Los límites de la gestión de la planificación del personal y la carga de trabajo en Excel

Excel puede ser adecuado para administrar la dotación de personal de un equipo pequeño. Fácil de acceder y personalizable, ayuda a estructurar los proyectos en una tabla clara y lógica, planificar la distribución de la carga y calcular con precisión las horas planificadas en su archivo .xlsx. Pero en cuanto tu organización crece, la hoja de cálculo se convierte en un freno al crecimiento : errores de entrada de datos, uso engorroso, falta de visibilidad sobre todo el proyecto... Estas limitaciones de personal de Excel para ESN y otras empresas de servicios se hacen visibles tan pronto como varios gerentes de proyecto tienen que coordinarse para trabajar en el mismo archivo.

Excel es básicamente una herramienta diseñada para cálculos, pero todavía es utilizada a diario por muchas ESN y empresas de consultoría. Rápidamente se convierte en un cuello de botella cuando su equipo supera las 15 a 20 personas, y es necesario migrar su personal de Excel a una herramienta dedicada.

En este artículo, explicamos:

• cómo crear una plantilla de Excel eficaz para estructurar su carga de trabajo;
• ¿Qué señales deberían alertarlo de que es hora de cambiar a una herramienta dedicada?
• y sobre todo, cómo migrar a una solución moderna como Stafiz sin perder tus datos ni tus métodos de trabajo.

¿Qué es un plan de carga de trabajo y para qué se utiliza?

Un plan de carga de trabajo es una herramienta de gestión que permite visualizar la distribución del trabajo dentro de un equipo, durante un periodo determinado. El objetivo es simple: equilibrar las cargas de trabajo, anticipar períodos sobrecargados o subocupados y garantizar una distribución planificada y realista de las tareas. Es decir, se utiliza para prever la carga horaria y calcular la tasa de ocupación de cada recurso para evitar desequilibrios.

¿Es posible administrar su personal en Excel?

En teoría, una buena plantilla de personal de Excel es suficiente para pequeñas pymes o empresas jóvenes de servicios de TI para un primer nivel de planificación. Una programación de carga de trabajo de Excel bien construida le permitirá mostrar la distribución de asignaciones y evitar conflictos de disponibilidad. Esta herramienta es un buen lugar para comenzar, siempre que adopte un enfoque riguroso. Saber cómo dotar de personal a una hoja de cálculo depende principalmente de su capacidad para mantener sus pestañas consistentes entre sí: recursos, proyectos, ausencias y planificación.

Pasos para crear un plan de carga de trabajo en Excel

A continuación, le indicamos cómo crear una hoja de cálculo que satisfaga los principales desafíos de personal de una VSE-PYME. En primer lugar, debe crear 4 pestañas en su documento .xlsx: 

• la base de datos de recursos que enumera el personal;
• la base de datos de proyectos que enumera los proyectos actuales y futuros;
• la hoja de planificación para ver las tasas de carga de trabajo de cada empleado enumeradas en la pestaña 1;
• la base de datos de permisos y ausencias.

La información que debe completarse sobre su personal (pestaña 1) es: 

• su nombre y apellido;
• su función/profesión ;
• sus habilidades (y posiblemente el nivel de competencia);
• su tipo de contrato (pasante con contrato de duración determinada, pasante con contrato permanente, estudiante de trabajo y estudio, pasante, autónomo);
• su ADR (tarifa diaria promedio);
• El tiempo máximo permitido entre semana: 10 am, 3 pm, 25 pm, 35 pm, 40 horas, tiempo parcial, tarifa plana, etc.
• Su disponibilidad : inmediata, en una semana, en un mes, etc.

La información a rellenar sobre tus proyectos (pestaña 2) es: 

• el nombre del proyecto ;
• el nombre del cliente ;
• la identidad del director del proyecto y posiblemente sus datos de contacto;
• la fecha de inicio del proyecto;
• la fecha de finalización del proyecto;
• El estado del proyecto (próximo, en curso, finalizado).

A continuación, crea una 3ª hoja de cálculo para la planificación de recursos:

• cada línea incluye el nombre de un colaborador con referencia a la base de datos de recursos;
• cada columna representa un período (semana, mes, día...)

