¿Qué costes de personal se pueden reducir?

En muchas consultoras, la carga de trabajo se distribuye "como mucho", bajo la presión del calendario, en lugar de según las habilidades que realmente se pueden movilizar. Pero cuando un recurso no es adecuado para el proyecto, la productividad se deteriora y las brechas entre la previsión y la realidad se ampligan. El problema es que estos costes adicionales no siempre son visibles en los informes.

Día tras día, ves cómo tu margen se desvanece sin entender inmediatamente dónde se está perdiendo. Tu PMO se ve multiplicando arbitrajes de emergencia. Tus consultores, en cambio, alternan entre sobrecarga e intercontratos (o tiempo de laboratorio). Una mala dotación de personal siempre acaba siendo cara y representa, de media, varios puntos de margen bruto durante un año.

Por otro lado, las empresas de servicios de TI y las consultoras que saben cómo posicionar a las personas adecuadas en el lugar adecuado, teniendo en cuenta su carga real de trabajo y las habilidades disponibles, mejoran significativamente su retorno de la inversión. Este es el caso, por ejemplo, de Cegid, que ha recuperado 3 puntos de margen bruto en doce meses gracias a una gestión centralizada de personal y una mejor asignación de recursos.

En este artículo te mostramos cómo medir el coste de tu personal, medir el impacto de los costes ocultos en tu negocio y cómo asignar mejor tus recursos y asegurar tus márgenes.

¿Cuáles son los costes asociados a la dotación de personal?

Los costes de personal se dividen entre gastos visibles (tiempo de gestión, herramientas, coordinación, etc.) y costes ocultos relacionados con las discrepancias entre las necesidades reales y la asignación de recursos. Estas discrepancias tienen un impacto directo en la productividad de los recursos, el margen del proyecto y la capacidad de seguir las tasas de utilización de los consultores.

¿Cuáles son los costes fijos o "esperados" de personal?

Los costes fijos de personal incluyen gastos directamente relacionados con la gestión diaria de los recursos. Incluyen:

• el ADR Personas responsables de la gestión: Los responsables de personal, gerentes operativos, jefes de proyecto o PMO deben planificar, ajustar y hacer seguimiento de las asignaciones.
• Costes de hardware : software de planificación, seguimiento del tiempo, gestión de permisos o asignaciones.

En una empresa de servicios de TI, el coste fijo de la contratación puede representar varias decenas de miles de euros al año, incluso cuando los procesos están bien estructurados.

¿Cuáles son los costes ocultos de personal y cómo pueden detectarse?

Estos 6 costes ocultos de personal representan el lado invisible de la gestión de proyectos.

1. Coincidencia pobre de habilidades: el perfil afectado no tiene las habilidades necesarias para el proyecto. El trabajo avanza más despacio y sus tareas tendrán que reanudarse;
2. Falta de personal: el equipo no puede asumir todas las tareas, lo que provoca fatiga entre los empleados y puede derivar en absentismo y rotación. Para la empresa, esto se traduce en retrasos, horas no planificadas y una pérdida de fiabilidad en la entrega;
3. Sobrepersonal: Se asignan demasiadas personas o personas demasiado cualificadas al proyecto. Su ADR no se compensa por el valor creado, mientras que el TACE disminuye;
4. Baja anticipación del intercontrato: la gestión de recursos de consultoría inter-misión tiene un impacto directo en el margen del proyecto y la rentabilidad por consultor;
5. Falta de visibilidad sobre la disponibilidad: en ausencia de una visión consolidada de la disponibilidad, los arbitrajes se realizan demasiado tarde y a menudo resultan en un recurso de emergencia a la subcontratación o en la negativa de misiones que, sin embargo, son rentables;
6. Herramientas desconectadas: La gestión fragmentada en múltiples archivos o plataformas conduce a múltiples entradas, pérdida de fiabilidad de los datos y errores de planificación.

Estos costes explican gran parte de las discrepancias entre la previsión y el rendimiento real de un proyecto. Desafortunadamente, apenas son visibles en los informes.

