Welche Personalkosten können reduziert werden?

In vielen Beratungsfirmen wird die Arbeitslast "bestenfalls" verteilt, unter dem Druck des Zeitplans statt nach den tatsächlich mobilisierten Fähigkeiten. Doch wenn eine Ressource für das Projekt ungeeignet ist, verschlechtert sich die Produktivität, und die Lücken zwischen Prognose und tatsächlicher Prognose vergrößern sich. Das Problem ist, dass diese zusätzlichen Kosten nicht immer in den Berichten sichtbar sind.

Tag für Tag sieht man, wie die Marge sinkt, ohne sofort zu verstehen, wo sie verloren geht. Dein PMO erlebt immer wieder Notfallschiedsgerichte. Deine Berater hingegen wechseln zwischen Overload und Intercontracts (oder Laborarbeit). Schlechte Personalbesetzung ist immer teuer und entspricht im Durchschnitt mehreren Punkten Bruttomarge über ein Jahr.

Andererseits steigern IT-Dienstleistungsunternehmen und Beratungsfirmen, die wissen, wie sie die richtigen Personen am richtigen Ort positionieren und dabei ihre tatsächliche Arbeitsbelastung und verfügbaren Fähigkeiten berücksichtigen, ihre Rendite erheblich. Dies gilt beispielsweise für Cegid, das dank zentralisierter Personalverwaltung und besserer Ressourcenverteilung in zwölf Monaten 3 Punkte Bruttomarge zurückgewonnen hat.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie die Personalkosten messen, die Auswirkungen versteckter Kosten auf Ihr Unternehmen messen und wie Sie Ihre Ressourcen besser einteilen und Ihre Margen sichern können.

Welche Kosten sind mit der Personalbeschaffung verbunden?

Die Personalkosten werden in sichtbare Ausgaben (Managementzeit, Werkzeuge, Koordination usw.) und versteckten Kosten im Zusammenhang mit den Diskrepanzen zwischen realem Bedarf und Ressourcenzuweisung aufgeteilt. Diese Abweichungen haben direkte Auswirkungen auf die Ressourcenproduktivität, die Projektmarge und die Möglichkeit, die Auslastungsraten von Beratern zu verfolgen.

Wie hoch sind die festen oder "erwarteten" Personalkosten?

Die festen Personalkosten umfassen Ausgaben, die direkt mit dem täglichen Ressourcenmanagement zusammenhängen. Dazu gehören:

• ADR der für das Management verantwortlichen Personen: Personalmanager, operative Manager, Projektleiter oder PMOs müssen Aufgaben planen, anpassen und überwachen;
• Hardwarekosten : Planungssoftware, Zeiterfassung, Urlaubs- oder Aufgabenverwaltung.

In einem IT-Dienstleistungsunternehmen können die festen Personalkosten mehrere Zehntausende Euro pro Jahr betragen, selbst wenn die Prozesse gut strukturiert sind.

Was sind die versteckten Personalkosten und wie können sie erkannt werden?

Diese 6 versteckten Personalkosten stellen die unsichtbare Seite des Projektmanagements dar.

1. Schlechte Qualifikation: Das betroffene Profil verfügt nicht über die für das Projekt notwendigen Fähigkeiten. Die Arbeit schreitet langsamer voran und ihre Aufgaben müssen möglicherweise wieder aufgenommen werden;
2. Personalmangel: Das Team kann nicht alle Aufgaben übernehmen, was zu Ermüdung unter den Mitarbeitern führt und sich zu Fehlzeiten und Fluktuation entwickeln kann. Für das Unternehmen bedeutet dies Verzögerungen, ungeplante Arbeitszeiten und einen Verlust an Zuverlässigkeit bei der Lieferung;
3. Überbesetzung: Zu viele oder überqualifizierte Personen werden dem Projekt zugeteilt. Ihr ADR wird nicht durch den erzeugten Wert ausgeglichen, während der TACE sinkt;
4. Schlechte Vorhersage des Inter-Contract-Managements: Inter-Mission-Beratungsressourcenmanagement wirkt sich direkt auf die Projektmarge und die Rentabilität pro Berater aus;
5. Mangelnde Transparenz bei der Verfügbarkeit: Mangels einer konsolidierten Sicht der Verfügbarkeit erfolgen Schiedsverfahren zu spät und führen oft zu einem Notfall auf Untervergabe oder zur Ablehnung von Missionen, die dennoch profitabel sind;
6. Nicht zusammenhängende Werkzeuge: Fragmentierte Verwaltung über mehrere Dateien oder Plattformen hinweg führt zu mehreren Einträgen, Verlust der Datenzuverlässigkeit und Planungsfehlern.

