Die Grenzen der Personal- und Arbeitsbelastungsplanung in Excel

Excel kann sich für die Verwaltung der Personalbesetzung eines kleinen Teams eignen. Es ist leicht zugänglich und anpassbar und hilft dabei, Projekte in eine klare und logische Tabelle zu strukturieren , die Lastverteilung zu planen und die geplanten Stunden in Ihrer .xlsx Datei genau zu berechnen. Aber sobald Ihr Unternehmen wächst, wird die Tabellenkalkulation zu einer Wachstumsbremse : Fehler bei der Dateneingabe, umständliche Nutzung, mangelnde Transparenz über das gesamte Projekt... Diese Einschränkungen der Excel-Besetzung für ESNs und andere Dienstleistungsunternehmen werden sichtbar, sobald sich mehrere Projektmanager abstimmen müssen, um an derselben Datei zu arbeiten.

Excel ist im Grunde ein Tool, das für Berechnungen konzipiert ist, aber immer noch täglich von vielen ESNs und Beratungsunternehmen verwendet wird. Es wird schnell zu einem Engpass, wenn Ihr Team 15 bis 20 Personen überschreitet und die Migration Ihrer Excel-Belegschaft auf ein spezielles Tool erforderlich wird.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen:

• wie Sie eine effektive Excel-Vorlage erstellen, um Ihre Arbeitsbelastung zu strukturieren;
• Welche Signale sollten Sie darauf aufmerksam machen, dass es an der Zeit ist, zu einem speziellen Tool zu wechseln?
• und vor allem, wie Sie auf eine moderne Lösung wie Stafiz migrieren können, ohne Ihre Daten oder Ihre Arbeitsmethoden zu verlieren.

Was ist ein Workload-Plan und wofür wird er verwendet?

Ein Arbeitslastplan ist ein Verwaltungsinstrument, mit dem Sie die Verteilung der Arbeit innerhalb eines Teams über einen bestimmten Zeitraum visualisieren können. Das Ziel ist einfach: die Arbeitsbelastung auszugleichen, Überlastungs- oder Unterbelegungszeiten zu antizipieren und eine geplante und realistische Verteilung der Einsätze zu gewährleisten. Mit anderen Worten, es wird verwendet, um die stündliche Auslastung zu prognostizieren und die Auslastung jeder Ressource zu berechnen, um Ungleichgewichte zu vermeiden.

Ist es möglich, Ihre Personalbesetzung in Excel zu verwalten?

Theoretisch reicht für kleine KMU oder junge IT-Dienstleistungsunternehmen eine gute Excel-Besetzungsvorlage für eine erste Planungsstufe aus. Ein gut aufgebauter Excel-Arbeitslastplan ermöglicht es Ihnen, die Verteilung der Zuweisungen anzuzeigen und Verfügbarkeitskonflikte zu vermeiden. Dieses Tool ist ein guter Anfang, solange Sie einen rigorosen Ansatz verfolgen. Zu wissen, wie man mit einer Tabellenkalkulation umgeht, hängt hauptsächlich von Ihrer Fähigkeit ab, Ihre Registerkarten konsistent zu halten: Ressourcen, Projekte, Abwesenheiten und Planung.

Schritte zum Erstellen eines Arbeitsauslastungsplans in Excel

Hier erfahren Sie, wie Sie eine Tabelle erstellen, die den wichtigsten Personalherausforderungen eines Kleinstunternehmens und eines kleinen KMU gerecht wird. Zunächst müssen Sie 4 Registerkarten in Ihrem .xlsx Dokument erstellen: 

• die Ressourcendatenbank , in der das Personal aufgeführt ist;
• die Projektdatenbank , in der aktuelle und künftige Projekte aufgeführt sind;
• das Planungsblatt , um die Arbeitsbelastung jedes in Tab 1 aufgeführten Mitarbeiters anzuzeigen;
• die Urlaubs- und Abwesenheitsdatenbank.

