten definieren | Hilfsmittel: Projektauftrag, Projektbeschreibung oder RACI-Matrix KPI: Durchschnittliche Zeit zur Validierung von Kundenentscheidungen. |
| Qualität | Anforderungen festlegen und überprüfen | Hilfsmittel: Abnahmekriterien (Angebot, Bestellung oder Projektauftrag) KPI: Wiederherstellungsrate oder Prozentsatz der Anfragen außerhalb des Geltungsbereichs (Ausweitung des Geltungsbereichs). |
| Pläne | Planung und Ressourcen anpassen | Werkzeug: Planung (Gantt) + Arbeitslastplan. KPI: Ressourcenauslastungsgrad und Auslastungsgrad. |
| Risiko | Bedrohungen und Chancen identifizieren | Hilfsmittel: ein dedizierter Bereich in Excel oder das Projektverfolgungstool KPI: Finanzieller Wert des Risikos (geschätzte Auswirkungen auf das Budget). |
| Ändern | Behebung von Unstimmigkeiten und Anfragen | Hilfsmittel: ein dedizierter Bereich in Excel oder das Projektverfolgungstool KPI: Prozentsatz der abgerechneten Änderungsanforderungen im Vergleich zu den angebotenen. |
| Progression | Kontinuierliche Überwachung von Rentabilität und Leistung | Hilfsmittel: ein dedizierter Bereich in Excel oder das Projektverfolgungstool KPI: Budgetfortschrittsrate (Istwert vs. Planwert). |
Diese Dashboards dienen der Entscheidungsfindung, nicht der Berichtserstellung. Solange die Daten zuverlässig sind, können Sie Benutzer vor dem Verbrauch auf Abweichungen hinweisen, die Abrechnung erfolgt nutzungsbasiert, und Sie können Anpassungen vornehmen, wenn der Umfang erweitert wird.
Die 7 PRINCE2-Prozesse
Die sieben Prozesse beschreiben den Lebenszyklus Ihres Projekts , vom ersten Geschäftskontakt bis zur finalen Bewertung. Sie beantworten die Frage: „Welche Schritte sind in welcher Reihenfolge notwendig?“, um ein Projekt von der Vorplanung bis zum Abschluss zu strukturieren. Jeder Prozess definiert spezifische Aktivitäten, Ergebnisse und Verantwortlichkeiten.
| Entwickeln Sie das Projekt | Schaffung einer Geschäftsmöglichkeit | Das Pre-Sales-Team prüft die finanzielle Tragfähigkeit und Machbarkeit der Personalbeschaffung über das CRM-System. |
| Leiten Sie das Projekt | Strategische Validierung | Der Lenkungsausschuss (COPIL) genehmigt den Business Case und gibt die Genehmigung für den Start der Mission. |
| Das Projekt starten | Missionsrahmen | Der Projektmanager erstellt das Scoping Note und definiert die Bezugspunkte (Budget, Zeitplan, Lieferergebnisse). |
| Eine Sequenz steuern | Produktionsmanagement | Der Projektmanager überwacht die tägliche Lieferung, validiert die Zeiten (CRA) und überwacht die Marge in Echtzeit. |
| Lieferung verwalten | Validierung der Ergebnisse | Der Auftraggeber bzw. der Produktinhaber prüft die Liefergegenstände anhand der vertraglich vereinbarten Abnahmekriterien. |
| Grenzen verwalten | Projektüberprüfung bei jedem Meilenstein | Der Projektmanager vergleicht das Budgetergebnis mit den Prognosen und bittet den Lenkungsausschuss um eine Entscheidung über die nächsten Schritte. |
| Projekt schließen | Projektabschluss und Nutzung der gewonnenen Erkenntnisse | Der Projektmanager erstellt den Finanzbericht, gibt Ressourcen frei und archiviert die gewonnenen Erkenntnisse für zukünftige Missionen. |
PRINCE2 kann hier als Struktur eines Projekts von Anfang bis Ende verstanden werden, von der Akquise bis zur Rechnungsstellung. Durch die Klärung von Rollen und die Festlegung von Entscheidungsmeilensteinen bietet PRINCE2 den notwendigen Rahmen für eine erfolgreiche Projektabwicklung und letztendlich zum Schutz der Gewinnspanne jedes Projekts.