Diese Kosten erklären einen großen Teil der Diskrepanzen zwischen der Prognose und der tatsächlichen Leistung eines Projekts. Leider sind sie in den Berichten kaum sichtbar.

Um sie aufzudecken und zu handeln, bevor sie sich anhäufen, verlassen sich Unternehmen auf ein integriertes System (wie Stafiz), das Personal, Arbeitsbelastung, Verfügbarkeit, Rechnungsstellung und Marge mit Abschluss verknüpft. Drifts werden zu umsetzbaren Warnungen und messbaren Leistungshebeln.

Was sind die versteckten Kosten der Personalbesetzung, die direkt mit dem Personalwesen zusammenhängen?

Ihre Personalentscheidungen haben einen direkten Einfluss auf Ihre HR-Leistung. Jeder Fehler bei der Zuweisung, jede Pause in einer Testphase oder jede Demotivation im Zusammenhang mit schlechter Positionierung führt zu kaskadenhaften Kosten: Produktivitätsverlust, zusätzliche Fristen, Managementüberlastung, vorzeitige Abgänge usw. Die Fähigkeit, den Qualifikationsbedarf zu behalten und vorherzusehen, basiert auf einer Ressourcenprognose, die Arbeitsbelastung, Verfügbarkeit und Mitarbeiterentwicklung in Einklang bringt. Das ist einer der Schlüssel, um finanzielle Verluste zu begrenzen.

Was sind die finanziellen Herausforderungen einer guten Rekrutierung?

Laut Mercato de l'Emploi stellt ein Einstellungsfehler direkte Kosten von 20.000 bis 50.000 € dar (Veröffentlichung der Anzeigen, Vorstellungsgespräche, Schulungen und Zahlung etwaiger Zulagen).

Diese Kosten werden in digitalen Dienstleistungsunternehmen und Beratungsfirmen verstärkt, wo jeder Mitarbeiter ein Projektportfolio und Rechnungspotenzial hat. In einigen Fällen beträgt dieser Verlust bis zu 150.000 € pro gescheiterter Rekrutierung, einschließlich indirekter Kosten wie:

• Eine Ablehnung einer Stelle führt zu einer Verzögerung des Projektstarts, einer erzwungenen Personalumstrukturierung und einer Schwächung der Kundenbeziehung;
• eine Pause während der Probezeit, die mehrere Manager und Experten mobilisiert hat, um den Neuankömmling zu schulen, und eine Neuaufnahme der Rekrutierung erfordert;
• eine Rekrutierung zu erneuern, einschließlich einer neuen Recruiting-, Auswahl- und Onboarding-Kampagne, sowie einer Überladung der Teams, die vorübergehend die Last der vakanten Stelle übernehmen müssen.
• Geschäftsmöglichkeiten werden nicht genutzt, weil sie nicht die nötigen Fähigkeiten zum richtigen Zeitpunkt haben.

Die Bedeutung der beruflichen Weiterbildung der Mitarbeitenden

Das Engagement eines Mitarbeiters hängt weitgehend von der Kohärenz zwischen seinen Missionen und der Entwicklung seiner Fähigkeiten ab. Was passiert, wenn ein Berater nicht an Projekten angepasst ist, die an seine Expertise oder seinen Hintergrund angepasst sind?

