Op welke personeelskosten kan worden bespaard?

In veel adviesbureausIn veel adviesbureaus wordt de werklast verdeeld op basis van 'best effort', onder druk van de planning, in plaats van op basis van de vaardigheden die echt kunnen worden gemobiliseerd. Maar wanneer een resource niet geschikt is voor het projectgaat de productiviteit achteruit en wordt de kloof tussen de prognose en de werkelijkheid groter. Het probleem is dat deze extra kosten niet altijd zichtbaar zijn in de rapporten.

Dag na dag zie je je marge slinken zonder dat je meteen begrijpt waar die verloren gaat. Je PMO ziet zich genoodzaakt om steeds dringender afwegingen te maken. En je consultants schakelen heen en weer tussen overbelasting en intercontracten (of werktijd). A slechte personeelsbezetting komt altijd duur uit en vertegenwoordigt gemiddeld enkele punten van de brutomarge in de loop van een jaar.

Aan de andere kant zijn er ESN's en adviesbureaus die weten hoe ze de juiste mensen op de juiste plaatsrekening houdend met hun feitelijke werklast en de beschikbare vaardigheden hun ROI aanzienlijk verbeteren. Dit is bijvoorbeeld het geval bij Cegid, dat in twaalf maanden 3 brutomargepunten heeft teruggewonnen dankzij gecentraliseerd personeelsbeheer en een betere toewijzing van middelen. betere toewijzing van middelen.

In dit artikel laten we zien hoe je de kosten van je personeel kunt metende impact van verborgen kosten op je bedrijf kunt meten en hoe je uw middelen beter kunt toewijzen en uw marges veiligstellen.

Wat zijn de personeelskosten?

Personeelskosten kunnen worden opgesplitst in zichtbare kosten (managementtijd, hulpmiddelen, coördinatie, enz.) en verborgen kosten die verband houden met de discrepanties tussen de werkelijke behoeften en middelentoewijzing. Deze verschillen hebben een directe impact op productiviteit van middelende projectmarge en het vermogen om de bezettingsgraad van consultants.

Wat zijn de vaste of "verwachte" personeelskosten?

De vaste personeelskosten omvatten de uitgaven die rechtstreeks verband houden met het dagelijks beheer van de middelen. Ze omvatten met name :

• de gemiddelde werkdag van de mensen die verantwoordelijk zijn voor het management: staffing managers, operationele managers, projectmanagers of PMO's moeten opdrachten plannen, aanpassen en controleren;
• hardwarekosten software voor planning, tijdregistratie, verlof- en opdrachtbeheer.

In een ESN kunnen de vaste personeelskosten oplopen tot tienduizenden euro's per jaar bedragenzelfs als de processen goed gestructureerd zijn.

Wat zijn de verborgen personeelskosten en hoe kunnen die worden vastgesteld?

Deze 6 verborgen personeelskosten vertegenwoordigen het onzichtbare gezicht van projectmanagement.

1. Onjuiste afstemming van vaardigheden : het toegewezen profiel heeft niet de vaardigheden die nodig zijn voor het project. Het werk vordert langzamer en de taken moeten mogelijk worden herhaald;
2. Onderbezetting : Het team kan niet alle taken aan, wat leidt tot vermoeidheid bij de werknemers, wat kan resulteren in absenteïsme en verloop. Voor het bedrijf vertaalt zich dit in vertragingen, ongeplande uren en een verlies aan leveringsbetrouwbaarheid;
3. Overbezetting : Er worden te veel mensen of te gekwalificeerde mensen aan het project toegewezen. Hun TJM wordt niet gecompenseerd door de gecreëerde waarde, terwijl de TACE afneemt;
4. Slechte anticipatie op intercontracten: Het beheer van middelen tussen consultingopdrachten heeft een directe impact op projectmarges en winstgevendheid per consultant;
5. Gebrek aan zichtbaarheid op beschikbaarheid Bij gebrek aan een geconsolideerd overzicht van de beschikbaarheid worden beslissingen te laat genomen en leiden ze vaak tot het dringend inschakelen van onderaannemers of het weigeren van opdrachten die nochtans rendabel zijn;
6. Losgekoppelde tools : Beheer verspreid over verschillende bestanden of platforms genereert meervoudige invoer, verlies van betrouwbaarheid van gegevens en planningsfouten.