Die Informationen, die über Ihre Mitarbeiter (Registerkarte 1) ausgefüllt werden müssen, sind: 

• ihren Vor- und Nachnamen;
• ihre Rolle/ihren Beruf ;
• ihre Fähigkeiten (und möglicherweise das Niveau der Kompetenz);
• ihre Art des Vertrags (Praktikant mit befristetem Vertrag, Praktikant mit unbefristetem Vertrag, Werkstudent, Praktikant, Freiberufler);
• ihre ADR (Average Daily Rate);
• Die maximal zulässige Zeit an Wochentagen: 10 Uhr, 15 Uhr, 25 Uhr, 15 Uhr, 40 Stunden, Teilzeit, Pauschale usw.
• Ihre Verfügbarkeit : sofort, in einer Woche, in einem Monat usw.

Die Informationen, die Sie zu Ihren Projekten (Registerkarte 2) eingeben müssen, sind: 

• den Namen des Projekts ;
• den Namen des Kunden ;
• die Identität des Projektleiters und gegebenenfalls seine Kontaktdaten;
• das Startdatum des Projekts;
• das Enddatum des Projekts;
• Der Status des Projekts (bevorstehend, in Bearbeitung, abgeschlossen).

Als nächstes erstellen Sie eine 3. Tabelle für die Ressourcenplanung:

• Jede Zeile enthält den Namen eines Mitarbeiters mit Verweis auf die Ressourcendatenbank.
• Jede Spalte stellt einen Zeitraum dar (Woche, Monat, Tag...)

Der 4. Reiter wird verwendet, um die Urlaube und Abwesenheiten von Mitarbeitern zu notieren. Die in diesem Blatt eingegebenen Daten müssen mit der vorherigen Registerkarte verknüpft werden, um zu vermeiden, dass eine nicht verfügbare Person eingeplant wird, z. B. mit einer SI()-Funktion.

Wie verwende ich diese kostenlose Excel-Personalvorlage?

Um Ihre Excel-Personalvorlage effektiv zu nutzen, geben Sie einfach den geplanten Stundensatz für jeden Mitarbeiter in der Tabelle an.

Diese kostenlose Excel-Personalvorlage hilft Ihnen, eine Auslastungssimulation in Ihrem Excel-Personal durchzuführen und Überlastungssituationen über eine einfache SUM()-Formel sofort zu erkennen.

Sie können auch Formeln einfügen, um die Gesamtlast und Überlastungen automatisch zu berechnen, und die bedingte Formatierung verwenden: Ihre Zellen können je nach Ihren TACE-Zielen bei Unterauslastung rot und bei Unterauslastung gelb angezeigt werden.

Wann sollten Sie von Excel zu einem dedizierten Personalbesetzungstool wechseln?

Je mehr Teams wachsen, desto mehr werden Tabellenkalkulationen zu einem Hindernis für Ihre Personalbesetzung. Insbesondere wegen der doppelten Einträge zwischen den verschiedenen Tools, die zu Verzögerungen bei Projekten führen und die Sichtbarkeit der tatsächlichen Arbeitsbelastung der Teams verringern können. Fehler in Excel-Personalbesetzungsdateien vervielfachen sich mit zunehmendem Datenvolumen und verzerren Ihre Analysen. Darüber hinaus bleibt die Verwaltung von Aufträgen in Excel komplex und unzuverlässig: Ohne eine konsolidierte Ansicht werden einige verfügbare Ressourcen nicht rechtzeitig erkannt.

Bevor dieses Tool zu einer Belastung für Ihr Wachstum wird, sind hier 5 Anzeichen dafür, dass es an der Zeit ist, auf ein besseres Personaltool umzusteigen.

