PRINCE2 stuurt een project aan de hand van toleranties: een kwantificeerde drempel voor de kosten en de doorlooptijd, waarboven de projectleider de zaak doorverwijst naar de stuurgroep. Voor een IT-dienstverlener of een adviesbureau is het deze drempel die bepaalt of je een afwijking in de marge op tijd ontdekt of pas bij de oplevering.
Voor een IT-dienstverlener of een adviesbureau kost een slecht aangestuurd klantproject niet alleen vertraging: het kost ook winstmarge. De rollen blijven vaag, beslissingen wachten op een beslisser, de projectomvang breidt zich uit zonder aanvullende overeenkomst en de businesscase wordt na ondertekening nooit meer herzien. Deze verschuivingen komen allemaal op één plek terug: het budgettekort dat u pas ontdekt als het project ten einde loopt, wanneer het te laat is om nog te reageren.
PRINCE2 biedt een kader voor het beheer van deze afwijkingen: duidelijke rollen, beslissingsmijlpalen en vooral toleranties. Een tolerantie is de afwijkingsdrempel die een projectleider zelf kan opvangen; bij overschrijding van deze drempel legt hij de kwestie voor aan de stuurgroep.
Dan blijft nog de vraag over die deze principes in een dienstverlenende organisatie niet beantwoorden: wat voor invloed heeft dit bestuur op de winstgevendheid van uw opdrachten?
Wat is de PRINCE2-methodologie?
PRINCE2 is een generieke en gestructureerde methode voor projectmanagement, waarbij de nadruk ligt op organisatie, beheer en controle. De methode is toepasbaar op elk project, ongeacht de omvang, en onderscheidt zich door het beheer op basis van mijlpalen en toleranties. Het is in de eerste plaats geen certificering, maar een methode.
De methode is ontstaan in de Britse publieke sector: PROMPT in 1975, PRINCE in 1989 en vervolgens PRINCE2 in 1996, dat ditmaal werd uitgebreid naar alle soorten projecten. Bij de laatste herziening, PRINCE2 7 in 2023, worden de ‘thema’s’ omgedoopt tot ‘praktijken’ en wordt sturing behandeld als een doorlopende activiteit in plaats van als een reeks vaste mijlpalen.
De 3 pijlers van PRINCE2: 7 principes, 7 werkwijzen en 7 processen
PRINCE2 bestaat uit drie pijlers: 7 principes (de onmisbare basis), 7 werkwijzen (waar we gedurende het hele project voortdurend mee bezig zijn) en 7 processen (de levenscyclus, van de voorbereidingsfase tot de afsluiting). Als er ook maar één principe ontbreekt, is het geen PRINCE2 meer.
Het verschil tussen een principe, een werkwijze en een proces in PRINCE2
Terwijl de principes de filosofie achter het management bepalen die u moet hanteren, vormen de werkwijzen uw operationele instrumentarium.
- De principes van PRINCE2 zijn niet-onderhandelbare regels die moeten worden nageleefd om het project tot een goed einde te brengen.
- De PRINCE2-praktijken zijn hulpmiddelen, documenten en indicatoren die voortdurend moeten worden gevolgd om aan de principes te voldoen.
- De PRINCE2-processen beschrijven de stappen die nodig zijn om het project uit te voeren: wie voert welke actie uit en op welk moment in het project.
De principes leggen uit waarom het belangrijk is om deze elementen in uw projectmanagement te integreren; de werkwijzen bieden u de middelen om ze dagelijks effectief toe te passen.
De 7 principes van PRINCE2
Niet alle principes hebben evenveel invloed op een dienstverleningsopdracht. De voortdurende rechtvaardiging, het beheer per fase en het beheer op basis van uitzonderingen bepalen uw marge: zij bepalen wanneer u de businesscase heropent, wanneer u de winstgevendheid van een fase valideert en vanaf welke drempel u een waarschuwing afgeeft. De vier andere principes dragen bij aan de kwaliteit van de aansturing.