• Er ist seiner Arbeit nicht ausreichend verpflichtet, da das Projekt weder seinen Fähigkeiten noch seinem Karriereplan entspricht. Dies führt zu einem Qualitätsverlust der Renderings, einem Produktivitätsverlust und einem Bedarf an Schulungen, um Kompetenzlücken aufzuholen.
• Er könnte aus Müdigkeit aussteigen wollen, was einen Wissensverlust für das Unternehmen und einen Unterbrechung der Kontinuität bei seinen Projekten bedeuten würde. Außerdem wird es eine erhebliche Zeit dauern, bis der Ersatz das gleiche Leistungsniveau erreicht.

Wie können Sie die Umsatzkosten senken? 

Wenn der Bedarf an Fähigkeiten gut vorhergesehen wird, sinken die Kosten im Zusammenhang mit Mitarbeiterabgängen (Produktivitätsverlust, Neueinstellungen, Überlastung der Teams) drastisch. Der Schlüssel: eine verlässliche Übersicht über Fähigkeiten, Karriereziele und Arbeitsbelastung zu haben, um die Personalbesetzung kontinuierlich anzupassen.

KPIs zu verfolgen 

Es gibt Indikatoren, die die Risiken des Rückzugs erkennen können , bevor sie zu kostspieligen Abgängen werden. Sie sind direkt in das Personalmanagement integriert.

• Die Dauer pro Mitarbeiter auf derselben Mission: Eine längere Anwesenheit an einem einzelnen Projekt kann zu Müdigkeit und einem Rückgang der Verpflichtungen führen. Die Förderung kontrollierter Fluktuation setzt die Mitarbeiter anderen Kontexten aus, beschleunigt ihren Fortschritt und stärkt ihre Bindung.
• Zu mobilisierende Fähigkeiten: Sammeln Sie die Fähigkeiten, die der Mitarbeiter entwickeln möchte, um seine zukünftigen Aufgaben zu leiten. Die Informationen werden dann in die Personalbesetzung integriert, wenn Arbeitsbelastung und Budget es zulassen.
• Die Möglichkeit der Juniorisierung : Dieser Indikator identifiziert die Missionen, bei denen ein Junior-Profil einen Senior ersetzen kann. Dieses Interesse ist zweigeteilt: Die Entwicklung der Fähigkeiten von Junior-Profilen zu beschleunigen und Seniors zu Fachthemen mit höherem Mehrwert zu mobilisieren.
• Die Lücken zwischen Fähigkeiten und Bedürfnissen ermöglichen es, zukünftige Spannungen in Bezug auf Ausbildung, frühzeitige Rekrutierung und Neubesetzung aufzuzeigen.

Um die mit diesen HR-Risiken verbundenen Kosten zu begrenzen, müssen Teams in der Lage sein, ihren Ressourcen- und Kompetenzbedarf vorherzusagen

Der Ablauf in der Praxis 

Zu den effektivsten Praktiken, die während unseres Kundensupports beobachtet wurden:

• Wöchentliche Überprüfung der für Aufgaben aufgewendeten Zeitraum: Die Programmierung automatischer Warnungen im Fall von Überschreitungen ermöglicht es, Blockaden so schnell wie möglich zu beheben, das Personal anzupassen und Unzufriedenheit zu verhindern.
• Übereinstimmung zwischen offenen Bedürfnissen und Mitarbeitern: Die Visualisierung von Arbeitslast und Verfügbarkeit auf konsolidierte Weise beschleunigt die Identifizierung des richtigen Profils. Zeitaufwändige manuelle Suchen verschwinden, und das Vergessen relevanter Profile wird vermieden.

• "Karriere"-Ansatz und Weiterbildung: Um interne Mobilität und Mitarbeiterzufriedenheit zu fördern, richten Sie Mikrokurse von 2 bis 4 Wochen ein, um Kundenerwartungslücken zu schließen und wichtige Profile zu erhalten.
• Aktualisieren Sie die Wünsche der Mitarbeiter bezüglich der zu mobilisierenden Fähigkeiten jedes Quartal: Auch wenn es aufgrund der durch Personalplanung vorgegebenen Prioritäten (Achtung von Fristen und Budget) nicht immer möglich ist, die Interessen der Mitarbeiter in den Prozess zu integrieren, ist es ein guter Reflex: Ein schriftlicher Nachweis ermöglicht es Ihnen, im Gegensatz zu einem mündlichen Austausch nachzufassen.