Deze kosten vormen een groot deel van het tussen de prognoses van een project en de werkelijke resultaten. Helaas zijn ze moeilijk zichtbaar in de rapporten.

Om ze te onthullen en te handelen voordat ze zich opstapelen, vertrouwen de bedrijven op een geïntegreerd systeem (zoals Stafiz) dat personeel, werklast, beschikbaarheid, facturatie en eindmarge aan elkaar koppelt. Eventuele afwijkingen worden waarschuwingen waarop actie kan worden ondernomen en meetbare prestatiehefbomen.

Wat zijn de verborgen personeelskosten die rechtstreeks verband houden met human resources?

Uw personeelsbeslissingen hebben een directe impact op uw HR-prestaties. Elke aanstellingsfoutElke schending van de proeftijd of demotivatie als gevolg van een slechte positionering zorgt voor een cascade van kosten: productiviteitsverlies, extra vertragingen, overbelasting van het management, vervroegd vertrek, enz. Het vermogen om personeel te behouden en te anticiperen op de behoefte aan vaardigheden is gebaseerd op een resourceprognose die de werkbelasting, beschikbaarheid en ontwikkeling van werknemers op elkaar afstemt. resource forecasting die werkdruk, beschikbaarheid en ontwikkeling van medewerkers op elkaar afstemt. Dit is een van de sleutels tot het beperken van financiële verliezen.

Wat zijn de financiële gevolgen van een goede werving?

Volgens de Arbeidsmarkt, vertegenwoordigt een wervingsfout een directe kostprijs van €20.000 tot €50.000 (publicatie van de advertentie, sollicitatiegesprekken, opleiding en betaling van een eventuele vergoeding).

Deze kosten worden versterkt in ESN's en adviesbureaus, waar elke werknemer verantwoordelijk is voor een projectportefeuille en factureringspotentieel. In sommige gevallen bedraagt dit verlies tot €150.000 per mislukte aanwerving inclusief indirecte kosten zoals :

• weigering van een positie leidt tot een vertraging in de start van het project, een gedwongen reorganisatie van het personeel en een verzwakking van de klantrelaties;
• beëindiging tijdens de proefperiodeHierdoor zullen verschillende managers en experts nodig zijn geweest om de nieuwkomer op te leiden, waardoor het nodig is om opnieuw te beginnen met werven;
• werving die moet worden vernieuwd inclusief een nieuwe wervings-, selectie- en inwerkcampagne, en overbelasting van de teams die tijdelijk de werklast van de vacature moeten opvangen.
• gemiste zakelijke kansendoor niet de juiste vaardigheden op het juiste moment beschikbaar te hebben.

Het belang van loopbaanontwikkeling voor werknemers

L'betrokkenheid van werknemers hangt in grote mate af van de samenhang tussen hun taken en de ontwikkeling van hun vaardigheden. Wat gebeurt er als een consultant niet wordt geplaatst op projecten die passen bij zijn expertise of carrièrepad?

• Ze zijn niet voldoende toegewijd aan hun werkomdat het project niet aansluit bij hun vaardigheden of carrièreplan. Dit leidt tot een daling van de kwaliteit van de output, een daling van de productiviteit en een behoefte aan training om het tekort aan vaardigheden aan te vullen.
• Het risico bestaat dat ze willen vertrekken omdat ze moe zijn.Dit betekent een verlies aan knowhow voor het bedrijf en een onderbreking in de continuïteit van de projecten. Bovendien zal het veel tijd kosten voordat zijn vervanger hetzelfde prestatieniveau haalt.

Hoe kun je de omzetkosten verlagen? 

Wanneer de vaardigheidsbehoeften goed zijn voorzien, kunnen de kosten die gepaard gaan met het vertrek van werknemers (productiviteitsverlies, nieuwe aanwervingen, overbelasting van het team) sterk verminderd. Het belangrijkste is om een betrouwbaar beeld te hebben van vaardigheden, loopbaanambities en werkdruk, zodat je de personeelsbezetting voortdurend kunt aanpassen.

