Projectbewaking is hetregelmatig analyseren van de voortgang van een project en de financiële prestaties ervan in relatie tot een oorspronkelijk vastgesteld doel.
Het volgen van projecten is noodzakelijk om het succes van een project te garanderen. Er zijn veel redenen waarom een project kan mislukken, dus is het van vitaal belang om toegang te hebben tot de informatie die je nodig hebt om het project te volgen, zoals de voortgang van taken, het naleven van budget en marges, of updates over de hoeveelheid werk die nog gedaan moet worden.
Idealiter worden alle projecten gevolgd. Zelfs interne projecten die geen inkomsten genereren moeten worden gevolgd, zodat de gegevens kunnen worden gebruikt om de volgende vragen te beantwoorden:
Wie hebben er aan dit project gewerkt?
Hoeveel tijd besteden werknemers over het algemeen aan interne projecten?
Hoeveel kosten interne projecten?
Voor projecten die omzet genereren is het om bovenstaande redenen nog belangrijker om het project te monitoren.
Wat is het verschil tussen projectsturing en projectmanagement?
Projectsturing en projectmanagement worden vaak aan elkaar gelijkgesteld, maar ze verschillen in de reikwijdte van hun acties.
Een strategische visie
Net als bedrijfsmanagement omvat projectmanagement een strategische visie, reageren op besluitvormingsproblemen en fasen zoals :
De maatregel
Anticipatie
Simulatie
Aanpassing
Een operationele dimensie
Projectmanagement richt zich op de dimensieoperationeel van het project, met een beperktere strategische visie. Het gaat vooral om het dagelijks monitoren van de productie.
Onderscheid maken tussen projecttoezicht, -beheer en -sturing
Wat is het verschil tussen projectmonitoring en projectmanagement?
Projectmonitoring en projectmanagement worden ook vaak met elkaar verward.
In werkelijkheid is projectmonitoring een integraal onderdeel van projectsturing en projectmanagement.
Gegevens verzamelen
Monitoren houdt in het verzamelen van gegevens die gebruikt worden om beslissingen te nemen.
Tools zoals dashboards, tijdregistratie en vergaderingen worden gebruikt om deze gegevens te verzamelen.
Gegevens vergelijken
Projectmonitoring is gericht op lopende activiteiten en moet continu en regelmatig plaatsvinden.
Wie is verantwoordelijk voor het monitoren van een project?
Het is meestal de projectmanager die verantwoordelijk is voor het bewaken van het project. Deze verantwoordelijkheid omvat het halen van een tijdsdoel (vaste duur of deadline voor het voltooien van het project), een doel voor de hoeveelheid deliverables, een doel voor de kwaliteit van deliverables en een doel voor het halen van het projectbudget.
Projectmanagers moeten de verantwoordelijkheid krijgen om het project te monitoren. Ze moeten een bepaald aantal elementen kunnen bewaken.
Voltooiing van taken en kwaliteit van het werk.
De kosten bewaken en binnen het budget blijven.
Naleving van de algemene deadlines van het project.
Facturatie voor het project, indien van toepassing.
Hoe monitor je een project?
Bereid het project zorgvuldig voor
Voorbereiding is een belangrijke fase in de vijf fasen van projectmanagement. Het stelt je in staat om een aantal punten te verduidelijken, zoals :
de verwachte deliverables,
de begroting,
deadlines,
belangrijkste vaardigheden,
de verschillende fasen van het project,
de taken voor elke deliverable.
De projectmanager, ook wel projectleider genoemd, moet dan in staat zijn om realistische schattingen. Dit houdt in :
analyse van beschikbare middelen (financieel, personeel, materiaal),
rekening houden met de context waarin het project plaatsvindt,
doelstellingen en taken prioriteren
anticiperen op risico's.
Hoewel de voorbereiding lang en tijdrovend is, legt het een solide basis voor goede projectbewaking en, uiteindelijk, het algehele succes van het project.
Hulpbronnen strategisch kiezen
Beschikbare bronnen identificeren
De middelen De middelen die aan een project worden toegewezen, bepalen het succes ervan.
Zorg ervoor dat je projectmanager precies weet welke middelen hij of zij tot zijn of haar beschikking heeft, zowel menselijk, financieel en materiaal.
Personeel maximaliseren
Op het gebied van human resources is inzicht in personeelskwesties en de strategische toepassing ervan een waardevolle troef.
Simuleren en aanpassen
Simuleer scenario's met behulp van projectmanagementtools en pas waar nodig aan.
Om een kwaliteitsproject op tijd af te leveren, moet je je middelen organiseren nauwgezet organiseren.