Stafiz ermöglicht es Ihnen, dies im Profil der Mitarbeiter anzuzeigen, damit sie herausstechen, wenn die Profile von den Managern zugewiesen werden, oder um sich selbst darauf hinzuweisen, dass ein Projekt sie interessiert. 

Mangelnde Transparenz in der Kapazitätsplanung: Was sie kostet

Personalmanagement ohne klare Vorstellung von aktueller und zukünftiger Kapazität setzt Ihr Unternehmen großen finanziellen Risiken aus: Verschlechterung der Margen, Produktivitätsverlust, verpasste Geschäftschancen usw. Ohne verlässliche Daten zu Last und Verfügbarkeit wird jede Entscheidung als Reaktion auf die während des Projekts auftretenden Gefahren getroffen und ist daher teurer.

Dieser Mangel an Transparenz führt zu schlechter Planung der Projektressourcen und verhindert, dass die Auslastungsrate der Berater ordnungsgemäß nachverfolgt werden kann. Langfristig führt dies zu unnötigen, nicht abrechenbaren Kosten und einer Verwässerung des Personals des Projekts.

Die Herausforderung der vollständigen Sichtbarkeit bei der aktuellen Kapazität...

Ohne Echtzeit-Transparenz über die Kapazitäten von Teams wird es unmöglich zu erkennen, wer wirklich unterbesetzt oder überbesetzt ist.

• Unterbesetzung stellt ein Burnout-Risiko dar und verringert die Mitarbeiterbindung, da die Belastung die verfügbare Kapazität übersteigt.
• Überbesetzung stellt ein Risiko der Ausbohrung dar, verbunden mit einer fortschreitenden Demotivation und dem Risiko, dass Mitarbeiter gehen.

Eine gute Übersicht über die Gesamtkapazität in Echtzeit hilft, das Risiko der Fluktuation zu verringern und Notfallrekrutierungen oder Untervergabe zu vermeiden, die oft kostspielig sind. Diese Makroansicht sagt Ihnen, ob:

• Die Fähigkeit ist tatsächlich nicht verfügbar;
• Die Kompetenz wird derzeit auf einer weniger prioritären Mission mobilisiert;
• Die Fähigkeit kann ein Mitarbeiter am Ende eines kurzen Schulungskurses erwerben.

Gutes Kompetenzmanagement hilft, Personalkosten zu senken und die Qualität der Schiedsgerichtsbarkeit zu verbessern.

… und ein Überblick über die bevorstehende Verfügbarkeit 

Der Mangel an Transparenz über die zukünftige Verfügbarkeit wirkt sich direkt auf Ihren zukünftigen Umsatz aus. Wenn Sie nicht vorhersehen können, wann Ihre Kapazität niedriger ist als die Kundenbedürfnisse, riskieren Sie, sich im ungünstigsten Moment auf einem Schlüsselprofil unterbesetzt wiederzufinden . Wenn du deine Bedürfnisse nicht früher abgestimmt hast (Ausbildung, Rekrutierung, Subunternehmer), müssen einige profitable Missionen abgelehnt werden.

Wenn das Vertriebsteam nicht weiß, wann eine Fähigkeit wieder verfügbar sein wird, können sie nicht:

• noch die Planung der Unterzeichnung,
• und den Start nicht sichern,
• ebenso wenig versprechen Sie einen kohärenten Zeitplan, da die Verfügbarkeit der Ressourcen nicht bekannt ist.