KPI's om te controleren 

Bepaalde indicatoren kunnen worden gebruikt om risico's op afhaken voordat ze uitmonden in kostbaar vertrek. Ze kunnen rechtstreeks worden geïntegreerd in het personeelsbeheer.

• De tijd die elke medewerker aan dezelfde opdracht besteedt: Langdurige aanwezigheid op één project kan leiden tot vermoeidheid en verminderde betrokkenheid. Het aanmoedigen van gecontroleerde rotatie stelt werknemers bloot aan andere contexten en versnelt hun vooruitgang, terwijl het de retentie verhoogt.
• De vaardigheden die je wilt gebruiken: Verzamel de vaardigheden die werknemers willen ontwikkelen om hun toekomstige opdrachten te sturen. Deze informatie wordt vervolgens verwerkt in de personeelsbezetting, voor zover de werklast en budgetbeperkingen dit toelaten.
• De mogelijkheid tot juniorisering Deze indicator identificeert de opdrachten waarbij een juniorprofiel een seniorprofiel kan vervangen. Dit heeft een dubbel voordeel: het versnelt de ontwikkeling van de vaardigheden van juniorprofielen en mobiliseert seniorpersoneel op expertonderwerpen met een hogere toegevoegde waarde.
• Kloof tussen vaardigheden en behoeften onthullen toekomstige spanningen in termen van opleiding, vroegtijdige aanwerving en herbezetting.

Om de kosten in verband met deze HR-risico'srisico's te beperken, moeten teams hun behoeften aan resources en vaardigheden kunnen voorspellen

Het proces in de praktijk 

Enkele van de meest effectieve praktijken die we hebben gezien tijdens ons werk als klantenservicemedewerker:

• Wekelijkse beoordeling van de tijd die aan opdrachten wordt besteed: Het programmeren van automatische waarschuwingen bij overschrijdingen betekent dat knelpunten zo vroeg mogelijk kunnen worden aangepakt, dat de personeelsbezetting kan worden aangepast en dat ontevredenheid kan worden voorkomen.
• Openstaande behoeften en medewerkers op elkaar afstemmen: een geconsolideerd overzicht van werklast en beschikbaarheid versnelt de identificatie van het juiste profiel. Tijdrovende handmatige zoekacties behoren tot het verleden en het missen van relevante profielen behoort tot het verleden.

• Carrièrebenadering en bijscholing: Om interne mobiliteit en werknemerstevredenheid aan te moedigen, zet je microcursussen op van 2 tot 4 weken om hiaten in de verwachtingen van de klant op te vullen en sleutelprofielen te behouden.
• Werk elk kwartaal de wensen van de werknemers bij met betrekking tot de vaardigheden die gemobiliseerd moeten worden: Hoewel het niet altijd mogelijk is om hiermee rekening te houden vanwege de prioriteiten die worden opgelegd door het personeel (het halen van deadlines en budgetten), is het een goed idee om de vaardigheden van werknemers mee te nemen in het proces: een schriftelijke vastlegging maakt het mogelijk om een mondelinge uitwisseling op te volgen, in tegenstelling tot een mondelinge.

Met Stafiz kun je dit aangeven in de profielen van medewerkers, zodat ze opvallen als managers profielen toewijzen of zelf melden dat ze geïnteresseerd zijn in een project. 

Gebrek aan zichtbaarheid op capaciteitsplanning: wat het kost

A personeelsbeheer zonder een duidelijk zicht op de huidige en toekomstige capaciteit stelt uw bedrijf bloot aan grote financiële risico's marges, productiviteitsverlies, gemiste verkoopkansen.... Zonder betrouwbare gegevens over werklast en beschikbaarheidwordt elke beslissing genomen als reactie op de risico's die zich tijdens het project voordoen en is daarom duurder.

Dit gebrek aan zichtbaarheid leidt tot slechte planning van projectmiddelen en maakt het onmogelijk om de bezettingsgraad van consultants goed te controleren. Uiteindelijk leidt dit tot onnodige niet-factureerbare kosten en een verwatering van de marge van het projectpersoneel.