| Doorlopende verantwoording | Een project moet gedurende de gehele levenscyclus rendabel blijven. | Marge: Bij elke mijlpaal wordt gecontroleerd of de marge nog steeds in lijn ligt met de oorspronkelijke financiële doelstelling (door de businesscase in te vullen), om te voorkomen dat afwijkingen in het project pas te laat aan het licht komen. |
| Ervaringsgericht leren | Voortbouwen op wat wel (of niet) heeft gewerkt. | Productiviteit: dankzij voortdurende verbetering worden fouten niet van opdracht tot opdracht herhaald, wat de algehele prestaties van het kantoor ten goede komt. |
| Vastgestelde rollen en verantwoordelijkheden | Duidelijk maken wie beslist, wie goedkeurt en wie uitvoert. | Bestuur: elke belanghebbende (klant/dienstverlener) kent zijn of haar beslissingsbevoegdheid, waardoor vertragingen bij de besluitvorming en overschrijdingen van de bevoegdheden worden voorkomen. |
| Sequentieel management | Verdeel het project in controlefasen. | Projectbeheer: Elke fase vormt een mijlpaal in het project. De rendabiliteit van de afgelopen fase wordt beoordeeld voordat de volgende fase wordt gestart. |
| Management op basis van uitzonderingen | Bevoegdheden delegeren met tolerantiedrempels. | Soepelheid: De projectleider handelt onvoorziene omstandigheden af zolang deze binnen de toleranties blijven (bijv.: +/- 10% van het budget). Escalatie naar de stuurgroep is alleen nodig in geval van een aanzienlijke afwijking. |
| Productfocus | Stel de verwachtingen duidelijk vast voordat je aan de productie begint. | Economie: Door de criteria voor de acceptatie van het eindproduct al vóór aanvang nauwkeurig vast te leggen, voorkomt u verzoeken van de klant om gratis wijzigingen (scope creep). |
| Aanpassing aan de context | Pas de methode aan de daadwerkelijke behoeften van het project aan. | Flexibiliteit: De Prince2-methode past zich aan de omvang en het risico van het project aan. Het is belangrijk om te weten wanneer het kader moet worden versoepeld om de productiviteit van de opdracht te bevorderen. |
Uiteindelijk hangt het succes van een dienstverleningsproject niet af van de hoeveelheid geproduceerde documenten, maar van uw vermogen om zelfs de kleinste afwijking op te sporen voordat deze uw bezettingsgraad ondermijnt. Door een agile methodologie te combineren met een financieel overzicht in realtime, zet u uw verplichtingen jegens klanten om in groeimotoren voor uw kantoor.
De 7 werkwijzen van PRINCE2: de toolbox voor uw projectmanagement
Dit zijn de 7 beste praktijken voor projectbeheer en -sturing. De principes leggen uit waarom een opdracht op deze manier moet worden gestructureerd. De vraag is nog: waarmee? Dat is de rol van de praktijken. Meestal gaat het om elementen die al aanwezig zijn in de documenten waarin het project wordt vastgelegd: kadernota, projectcharter, enz.
| Businesscase | De economische haalbaarheid controleren | Tool: Rendementsfiche (Excel of SaaS-tool). KPI: Verwachte marge versus uiteindelijke marge. |
| Organisatie | Rollen en verantwoordelijkheden vaststellen | Hulpmiddel: Projectcharter, kadernota of RACI-matrix KPI: Gemiddelde doorlooptijd voor de goedkeuring van beslissingen van klanten. |
| Kwaliteit | De vereisten vaststellen en controleren | Tool: Acceptatiecriteria (offerte, inkooporder of projectcharter) KPI: Herhalingspercentage of percentage verzoeken buiten de scope (scope creep). |
| Plannen | Planning en middelen aanpassen | Tool: Planning (Gantt) + Werkbelasting. KPI’s: Benuttingsgraad van middelen en Werkbelasting. |
| Risico | Bedreigingen en kansen in kaart brengen | Tool: speciale kolom in Excel of de projectmanagementtool KPI: Financiële waarde van het risico (geschatte budgettaire impact). |
| Verandering | Afwijkingen en verzoeken afhandelen | Tool: speciale kolom in Excel of de projectmanagementtool KPI: percentage gefactureerde wijzigingsverzoeken ten opzichte van aangeboden wijzigingsverzoeken. |
| Voortgang | De winstgevendheid en prestaties continu volgen | Tool: speciale kolom in Excel of de projectmanagementtool KPI: Budgetuitvoeringspercentage (werkelijk vs. begroot). |
Deze dashboards zijn bedoeld om beslissingen te nemen, niet voor rapportage. Zolang de gegevens betrouwbaar zijn, kunt u waarschuwen voor afwijkingen voordat deze worden verwerkt, op basis van de werkelijke cijfers factureren en beslissingen nemen wanneer de reikwijdte wordt uitgebreid.