La 4ª pestaña se utiliza para anotar las bajas y ausencias de los empleados. Los datos introducidos en esta hoja deben estar vinculados a la pestaña anterior, para evitar programar a una persona no disponible, por ejemplo, utilizando una función SI().

¿Cómo usar esta plantilla gratuita de personal de Excel?

Para hacer un uso efectivo de su plantilla de personal de Excel, simplemente indique el porcentaje por hora planificado para cada empleado en la tabla.

Esta plantilla gratuita de personal de Excel lo ayudará a realizar una simulación de carga en su Excel de personal e identificar instantáneamente situaciones de sobrecarga, a través de una fórmula simple SUM().

También puede insertar fórmulas para calcular automáticamente la carga total y las sobrecargas y usar formato condicional: sus celdas se pueden mostrar en rojo por encima del 100% de carga y en amarillo cuando están bajo actividad, según sus objetivos de TACE.

¿Cuándo debería cambiar de Excel a una herramienta de dotación de personal dedicada?

Cuanto más crecen los equipos, más hojas de cálculo se convierten en un obstáculo para su personal. En particular, debido a las dobles entradas entre las diferentes herramientas que pueden causar retrasos en los proyectos y reducir la visibilidad sobre la carga de trabajo real de los equipos. Los errores en los archivos de personal de Excel se multiplicarán a medida que aumente el volumen de datos, distorsionando sus análisis. Además, la gestión de los intercontratos en Excel sigue siendo compleja y poco fiable: sin una visión consolidada, algunos recursos disponibles no se detectan a tiempo.

Antes de que esta herramienta se convierta en una carga para su crecimiento, aquí hay 5 señales de que es hora de actualizar a una mejor herramienta de personal.

1. 1. Sigues compartiendo nuevas versiones del archivo en el que tus equipos comienzan a perderse. El resultado: líneas aplastadas, fórmulas perdidas y un tiempo precioso perdido "reparando" el documento por las pocas personas que dominan el documento.
   2. Se comprueban manualmente las sobrecargas y las subcargas para identificar anomalías, ya que la herramienta no envía ninguna alerta en caso de desviación. Cuando la verificación manual de los horarios lleva demasiado tiempo, es hora de cambiar a una herramienta que automatice esta detección.
   3. Su archivo de Excel de personal de varios proyectos se ralentiza o se bloquea constantemente porque el volumen de datos a administrar es demasiado grande. Las ralentizaciones y las fórmulas rotas afectan directamente a la capacidad de respuesta de sus equipos. Esta es una señal de que ya no tiene el tamaño adecuado para su negocio.
   4. Todos tienen acceso a la información sobre el archivo compartido. Como resultado, las tarifas de facturación, los márgenes o la disponibilidad pueden fluir libremente, exponiendo a su empresa a riesgos de privacidad.
   5. Sus informes requieren manipulaciones infinitas. Cuando producir una tarifa de personal simple, monitorear el progreso de los proyectos o generar un estado de flujo de efectivo lleva varias horas y habilidades demasiado especializadas, Excel deja de ser una herramienta y se convierte en una limitación.

Reemplazar Excel con una herramienta de dotación de personal para empresas de consultoría le permite transformar su gestión operativa. Donde las limitaciones del personal de Excel crean lentitud y errores, una herramienta dedicada ofrece visibilidad instantánea y ganancias medibles.

Según los comentarios de nuestros clientes, el cambio de Excel a Stafiz mejora la tasa de personal entre +4 y +8 puntos de media. Y más allá del rendimiento numérico, los equipos están notando que las reuniones de personal son cada vez más cortas y se centran más en la toma de decisiones que en corregir errores o consolidar archivos.

¿Cuáles son las limitaciones técnicas de Excel para la planificación de recursos?

Los peligros radican principalmente en la pérdida de consistencia de los datos y la lentitud del proceso de actualización. No es una herramienta diseñada para el trabajo en equipo o para sincronizar automáticamente los datos con su otro software. Y administrar un archivo de personal de varios proyectos en Excel se convertirá rápidamente en una misión imposible.