Para revelarlos y actuar antes de que se acumulen, las empresas dependen de un sistema integrado (como Stafiz) que vincula el personal, la carga de trabajo, la disponibilidad, la facturación y el margen con la finalización. Los drifts se convierten en alertas accionables y palancas de rendimiento medibles.

¿Cuáles son los costes ocultos de la contratación de personal directamente relacionados con los recursos humanos?

Tus decisiones de selección de personal tienen un impacto directo en tu rendimiento en RRHH. Cada error de asignación, cada interrupción en un periodo de prueba o cada desmotivación vinculada a un mal posicionamiento genera costes en cascada: pérdida de productividad, plazos adicionales, sobrecarga de dirección, salidas anticipadas, etc. La capacidad para retener y anticipar las necesidades de habilidades se basa en una previsión de recursos que alinea la carga de trabajo, la disponibilidad y el desarrollo del empleado. Esta es una de las claves para limitar las pérdidas financieras.

¿Cuáles son los retos financieros de un buen reclutamiento?

Según el Mercato de l'Emploi, un error de reclutamiento supone un coste directo de entre 20.000 y 50.000 € (publicación del anuncio, entrevistas, formación y pago de cualquier asignación).

Estos costes se amplifican en empresas de servicios digitales y consultoras, donde cada empleado tiene un portafolio de proyectos y potencial de facturación. En algunos casos, esta pérdida asciende hasta a 150.000 € por cada contratación fallida, incluyendo costes indirectos como:

• Rechazar un puesto provoca un retraso en el inicio del proyecto, una reorganización forzada del personal y un debilitamiento de la relación con el cliente;
• un descanso durante el periodo de prueba, que habrá movilizado a varios directivos y expertos para formar al recién llegado, y requerirá un relanzamiento del reclutamiento;
• una contratación que se renovará incluyendo una nueva campaña de reclutamiento, selección e incorporación, así como una sobrecarga de equipos que deben asumir temporalmente la carga del puesto vacante.
• No se aprovechan oportunidades de negocio porque no tienen las habilidades disponibles en el momento adecuado.

La importancia del desarrollo profesional de los empleados

El compromiso de un empleado depende en gran medida de la coherencia entre sus misiones y el desarrollo de sus habilidades. ¿Qué ocurre cuando un consultor no está posicionado en los proyectos adaptados a su experiencia o a su experiencia?

• No está suficientemente comprometido con su trabajo, porque el proyecto no corresponde a sus habilidades ni a su plan de carrera. Esto provoca una caída en la calidad de los renders, una disminución de la productividad y la necesidad de formación para cubrir las carencias de habilidad.
• Puede que quiera marcharse por cansancio, lo que supondrá una pérdida de conocimientos para la firma y una ruptura en la continuidad de sus proyectos. Además, llevará un tiempo considerable antes de que su reemplazo alcance el mismo nivel de rendimiento.

¿Cómo puedes reducir los costes de rotación? 

Cuando las necesidades de habilidades están bien anticipadas, los costes relacionados con la salida de empleados (pérdida de productividad, nuevas incorporaciones, sobrecarga de equipos) disminuyen drásticamente. La clave: tener una visión fiable de las habilidades, aspiraciones profesionales y carga de trabajo para ajustar continuamente el personal.

KPIs a seguir 

Existen indicadores que pueden identificar los riesgos de desconexión antes de que se conviertan en salidas costosas. Están directamente integrados en la gestión del personal.

• La duración por empleado en la misma misión: una presencia prolongada en un solo proyecto puede generar fatiga y una disminución del compromiso. Promover una rotación controlada expone a los empleados a otros contextos y acelera su progreso, al tiempo que fortalece su retención.
• Habilidades a movilizar: recopilar las habilidades que el empleado desea desarrollar para guiar sus futuras asignaciones. La información se integra entonces en el personal cuando la carga de trabajo y las limitaciones presupuestarias lo permiten.
• La posibilidad de juniorización: este indicador identifica las misiones en las que un perfil junior puede reemplazar a uno senior. Este interés es doble: acelerar el desarrollo de las habilidades de los perfiles junior y movilizar a los seniors en temas expertos con mayor valor añadido.
• Las brechas entre habilidades y necesidades permiten revelar futuras tensiones en términos de formación, reclutamiento temprano y reasignación de personal.

