De gids voor effectieve projectmonitoring

23 maart 2023
Projectopvolging

Wat is projectmonitoring?

Projectbewaking is hetregelmatig analyseren van de voortgang van een project en de financiële prestaties ervan in relatie tot een oorspronkelijk vastgesteld doel.

Het volgen van projecten is noodzakelijk om het succes van een project te garanderen. Er zijn veel redenen waarom een project kan mislukken, dus is het van vitaal belang om toegang te hebben tot de informatie die je nodig hebt om het project te volgen, zoals de voortgang van taken, het naleven van budget en marges, of updates over de hoeveelheid werk die nog gedaan moet worden.

 

Idealiter worden alle projecten gevolgd. Zelfs interne projecten die geen inkomsten genereren moeten worden gevolgd, zodat de gegevens kunnen worden gebruikt om de volgende vragen te beantwoorden:

  • Wie hebben er aan dit project gewerkt?
  • Hoeveel tijd besteden werknemers over het algemeen aan interne projecten?
  • Hoeveel kosten interne projecten?

Voor projecten die omzet genereren is het om bovenstaande redenen nog belangrijker om het project te monitoren.

 

 

Wat is het verschil tussen projectsturing en projectmanagement?

Projectsturing en projectmanagement worden vaak aan elkaar gelijkgesteld, maar ze verschillen in de reikwijdte van hun acties.

 

  • Een strategische visie

Net als bedrijfsmanagement omvat projectmanagement een strategische visie, reageren op besluitvormingsproblemen en fasen zoals : 

    • De maatregel
    • Anticipatie
    • Simulatie
    • Aanpassing

 

  • Een operationele dimensie

Projectmanagement richt zich op de dimensie operationeel van het project, met een beperktere strategische visie. Het gaat vooral om het dagelijks monitoren van de productie.

Onderscheid maken tussen projecttoezicht, -beheer en -sturing

 

Wat is het verschil tussen projectmonitoring en projectmanagement?

Projectmonitoring en projectmanagement worden ook vaak met elkaar verward.

In werkelijkheid is projectmonitoring een integraal onderdeel van projectsturing en projectmanagement.

 

  • Gegevens verzamelen

Monitoren houdt in het verzamelen van gegevens die gebruikt worden om beslissingen te nemen.

Tools zoals dashboards, tijdregistratie en vergaderingen worden gebruikt om deze gegevens te verzamelen.

 

  • Gegevens vergelijken

Projectmonitoring is gericht op lopende activiteiten en moet continu en regelmatig plaatsvinden. 

De verzamelde en geanalyseerde gegevens helpen bij het identificeren en beoordelen van de verschillen tussen werkelijke en voorspelde cijfers.

 

Wie is verantwoordelijk voor het monitoren van een project?

Het is meestal de projectmanager die verantwoordelijk is voor het bewaken van het project. Deze verantwoordelijkheid omvat het halen van een tijdsdoel (vaste duur of deadline voor het voltooien van het project), een doel voor de hoeveelheid deliverables, een doel voor de kwaliteit van deliverables en een doel voor het halen van het projectbudget.

Projectmanagers moeten de verantwoordelijkheid krijgen om het project te monitoren. Ze moeten een bepaald aantal elementen kunnen bewaken.

  • Voltooiing van taken en kwaliteit van het werk.
  • De kosten bewaken en binnen het budget blijven.
  • Naleving van de algemene deadlines van het project.
  • Facturatie voor het project, indien van toepassing.

 

Hoe monitor je een project?

Bereid het project zorgvuldig voor

Voorbereiding is een belangrijke fase in de vijf fasen van projectmanagement. Het stelt je in staat om een aantal punten te verduidelijken, zoals :

  • de verwachte deliverables,
  • de begroting,
  • deadlines,
  • belangrijkste vaardigheden,
  • de verschillende fasen van het project,
  • de taken voor elke deliverable.

 

De projectmanager, ook wel projectleider genoemd, moet dan in staat zijn om realistische schattingen. Dit houdt in :

  • analyse van beschikbare middelen (financieel, personeel, materiaal),
  • rekening houden met de context waarin het project plaatsvindt,
  • doelstellingen en taken prioriteren
  • anticiperen op risico's.

 

Hoewel de voorbereiding lang en tijdrovend is, legt het een solide basis voor goede projectbewaking en, uiteindelijk, het algehele succes van het project.

 

Hulpbronnen strategisch kiezen

  • Beschikbare bronnen identificeren

De middelen De middelen die aan een project worden toegewezen, bepalen het succes ervan.

