De grenzen van personeels- en werkdrukbeheer op basis van Excel

Excel is ideaal om de personeelsbezetting van een klein team te beheren. Het is gemakkelijk toegankelijk en aanpasbaar, het helpt om projecten te structureren in een duidelijke, logische tabel, om de verdeling van de werklast te plannen en om de geplande uren precies te berekenen in je .xlsx-bestand. Maar naarmate je organisatie groeit, wordt de spreadsheet een rem op de groei : fouten bij het invoeren van gegevens, omslachtig in gebruik, geen zicht op het hele project, enz. Deze beperkingen van op Excel gebaseerd personeel voor ESN's en andere dienstverlenende bedrijven worden vooral duidelijk zodra meerdere projectmanagers moeten coördineren om aan hetzelfde dossier te werken.

Excel is in principe een hulpmiddel voor berekeningen, maar het wordt nog steeds dagelijks gebruikt door veel ESN- en adviesbureaus. Het wordt al snel een knelpunt wanneer je team groter is dan 15 tot 20 mensenen het noodzakelijk wordt om uw Excel-personeel te migreren naar een speciale tool.

In dit artikel leggen we uit :

• hoe maak je een effectief Excel-sjabloon om je werkdrukplan te structureren ;
• welke signalen u moeten waarschuwen dat het tijd is om over te schakelen op een speciaal gereedschap ;
• en vooral, hoe je migreert naar een moderne oplossing zoals Stafiz zonder je gegevens of je werkmethodes te verliezen.

Wat is een werklastplan en waarvoor wordt het gebruikt?

Een werkdrukplan is een managementinstrument dat laat zien hoe het werk binnen een team over een bepaalde periode wordt verdeeld. Het doel is eenvoudig: de werklast in evenwicht brengen , anticiperen op periodes van overbelasting of onderbezetting en een geplande en realistische verdeling van de opdrachten garanderen . Met andere woorden, het wordt gebruikt om de werkbelasting per uur te voorspellen en de bezettingsgraad van elke bronte berekenen om onevenwichtigheden te voorkomen.

Is het mogelijk om je personeelszaken te beheren met Excel?

In theorie kan een goed Excel-personeelsmodel personeelsmodel voldoende voor kleine KMO's of jonge ESN's voor een eerste planningsniveau. Een Excel werklastschema Met een werklastschema kun je de verdeling van opdrachten weergeven en beschikbaarheidsconflicten vermijden. Deze tool is een goed startpunt, op voorwaarde dat je een rigoureuze methode toepast. Weten hoe je personeelsplanning moet doen met een spreadsheet hangt vooral af van je vermogen om je tabbladen met elkaar in overeenstemming te houden: middelen, projecten, afwezigheden en planning.

Stappen voor het maken van een werkbelastingplan in Excel

Hier lees je hoe je een spreadsheet maakt die voldoet aan de belangrijkste personeelsuitdagingen van een VSE-SME. Allereerst moet je 4 tabbladen maken in je .xlsx-document: 

• de database met middelen met een lijst van medewerkers;
• de projecten database met een lijst van huidige en toekomstige projecten;
• het planningsblad om de werkbelasting te bekijken voor elk personeelslid vermeld in tabblad 1 ;
• de verlof- en afwezigheidsdatabase.

De informatie die je moet invullen over je personeel (tabblad 1) is : 

• hun naam en voornaam ;
• hun rol / functie ;
• hun vaardigheden (en mogelijk het niveau van bekwaamheid) ;
• hun soort contract (contract van bepaalde duur, vast contract, sandwichcursus, stagiair, freelancer);
• hun ADR (gemiddelde dagelijkse prijs);
• de maximale wekelijkse werkuren : 10u, 15u, 25u, 35u, 40u, deeltijds, vaste prijs...
• hun beschikbaarheid onmiddellijk, over een week, over een maand, enz.

De informatie die je moet invullen over je projecten (tabblad 2) is : 

• de projectnaam ;
• de klantnaam ;
• de identiteit van de projectmanager en eventuele contactgegevens;
• bezoek startdatum van het project ;
• bezoek einddatum van het project ;
• de status van het project (in voorbereiding, in uitvoering, voltooid).

Vervolgens maak je een 3e spreadsheet voor resourceplanning:

• elke regel bevat de naam van een werknemer, met verwijzing naar de database met resources;
• elke kolom staat voor een periode (week, maand, dag...)

