De 5-stappengids voor effectief middelenbeheer

Het beheren van projectresources kan een complexe taak lijken, vooral in grote bedrijven of bedrijven die aan meerdere projecten tegelijk werken.

Door een reeks stappen te volgen en met de ondersteuning van bepaalde technologische oplossingen is het echter mogelijk om echt effectief middelenbeheer uit te voeren op een flexibele en georganiseerde manier.

Wat is middelenbeheer?

De middelenbeheer is een proces dat de inventarisatie, analyse, planning, coördinatie, het gebruik en de controle omvat van alle hulpmiddelen en elementen die beschikbaar zijn om een project succesvol af te ronden.

Het belangrijkste doel van middelenbeheer is het verkrijgen van een overzicht van alle gereedschappen, apparatuur en personeel om de uitvoering van een project zo goed en zo snel mogelijk te plannen. en in de kortst mogelijke tijd te plannen.

Hoe belangrijk is middelenbeheer?

Goed beheer van hulpbronnen is essentieel om de levensvatbaarheid van een levensvatbaarheid van een project.

Het omvat het definiëren van doelstellingen, het plannen op basis van het budget, het controleren van de beschikbaarheid van middelen en het monitoren ervan.

Het moet gebaseerd zijn op drie belangrijke waarden efficiëntie, duurzaamheid en kostenbesparing.

• Efficiëntie : Gebruik zo weinig mogelijk middelen voor maximale prestaties met onberispelijk tijdmanagement.

• Duurzaamheid: Duurzaam beheer dat voorkomt dat middelen worden beperkt en dat ze optimaal kunnen presteren zonder overbelasting of overwerk dat het project in gevaar zou kunnen brengen.

• Kostenreductie : Maximaliseer het rendement op investering door de kosten zoveel mogelijk te verlagen zonder het project in gevaar te brengen, met inachtneming van deadlines en doelstellingen.

Wat zijn de verschillende soorten middelen die aan projecten worden toegewezen?

Voor het voltooien van een project kan een breed scala aan middelen nodig zijn. De belangrijkste soorten middelen zijn :

• beheer van materiële en technische middelen: Dit zijn de gereedschappen, onderdelen, licenties, apparatuur, machines en gebouwen die fysiek gebruikt moeten worden om de doelstellingen van het project te bereiken.

• Human resources (of HR): dit betreft de werknemers die je nodig hebt. Het omvat ook personeelsbeheer in de breedste zin van het woord, zoals opleiding, beschikbaarheid, vaardigheden en competenties, maar ook prestaties.

• financiële middelen : De budgetten die nodig zijn om het project uit te voeren. Deze omvatten bankleningen, contanten, alternatieve financieringsbronnen, investeringen en verwachte opbrengsten, enz.

Wie is verantwoordelijk voor het middelenbeheer?

Het beheer van middelen kan aan verschillende beroepsprofielen worden toevertrouwd.

In het algemeen is de projectmanager de hoofdverantwoordelijke. Maar op hetzelfde niveau, of op een hoger niveau - afhankelijk van de hiërarchie van het bedrijf- kan de financieel directeur of de personeelsdirecteur de leiding hebben. 

Afhankelijk van de grootte van het project kan de resource manager ook het afdelingshoofd, een manager of een senior executive zijn.

Het beheren en optimaliseren van hulpbronnen omvat vijf belangrijke stappen:

1. 1. Doelstellingen definiëren
   2. Budgetplanning 
   3. Capaciteitsplanning
   4. Toewijzing van het beschikbare personeelsbestand
   5. Projectbewaking

Fase 1: de projectdoelstellingen definiëren

De eerste stap in middelenbeheer is het duidelijk definiëren van de doelstellingen, of deze nu tijdsgerelateerd, financieel of anders zijn.

Als je niet weet hoeveel tijd je hebt om een project af te ronden, is het moeilijk om te bepalen hoeveel middelen je nodig hebt om het tot een goed einde te brengen.

Laten we het voorbeeld nemen van een adviesbureau dat marktonderzoek moet doen naar de motivatie van werknemers in Spanje. In de eerste stap kun je de volgende vragen beantwoorden:

• Wanneer moet ik het rapport indienen?
• In welk formaat? Alleen online of ook fysiek?
• Is het de bedoeling om de resultaten aan het publiek te presenteren of om ze privé te verkopen aan bedrijven die waarschijnlijk geïnteresseerd zijn in een dergelijke analyse?