Para limitar los costes asociados a estos riesgos de RRHH, los equipos deben ser capaces de predecir sus necesidades de recursos y habilidades

El proceso en la práctica 

Entre las prácticas más efectivas observadas durante nuestro servicio de atención al cliente:

• Revisión semanal del tiempo dedicado a las tareas: programar alertas automáticas en caso de sobrecargas permite abordar los bloqueos lo antes posible, reajustar el personal y evitar que se instale insatisfacción.
• Emparejamiento entre necesidades abiertas y empleados: visualizar la carga de trabajo y la disponibilidad de forma consolidada acelera la identificación del perfil adecuado. Las búsquedas manuales que consumen mucho tiempo desaparecen y se evita olvidar los perfiles relevantes.

• Enfoque "profesional" y mejora de habilidades: para promover la movilidad interna y la satisfacción de los empleados, establece microcursos de 2 a 4 semanas para cubrir las lagunas en las expectativas de los clientes y retener perfiles clave.
• Actualizar los deseos de los empleados respecto a las habilidades a movilizar cada trimestre: aunque no siempre es posible tenerlas en cuenta debido a las prioridades impuestas por el personal (respetar plazos y presupuesto), integrar los intereses de los empleados en el proceso es un buen reflejo: un registro escrito te permitirá hacer un seguimiento, a diferencia de un intercambio oral.

Stafiz permite indicar esto en el perfil de los empleados para que puedan destacar cuando los responsables asignen los perfiles, o para notificarse a sí mismos que un proyecto les interesa. 

Falta de visibilidad sobre la planificación de capacidades: cuánto cuesta

La gestión de personal sin una visión clara de la capacidad actual y futura expone a tu empresa a importantes riesgos financieros: deterioro de márgenes, pérdida de productividad, oportunidades de negocio perdidas, etc. Sin datos fiables sobre carga y disponibilidad, cada decisión se toma en respuesta a los riesgos encontrados durante el proyecto, por lo que resulta más cara.

Esta falta de visibilidad conduce a una mala planificación de los recursos del proyecto y evita que se registre adecuadamente la tasa de utilización de los consultores. A largo plazo, esto resulta en costes innecesarios no facturables y en una dilución del margen de personal del proyecto.

El reto de la visibilidad total de la capacidad actual...

Sin visibilidad en tiempo real sobre la capacidad de los equipos, se vuelve imposible identificar quiénes están realmente con falta o sobredotación.

• La falta de personal supone un riesgo de agotamiento y reduce la retención, porque la carga supera la capacidad disponible.
• El exceso de personal representa un riesgo de aburrimiento, asociado a una desmotivación progresiva y al riesgo de que los empleados se marchen.

Una buena visibilidad de la capacidad total en tiempo real ayuda a reducir el riesgo relacionado con la rotación y a evitar el reclutamiento o subcontratación de emergencia, que a menudo resulta costoso. Esta vista macro te indica si:

• La habilidad en realidad no está disponible;
• Actualmente, la competencia se moviliza en una misión de menor prioridad;
• La habilidad puede adquirirla un empleado al final de un breve curso de formación.

Una buena gestión de habilidades ayuda a reducir los costes de personal y mejora la calidad del arbitraje.

… y una visión de la disponibilidad próxima 

La falta de visibilidad sobre la disponibilidad futura afecta directamente a tus ingresos futuros. Si no puedes prever cuándo tu capacidad es menor que las necesidades del cliente, corres el riesgo de quedarte con falta de personal en un perfil clave en el peor momento posible. Si no has calibrado tus necesidades antes (formación, reclutamiento, subcontratación), algunas misiones rentables tendrán que ser rechazadas.

Cuando el equipo de ventas no sabe cuándo una habilidad volverá a estar disponible, no pueden:

• ni planificar la firma,
• ni asegurar el inicio,
• ni prometen un calendario coherente, porque no se conoce la disponibilidad de recursos.

Una carga de previsión fiable permite anticipar caídas y picos de actividad con varias semanas de antelación, lo que reduce drásticamente los arbitrajes tardíos y las negativas evitables de misión. Esta visión provisional de la disponibilidad permite a:

• iniciar la formación antes de que falten las habilidades,
• para programar un reclutamiento antes de que la situación se vuelva crítica.