Het 4e tabblad is voor het registreren van vakanties en afwezigheden van het personeel. De gegevens die op dit blad worden ingevoerd, moeten worden gekoppeld aan het vorige tabblad, om te voorkomen dat iemand wordt ingeroosterd die niet beschikbaar is, bijvoorbeeld met behulp van een SI() functie.

Hoe gebruik ik deze gratis Excel-personeelssjabloon?

Om uw Excel-personeelssjabloongewoon de uurpercentage in de tabel.

Deze gratis Excel-personeelssjabloon helpt u bij het uitvoeren van een belastingssimulatie uit te voeren in uw Excel en direct overbelastingssituaties herkennen met een eenvoudige formule SOM().

Je kunt ook formules voor automatisch berekenen de totale belasting en overbelastingen en voorwaardelijke opmaak gebruiken: je cellen kunnen rood worden weergegeven boven 100% belasting en geel als er sprake is van onderactiviteit, afhankelijk van je TACE-doelstellingen.

Wanneer moet je overstappen van Excel naar een speciaal personeelshulpmiddel?

Naarmate je teams groeien, worden spreadsheets steeds meer een belemmering voor je personeelsbezetting. Niet in de laatste plaats vanwege het dubbel invoeren van gegevens tussen de verschillende tools, wat kan leiden tot vertragingen bij projecten en minder zicht geeft op de werkelijke werklast van de teams. De Excel fouten in personeelsbestanden De fouten in het Excel-personeelsbestand zullen toenemen naarmate het volume van de gegevens toeneemt, waardoor uw analyses worden vertekend. Bovendien blijft intercontractbeheer in Excel blijft complex en onbetrouwbaar: zonder een geconsolideerd overzicht worden sommige beschikbare resources niet op tijd gedetecteerd.

Voordat dit hulpmiddel een last wordt voor je groei, zijn hier 5 tekenen dat het tijd is om over te stappen op een betere staffing tool.

1. 1. Je deelt voortdurend nieuwe versies van het bestand en je teams beginnen er in te verdwalen. Het resultaat: overschreven regels, verloren formules en kostbare tijd die wordt verspild aan het 'repareren' van het document door de paar mensen die het onder de knie hebben.
   2. Je controleert handmatig overbelastingen en onderbelastingen om afwijkingen te identificerenDe tool stuurt geen waarschuwingen in het geval van een afwijking. Wanneer het handmatig controleren van schema's te tijdrovend wordt, is het tijd om over te schakelen op een tool die deze detectie automatiseert.
   3. Uw Excel-personeelsbestand voor meerdere projecten wordt steeds trager of loopt vastomdat de hoeveelheid te beheren gegevens te groot is. Vertragingen en gebroken formules hebben een directe impact op het reactievermogen van je teams. Het is een teken dat het niet langer geschikt is voor het beoogde doel.
   4. Iedereen heeft toegang tot informatie over het gedeelde bestand. Als gevolg hiervan kunnen factureringstarieven, marges en beschikbaarheid vrij circuleren, waardoor uw bedrijf wordt blootgesteld aan vertrouwelijkheidsrisico's.
   5. Uw rapporten vereisen eindeloze manipulatie. Wanneer het produceren van een eenvoudige personeelsratio, het bijhouden van de voortgang van projecten of het genereren van een kasstroomoverzicht meerdere uren en al te gespecialiseerde vaardigheden vergt, is Excel niet langer een hulpmiddel maar wordt het een beperking.

Excel vervangen door een personeelstool voor adviesbureaus kunt u uw bedrijfsvoering transformeren. Waar de beperkingen van personeelsbeheer op basis van Excel zorgen voor traagheid en fouten, biedt een speciale tool direct inzicht en meetbare winst.

Volgens de feedback van onze klanten verbetert de overgang van Excel naar Stafiz de personeelsbezetting met +4 tot +8 punten gemiddeld. En naast deze cijfers hebben de teams gemerkt dat de personeelsvergaderingen korter worden en meer gericht zijn op besluitvorming dan op het corrigeren van fouten of het consolideren van bestanden.

Wat zijn de technische beperkingen van Excel voor resourceplanning?

De gevaren liggen vooral in het verlies van gegevensconsistentie en de traagheid van updates. Het is geen tool die ontworpen is voor teamwerk of voor het automatisch synchroniseren van gegevens met je andere software. En het beheren van een personeelsbestand voor meerdere projecten in Excel wordt al snel een onmogelijke taak.