Incluso si algunos intentan automatizar con macros, estas soluciones siguen siendo frágiles y no colaborativas, y no corrigen las otras limitaciones que tendrá con el software.

• Sin actualizaciones en tiempo real. Cada usuario trabaja en su propia versión del archivo, lo que crea discrepancias entre el cronograma teórico y el real. Sin embargo, un plan de carga de trabajo eficiente debe permitir ver la disponibilidad al instante.
• No hay integración con sus herramientas comerciales. La hoja de cálculo no tiene conectores ni API, y no se sincroniza con el HRIS ni con las herramientas de gestión de licencias.
• Sin vínculo con el CRM ni con la previsión de ventas. En Excel, las oportunidades de ventas no están visibles en la programación. Es imposible anticipar las necesidades de recursos antes de firmar un contrato. Por lo tanto, no permite indicar puestos temporales (o pre-staffing), lo que implica recordar actualizar el cronograma y la asignación de recursos del proyecto una vez que se ha ganado una oportunidad.

Preposicione sus recursos en la oportunidad con Stafiz

• Un enfoque completamente manual. Para calcular sus márgenes o simular sus gastos planificados, a menudo deberá duplicar sus tablas y ajustar las fórmulas manualmente. Sin conexión con otras herramientas, el riesgo de olvidar parámetros (ausencias, sobrecarga, oportunidades) es constante. ¿Quién hizo qué? ¿A qué hora? ¿Cómo realizar un seguimiento de su tasa de personal en Excel? Sin mencionar que la gestión de derechos es binaria: o todos ven todo o nadie tiene acceso.

1. No hay alerta automática en caso de desviación, por ejemplo, cuando un recurso supera el 100% de ocupación o un proyecto se retrasa. Sin un sistema de alerta, las discrepancias entre el pronóstico y el real se detectarán demasiado tarde.
2. La herramienta representa un riesgo financiero para su empresa, debido a errores en el archivo de personal de Excel y pérdida de tiempo debido a las entradas manuales. Esto también conlleva costes portenciales ocultos: retraso en la facturación, contabilización incorrecta de horas no facturables, mala asignación de recursos, etc.
3. Una estructura rígida, no muy adecuada a la visión estratégica. En este caso, el documento dificulta la comparación de los datos de personal con los datos financieros (margen, presupuesto consumido, queda por hacer). Sin embargo, esta información es valiosa para hacer un pronóstico financiero y gestionar proyectos de manera global.
4. Actualizar el archivo .xlsx es engorroso y costoso, dependiendo de las personas clave (a menudo perfiles senior). El tiempo que se tarda en gestionar este expediente no es facturable y supone una pérdida de ingresos en términos de productividad. En caso de ausencia o salida, la organización pierde esta habilidad, con el riesgo de romper la continuidad.

Con Stafiz, la estructuración de los datos está unificada: queda por hacer y prever un único entorno para vincular la carga, el presupuesto, la previsión y la previsión. Los equipos obtienen una visión estratégica e instantánea del rendimiento de cada proyecto.

¿Debería confiar en Excel para su personal?

Aunque una hoja de cálculo sigue siendo útil para un ejemplo sencillo de un plan de carga de trabajo, muestra rápidamente sus límites a la hora de integrar los plazos, los estados de las misiones o un mapa de los recursos disponibles. Tan pronto como su cartera de proyectos crece, la hoja de cálculo alcanza sus límites: falta de colaboración, doble entrada, errores de fórmula y falta de visibilidad en tiempo real. 

En realidad, no es tu equipo el que se vuelve más complejo, sino tu herramienta la que no evoluciona con él. Las alternativas de Excel para la dotación de personal, como Stafiz, ofrecen una centralización completa de los datos y una fiabilidad que es imposible de conseguir con una hoja de cálculo manual. Al automatizar el seguimiento del tiempo, la planificación, la facturación y la previsión presupuestaria, transforma la gestión de sus recursos en una verdadera palanca de rentabilidad. Gana visibilidad, capacidad de respuesta y tranquilidad.