Las empresas que cuentan con esta visibilidad transforman la gestión reactiva en gestión estratégica : venden lo que los equipos realmente pueden entregar, cuándo pueden hacerlo, y estabilizan sus previsiones mientras preservan su rentabilidad por proyecto y personal.

¿Cuál es el impacto de TACE en la rentabilidad?

La visibilidad sobre la carga de los proyectos permite anticipar los riesgos de sobresaltos y, por tanto, preparar negociaciones de forma proactiva para evitar pérdidas en el margen. Una herramienta dedicada también rastrea las tasas de utilización de los consultores, actualizando automáticamente el tiempo facturable y no facturable para anticipar desviaciones de márgene. El seguimiento de la carga de trabajo también proporciona una comprensión detallada de la productividad horaria real de los consultores, revelando la proporción exacta de tiempo valorado.

Cuanto antes demos visibilidad a los riesgos de desviaciones, mejor podrá negociar el cliente en lugar de tener que anotar el retraso o los costes al final del proyecto 

Aumentar las tarifas de cobro para reducir costes

En Francia, la tasa media de personal ronda el 78%, es decir, la mayor parte del tiempo del consultor se dedica a actividades facturables. Con una mejor monitorización de carga, es posible aspirar a superar el 80%, y nuestros clientes alcanzan regularmente el 85% gracias a una gestión precisa del personal.

Aumentar tu TACE de +3 a +5 puntos es suficiente para generar varios cientos de miles de euros en facturación adicional, sin necesidad de reclutamiento. Para lograrlo, estamos implementando 3 palancas de acción en Stafiz.

Un panel de control en tiempo real

Este panel de control te ayuda a entender en tiempo real: 

• donde la carga está concentrada;
• casos de falta de personal,
• situaciones de sobrecarga (en el "rojo"),
• los riesgos que se avecinan durante las próximas semanas.

En Stafiz, los casos de cobro inferior o excesivo son fácilmente identificables. 

Ten en cuenta: el cargo no facturable debe ser excluido para no distorsionar el análisis y permitir arbitrajes de un vistazo.

Hazlo una herramienta de revisión semanal

Una revisión semanal de las tasas pasadas y previstas permite:

• medir la brecha entre el objetivo y la trayectoria real de un proyecto o de una cartera de proyectos;
• Identifica el rendimiento por equipo o departamento.
• ajustar el personal antes de que TACE colapse;
• proporcionar a los gestores datos fiables para gestionar sus proyectos.

Esta revisión transforma los indicadores de carga en una herramienta de acción, no solo de informes.

Estructura que mezcla equipos con personal cruzado

Mezclar equipos facilita el uso óptimo de las habilidades y reduce la dependencia de la externalización. Organizar reuniones de personal te permite ajustar las necesidades entre las diferentes misiones o equipos.

Caso de uso del cliente: +5 puntos de tasa de carga en 10 semanas

Esta consultora, con 400 empleados, presentes en Francia y en el extranjero, se enfrentaba a una falta de visibilidad sobre su carga de trabajo y disponibilidad.

El objetivo: asegurar que cada división tenga los perfiles objetivo en el momento adecuado, gracias a un proceso formalizado de solicitud y asignación de recursos.

Gana puntos de personal hoy mismo

¿Qué representa un aumento de 3 puntos en los puntos de personal?

Imagina una empresa con 100 empleados trabajando 220 días al año para un ADR de 1000€.

Aumentar la tasa de personal en 3 puntos significa incrementar el número de días facturables en un 3%. En nuestro ejemplo, un aumento de 3 puntos de personal genera +660.000 € en facturación adicional al año :

• Días facturables adicionales por empleado:
  220 × 3% = 6,6 días
• Para 100 empleados:
  6,6 × 100 = 660 días
• Ingresos adicionales:
  660.× €1.000 = 660.000 € / año

+3 puntos de personal = 3% más días facturables, por lo tanto más rotación, sin contratar ni aumentar costes fijos, es decir, varios cientos de miles de euros de facturación adicional, solo gracias a una mejor asignación de recursos.