Zorg ervoor dat je projectmanager precies weet welke middelen hij of zij tot zijn of haar beschikking heeft, zowel menselijk, financieel en materiaal.

 

  • Personeel maximaliseren 

Op het gebied van human resources is inzicht in personeelskwesties en de strategische toepassing ervan een waardevolle troef.

 

  • Simuleren en aanpassen

Simuleer scenario's met behulp van projectmanagementtools en pas waar nodig aan.

Om een kwaliteitsproject op tijd af te leveren, moet je je middelen organiseren nauwgezet organiseren.


Stafiz bevat de meest geavanceerde functies op de markt op het gebied van personeel, waaronder capaciteitsplanning - nauwkeurige beoordeling van behoeften, anticipatie op profielvereisten & sourcing - toewijzing/planning van medewerkers en bewaking van werktijden.

Meer informatie over personeel met Stafiz

Toezicht op taakplanning en personeelsbezetting

Het zal geen verrassing zijn dat het bewaken van het projectschema essentieel is om ervoor te zorgen dat deadlines worden gehaald.

Dit omvat het plannen van de projecttaken voor elke taakmanager en het controleren of het belastingsniveau correct is gekalibreerd. Medewerkers mogen niet onderbezet of overbelast zijn om ervoor te zorgen dat het project soepel verloopt.

 

GANTT-diagrammen zijn over het algemeen de beste manier om deadlines voor verschillende taken bij te houden.

Geplande deadlines moeten regelmatig worden herzien door de projectmanager. Als een taak meer werk vereist dan verwacht, moet de planning onmiddellijk worden bijgewerkt.

 

In het ideale geval kun je met de projecttrackingtool toekomstige kosten herberekenen wanneer de planning van het project wordt aangepast.

Welke actie kan worden ondernomen wanneer projectmonitoring wijst op ondermaatse prestaties?

  • Reorganiseer de personeelsbezetting van het toekomstige project met medewerkers die misschien jonger zijn en daarom minder kosten, maar die wel de capaciteit hebben om de taak met hetzelfde kwaliteitsniveau uit te voeren.
  • Reorganiseer taken om de resterende tijd voor het project te verminderen.
  • Heronderhandel met de klant over de prijs van het project om een budgetuitbreiding mogelijk te maken.

Onze gids voor effectief personeel

 

Projectboekhoudkundige controle als basis voor management

Naast het anticiperen op risico's en het nemen van corrigerende maatregelen, stelt projectmonitoring je in staat om een stap terug te doen en toekomstige projecten beter voor te bereiden en te budgetteren.

Wanneer een bedrijf een groot aantal projecten moet uitvoeren, is het belangrijk om historische prestaties te kunnen analyseren om eventuele correcties te kunnen identificeren.

Als de marges bijvoorbeeld consequent onder de doelstelling liggen, moet je begrijpen waarom.

  • Wordt er vaak meer tijd aan het project besteed dan begroot?
  • Is de verdeling van tijd tussen de verschillende rollen in overeenstemming met de budgetten?
  • Zijn kosten voor onderaanneming en aankopen correct gebudgetteerd?
  • Is de projectprijs te laag?

Dit zijn allemaal mogelijke redenen om te bevestigen om toekomstige prestaties te verbeteren.

Maar al te vaak voeren financiële teams of managementcontrollers zelfstandig analyses uit zonder informatie in realtime te delen met operationele teams. Dit leidt tot inertie bij het monitoren van projecten en verhindert bedrijven om hun winstgevendheid snel en effectief te verbeteren.

 

Veelgestelde vragen :

Effectieve projectmonitoring is gebaseerd op duidelijke doelstellingen, een strikte planning met precieze mijlpalen en het gebruik van geschikte hulpmiddelen om gegevens te centraliseren. Het is essentieel om regelmatig met de teams te communiceren en het plan aan te passen als er discrepanties zijn tussen de prognoses en de behaalde resultaten.

Dit zijn de belangrijkste soorten projectmonitoring:

  1. Tijdsbewaking: richt zich op het halen van deadlines en de voortgang ten opzichte van de oorspronkelijke planning.
  2. Financiële controle: beoordeelt de gemaakte kosten ten opzichte van het geplande budget.
  3. Kwaliteitscontrole: ervoor zorgen dat de deliverables voldoen aan de gedefinieerde kwaliteitsnormen.
  4. Risicomonitoring: identificeert en beheert alle bedreigingen die van invloed kunnen zijn op het project.
  5. Prestatiebewaking: analyseert belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) om de productiviteit en algemene efficiëntie te meten.

Combineer verschillende bewakingstypes voor een compleet overzicht en optimaal beheer van je projecten!