De uitdaging van volledige zichtbaarheid van de huidige capaciteit...

Zonder real-time zichtbaarheid van de teamcapaciteit wordt het onmogelijk om te bepalen wie er echt onder- of overbezet is.

• Onderbezetting betekent een risico op burn-out en vermindert de retentie.omdat de werkdruk groter is dan de beschikbare capaciteit.
• Overbezetting vormt een risico op vervelinggeassocieerd met een geleidelijk verlies van motivatie en een risico dat werknemers vertrekken.

Goede zichtbaarheid van de totale capaciteit in realtime helpt het risico op omzetrisicoen het vermijden van noodrekrutering of uitbestedingdie vaak duur zijn. Dit macrooverzicht vertelt je of :

• De vaardigheid is echt niet beschikbaar;
• De vaardigheden worden momenteel ingezet op een missie met een lagere prioriteit;
• Een werknemer kan de vaardigheid verwerven door een korte training te volgen.

Goed competentiemanagement helpt om personeelskosten te verlagen en de kwaliteit van de arbitrage te verbeteren.

... en een vooruitblik op toekomstige beschikbaarheid 

Het gebrek aan zichtbaarheid op toekomstige beschikbaarheid heeft een directe invloed op je toekomstige verkoop. Als u niet kunt voorzien wanneer uw capaciteit niet voldoet aan de eisen van de klantloopt u het risico om onderbezet te zijn op een belangrijk profiel op het slechtst mogelijke moment. Als je je behoeften niet eerder hebt gekalibreerd (opleiding, aanwerving, uitbesteding), zullen sommige winstgevende opdrachten moeten worden afgewezen.

Wanneer het verkoopteam niet weet wanneer een vaardigheid weer beschikbaar zal zijn, kan het niet :

• of plan de ondertekening,
• of veilig opstarten,
• noch een coherente planning beloven, omdat de beschikbaarheid van middelen niet bekend is.

Met een betrouwbare voorspelling van de werklast kun je weken van tevoren pieken en dalen in de activiteit voorzien, waardoor late arbitrage en vermijdbare afwijzingen van missies drastisch worden verminderd. Deze voorspellende kijk op beschikbaarheid stelt je in staat om :

• Trainingen starten voordat de vaardigheden ontbreken,
• werving van programma's voordat de situatie kritiek wordt.

Bedrijven met deze zichtbaarheid transformeren reactief management in strategisch beheer Ze verkopen wat de teams echt kunnen leveren, wanneer ze het kunnen leveren en stabiliseren hun prognoses met behoud van hun winstgevendheid per project en personeel.

Welke invloed heeft TACE op de winstgevendheid?

Zichtbaarheid in de werklast van projecten stelt u in staat omte anticiperen op het risico van overschrijdingen zodat onderhandelingen proactief kunnen worden voorbereid om margeverlies te voorkomen. Een speciale tool kan ook worden gebruikt om de bezettingsgraad van consultantswaarbij factureerbare en niet-factureerbare tijd automatisch worden bijgewerkt om te anticiperen op afwijkingen in de marge. De bewaking van de bezettingsgraad geeft ook een gedetailleerd inzicht in de werkelijke uurproductiviteit van consultants, door het exacte aandeel van de gewaardeerde tijd te onthullen.

Hoe eerder de klant bewust wordt gemaakt van de risico's van afwijkingen, hoe groter de kans dat hij zal onderhandelen, in plaats van gedwongen te worden om de vertragingen of kosten aan het einde van het project te accepteren. 

Belastingsfactoren verhogen om kosten te verlagen

In Frankrijk is de gemiddelde bezettingsgraad ongeveer 78%, wat betekent dat het grootste deel van de tijd van de consultant wordt besteed aan factureerbare activiteiten. Met een betere controle van de werklast is het mogelijk om te streven naar meer dan 80% en onze klanten bereiken regelmatig 85% dankzij een nauwkeurig personeelsbeheer.

Het verhogen van je TACE met +3 tot +5 punten is genoeg om enkele honderdduizenden euro's aan extra omzet te genereren, zonder personeel aan te nemen. Om dit te bereiken, implementeren we 3 actiehefbomen in Stafiz.