1. 1. Sie geben immer wieder neue Versionen der Datei frei , in denen sich Ihre Teams zu verlieren beginnen. Das Ergebnis: zerquetschte Linien, verlorene Formeln und kostbare Zeit, die von den wenigen Personen, die das Dokument beherrschen, mit der "Reparatur" des Dokuments verschwendet wird.
   2. Sie überprüfen Überlastungen und Unterlasten manuell, um Anomalien zu identifizieren, da das Tool im Falle einer Abweichung keine Warnungen sendet. Wenn die manuelle Überprüfung von Zeitplänen zu zeitaufwändig wird, ist es an der Zeit, auf ein Tool umzusteigen, das diese Erkennung automatisiert.
   3. Ihre Excel-Datei für die Besetzung mehrerer Projekte wird ständig langsamer oder stürzt ab, weil das zu verwaltende Datenvolumen zu groß ist. Verlangsamungen und fehlerhafte Formeln wirken sich direkt auf die Reaktionsfähigkeit Ihrer Teams aus. Dies ist ein Zeichen dafür, dass es nicht mehr für Ihr Unternehmen geeignet ist.
   4. Jeder hat Zugriff auf die Informationen über die freigegebene Datei. Infolgedessen können Abrechnungssätze, Margen oder Verfügbarkeiten frei fließen, wodurch Ihr Unternehmen Datenschutzrisiken ausgesetzt ist.
   5. Ihre Berichte erfordern endlose Manipulationen. Wenn die Erstellung eines einfachen Personaleinsatzes, die Überwachung des Projektfortschritts oder die Erstellung einer Kapitalflussrechnung mehrere Stunden in Anspruch nimmt und übermäßig spezialisierte Fähigkeiten erforderlich sind, hört Excel auf, ein Werkzeug zu sein, und wird zu einer Einschränkung.

Wenn Sie Excel durch ein Personalbesetzungstool für Beratungsunternehmen ersetzen , können Sie Ihr operatives Management transformieren. Wo die Einschränkungen der Excel-Personalbesetzung zu Langsamkeit und Fehlern führen, bietet ein spezielles Tool sofortige Transparenz und messbare Vorteile.

Laut dem Feedback unserer Kunden verbessert sich der Wechsel von Excel zu Stafiz um durchschnittlich +4 bis +8 Punkte . Und abgesehen von der numerischen Leistung stellen die Teams fest, dass die Personalbesprechungen kürzer werden und sich mehr auf die Entscheidungsfindung konzentrieren als auf die Korrektur von Fehlern oder die Konsolidierung von Dateien.

Was sind die technischen Einschränkungen von Excel für die Ressourcenplanung?

Die Gefahren liegen vor allem im Verlust der Datenkonsistenz und dem langsamen Aktualisierungsprozess. Es ist kein Tool, das für Teamarbeit oder die automatische Synchronisierung von Daten mit Ihrer anderen Software entwickelt wurde. Und die Verwaltung einer Personalbesetzungsdatei mit mehreren Projekten in Excel wird schnell zur unmöglichen Aufgabe.

Selbst wenn einige versuchen, mit Makros zu automatisieren, bleiben diese Lösungen fragil und nicht kollaborativ und korrigieren nicht die anderen Einschränkungen, die Sie mit der Software haben werden.

• Keine Echtzeit-Updates. Jeder Benutzer arbeitet mit seiner eigenen Version der Datei, was zu Diskrepanzen zwischen dem theoretischen und dem tatsächlichen Zeitplan führt. Ein effizienter Auslastungsplan muss es jedoch ermöglichen, die Verfügbarkeit sofort zu sehen.
• Keine Integration mit Ihren Business-Tools. Die Tabelle verfügt nicht über Konnektoren oder APIs und lässt sich nicht mit den HRIS- oder Leave-Management-Tools synchronisieren.
• Keine Verknüpfung mit dem CRM oder der Umsatzprognose. In Excel sind Verkaufschancen im Zeitplan nicht sichtbar. Es ist unmöglich, den Ressourcenbedarf zu antizipieren , bevor ein Vertrag unterzeichnet wird. Es erlaubt Ihnen daher nicht, temporäre (oder vor der Besetzung) Stellen anzugeben, was bedeutet, dass Sie daran denken müssen, den Zeitplan und die Zuweisung von Projektressourcen zu aktualisieren, sobald eine Gelegenheit gewonnen wurde.