Deze antwoorden bepalen aan welke doelstellingen middelen moeten worden toegewezen.

Stap 2: Plan en budgetteer het project in overeenstemming met de doelstellingen

Zodra je de doelstellingen hebt vastgesteld, zet je de details van het project uiteen in een stappenplan om de implementatie voor te bereiden.

Nu is het tijd voor strategische planning,het vaststellen van de uit te voeren projecttaken en deze te organiseren in het projectschema.

Op basis van deze informatie stel je een voorlopig budget op dat rekening houdt met :

• de kosten van de technische middelen (materialen, diensten, software) die nodig zullen zijn;
• personeelskostenDe kosten van personeel, zoals salarissen en onkosten, hangen af van hun beroepsprofiel en de belangrijkste vaardigheden die nodig zijn om het project succesvol af te ronden;
• financiële kosten (voorzieningen, leningen, enz.).

Laten we teruggaan naar het voorbeeld van marktonderzoek.

Stel dat het adviesbureau van plan is zijn onderzoek publiekelijk te onthullen tijdens een persconferentie op 25 mei. Het besluit de resultaten van het onderzoek zowel in fysieke als digitale vorm te verstrekken. 

Dit is de definitie van het project. De planning van dit project zou er als volgt uit kunnen zien.

• Van 1 tot 15 april: personeelsenquête.
• Van 15 tot 30 april: opstellen van een rapport op basis van de verkregen resultaten.
• Van 1 tot 15 mei: ontwerp van het rapport online en op papier.
• Van 1 tot 20 mei: organisatie van de persconferentie en presentatie.

Elke planningsfase moet gepaard gaan met kosten waarmee rekening moet worden gehouden bij het plannen en controleren van het budget.

Je moet bijvoorbeeld een schatting maken van het aantal uren dat het zal kosten om een ruimte te reserveren voor de persconferentie (telefoontjes, bezoeken, enz.), evenals de uurkosten van de persoon die deze taak zal uitvoeren.

Stap 3: De benodigde middelen identificeren

Voor alle behoeften en taken die bij het project horen, zijn de juiste middelen nodig.

Dit proces van het vaststellen van de vereisten voor het project (de vraag) en deze afstemmen op de middelen die nodig zijn om de projectdoelstellingen te halen (het aanbod) staat bekend als capaciteitsplanning of capaciteitsmanagement.

Aangeboden middelen

De match wordt gemaakt op basis van vaardigheden, beschikbaarheid en motivatie.

Een extra complexiteit ontstaat wanneer een organisatie meerdere projecten parallel beheert. In dit geval is het een kwestie van procesplanning en het intelligent toewijzen van personeel. 

Verzoek om middelen

In termen van de vraag naar middelen, d.w.z. behoeften, zijn er verschillende niveaus van criteria waarmee rekening moet worden gehouden.

Op korte termijn, zo dicht mogelijk bij de grond, zal de commerciële leiding - met andere woorden, de projecten of opdrachten met de beste kansen om binnengehaald te worden - de behoeften in termen van profielen bepalen.

Op de middellange en lange termijn zijn het de markt en de strategie van het bedrijf die de profielvereisten zullen bepalen. Wat zullen klanten in de toekomst nodig hebben? Naar welke vaardigheden zal er vraag zijn? Aan welke positionering en behoeften wil het bedrijf voldoen?

Fase 4: middelen toewijzen aan projecten

Personele middelen toewijzen in projectmanagement betekent precies weten welke medewerkers je hebt en de acties coördineren die door elk van hen moeten worden uitgevoerd.

Dit omvat een gedetailleerde beoordeling van de beschikbare middelen, gebaseerd op drie belangrijke punten.

Beschikbaarheid van middelen

Zorg ervoor dat het personeel beschikbaar is om wrijvingen in de planning te voorkomen. Dit is vooral belangrijk voor bedrijven die meerdere projecten hebben lopen.

Meer informatie over de beschikbaarheid van hulpbronnen

Misschien heb je een ontwerpteam dat verantwoordelijk kan zijn voor de lay-out van het rapport. Maar hebben zij echt de tijd om een nieuw project op zich te nemen, of moet je deze functie uitbesteden om je deadlines te halen?

