Hoe kiest u de juiste pinautomaatsoftware voor uw bedrijf?

Het kiezen van de juiste tijdmanagementsoftware voor je bedrijf is geen eenvoudige taak. Er is een overvloed aan tools voor tijdbeheer beschikbaar en het is normaal dat je je overweldigd voelt door het grote aanbod op de markt. 

Om de software te kiezen die het beste bij je bedrijf past, moet je je verwachtingen op het gebied van functionaliteit bepalen, zodat je kunt kiezen voor de oplossing die het beste aan je behoeften voldoet. 

In dit artikel biedt Stafiz je een complete gids voor het kiezen van de juiste tool voor uw doelstellingen.

Hoe werkt tijdmanagementsoftware?

ATM-software werkt door gegevens te verzamelen over de werkuren van werknemers, de activiteiten waaraan ze werken en de kosten die bij de projecten horen.

Het resultaat is betere projectplanningnauwkeuriger toezicht op overwerk.

De verzamelde gegevens worden vervolgens geïntegreerd in een database waar ze kunnen worden geanalyseerd. Werkgevers hebben er op elk moment toegang toe en kunnen de informatie gebruiken om beslissingen te nemen.

CEO's, PMO's en projectmanagers kunnen zich meer richten op hun medewerkers, hun beschikbaarheid en de harde vaardigheden die ze kunnen inzetten voor de zakelijke problemen van het bedrijf. 

Met een goede capaciteitsplanning kunt u het beheer van de werkuren en interventietijden van uw teams optimaliseren.

Wat zijn de voordelen van software voor geldautomaten?

Tijd- en activiteitenbeheer (TAM) levert veel problemen op. Het registreren en bijhouden van werkuren en afwezigheden, het opstellen van planningen en het toewijzen van taken zijn allemaal tijdrovende taken die weinig waarde toevoegen.

Met software voor tijd- en activiteitenbeheer kunnen verschillende taken worden uitgevoerd, waardoor een duidelijk beeld ontstaat van de benodigde middelen en vaardigheden.

Efficiëntere planning

De verzamelde gegevens worden gestructureerd en georganiseerd in de GTA-software, zodatde strategische planning niet alleen effectief maar ook legaal is.

Het draagt bij aan een grotere flexibiliteit. Schema's kunnen eenvoudig worden aangepast aan last-minute wijzigingen ofveranderingen in de regelgeving.

Stafiz helpt je bijvoorbeeld gemakkelijk de meest gekwalificeerde profielen te vinden dankzij de zoekmachine. Geef uw vereisten aan in termen van vaardigheden, ervaring en/of beschikbaarheid en laat het algoritme de informatie vergelijken.

De ATM-software centraliseert, categoriseert, volgt en plant ook alle informatie met betrekking tot afwezigheden, rekening houdend met :

• betaalde vakanties ;
• zwangerschaps- en vaderschapsverlof ;
• RTT ;
• ziekteverlof ;
• opleidingen ;
• interne projecten.

Op deze manier kan bij het toewijzen van taken rekening worden gehouden met informatie over de beschikbaarheid van het personeel, waardoor het risico op planningsfouten wordt beperkt.

Een pinautomaat bevordert de productiviteit

Met een nauwkeurig overzicht van resources en mankracht ben je perfect uitgerust om een optimale planning te implementeren.

Je beschikt over informatie zoals werkdruk, vereiste vaardigheden en deadlines, die allemaal dienen als een solide basis om te anticiperen op behoeften. Zo kun je onderbezetting en overbelasting beperken.

Dit maakt het mogelijk om taken strategisch toe te wijzen. Je profiteert van ieders verschillende vaardigheden en de algehele prestaties van het bedrijf verbeteren.

Real-time zichtbaarheid van planningen en werklasten

Meer informatie over personeelsbeheer

Betrouwbaarder salarisbeheer met GTA-software

Tijdverwerking maakt salarisadministratie efficiënter en betrouwbaarder.

Eenmaal gecombineerd met je salarisadministrateur, hetzij door integratie of door het gebruik van een geïntegreerde oplossing zoals Stafiz, worden de gegevens voortdurend bijgewerkt, waardoor er weinig ruimte is voor menselijke fouten bij het invoeren van gegevens.

De loonstrook van je werknemers wordt dan berekend op basis van hun salaris of TJM, en direct vooringevuld.

Software voor geldautomaten: de specifieke behoeften van uw bedrijf bepalen

Om het risico te vermijden dat je een tool kiest die niet geschikt is voor jouw bedrijf, moet je vooraf de voordelen bestuderen die jouw bedrijf zoekt.

Productiviteit optimaliseren met tijdregistratie

Als het bijhouden van de tijd van werknemers je helpt om je productiviteit te analyseren, heb je software nodig die de verschillende activiteiten die je uitvoert automatisch herkent. 

Dit type software herkent de software of documenten waar je aan werkt om het categoriseren van je tijd te vereenvoudigen. 

Door deze informatie te consolideren, kun je een stap terug doen en naar je organisatie en je productiviteit kijken om deze te verbeteren.

Software voor tijdbeheer die aan deze behoefte voldoet : Toggl, Memtime, RescueTime.