El impacto financiero de una mala gestión del personal

Una mala previsión de recursos de proyectos te impide tener una visión clara de la distribución entre actividad facturable y no facturable. Es imposible anticipar la productividad de los consultores; y, por extensión, para proyectar tu rotación.

Sin una visión precisa del coste real de un recurso de proyecto, es imposible gestionar eficazmente su margen o reducir los costes no facturables relacionados con el personal. Esta situación genera dos grandes problemas.

1. Incapacidad para entender dónde está realmente la carga: Si varios empleados trabajan en proyectos internos al mismo tiempo, sin visibilidad global, la empresa no es consciente de que su capacidad facturable está disminuyendo. Esto conduce a compensaciones tardías, "periodos de menor demanda" mal gestionados y recursos indisponibles para responder a oportunidades de negocio, aunque estén en una misión no prioritaria.
2. Mala gestión de los gastos no facturables: La visibilidad sobre el gasto no facturable es una palanca crítica para optimizar el TACE. En particular, permite mantener a los consultores como prioridad en proyectos facturables y planificar actividades internas (formación, I&D, organización, apoyo) en periodos estratégicos, coherentes con la estacionalidad de la actividad.

Una gestión precisa de tus recursos te permite reducir las horas no facturables y mejorar el margen de tu empresa de gestión. Esta gestión de los costes no facturables es central en la gestión de proyectos: sin una distinción clara entre costes productivos e internos, se vuelve imposible optimizar la rentabilidad y asignar los recursos de forma eficiente.

El proceso correcto 

Aquí tienes 3 mejores prácticas para transformar el personal en una palanca de rentabilidad.

• Cálculo de todos los KPIs "completados": debes tener en cuenta lo que ya se ha logrado, el resto que se debe hacer (costes internos) y ser capaz de calcular tu aumento neto, incluso en el caso de compras o costes adicionales.

Seguimiento de márgenes por costes hasta finalización en Stafiz para informes fiables en tiempo real de rentabilidad

1. Actualizar regularmente el calendario de carga de trabajo por parte del jefe de proyecto (normalmente semanal o mensualmente) para obtener una proyección fiable de costes y una visibilidad consolidada sobre la carga de trabajo de los empleados.
2. Utiliza alertas automáticas para actuar antes de que el proyecto se desvíe. Si la alerta advierte que el margen proyectado probablemente se desvíe un 15%; El jefe de proyecto y el responsable de la consulta son notificados de inmediato y pueden actuar con anticipación.

Estas alertas generan proactividad y protegen el margen antes de que se erosione, lo cual no es despreciable para garantizar la rentabilidad de las misiones 

Casos de uso de clientes

Este integrador de software Cegid, con 115 empleados, sufría de falta de visibilidad en los márgenes de sus proyectos y de una gestión excesivamente reactiva. Tras 12 meses usando Stafiz, la empresa ha recuperado +3 puntos de margen bruto, gracias a estas 3 palancas.

• El horario de carga de trabajo se actualiza mensualmente: el margen al finalizar se recalcula continuamente, proporcionando una visibilidad precisa de la evolución en comparación con el presupuesto inicial.
• Integración de objetivos de margen en las bonificaciones : los gestores de proyecto son informados directamente de los objetivos financieros asociados a sus proyectos, lo que garantiza la coherencia entre la supervisión operativa y las expectativas presupuestarias.
• Alertas automáticas: Los riesgos de deriva se detectan de antemano y se escalan inmediatamente a la dirección, permitiendo acciones correctivas rápidas.

Revisión mensual de los aterrizajes de cartera de proyectos : Esta visibilidad a largo plazo permite a la firma negociar con los clientes antes para corregir sobrecargas de trabajo y reequilibrar la carga antes de que afecte al margen.

¿Qué representa +1pt de margen bruto?

+1 punto de margen bruto = 1% de tu facturación en rentabilidad adicional, sin contratación y en términos similares. Por eso, conseguir incluso 0,5 puntos de margen simplemente tomando el control de tu personal puede suponer una gran mejora dependiendo del tamaño de la empresa.