Capaciteitsplanning

Voordat je een resource aan een taak toewijst, moet je controleren of hij of zij de benodigde vaardigheden heeft om de taak uit te voeren.

Aan de hand van het voorbeeld van het adviesbureau werd besloten dat het ontwerp in zowel fysieke als papieren formaten zou worden geproduceerd. Hebben de ontwerpers de vaardigheden die nodig zijn om in beide formaten te produceren?

Aantrekkelijkheid van opdrachten voor werknemers

Het is belangrijk om demotivatie van je teamste beoordelen met betrekking tot de taken waaraan ze werken.

Hoe zullen de werknemers die bij het project betrokken zijn zich voelen? Het is de moeite waard om een eerder functioneringsgesprek te voeren, dat kan worden gebruikt om nieuwe mijlpalen in het carrièreplan van de werknemer te zetten.

Het is ook belangrijk om te weten of de werknemer echt klaar en gemotiveerd is om deze nieuwe uitdaging aan te gaan.

Met al deze informatie en als je de vorige stappen hebt doorlopen, kun je beginnen met het opstellen en berekenen van het werkdrukplan. Om taken toe te wijzen, gebruik je een hulpmiddel voor middelenbeheer dat een GANTT-diagram.

Om de werklast in balans te houden, moet je de resources bewaken met dashboards. 

Fase 5: Het project volgen

Je moet nog steeds de middelen en de voortgang van het project bewaken om ervoor te zorgen dat het goed verloopt, zowel economisch als vanuit HR-oogpunt.vanuit zowel economisch als HR-oogpunt.

Deze twee factoren zijn essentieel als het project in de praktijk zijn doelstellingen wil bereiken.

Financieel toezicht

Het eerste wat je moet doen bij het bijhouden van de projectrekeningen is de factureringsmethode voor het project vaststellen. De belangrijkste methoden zijn de volgende:

1. Factureer de klant bij voltooiing van het project.
   
2. Stel mijlpalen of andere soorten tijdschema's op om het project te factureren op basis van de geplande prestaties.
3. Factureer op basis van bestede tijd.

De methodologie die u kiest zal uw aanpak van financieel toezicht.

Controleer in het eerste geval proactief de uitgaven ten opzichte van het uitgevoerde werk om te bepalen of het project op de goede weg is.

Als je inconsistenties ontdekt, neem dan corrigerende maatregelen zoals het optimaliseren van middelen, het verlagen van kosten of andere maatregelen waarmee je je rendementsdoelen kunt halen. 

In het geval van facturering per fase of per uur is de methodologie hetzelfde. Het enige verschil is dat het verplicht is om deze follow-up uit te voeren om betalingen te ontvangen.

Uitstel van deze controle betekent vertraging van de cashflow. In ieder geval maakt projectbesturingssoftware de taak van financiële controle en besluitvorming veel eenvoudiger, met zeer nuttige functies zoals :

• snelle en flexibele financiële aanpassingen en taakherschikking;
• tijdregistratie en -beheer;
• toegang tot informatie over kosten, kostenbronnen en projectwinstgevendheid in realtime.

De laatste stap in het correct monitoren van financiële middelen is het correct berekenen van de winstgevendheid of marge die het project overhoudt.

Personeelsmonitoring en -beheer

Vooral bij projecten die op uurbasis worden gefactureerd, is het essentieel om de prestaties van professionals.

Met andere woorden, hoeveel van het werk dat ze dagelijks doen is factureerbaar aan de klant.

Om daar achter te komen, moet je je werkbelasting berekenen. Dit is het percentage van de tijd dat een werknemer besteedt aan factureerbare projecten in vergelijking met niet-factureerbare projecten.

Laten we ons nu eens voorstellen dat het rapport in het vorige voorbeeld niet openbaar is. Het is een opdracht voor een ander adviesbureau dat ons betaalt voor exclusieve toegang tot de informatie die wij leveren. In dit geval is het een factureerbaar project. 

Als een ontwerper op de marketingafdeling deze week 5 uur per dag besteedt aan de lay-out en het ontwerp van dit rapport, dan is hun werk werklast zijn. 71,42 %. Vijf factureerbare uren, vergeleken met twee niet-factureerbare uren, maken deel uit van zijn werkdag, wat neerkomt op een totaal van zeven uur per dag.