Een realtime dashboard

Dit dashboard helpt je om in realtime inzicht te krijgen in : 

• waar de belasting geconcentreerd is ;
• gevallen van onderbezetting,
• overbelastingssituaties (in het "rood"),
• risico's in de komende weken.

In Stafiz worden gevallen van onder- of overbelasting gemakkelijk geïdentificeerd. 

Let op: niet-factureerbare kosten moeten worden uitgesloten om de analyse niet te vertekenen en je in staat te stellen in één oogopslag afwegingen te maken.

Maak er een wekelijkse beoordeling van

Een wekelijks overzicht van tarieven uit het verleden en prognoses maakt het mogelijk :

• Meet de kloof tussen de doelstelling en het werkelijke traject van een project of projectportefeuille;
• Prestaties per team of afdeling identificeren;
• om de personeelsbezetting aan te passen voordat TACE instort;
• managers voorzien van betrouwbare gegevens om hun projecten te sturen.

Deze herziening maakt van belastingsindicatoren een instrument voor actie, niet alleen voor rapportering.

Structuur met gemengde teams en kruisbestuiving

Het mixen van teams vergemakkelijkt een optimaal gebruik van vaardigheden en vermindert de afhankelijkheid van onderaannemers. Personeelsbijeenkomsten organiseren om de behoeften van verschillende opdrachten of teams op elkaar af te stemmen.

Gebruikscase klant: +5 belastingspunten in 10 weken

Dit 400 medewerkers tellende adviesbureau, dat actief is in Frankrijk en daarbuiten, had te kampen met een gebrek aan overzicht over zijn werklast en beschikbaarheid.

Doelstelling: Ervoor zorgen dat elke divisie op het juiste moment over de juiste profielen beschikt, dankzij een geformaliseerd proces voor het aanvragen en toewijzen van middelen.

Verdien vandaag nog personeelspunten

Wat betekent een toename van 3 personeelspunten?

Stel je een bedrijf voor met 100 werknemers die werken 220 dagen per jaar voor een TJM van €1.000.

Een toename van de personeelsbezetting met 3 punten betekent een toename van het aantal factureerbare dagen met 3%. In ons voorbeeld levert een toename van 3 personeelspunten het volgende op +660.000 aan extra omzet per jaar :

• Extra factureerbare dagen per werknemer :
  220 × 3% = 6,6 dagen
• Voor 100 werknemers :
  6,6 × 100 = 660 dagen
• Extra verkoop :
  660 × €1.000 = €660.000 / jaar

+3 personeelspunten = 3% meer factureerbare dagen, d.w.z. meer omzet, zonder werving of verhoging van vaste kosten, d.w.z. honderdduizenden euro's extra omzetallemaal dankzij een betere toewijzing van middelen.

De financiële gevolgen van slecht personeelsbeheer

Een slechte prognose van projectresources voorkomt dat je een duidelijk beeld hebt van de verdeling tussen factureerbare en niet-factureerbare activiteiten. Het is onmogelijk om te anticiperen op productiviteit van consultants ; en, bij uitbreiding, uw omzet te voorspellen.

Zonder een duidelijk beeld van de werkelijke kosten van een projectmiddelis het onmogelijk om marges effectief te beheren of om de niet-factureerbare kosten van personeel te verlagen. Deze situatie creëert twee grote problemen.

1. Onvermogen om te begrijpen waar de werklast werkelijk is: Als verschillende medewerkers tegelijkertijd aan interne projecten werken, zonder totaaloverzicht, is het bedrijf zich er niet van bewust dat de factureerbare capaciteit daalt. Dit leidt tot late arbitrage, slecht beheerde "daluren" en resources die niet beschikbaar zijn om te reageren op commerciële kansen - ook al werken ze aan een niet-prioritaire opdracht.
2. Slecht beheer van niet-factureerbare kosten: Zichtbaarheid in niet-factureerbare werklast is een kritieke hefboom voor het optimaliseren van TACE. Het betekent met name dat consultants prioritair op factureerbare projecten kunnen worden gehouden en dat interne activiteiten (training, R&D, organisatie, ondersteuning) kunnen worden gepland voor strategische periodes die consistent zijn met het seizoensgebonden karakter van het bedrijf.