Eine zuverlässige Prognoselast ermöglicht es, Einbrüche und Spitzenstände der Aktivität mehrere Wochen im Voraus vorherzusehen, was verspätete Schiedsverfahren und vermeidbare Auftragsverweigerungen drastisch reduziert. Diese vorläufige Verfügbarkeitsübersicht ermöglicht es:

• Starte das Training, bevor die Fähigkeiten fehlen,
• eine Rekrutierung zu planen, bevor die Situation kritisch wird.

Unternehmen mit dieser Sichtbarkeit verwandeln reaktives Management in strategisches Management : Sie verkaufen, was Teams tatsächlich liefern können, wann sie es können, und stabilisieren ihre Prognosen, während sie ihre Rentabilität durch Projekte und Personal erhalten.

Welche Auswirkungen hat TACE auf die Rentabilität?

Die Transparenz der Belastung bei Projekten ermöglicht es, die Risiken von Überschreitungen vorherzusehen und somit proaktiv Verhandlungen vorzubereiten, um Verluste an der Grenze zu vermeiden. Ein dediziertes Tool verfolgt zudem die Auslastungsraten der Berater und aktualisiert die abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit automatisch, um Margenabweichungen vorherzusehen. Die Überwachung der Arbeitsbelastung bietet zudem ein detailliertes Verständnis der tatsächlichen Stundenproduktivität der Berater und zeigt den genauen Anteil der gewerteten Zeit an.

Je früher wir die Risiken von Abweichungen sichtbar machen, desto besser kann der Kunde verhandeln, anstatt Verzögerungen oder Kosten am Ende des Projekts zu vermerken. 

Erhöhung der Gebühren zur Kostensenkung

In Frankreich liegt die durchschnittliche Personalrate bei etwa 78 %, das heißt, der Großteil der Zeit des Beraters wird mit abrechenbaren Aktivitäten verbracht. Mit besserer Lastüberwachung ist es möglich, mehr als 80 % anzustreben, und unsere Kunden erreichen dank guter Personalverwaltung regelmäßig 85 %.

Eine Erhöhung deines TACE von +3 auf +5 Punkte reicht aus, um mehrere hunderttausend Euro zusätzlichen Umsatz zu generieren, ohne Rekrutierung. Um dies zu erreichen, setzen wir in Stafiz drei Aktionshebel um.

Ein Echtzeit-Dashboard

Dieses Dashboard hilft Ihnen, in Echtzeit Folgendes zu verstehen: 

• wobei die Last konzentriert ist;
• Fälle von Personalmangel,
• Überlastsituationen (im "roten"),
• Die Risiken, die in den nächsten Wochen bevorstehen.

In Stafiz sind Fälle von Unter- oder Übergebühr leicht erkennbar. 

Bitte beachten Sie: Die nicht abrechenbare Gebühr muss ausgeschlossen werden, um die Analyse nicht zu verzerren und Schiedsverfahren auf einen Blick zu ermöglichen.

Mach daraus ein wöchentliches Review-Tool

Eine wöchentliche Überprüfung vergangener und prognostizierter Raten erlaubt:

• die Lücke zwischen dem Ziel und dem tatsächlichen Verlauf eines Projekts oder Projektportfolios zu messen;
• Identifizieren Sie die Leistung nach Team oder Abteilung.
• das Personal anpassen, bevor TACE zusammenbricht;
• Managern verlässliche Daten zur Verfügung zu stellen, um ihre Projekte zu managen.

Diese Überprüfung verwandelt Lastindikatoren in ein Werkzeug für Aktionen, nicht nur für Berichterstattung.

Struktur, die Teams mit überbesetzter Besetzung kombiniert

Das Mixen von Teams erleichtert den optimalen Einsatz von Fähigkeiten und verringert die Abhängigkeit von Outsourcing. Die Organisation von Personalmeetings ermöglicht es Ihnen, die Bedürfnisse zwischen den verschiedenen Missionen oder Teams abzustimmen.

Kunden-Anwendungsfall: +5 Lastratpunkte in 10 Wochen

Dieses Beratungsunternehmen mit 400 Mitarbeitern, die in Frankreich und im Ausland tätig waren, sah sich mit mangelnder Transparenz bezüglich Arbeitsbelastung und Verfügbarkeit konfrontiert.