¿Cómo puede una herramienta de selección de personal ayudar a maximizar la rentabilidad?

Una herramienta de selección de personal para empresas de consultoría transforma por completo la forma en que las empresas de servicios digitales y las consultoras gestionan su carga de trabajo, habilidades y márgenes. Gracias a la gestión centralizada de la cartera de proyectos, las decisiones de personal ya no se toman proyecto por proyecto, sino a nivel de entrega, lo que mejora inmediatamente la consistencia de los compromisos y la rentabilidad global.

El resultado: decisiones más fiables, menos contingencias y mejor protección de la rentabilidad por proyecto.

Con visibilidad total del proyecto

Una herramienta de selección centraliza todos los datos esenciales para gestionar la carga:

• distinción clara entre cargos facturables y no facturables ;
• visión consolidada de disponibilidad y asignaciones ;
• Actualización automática de información clave (carga, marcha, intercontrato, subcontratación).

Al interactuar con CRM, ERP y HRIS, la plataforma ofrece una visión de 360° de los proyectos:

• En el ámbito comercial: disponibilidad real de habilidades para validar una propuesta,
• En el ámbito financiero: visión clara de los márgenes proyectados y los costes internos,
• en el área de RRHH: habilidades, niveles y desarrollos integrados en el personal.

Esta unificación permite generar automáticamente indicadores de rentabilidad de proyectos, que se monitorizarán en tiempo real o en previsión. Así, los directivos pueden anticipar las derivas, ajustar la carga y negociar con el cliente antes de que el margen se vea afectado.

Con funciones proactivas... 

Una herramienta especializada como Stafiz no solo centraliza los datos: te permite actuar más rápido y con rapidez gracias a estas dos funciones.

1. Compara previsión frente a real: Las variaciones de carga, coste o planificación aparecen inmediatamente, sin esperar la revisión mensual. Cuando un proyecto empieza a consumir más carga de la esperada o cambia la disponibilidad, la alerta aumenta en tiempo real. Los ajustes pueden hacerse entonces de forma gradual, en lugar de corregir abruptamente una deriva que se ha vuelto demasiado grande.
2. Automatizar asignaciones: la herramienta analiza las habilidades requeridas, la disponibilidad, las preferencias de los empleados y las limitaciones de carga de trabajo para proponer los mejores perfiles en cuestión de segundos, lo que elimina las "errancias" del personal.

… que permiten una mejor planificación del proyecto

Todas estas características transforman la planificación de proyectos. Al reunir todos los datos en una sola herramienta, las empresas tienen una visión fiable y compartida que facilita decisiones a corto, medio y largo plazo. Esta consolidación de datos permite optimizar la planificación de recursos del proyecto, asegurando que cada habilidad se movilice en el momento y coste adecuados.

La gestión de la tasa de utilización se vuelve más precisa: cada gestor visualiza en tiempo real el tiempo facturable, las horas no facturables y los periodos entre contratos. Esta transparencia permite distribuir mejor la carga y evitar desequilibrios entre equipos.

La herramienta también facilita la gestión del tiempo de laboratorio de una empresa de consultoría. Los empleados al finalizar su asignación se identifican con antelación, lo que da tiempo para anticipar su siguiente puesto: activación comercial, investigación interna, paso a otro proyecto o desarrollo de habilidades. El resultado: menos press de banca y más movilidad interna.

La planificación puede realizarse con una granularidad adaptada: en días para asignaciones a precio fijo, en horas para proyectos bajo gestión directa o intervenciones puntuales. La herramienta también permite integrar la externalización en la misma visión que los recursos internos, eliminando puntos ciegos y reduciendo decisiones sesgadas debido a una visión incompleta de la capacidad real.

Conclusión: lo que solo era un proceso administrativo que consumía mucho tiempo se convierte en una verdadera palanca estratégica. Por último, la dotación de personal alinea las capacidades operativas con las ambiciones comerciales de tu empresa de servicios de TI, asegura el margen y contribuye directamente al rendimiento global de tu empresa. La gestión estructurada de personal se convierte así en una palanca fundamental para el rendimiento y la rentabilidad de una consultora, mucho más allá de un simple ejercicio administrativo.