Stafiz bevat de meest geavanceerde functies op de markt op het gebied van personeel, waaronder capaciteitsplanning - nauwkeurige beoordeling van behoeften, anticipatie op profielvereisten & sourcing - toewijzing/planning van medewerkers en bewaking van werktijden.
Het zal geen verrassing zijn dat het bewaken van het projectschema essentieel is om ervoor te zorgen dat deadlines worden gehaald.
Dit omvat het plannen van de projecttaken voor elke taakmanager en het controleren of het belastingsniveau correct is gekalibreerd. Medewerkers mogen niet onderbezet of overbelast zijn om ervoor te zorgen dat het project soepel verloopt.
GANTT-diagrammen zijn over het algemeen de beste manier om deadlines voor verschillende taken bij te houden.
Geplande deadlines moeten regelmatig worden herzien door de projectmanager. Als een taak meer werk vereist dan verwacht, moet de planning onmiddellijk worden bijgewerkt.
In het ideale geval kun je met de projecttrackingtool toekomstige kosten herberekenen wanneer de planning van het project wordt aangepast.
Welke actie kan worden ondernomen wanneer projectmonitoring wijst op ondermaatse prestaties?
Reorganiseer de personeelsbezetting van het toekomstige project met medewerkers die misschien jonger zijn en daarom minder kosten, maar die wel de capaciteit hebben om de taak met hetzelfde kwaliteitsniveau uit te voeren.
Reorganiseer taken om de resterende tijd voor het project te verminderen.
Heronderhandel met de klant over de prijs van het project om een budgetuitbreiding mogelijk te maken.
Wanneer een bedrijf een groot aantal projecten moet uitvoeren, is het belangrijk om historische prestaties te kunnen analyseren om eventuele correcties te kunnen identificeren.
Als de marges bijvoorbeeld consequent onder de doelstelling liggen, moet je begrijpen waarom.
Wordt er vaak meer tijd aan het project besteed dan begroot?
Is de verdeling van tijd tussen de verschillende rollen in overeenstemming met de budgetten?
Zijn kosten voor onderaanneming en aankopen correct gebudgetteerd?
Is de projectprijs te laag?
Dit zijn allemaal mogelijke redenen om te bevestigen om toekomstige prestaties te verbeteren.
Maar al te vaak voeren financiële teams of managementcontrollers zelfstandig analyses uit zonder informatie in realtime te delen met operationele teams. Dit leidt tot inertie bij het monitoren van projecten en verhindert bedrijven om hun winstgevendheid snel en effectief te verbeteren.
Verbeter je projecttracering voor meer efficiëntie
Stafiz is een tool voor projectbewaking die zich richt op winstgevendheid en betrokkenheid van werknemers. U beheert uw personeel en stuurt uw activiteit.
Dankzij de geïntegreerde 360° bewaking van voorspelde KPI's - waaronder personeel, financiële prestaties (marges, enz.), projectvoortgang (deadlines) en facturering - heb je een hoge mate van zichtbaarheid voor het plannen en bijsturen van je projecten.
Iedereen is bevoegd en uitgerust om te handelen op projectniveau, of tot op projectportfolioniveau voor het topmanagement.
De indicatoren die nodig zijn voor effectief projectmanagement zijn :
het percentage van voltooiing van het project,
tot op heden opgenomen verkopen,
de projectmarge tot nu toe en de marge bij voltooiing (rekening houdend met wat er nog moet gebeuren),
de snelheid waarmee taken worden voltooid,
facturering tot op heden vergeleken met de tot op heden verantwoorde omzet.
Projectboekhouding blijft het hart van de projectbewakingsreactor. Hiermee kan de financiële kant van het project effectiever worden bewaakt en daarmee ook de algehele prestaties van het project.
Waarom investeren in projectmonitoring?
Projectmonitoring is het waard om in te investeren, omdat er zoveel op het spel staat: het verbeteren van de productiviteit en winstgevendheid.
Bovendien heeft het betrekking op alle projecten van het bedrijf, zowel extern, waarbij klanten betrokken zijn, als intern, waardoor processen kunnen worden verbeterd.
Betrouwbare gegevens
Gegevens ondersteunen de besluitvorming, dus moeten ze toegankelijk en up-to-date zijn. Dit betekent onder andere het structureren van processen en het organiseren van informatie.
Zonder een gedefinieerde strategie loop je het risico dat informatie verspreid raakt over verschillende media: Excel-bestanden, e-mails, gespreksonderwerpen en andere applicaties.
Deze praktijk is echter contraproductief: de aandacht is versnipperd, er wordt tijd verspild en er bestaat een risico dat informatie verloren gaat.