Das Ziel: sicherzustellen, dass jede Abteilung zum richtigen Zeitpunkt die Zielprofile hat, dank eines formalisierten Prozesses zur Anforderung und Zuweisung von Ressourcen.

Verdienen Sie noch heute Personalpunkte

Was bedeutet eine Erhöhung der Personalstärke um 3 Punkte?

Stellen Sie sich ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern vor, das 220 Tage im Jahr für eine ADR von 1000 € arbeitet.

Eine Erhöhung der Personalbesetzung um 3 Punkte bedeutet, die Anzahl der abrechenbaren Tage um 3 % zu erhöhen. In unserem Beispiel erzeugt ein Gewinn von 3 Personalpunkten +660.000 € an zusätzlichem Umsatz pro Jahr:

• Zusätzliche abrechenbare Tage pro Mitarbeiter:
  220 × 3 % = 6,6 Tage
• Für 100 Mitarbeiter:
  6,6 × 100 = 660 Tage
• Zusätzliche Einnahmen:
  €660.× €1.000 = €660.000 pro Jahr

+3 Personalpunkte = 3 % mehr abrechenbare Tage, also mehr Fluktuation, ohne Rekrutierung oder erhöhte Fixkosten, also mehrere hunderttausend Euro zusätzlichen Umsatz, nur dank einer besseren Ressourcenverteilung.

Die finanziellen Auswirkungen schlechter Personalverwaltung

Schlechte Projektressourcenprognosen verhindern, dass Sie einen klaren Überblick über die Aufteilung zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Aktivitäten haben. Es ist unmöglich, die Produktivität von Beratern vorherzusagen; und damit auch Ihren Umsatz zu prognostizieren.

Ohne eine genaue Einschätzung der tatsächlichen Kosten einer Projektressource ist es unmöglich, deren Marge effektiv zu verwalten oder nicht abrechenbare Kosten im Zusammenhang mit Personalbesetzung zu senken. Diese Situation schafft zwei große Probleme.

1. Unfähigkeit zu verstehen, wo die tatsächliche Last liegt: Wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an internen Projekten arbeiten, ohne globale Transparenz, ist dem Unternehmen nicht bewusst, dass seine abrechenbare Kapazität abnimmt. Das führt zu späten Kompromissen, schlecht verwalteten "Off-Peak-Zeiten" und fehlenden verfügbaren Ressourcen zur Reaktion auf Geschäftsmöglichkeiten – obwohl sie sich um eine nicht priorisierte Mission befinden.
2. Schlechtes Management von nicht abrechenbaren: Die Transparenz der nicht abrechenbaren Kosten ist ein entscheidender Hebel zur Optimierung des TACE. Insbesondere ermöglicht es es, Berater bei abrechenbaren Projekten als Priorität zu behalten und interne Aktivitäten (Schulungen, Forschung & Entwicklung, Organisation, Unterstützung) in strategischen Phasen entsprechend der Saisonalität der Tätigkeit zu planen.

Ein präzises Management Ihrer Ressourcen ermöglicht es Ihnen, nicht abrechenbare Stunden zu reduzieren und die Gewinnmarge Ihres Managementunternehmens zu verbessern. Dieses Management nicht abrechenbarer Kosten ist zentral für das Projektmanagement: Ohne eine klare Unterscheidung zwischen produktiven und internen Kosten wird es unmöglich, die Rentabilität zu optimieren und Ressourcen effizient zu verteilen.

Der richtige Prozess 

Hier sind 3 Best Practices, um Personalbesetzung in einen Profitabilitätshebel zu verwandeln.

• Berechnung aller "abgeschlossenen" KPIs: Sie müssen berücksichtigen, was bereits erreicht wurde, den Rest zu erledigen (interne Kosten) und in der Lage sein, Ihren Nettoanstieg zu berechnen, auch im Falle von Käufen oder zusätzlichen Kosten.