In Stafiz sind diese verschiedenen Projektphasen direkt mit dem prozentualen Fortschritt verknüpft, und die Rechnung wird automatisch versendet, sobald ein abrechnungsfähiger Meilenstein erreicht ist.
PRINCE2-Toleranzen: Wie man die Projektmarge sichert
Die sechs PRINCE2-Variablen (Zeit, Kosten, Qualität, Umfang, Risiko, Nutzen) stellen zulässige Abweichungen für jede Projektvariable dar. Sie dienen als wirksame Absicherung Ihrer Rentabilität . Durch die Festlegung akzeptabler Abweichungsschwellen für Zeit und Kosten verwandeln Sie die Methode in ein Instrument zur Margensicherung : Sie stärken die Handlungsfähigkeit des Projektmanagers und gewährleisten gleichzeitig sofortige Warnungen, bevor Budgetüberschreitungen irreversibel werden.
Anstatt den Lenkungsausschuss (COPIL) mit Mikromanagement zu überfordern, werden präzise Toleranzgrenzen definiert. Solange das Projekt innerhalb dieser Grenzen bleibt, kann der Projektmanager autonom agieren.
Sobald ein Toleranzbereich gefährdet ist (beispielsweise bei einer absehbaren Überschreitung der vereinbarten Tage um 10 % bei einem Festpreisprojekt), erzwingt das System eine sofortige Eskalation an den Lenkungsausschuss. Dieser Mechanismus dient als proaktive Warnung: Er regt zu Entscheidungen an (Vertragsänderung, Reduzierung des Projektumfangs, Umverteilung von Ressourcen), solange noch Handlungsoptionen bestehen, und verhindert so eine schleichende Margenreduzierung nach Projektabschluss .
| Kosten | Direkter Schutz der Nettomarge; jede Überschreitung der Toleranzgrenze führt zu einem direkten Verlust des EBITDA der Mission. |
| Zeit | Die Aufrechterhaltung der Arbeitsbelastungsrate (TACE) ist wichtig; eine Kalenderabweichung lähmt Ihre Berater und führt zu einem kommerziellen Verlust (Opportunitätskosten). |
| Umfang (Geltungsbereich) | Kontrolle der „Ausweitung des Projektumfangs“; die Festlegung einer Toleranzgrenze für den Projektumfang erfordert die Abrechnung von Änderungen anstelle der kostenlosen Ausführung von Kundenwünschen. |
| Qualität / Risiko / Nutzen | Sicherstellung des Business Case; gewährleistet, dass der letztendliche Nutzen für den Kunden stets die Investition und den Einsatz Ihrer Ressourcen rechtfertigt. |
Anwendungsfall für PMP-Beratung
Die praktische Anwendung dieser Toleranzmechanismen hat es Unternehmen wie PMP Conseil ermöglicht , ihr Management grundlegend zu verändern. Für dieses internationale Beratungsunternehmen führte die Implementierung von Stafiz und einer Projektmanagement-Methodik ähnlich wie PRINCE2 zu einer Steigerung der Projektmarge um 25 % und einer Reduzierung des Gesamtaufwands um 30 % .
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Stafiz hat es uns ermöglicht, unsere Teams effizienter auszubauen. Die Struktur, die Stafiz uns bietet, ermöglicht es uns, immer mehr Projekte zu managen und gleichzeitig das erwartete Maß an Zuverlässigkeit beizubehalten.
Frédéric Jover
Mitbegründer
Durch die Nutzung einer konsolidierten, länderübergreifenden Ansicht und automatischer Warnmeldungen hat PMP bewiesen, dass die richtige Projektmanagementmethode, ausgestattet mit einem ERP-System wie Stafiz, die Rentabilität sichert und gleichzeitig den Personaleinsatz optimiert.
MSP- und PRINCE2-Methoden oder Multi-Projekt-Management
PRINCE2 und MSP (Managing Successful Programmes) sind zwei sich ergänzende Methoden, die jedoch auf unterschiedlichen Governance-Ebenen angesiedelt sind:
- PRINCE2 ist eine Projektmanagementmethode: Sie konzentriert sich auf die Durchführung, Kontrolle und Steuerung einer einzelnen Mission mit einem Startpunkt, einem Ende und spezifischen Ergebnissen;
- MSP ist eine Projektmanagement-Methodik: Sie steuert eine Reihe koordinierter Projekte hin zu einem gemeinsamen strategischen Nutzen. Sie geht über die reine operative Durchführung hinaus und umfasst das Management eines Projektportfolios sowie die mittelfristige strategische Ausrichtung.