De zichtbaarheid van prestaties verbeteren
Het doel van projectmonitoring is om te bepalen of het project op schema ligt. De eerste stap is daarom om een realistisch beeld van de huidige situatie.
Door te investeren in projectmonitoring krijgt u zichtbaarheid en alle informatie die u nodig hebt om weloverwogen beslissingen te nemen.
Middelen aanpassen
Met deze zichtbaarheid kan de projectmanager de middelen aanpassen.
Een rigoureuze financiële controle zal bijvoorbeeld helpen om eventuele discrepanties tussen het budgetverbruik en de prognoses op te sporen.
Opgemerkt moet worden dat het aanpassen van middelen in de loop van een project observatie, nauwkeurigheid en flexibiliteit vereist .
Effectieve communicatie implementeren
Bij projecten zijn meerdere medewerkers betrokken, die toegang moeten hebben tot alle mogelijke middelen om over de voortgang te communiceren en informatie aan elkaar door te geven.
Daarom is het nodig om communicatie op basis van luisteren en projectmonitoringvergaderingen op te zetten om de situatie te delen en de juiste arbitragebeslissingen te nemen tijdens het hele project.
Zorgzame communicatie tot stand brengen
Projectmanagement heeft te maken met mensen, dus communicatie is de sleutel tothet succes van het project.
De rol van de projectmanager is ervoor te zorgen dat alle betrokken partijen op een constructieve manier met elkaar van gedachten kunnen wisselen. constructief en constructieve uitwisselingof ze nu interneteams dienstverleners of de klant.
Hoe organiseer je een effectieve projectmonitoringvergadering?
Vergaderingen blijven een belangrijk onderdeel van projectmonitoring, hoewel ze over het algemeen niet op prijs worden gesteld door de teams.
Ze worden op regelmatige en gestructureerde basis georganiseerd en stellen het management in staat om feedback te krijgen over wat er echt gebeurt op het terrein, zodat noodzakelijke aanpassingen aan middelen of zelfs doelstellingen kunnen worden geïdentificeerd. Dit reactievermogen is een uitkomst bij het anticiperen op risico's.
Opvolgingsbijeenkomsten structureren
Deze vervolgbijeenkomsten worden in vijf stappen voorbereid.
De projectmanager zorgt ervoor dat de monitoringgegevens up-to-date zijn en gedeeld kunnen worden.
Voltooide taken zijn al beoordeeld door de manager. De projectbewakingsbijeenkomst moet niet worden gebruikt om de kwaliteit van deze taken te controleren, maar om hun status te bevestigen (voltooid, in uitvoering, te beoordelen, geannuleerd, etc.).
Je moet de knelpunten in het project identificeren en prioriteit geven aan de herziening van taken, te beginnen met de taken die een knelpunt vormen.
Bekijk de planning systematisch: anticipeer op het resterende werk dat nog gedaan moet worden voor elke taak en wijs de bijbehorende werklast toe in de personeelsplanning.
Controleer of de marge bij voltooiing van het project in lijn blijft met het budget.
Je kent het gezegde: hoe korter de grap, hoe beter. Dit geldt ook voor vergaderingen, die niet te lang en niet te vaak moeten zijn, omdat dit tot frustratie kan leiden.
Doorbreken van silo's door informatie toegankelijk te maken maakt effectieve projectmonitoring mogelijk.
Teams moeten over het juiste informatieniveau beschikken om samenwerking te vergemakkelijken . Zo kan iedereen zijn rol effectief vervullen.
De verschillende hulpmiddelen voor projectmonitoring
Specificaties
De specificaties zijn een essentieel onderdeel van projectmonitoring, omdat ze de te bereiken doelstellingen en de verwachtedeliverablesdefiniëren.
Het dient als referentie en structureert de verwachtingen van de klant in termen van doelstellingen, deadlines, kosten en uitgaven, evenals de verdeling van taken per rol.
Planning
Het Gantt-diagram
Het Gantt-diagram biedt een grafische weergave van het project over een bepaalde periodein de vorm van een tijdlijn. Het wordt gebruikt om de voortgang van taken te plannen en te bewaken.
Gantt in Stafiz
Het Gantt-diagram helpt je om snel taak afhankelijkheden tussen taken en identificeren welke taken beïnvloed zouden kunnen worden door een vertraging.
De Kanban-weergave
Kanban biedt nog een weergavemodus, deze keer in de vorm van kolommen. Het wordt over het algemeen georganiseerd in ten minste 3 kolommen: te doen, in uitvoering, voltooid.