Margenverfolgung nach Kosten bis zur Fertigstellung in Stafiz für eine zuverlässige Echtzeit-Rentabilitätsberichterstattung

1. Regelmäßige Aktualisierung des Arbeitsplans durch den Projektleiter (meist wöchentlich oder monatlich), um eine zuverlässige Kostenprognose und eine konsolidierte Transparenz der Arbeitsbelastung der Mitarbeiter zu erhalten.
2. Nutzen Sie automatische Benachrichtigungen , um Maßnahmen zu ergreifen, bevor das Projekt abdriftet. Wenn die Warnung warnt, dass die prognostizierte Marge voraussichtlich um 15 % abweichen wird; Der Projektleiter und der Praxisleiter werden sofort benachrichtigt und können entsprechend handeln.

Diese Warnungen erzeugen Proaktivität und schützen die Marge, bevor sie erodiert wird, was nicht vernachlässigbar ist, um die Rentabilität der Missionen zu garantieren 

Anwendungsfälle für Kunden

Dieser Cegid-Softwareintegrator mit 115 Mitarbeitern litt unter mangelnder Transparenz bei den Projektmargen und übermäßig reaktivem Management. Nach 12 Monaten Nutzung von Stafiz hat das Unternehmen dank dieser 3 Hebel +3 Punkte Bruttomarge erzielt.

• Arbeitsplan monatlich aktualisiert: Die Marge bei Fertigstellung wird kontinuierlich neu berechnet, was eine genaue Übersicht über die Entwicklung im Vergleich zum ursprünglichen Budget bietet.
• Integration von Margenzielen in Boni : Projektleiter werden direkt über die finanziellen Ziele ihrer Projekte informiert, was eine Konsistenz zwischen operativer Überwachung und Budgeterwartungen gewährleistet.
• Automatische Warnungen: Drift-Risiken werden im Voraus erkannt und sofort an das Management weitergeleitet, was schnelle Korrekturmaßnahmen ermöglicht.

Monatliche Überprüfung der Projektportfolio-Landungen : Diese langfristige Sichtbarkeit ermöglicht es dem Unternehmen, früher mit Kunden zu verhandeln, um Arbeitsüberlastungen zu korrigieren und die Last neu auszubalancieren, bevor dies die Marge beeinträchtigt.

Was bedeutet die Bruttomarge von +1 Punkt?

+1 Punkt Bruttomarge = 1 % Ihres Umsatzes an zusätzlicher Rentabilität, ohne Einstellungen und auf gleicher Basis. Deshalb kann es auch nur durch die Übernahme der Kontrolle über die Personalbesetzung eine enorme Verbesserung bedeuten, wenn man nur 0,5 Punkte Marge gewinnt, je nach Unternehmensgröße.

Wie kann ein Personalvermittlungstool helfen, die Rentabilität zu maximieren?

Ein Personalvermittlungstool für Beratungsunternehmen verändert die Art und Weise, wie digitale Dienstleistungsunternehmen und Beratungsfirmen ihre Arbeitsbelastung, Fähigkeiten und Margen verwalten. Dank zentralisierter Projektportfolioverwaltung werden Personalentscheidungen nicht mehr projektabhängig, sondern auf lieferweiter Basis getroffen, was sofort die Konsistenz der Kompromisse und die Gesamtrentabilität verbessert.

Das Ergebnis: zuverlässigere Entscheidungen, weniger Eventualitäten und ein besserer Schutz der Rentabilität pro Projekt.

Mit vollständiger Projekttransparenz

Ein Personaltool zentralisiert alle wichtigen Daten, um die Last zu steuern:

• klare Unterscheidung zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Gebühren ;
• konsolidierte Übersicht über Verfügbarkeit und Zuweisungen ;
• Automatische Aktualisierung wichtiger Informationen (Last, Urlaub, Zwischenvergabe, Untervergabe).