Kurz gesagt, MSP steht in der Managementhierarchie über PRINCE2. Während PRINCE2 den Erfolg jeder einzelnen Mission sicherstellt, orchestriert MSP die Kohärenz des gesamten Portfolios, um den Gesamtwert des Unternehmens zu maximieren.
PRINCE2: Eine maßgeschneiderte Methode für ein Beratungsunternehmen?
Anpassungsfähigkeit ist eine der Säulen von PRINCE2: Die Methode soll nicht starr angewendet, sondern individuell angepasst werden. Die wahrgenommene Umständlichkeit rührt nicht von der Methode selbst her, sondern von einer mangelnden Anpassung an die realen Herausforderungen des Unternehmens.
Für ein Beratungsunternehmen oder ein IT-Dienstleistungsunternehmen besteht der pragmatische Ansatz darin, die Anstrengungen auf die unabdingbaren Elemente zu konzentrieren, die die Rentabilität garantieren: die systematische Überprüfung des Business Case, explizite finanzielle Toleranzen und ein schlanker Lenkungsausschuss (COPIL) für eine agile Entscheidungsfindung.
Umgekehrt wird empfohlen, den Papieraufwand (umfangreiche Register, übermäßig detaillierte Zwischenberichte) zugunsten automatisierter Tracking-Tools deutlich zu reduzieren. Diese Flexibilität ermöglicht es, die Strenge eines internationalen Standards mit der für Einsätze erforderlichen Schnelligkeit in Einklang zu bringen.
Fragen:
PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) ist eine strukturierte Projektmanagement-Methodik, die auf sieben Prinzipien, sieben Themen und sieben Prozessen basiert. Sie stammt aus dem britischen öffentlichen Sektor und wird in über 150 Ländern eingesetzt. PRINCE2 begleitet Projekte von der Begründung bis zum Abschluss. Es handelt sich um eine Methodik, nicht primär um eine Zertifizierung.
Kontinuierliche Begründung, erfahrungsorientiertes Lernen, klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten, Ablaufplanung, Ausnahmebehandlung, Produktorientierung und Anpassung an den Projektkontext. Dies sind die unabdingbaren Regeln: Fehlt eine davon, wird das Projekt nicht gemäß PRINCE2 durchgeführt.
PRINCE2 ist eine präskriptive Governance-Methodik (sie legt fest, wie ein Projekt strukturiert und gesteuert wird); PMP basiert auf dem PMBOK®, einem Wissensspeicher (einem Werkzeugkasten). Das eine beschreibt einen Prozess, das andere zertifiziert eine Wissensgrundlage. Beide ergänzen sich eher, als dass sie im Widerspruch zueinander stehen.
Ja. PRINCE2 Agile kombiniert die Governance von PRINCE2 (Rollen, Meilensteine, Toleranzen) mit einem iterativen Vorgehen, ähnlich wie bei Agile. PRINCE2 definiert, wer was entscheidet, während Agile die Umsetzung organisiert. Die Methode schreibt kein Wasserfallmodell vor, sondern passt sich der jeweiligen Vorgehensweise an.
Ja, vorausgesetzt, es ist auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Wir behalten die unverzichtbaren Elemente (Business Case, Toleranzen, Lean Steering Committee) bei und optimieren die Dokumentation. Die vermeintliche Umständlichkeit von PRINCE2 rührt fast immer von einer ungeeigneten Anwendung her: Richtig angepasst ist die Methode für Unternehmen mit 20 bis 100 Mitarbeitern geeignet.
Ja. PRINCE2 Version 7 (2023) ist flexibler geworden und konzentriert sich nun auf Vorgehensweisen statt auf Themen. Die Methode ist weiterhin Standard im öffentlichen Sektor, in großen Organisationen und bei internationalen Projekten, wo sie häufig vertraglich vorgeschrieben ist.
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