Zelfs als sommige mensenautomatiseren met macro'sblijven deze oplossingen fragiel en niet-coöperatief, en corrigeren ze niet de andere beperkingen die je zult hebben met de software.

• Geen realtime updates. Elke gebruiker werkt aan zijn eigen versie van het bestand, waardoor er discrepanties ontstaan tussen de theoretische planning en de werkelijke situatie. Met een effectief workloadplan moet je de beschikbaarheid direct kunnen zien.
• Geen integratie met je bedrijfstools. De spreadsheet heeft geen connectoren of API's en synchroniseert niet met HRIS- of verlofbeheertools.
• Geen koppeling met CRM of verkoopprognose. In Excel zijn verkoopkansen niet zichtbaar in de planning. Onmogelijk omte anticiperen op de behoefte aan resources voordat een contract wordt getekend. Het is daarom onmogelijk om tijdelijke (of pre-staffing) posities aan te geven, wat betekent dat je eraan moet denken om de planning entoewijzing van projectresources bij te werken zodra een opportunity is binnengehaald.

Plaats uw middelen vooraf zodra de gelegenheid zich voordoet met Stafiz

• Een volledig handmatige aanpak. Om je marges te berekenenof je geplande uitgavente simuleren , moet je vaak je tabellen dupliceren en de formules handmatig aanpassen . Zonder een verbinding met andere tools is er een constant risico dat je parameters vergeet (afwezigheden, overbelasting, kansen). Wie heeft wat gedaan? En wanneer? Hoe kun je je personeelsbezetting controleren in Excel? En vergeet niet dat rechtenbeheer binair is: ofwel ziet iedereen alles, ofwel heeft niemand toegang.

1. Geen automatische waarschuwing bij afwijkingenGeen automatisch waarschuwingssysteem, bijvoorbeeld wanneer een resource de 100% bezetting overschrijdt of een project achterloopt op schema. Zonder waarschuwingssysteem worden afwijkingen tussen prognose en werkelijkheid te laat opgemerkt.
2. De tool vormt een financieel risico voor uw bedrijf, door fouten in Excel-personeelsbestanden en tijd die wordt verspild aan het handmatig invoeren van gegevens. Er zijn ook aanzienlijke verborgen kosten: vertraagde facturering, verkeerd geregistreerde niet factureerbare uren, verkeerde toewijzing van middelen, enz.
3. Een starre structuur, niet geschikt voor een strategische visie. In dit geval maakt het document het moeilijk om personeelsgegevens te vergelijken met financiële gegevens (marge, verbruikt budget, werk dat nog gedaan moet worden). Deze informatie is van onschatbare waarde voor het maken van een financiële prognose en het sturen van projecten op een globale basis.
4. Het bijwerken van het .xlsx-bestand is omslachtig en kostbaar, afhankelijk van sleutelfiguren (vaak senior profielen). De tijd die nodig is om dit bestand te beheren is niet factureerbaar en vormt een verlies aan inkomsten in termen van productiviteit. Bij afwezigheid of vertrek verliest de organisatie deze vaardigheid, met het risico van een onderbreking in de continuïteit.

Met Stafizis datastructurering uniform: één omgeving voor het koppelen van workloads, budgetten, resterend werk en prognoses. Teams krijgen direct een strategisch overzicht op de prestaties van elk project.

Moet je op Excel vertrouwen voor je personeelszaken?

Zelfs als een spreadsheet nuttig is voor een eenvoudig eenvoudig voorbeeld van een werklastplantoont het al snel zijn beperkingen als het gaat om het integreren van de deadlinesde missiestatus of een in kaart brengen van beschikbare middelen. Naarmate je projectportfolio groeit, bereikt de spreadsheet zijn grenzen: gebrek aan samenwerking, dubbele invoer, formulefouten en gebrek aan real-time zichtbaarheid.

In werkelijkheid is het niet je team dat complexer wordt, het is je tool die niet mee-evolueert. De alternatieven voor Excel voor personeelszakenzoals Stafiz, bieden een volledige centralisatie van gegevens en een betrouwbaarheidsniveau dat onmogelijk te bereiken is met een handmatige spreadsheet. Door tijdregistratie, planning, facturatie en budgetprognoses te automatiseren, verandert het uw personeelsbeheer in een echte aanjager van winstgevendheid. U wint aan zichtbaarheid, reactievermogen en gemoedsrust.