Positionieren Sie Ihre Ressourcen bei der Gelegenheit mit Stafiz

• Ein komplett manueller Ansatz. Um Ihre Margen zu berechnen oder Ihre geplanten Ausgaben zu simulieren, müssen Sie oft Ihre Tabellen duplizieren und Formeln manuell anpassen. Ohne Verbindung zu anderen Tools besteht die Gefahr, Parameter (Abwesenheiten, Überlastung, Chancen) zu vergessen, konstant. Wer hat was getan? Um wie viel Uhrzeit? Wie können Sie Ihren Personaleinsatz in Excel verfolgen? Ganz zu schweigen davon, dass die Rechteverwaltung binär ist: Entweder sieht jeder alles, oder niemand hat Zugriff.

1. Keine automatische Warnung im Falle einer Abweichung, z. B. wenn eine Ressource die Auslastung von 100 % überschreitet oder sich ein Projekt verzögert. Ohne ein Warnsystem werden Abweichungen zwischen der Vorhersage und dem Ist-Zustand zu spät erkannt.
2. Das Tool stellt ein finanzielles Risiko für Ihr Unternehmen dar, da Excel-Personaldateifehler und Zeitverluste durch manuelle Eingaben entstehen. Dies führt auch zu versteckten Nebenkosten: verspätete Rechnungsstellung, falsch abgerechnete nicht abrechenbare Stunden, schlechte Ressourcenallokation usw.
3. Eine starre Struktur, die nicht gut zur strategischen Vision passt. Hier erschwert das Dokument den Querversuch von Personaldaten mit Finanzdaten (Marge, verbrauchtes Budget, noch zu erledigen). Diese Informationen sind jedoch wertvoll, um eine Finanzprognose zu erstellen und Projekte auf globale Weise zu verwalten.
4. Das Aktualisieren der .xlsx Datei ist umständlich und kostspielig und hängt von den Schlüsselpersonen (oft Senior-Profilen) ab. Die Zeit, die für die Verwaltung dieser Datei benötigt wird, ist nicht abrechenbar und stellt einen Einkommensverlust in Bezug auf die Produktivität dar. Im Falle einer Abwesenheit oder eines Austritts verliert die Organisation diese Fähigkeit, mit der Gefahr, dass die Kontinuität unterbrochen wird.

Mit Stafiz wird die Strukturierung der Daten vereinheitlicht: Eine einzige Umgebung zur Verknüpfung von Last und Budget muss noch erstellt und prognostiziert werden. Teams erhalten einen strategischen und sofortigen Überblick über die Leistung jedes Projekts.

Sollten Sie Excel für Ihre Personalbesetzung vertrauen?

Auch wenn eine Tabellenkalkulation für ein einfaches Beispiel für einen Auslastungsplan noch nützlich ist, zeigt sie schnell ihre Grenzen auf, wenn es um die Integration von Terminen, Missionsstatus oder einer Karte der verfügbaren Ressourcen geht. Sobald Ihr Projektportfolio wächst, stößt die Tabellenkalkulation an ihre Grenzen: mangelnde Zusammenarbeit, doppelte Eingaben, Formelfehler und mangelnde Echtzeit-Transparenz. 

In Wirklichkeit ist es nicht Ihr Team, das komplexer wird, sondern Ihr Tool, das sich nicht mit ihm weiterentwickelt. Excel-Alternativen für die Personalbesetzung, wie z. B. Stafiz, bieten eine vollständige Zentralisierung der Daten und eine Zuverlässigkeit, die mit einer manuellen Tabellenkalkulation nicht zu erreichen ist. Durch die Automatisierung von Zeiterfassung, Planung, Rechnungsstellung und Budgetprognose verwandelt es Ihr Ressourcenmanagement in einen echten Rentabilitätshebel. Sie gewinnen Transparenz, Reaktionsfähigkeit und Ruhe.