Met nauwkeurig beheer van uw resources kunt u niet factureerbare uren verminderen en de marges van uw managementbedrijf verbeteren. Deze beheer van niet factureerbaar werk staat centraal in projectbeheer: zonder een duidelijk onderscheid tussen productief werk en intern werk wordt het onmogelijk om de winstgevendheid te optimaliseren en middelen effectief toe te wijzen.

Het juiste proces 

Hier zijn 3 best practices om van personeel een winstmotor te maken.

• Berekening van alle KPI's "bij voltooiing": je moet rekening houden met wat er al is bereikt, wat er nog moet gebeuren (interne kosten) en in staat zijn om je nettowinst te berekenen, zelfs in het geval van extra aankopen of kosten.

Marges bijgehouden op basis van kosten tot voltooiing in Stafiz voor betrouwbare, real-time winstgevendheidsrapportage

1. De werklastschema regelmatig door de projectmanager (meestal wekelijks of maandelijks) om een betrouwbare kostenprognose en een geconsolideerd overzicht van de werklast van medewerkers te krijgen.
2. Gebruik automatische waarschuwingen om te handelen voordat het project ontspoort. Als de alert waarschuwt dat de verwachte marge waarschijnlijk 15% zal afwijken, worden de projectmanager en de praktijkmanager onmiddellijk gewaarschuwd en kunnen ze anticiperen.

Deze waarschuwingen zorgen voor proactiviteit en beschermen marges voordat ze worden uitgehold, wat geen geringe prestatie is als het gaat om het garanderen van de winstgevendheid van opdrachten. 

Gebruiksscenario's voor klanten

Deze software-integrator van Cegid met 115 werknemers had te kampen met een gebrek aan zichtbaarheid van zijn projectmarges en overreactief management. Na 12 maanden Stafiz te hebben gebruikt, heeft het bedrijf het volgende teruggewonnen +3 punten in bruto margedankzij deze 3 hefbomen.

• De planning van de belasting wordt maandelijks bijgewerkt: de marge op voltooiing wordt voortdurend herberekend, waardoor veranderingen ten opzichte van het oorspronkelijke budget nauwkeurig zichtbaar zijn.
• Integratie van margedoelstellingen in bonussen Projectmanagers worden direct geïnformeerd over de financiële doelstellingen van hun projecten, zodat er consistentie is tussen operationele controle en budgetverwachtingen.
• Automatische waarschuwingen : Risico's op afwijkingen worden van tevoren gedetecteerd en onmiddellijk aan het management doorgegeven, zodat er snel corrigerende maatregelen kunnen worden genomen.

Maandelijks overzicht van landingen in projectportfolio's Dankzij deze zichtbaarheid op lange termijn kan het bedrijf eerder met klanten onderhandelen om overbelasting te corrigeren en de werklast opnieuw in evenwicht te brengen voordat dit gevolgen heeft voor de marges.

Wat betekent +1pt brutomarge?

+1 brutomargepunt = 1% van uw omzet aan extra winstgevendheid, zonder personeel aan te nemen en op een vergelijkbare basis. Daarom kan zelfs 0,5 margepunt winnen door de controle over je personeelsbestand terug te nemen een enorme verbetering betekenen, afhankelijk van de grootte van je bedrijf.

Hoe kan een personeelshulpmiddel helpen om de winstgevendheid te maximaliseren?

A personeelstool voor adviesbureaus verandert de manier waarop ESN's en adviesbureaus hun werklast, vaardigheden en marges beheren volledig. Dankzij het gecentraliseerde beheer van projectportfolio's worden beslissingen over personeelsbezetting niet langer per project genomen, maar voor de gehele levering, waardoor de consistentie van afwegingen en de algehele winstgevendheid onmiddellijk verbeteren.

Het resultaat: betrouwbaardere beslissingen, minder onvoorziene gebeurtenissen en een beter beschermde winstgevendheid per project.