Durch die Schnittstellenkombination mit CRM, ERP und HRIS bietet die Plattform eine 360°-Perspektive auf Projekte:

• Auf der kommerziellen Seite: tatsächliche Verfügbarkeit von Fähigkeiten zur Validierung eines Antrags,
• Auf der Finanzseite: klare Vision der prognostizierten Margen und internen Kosten,
• auf der HR-Seite: Fähigkeiten, Niveaus und Entwicklungen, die in die Personalbesetzung integriert werden.

Diese Vereinheitlichung ermöglicht es, automatisch Projektrentabilitätsindikatoren zu erstellen, die in Echtzeit oder in Prognosen überwacht werden können. Manager können so Drifts voraussehen, die Last anpassen und mit dem Kunden verhandeln, bevor die Marge beeinträchtigt wird.

Mit proaktiven Funktionen... 

Ein spezialisiertes Tool wie Stafiz zentralisiert nicht nur Daten: Dank dieser beiden Funktionen können Sie schneller und schneller handeln.

1. Prognose mit tatsächlicher Prognose vergleichen: Last-, Kosten- oder Planungsabweichungen erscheinen sofort, ohne auf die monatliche Überprüfung warten zu müssen. Wenn ein Projekt mehr Last verbraucht als erwartet oder sich die Verfügbarkeit ändert, steigt die Warnung in Echtzeit. Anpassungen können dann schrittweise vorgenommen werden, anstatt einen zu großen Drift abrupt zu korrigieren.
2. Automatisieren Sie Zuweisungen: Das Tool analysiert die erforderlichen Fähigkeiten, Verfügbarkeiten, Mitarbeiterpräferenzen und Arbeitsbelastungsbeschränkungen, um in wenigen Sekunden die besten Profile vorzuschlagen, wodurch das "Umherschweifen" der Besetzung eliminiert wird.

… die eine bessere Projektplanung ermöglichen

All diese Merkmale verändern die Projektplanung. Indem alle Daten in einem einzigen Tool zusammengeführt werden, verfügen Unternehmen über eine verlässliche und gemeinsame Sichtweise, die kurz-, mittel- und langfristige Entscheidungen erleichtert. Diese Datenkonsolidierung ermöglicht es, die Projektressourcenplanung zu optimieren, sodass jede Fähigkeit zum richtigen Zeitpunkt und zu den richtigen Kosten mobilisiert wird.

Das Management der Auslastungsrate wird präziser: Jeder Manager visualisiert in Echtzeit die abrechenbare Zeit, die nicht abrechenbaren Stunden und die Vertragsperioden. Diese Transparenz ermöglicht es, die Last besser zu verteilen und Ungleichgewichte zwischen den Teams zu vermeiden.

Das Tool erleichtert es auch, die Arbeitszeit eines Beratungsunternehmens zu verwalten. Mitarbeiter am Ende ihrer Aufgabe werden im Voraus identifiziert, was Zeit gibt, ihre nächste Positionierung vorauszusehen: kommerzielle Aktivierung, interne Forschung, Übergang zu einem anderen Projekt oder Kompetenzentwicklung. Das Ergebnis: weniger Bankdrücken und mehr innere Mobilität.

Die Planung kann mit angepasster Granularität erfolgen: in Tagen für Festpreisaufträge, in Stunden für Projekte unter direkter Leitung oder einmalige Eingriffe. Das Tool ermöglicht es auch, Outsourcing in dieselbe Übersicht wie interne Ressourcen zu integrieren, wodurch blinde Flecken beseitigt und voreingenommene Entscheidungen aufgrund eines unvollständigen Wertes reduziert werden.

Fazit: Was bisher nur ein zeitaufwändiger Verwaltungsprozess war, wird zu einem echten strategischen Hebel. Schließlich bringt die Personalbesetzung die operativen Fähigkeiten in Einklang mit den kommerziellen Zielen Ihres IT-Dienstleistungsunternehmens, sichert die Marge und trägt direkt zur Gesamtleistung Ihres Unternehmens bei. Das strukturierte Personalmanagement wird somit zu einem wichtigen Hebel für Leistung und Rentabilität eines Beratungsunternehmens, weit über eine einfache administrative Aufgabe hinaus.