De 7 processen van PRINCE2
De 7 processen beschrijven de levenscyclus van uw project, vanaf het eerste commerciële contact tot en met de eindafrekening. Ze geven antwoord op de vraag: „Welke stappen moeten worden doorlopen en in welke volgorde?”, om een opdracht te structureren, van de voorfase tot de afsluiting. Elk proces definieert specifieke activiteiten, te leveren resultaten en verantwoordelijkheden.
| Het project uitwerken | Aanmaken van een verkoopkans | Het pre-sales-team beoordeelt de financiële haalbaarheid en de uitvoerbaarheid van de personeelsbezetting via het CRM-systeem. |
| Het project leiden | Strategische validatie | De stuurgroep (COPIL) keurt de businesscase goed en geeft toestemming voor de start van de opdracht. |
| Het project initialiseren | Omvang van de opdracht | De projectleider stelt de projectomschrijving op en legt de uitgangspunten vast (budget, planning, te leveren resultaten). |
| Een reeks controleren | Productieaansturing | De projectleider stuurt de dagelijkse uitvoering aan, keurt de tijden (CRA) goed en houdt de marge in realtime bij. |
| De levering beheren | Goedkeuring van de te leveren resultaten | De klant of de productowner keurt de te leveren resultaten goed op basis van de contractuele acceptatiecriteria. |
| Limieten beheren | Projectevaluatie bij elke mijlpaal | De projectleider vergelijkt de begrotingsuitkomst met de prognoses en vraagt de stuurgroep om een besluit over de verdere aanpak. |
| Het project afsluiten | Afsluiting van het project en benutting van de opgedane kennis | De projectleider rondt de financiële afrekening af, maakt de middelen vrij en archiveert het Rex-document voor toekomstige opdrachten. |
PRINCE2 kan hier worden gezien als de structuur van een project van A tot Z, van de pre-salesfase tot de facturering. Door de rollen te verduidelijken en beslissingsmijlpalen in te voeren, biedt PRINCE2 het nodige kader om de oplevering te waarborgen en uiteindelijk de marge van elke opdracht te beschermen.
In Stafiz zijn deze verschillende projectfasen rechtstreeks gekoppeld aan de voortgang in procenten, waarbij automatisch een factuur wordt verzonden zodra een factureerbare mijlpaal is bereikt.
De PRINCE2-toleranties: hoe je de projectmarge veiligstelt
De 6 PRINCE2-variabelen (tijd, kosten, kwaliteit, omvang, risico, voordelen) zijn toegestane speelruimte voor een bepaalde projectvariabele. Ze fungeren als echte vangnetten voor uw winstgevendheid. Door toegestane afwijkingsdrempels vast te stellen voor tijd en kosten, maakt u van de methode een instrument om de marge te beschermen: u geeft de projectleider autonomie en zorgt er tegelijkertijd voor dat er onmiddellijk een waarschuwing wordt gegeven voordat de budgetoverschrijding onomkeerbaar wordt.
In plaats van de stuurgroep (COPIL) te overspoelen met micromanagement, stelt u duidelijke tolerantiedrempels vast. Zolang het project binnen deze drempels blijft, kan de projectleider volledig zelfstandig het project aansturen.
Zodra een tolerantie in gevaar komt (bijvoorbeeld wanneer u verwacht dat het aantal verbruikte dagen voor een opdracht met een vast tarief met 10 % wordt overschreden), zorgt het systeem ervoor dat de kwestie onmiddellijk wordt doorverwezen naar de COPIL. Dit mechanisme fungeert als een proactieve waarschuwing: het dwingt u tot het nemen van maatregelen (aanpassing van de overeenkomst, beperking van de opdrachtomvang, herverdeling van middelen) op het moment dat er nog mogelijkheden zijn om in te grijpen, waardoor een stille uitholling van uw marge bij de afronding van de opdracht wordt voorkomen.
| Kosten | Directe bescherming van de nettomarge; elke overschrijding van de tolerantiegrens leidt tot een oninhaalbaar verlies op de EBITDA van de opdracht. |
| Tijd | Handhaving van de bezettingsgraad (TACE); een vertraging in de planning legt uw consultants stil en leidt tot een omzetverlies (opportuniteitskosten). |
| Reikwijdte (Scope) | Beheersing van „scope creep“; het vastleggen van de omvangtolerantie houdt in dat aanvullende overeenkomsten in rekening worden gebracht in plaats van dat verzoeken van klanten kosteloos worden uitgevoerd. |
| Kwaliteit / Risico / Voordelen | Het waarborgen van de businesscase; zorgt ervoor dat de uiteindelijke waarde voor de klant altijd de investering en het gebruik van uw middelen rechtvaardigt. |
Toepassingsvoorbeelden PMP Conseil
Juist dankzij de concrete toepassing van deze tolerantiemechanismen hebben kantoren als PMP Conseil in staat heeft gesteld hun aansturing te transformeren. Voor dit internationale adviesbureau heeft de implementatie van Stafiz en een projectmanagementmethodiek die aansluit bij de PRINCE2-methode geleid tot een stijging van 25 % van de projectmarge en een winst van 30 % in de bezettingsgraad .
❝
Dankzij Stafiz hebben we onze teams efficiënter kunnen uitbreiden. De structuur die Stafiz ons biedt, stelt ons in staat om steeds meer projecten te beheren met behoud van de verwachte betrouwbaarheid.