Kanban in Stafiz
Dashboards
Dashboards voor projectmonitoring zijn hulpmiddelen van onschatbare waarde. Ze stellen u in staat om informatie te centraliseren en samen te voegen en informatie samen te voegen om je een algemeen beeld van het project te geven.
Elk project moet een dashboard hebben waarmee de gedefinieerde KPI's kunnen worden bestudeerd. Bepaalde indicatoren blijven essentieel voor projectmonitoring:
bereikte doelstellingen en resterende ;
de status van de verschillende taken ;
de laatste updates.
Een dashboard in Stafiz met een prognoseweergave van KPI's: hier marge, voortgang en snelheid van bereiken
Software voor projectbeheer
Je kunt het volgen van projecten gemakkelijker en toegankelijker maken door eenspeciaal projectvolgprogramma. Ze centraliseren gegevenswaardoor ze betrouwbaar, toegankelijk en up-to-date zijn.
De informatiestroom zal vlotter verlopen en de communicatie tussen projectdeelnemers zal gemakkelijker verlopen.
Bovendien bieden sommige van deze softwarepakkettenautomatiseringsfuncties. Dit bespaart aanzienlijk veel tijd en vermindert defouten die gepaard gaan met dubbele invoer, waardoor je meer precisie krijgt.
Stafiz centraliseert gegevens op verschillende niveaus. Alle kosten worden in aanmerking genomen, evenals de inkomsten, in overeenstemming met wat bekend staat als full cost accounting. Activity management is geïntegreerd van begin tot eind: van opportunity management tot facturatie. Je zet je opportunities meteen om in opdrachten met het initiële plan; de KPI's zijn nauwkeurig en worden automatisch bijgewerkt in de forecast.
Hier volgt een overzicht van de functies die beheersoftware zoals Stafiz biedt.
Communicatie en soepelheid
Je team moet gesynchroniseerd zijn en regelmatig informatie uitwisselen
Je hebt een eenvoudige manier nodig om je taken te organiseren
Microsoft project, Trello, maandag.com
Beheer van projecten en klantenportfolio's
Je moet je resources en consultants plannen en anticiperen op vereiste vaardigheden
Je wilt je middelen nauwkeurig bewaken: personeel, aankopen, uitgaven en de impact op je prognoses zien.
Je moet beslissen welke bronnen je wilt implementeren
Stafiz - Projectbeheer en monitoring
Real-time bewaking
Real-time bewaking van de status, budget en taken maakt het gemakkelijker om snel te reageren.
Voortgangsrapporten genereren
Deze functie helpt je om voortgangsvergaderingen voor te bereiden om ze zo productief mogelijk te maken.
Wereldwijde visualisatie
De waarde van managementsoftware ligt in de mogelijkheid om een globaal overzicht te geven, hetzij van een project of van een portfolio van projecten.
Dit is strategisch op twee niveaus, macro en micro.
Macro-visie
Een goede zichtbaarheid op macroniveau stelt je in staat om de projectportefeuille, en dus alle projecten, te monitoren. Ten eerste zul je ervoor kunnen zorgen dat de projecten in uitvoering in lijn blijven met de strategie van het bedrijf strategie.
Je hebt dan alle informatie die je nodig hebt om uw middelen op de juiste manier toe te wijzen of aanpassingen aanpassingen.
Visie micro
Vanuit microperspectief heb je nauwkeurige, betrouwbare en actuele gegevens waarmee je je project kunt bewaken.
Vervolgens kun je de verschillen analyseren en een duidelijk beeld krijgen van de behaalde en nog te behalen doelstellingen en de verbruikte middelen.
Veelgestelde vragen :
Effectieve projectmonitoring is gebaseerd op duidelijke doelstellingen, een strikte planning met precieze mijlpalen en het gebruik van geschikte hulpmiddelen om gegevens te centraliseren. Het is essentieel om regelmatig met de teams te communiceren en het plan aan te passen als er discrepanties zijn tussen de prognoses en de behaalde resultaten.
Dit zijn de belangrijkste soorten projectmonitoring:
Tijdsbewaking: richt zich op het halen van deadlines en de voortgang ten opzichte van de oorspronkelijke planning.
Financiële controle: beoordeelt de gemaakte kosten ten opzichte van het geplande budget.
Kwaliteitscontrole: ervoor zorgen dat de deliverables voldoen aan de gedefinieerde kwaliteitsnormen.
Risicomonitoring: identificeert en beheert alle bedreigingen die van invloed kunnen zijn op het project.
Prestatiebewaking: analyseert belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) om de productiviteit en algemene efficiëntie te meten.
Combineer verschillende bewakingstypes voor een compleet overzicht en optimaal beheer van je projecten!