Dankzij totale zichtbaarheid op projecten

A tool voor personeel centraliseert alle essentiële gegevens die nodig zijn om de werkdruk te beheren:

• duidelijk onderscheid tussen factureerbare en niet-factureerbare kosten ;
• geconsolideerd overzicht van beschikbaarheid en opdrachten ;
• automatisch bijwerken van belangrijke informatie (werklast, vakanties, intercontracten, onderaanneming).

Door een interface met het CRM, l'ERP en het HRIShet platform biedt een 360°-beeld zicht op projecten:

• aan de commerciële kant : werkelijke beschikbaarheid van vaardigheden om een voorstel te valideren,
• aan de financiële kant : een duidelijk beeld van de verwachte marges en interne kosten,
• HR-kant : vaardigheden, niveaus en ontwikkeling geïntegreerd in het personeelsbeleid.

Deze unificatie maakt het mogelijk om automatisch rendementsindicatoren voor projectente bewaken in realtime of voorspellen. Hierdoor kunnen managers anticiperen op afwijkingen, de belasting aanpassen en onderhandelen met de klant voordat de marge wordt beïnvloed.

Dankzij proactieve functies... 

Een gespecialiseerde tool als Stafiz centraliseert niet alleen gegevens: dankzij deze twee functies kun je sneller en eerder handelen.

1. Prognose vs. werkelijk vergelijken: Afwijkingen in werklast, kosten of planning worden onmiddellijk duidelijk, zonder te wachten op de maandelijkse review. Wanneer een project meer werk begint te verbruiken dan voorspeld, of wanneer de beschikbaarheid verandert, wordt de waarschuwing in realtime verstuurd. Aanpassingen kunnen dan geleidelijk worden doorgevoerd, in plaats van abrupt een te grote afwijking te corrigeren.
2. Opdrachten automatiseren: De tool analyseert de vereiste vaardigheden, beschikbaarheid, voorkeuren van werknemers en werkdrukbeperkingen om binnen enkele seconden de beste profielen voor te stellen, waardoor 'fouten' in de personeelsbezetting worden geëlimineerd.

... voor een betere projectplanning

Al deze functies transformeren de projectplanning. Door alle gegevens in één tool te consolideren, beschikken bedrijven over een betrouwbaar, gedeeld overzicht dat beslissingen op korte, middellange en lange termijn vergemakkelijkt. Deze consolidatie van gegevens maakt het mogelijk om de planning van projectmiddelen te optimaliseren, zodat elke vaardigheid op het juiste moment en tegen de juiste kosten wordt ingezet.

De bezettingsgraad wordt preciezer: elke manager kan in realtime de factureerbare tijd, de niet-factureerbare uren en de intercontractperiodes zien. Dankzij deze transparantie kan de werklast beter worden verdeeld en kunnen onevenwichtigheden tussen teams worden vermeden.

De tool maakt het ook gemakkelijker om de bench tijd voor een adviesbureau. Medewerkers die het einde van hun opdracht naderen, worden op voorhand geïdentificeerd, zodat ze tijd hebben om te anticiperen op hun volgende stap: verkoopactivering, intern zoeken, overplaatsing naar een ander project of vaardigheden opwaarderen. Het resultaat is minder werkdruk en meer interne mobiliteit.

De planning kan worden uitgevoerd op de juiste granulariteit: in dagen voor opdrachten met een vaste prijs, in uren voor contractprojecten of eenmalige interventies. De tool kan ook worden gebruikt om uitbesteding te integreren in hetzelfde overzicht als interne resources, waardoor blinde vlekken verdwijnen en beslissingen minder beïnvloed worden door een onvolledig beeld van de werkelijke capaciteit.

Conclusie: wat ooit een tijdrovend administratief proces was, is nu een strategische hefboom. Staffing stemt eindelijk de operationele capaciteit af op de commerciële ambities van uw ESN, stelt marges veilig en draagt rechtstreeks bij tot de algemene prestaties van uw bedrijf. Gestructureerd personeelsbeheer wordt zo een belangrijke hefboom voor prestaties en winstgevendheid van een adviesbureau, veel meer dan een eenvoudige administratieve oefening.