Frédéric Jover
Medeoprichter en partner
Op basis van een geconsolideerd overzicht over meerdere landen en automatische waarschuwingen heeft PMP aangetoond dat de juiste aanpak van projectbeheer, in combinatie met een ERP-systeem zoals Stafiz, de winstgevendheid waarborgt en tegelijkertijd de personeelsinzet soepeler laat verlopen.
De MSP- en PRINCE2-methodieken, oftewel het beheer van meerdere projecten
PRINCE2 en MSP (Managing Successful Programmes) zijn twee methoden die elkaar aanvullen, maar op verschillende bestuursniveaus plaatsvinden:
- PRINCE2 is een methode voor projectmanagement: deze richt zich op de uitvoering, de controle en het beheer van één enkel project, met een begin, een einde en specifieke te leveren resultaten;
- MSP is een methode voor programmabeheer: hiermee wordt een reeks gecoördineerde projecten aangestuurd met het oog op een gemeenschappelijk strategisch doel. Het gaat niet langer alleen om de operationele uitvoering, maar om het beheer van een projectenportefeuille en de strategische afstemming op middellange termijn.
Kortom, MSP staat een trede hoger dan PRINCE2 in de managementhiërarchie. Terwijl PRINCE2 het succes van elke afzonderlijke opdracht waarborgt, zorgt MSP voor samenhang binnen de gehele portefeuille om de totale waarde van de onderneming te maximaliseren.
PRINCE2: een methode op maat voor een adviesbureau?
"Tailoring" (of aanpassing) is een van de pijlers van PRINCE2: de methode is niet bedoeld om op een starre manier te worden toegepast, maar om een op maat gemaakte troef te worden. De soms waargenomen logheid komt niet voort uit de methode zelf, maar uit een gebrek aan aanpassing aan de werkelijke uitdagingen van het bedrijf.
Voor een adviesbureau of een IT-dienstverlener bestaat de pragmatische aanpak erin de inspanningen te richten op de niet-onderhandelbare elementen die de winstgevendheid garanderen: een businesscase die systematisch wordt herzien, expliciete financiële marges en een kleine stuurgroep voor een flexibele besluitvorming.
Daarentegen wordt aanbevolen om de administratieve last (uitgebreide registers, te omvangrijke tussentijdse rapporten) aanzienlijk te verlichten ten gunste van geautomatiseerde monitoringtools. Juist dankzij deze flexibiliteit kan de nauwkeurigheid van een internationale norm worden gecombineerd met de snelheid die vereist is bij dienstverleningsopdrachten.
Veelgestelde vragen :
PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) is een gestructureerde methode voor projectmanagement, die is opgebouwd rond 7 principes, 7 thema’s en 7 processen. Deze methode, die is ontstaan in de Britse publieke sector en in meer dan 150 landen wordt toegepast, biedt een kader voor een project vanaf de motivering tot en met de afsluiting ervan. Het is een methode, niet in de eerste plaats een certificering.
Voortdurende verantwoording, leren door ervaring, duidelijk omschreven rollen en verantwoordelijkheden, fasegestuurd management, uitzonderingsgestuurd management, focus op de producten en aanpassing aan de projectcontext. Dit zijn de onwrikbare regels: als er ook maar één ontbreekt, wordt het project niet volgens PRINCE2 uitgevoerd.
PRINCE2 is een prescriptieve bestuursmethode (die voorschrijft hoe een project moet worden gestructureerd en gecontroleerd); de PMP is gebaseerd op de PMBOK, een kennisraamwerk (een toolkit). De ene beschrijft een proces, de andere certificeert een kennisbasis. Beide vullen elkaar eerder aan dan dat ze met elkaar in tegenspraak zijn.
Ja. PRINCE2 Agile combineert het beheer van PRINCE2 (rollen, mijlpalen, toleranties) met een iteratieve oplevering volgens de Agile-methode. PRINCE2 regelt „wie wat beslist” en Agile regelt „hoe er wordt opgeleverd”. De methode schrijft de watervalcyclus niet voor: ze past zich aan de opleveringswijze aan.
Ja, op voorwaarde dat we de methode op maat aanpassen. We behouden de elementen waarover niet onderhandeld kan worden (businesscase, toleranties, een lichte stuurgroep) en we vereenvoudigen de documentatie. De zwaarte die PRINCE2 vaak wordt verweten, is bijna altijd het gevolg van een onjuiste toepassing: mits goed op maat aangepast, is de methode geschikt voor een kantoor met 20 tot 100 medewerkers.
Ja. De PRINCE2 7-versie (2023) is flexibeler geworden en spreekt nu over werkwijzen in plaats van thema’s. De methode blijft een standaard in de publieke sector, bij grote ondernemingen en bij internationale projecten, waar deze vaak contractueel wordt verwacht.
WEBINAR STAFIZ