Financiële winstgevendheid bewaken

Als je gegevens over de aan een project bestede tijd wilt vergelijken omde winstgevendheid ervan te analyseren, kies dan software met meer geavanceerde financiële functies. 

Het moet je in staat stellen om activiteiten te controleren die op basis van een vaste prijs worden gefactureerd en om de kosten van interne en externe medewerkers aan het project te analyseren.

Software voor tijdbeheer die aan deze behoefte voldoet : Stafiz, Quickbooks Tijd.

Zicht op de tijd die aan R&D wordt besteed

Zorg er bij het bewaken van de tijd voor onderzoek en ontwikkeling voor dat de granulariteit van de invoer voldoet aan de rapportagebehoeften van de administratie.

Deze functionaliteit is nodig omdat de bestede tijd kan worden gecontroleerd als onderdeel van de belastingkredieten en/of subsidies die worden toegekend en kunnen worden gekoppeld aan de werkbelasting die aan deze projecten is besteed.

Software voor tijdbeheer die aan deze behoefte voldoet : Harvest, Tijdig.

Wat zijn de criteria voor het kiezen van software voor geldautomaten?

Prioriteit geven aan de ATM-kwesties die moeten worden opgelost

Het is een onmogelijke taak om alle HR-uitdagingen van uw bedrijf op te lossen door simpelweg een softwarepakket voor geldautomaten te gebruiken. 

Daarom is het kiezen van software door functionele behoeften te prioriteren een optie zijn.

Hoewel de meeste tools een allesomvattende oplossing bieden, zijn sommige spelers meer gericht op een bepaald aspect: 

• Voor projectbemanning en financieel toezicht : Stafiz
• Prioriteit geven aan scoren en controleren : Combo of Skello
• Voor nauwkeurige afwezigheidscontrole: KiwiRH
• Prioriteit geven aan de naleving van wettelijke en collectieve onderhandelingsverplichtingen : Kelio
• De werkorganisatie optimaliseren : Lucca

Stafiz biedt ook een totaaloplossing voor het beheer van uw bedrijf, georganiseerd in modules modules: pre-sales, personeel en planning, tijdsregistratie, projectbeheer, facturatie en rapportering, enz.

Deze indeling in modules maakt het mogelijk om de prioritaire bouwstenen te selecteren te implementeren. Op deze manier kunt u een geldautomaatoplossing in uw bedrijf integreren geleidelijk.

De gebruikerservaring

Richt je bij het maken van je keuze op deervaring van de werknemer: eenvoudige, flexibele bewaking van de tijd van werknemers moet tot het uiterste vereenvoudigd worden om het voor hen gemakkelijker te maken om het te benaderen.

Als de tool complex is, worden werknemers erdoor afgeschrikt. Als gevolg daarvan is de kans groot dat de controle in het beste geval wordt uitgesteld of helemaal niet wordt uitgevoerd.

Om deze situatie van afwijzing vermijdenOm deze situatie te vermijden, is het belangrijk om te controleren of de tijdregistratie eenvoudig is en of de software ook toegankelijk is vanaf de smartphone van de werknemer.

Verwante diensten

Verandering kan beangstigend zijn. In het bedrijfsleven is dit geen uitzondering als het gaat om het invoeren of veranderen van software. De diensten die leveranciers van software voor geldautomaten aanbieden, kunnen daarom een criterium op zich worden bij uw uiteindelijke beslissing.

Is de integratie gepland door de uitgever, een partner-integrator of moet deze intern worden uitgevoerd? Zo ja, welk type documentatie is vereist?

Wordt er ondersteuning geboden wanneer de software is geïnstalleerd? Voor hoe lang? Wordt er training gegeven? 

Dit zijn allemaal vragen die beantwoord moeten worden om een soepele overgang te garanderen. Kies indien mogelijk een leverancier met een Account Manager-team die je kan ondersteunen en adviseren bij het gebruik van de software.

Bij Stafiz begeleidt een accountmanager je bij elke stap die je zet

Ons team van consultants kan je helpen het maximale uit onze oplossing voor tijd- en projectbeheer te halen. Neem contact met ons op en ontdek hoe we je kunnen helpen.

Neem contact met ons op

Welke tijdmanagementsoftware is geschikt voor jouw bedrijf?

• Door de industrie

Sommige bedrijfssectoren, zoals de gezondheidszorg of de bouw en openbare werken, zijn bijzonder specifiek. Ze moeten mogelijk rekening houden met een aantal variabelen. 

De ziekenhuissector moet proactief zijn in het controleren van werktijden op meerdere locaties.

De sector Bouw en Openbare Werken heeft te maken met tijdregistratie met behulp van mobiele teams.

Daarom moeten bedrijven in specifieke sectoren hun behoeften duidelijk in kaart brengen. Zo kunnen ze de juiste tool kiezen om aan hun behoeften te voldoen.

• Voor veldactiviteiten : Combo
• Voor HR : Kelio
• Voor service-activiteiten : Stafiz

• Afhankelijk van de grootte van het bedrijf

De vereisten variëren afhankelijk van de grootte van het bedrijf. 

Kleine en middelgrote ondernemingen en multinationals hebben uiteraard niet met dezelfde problemen te maken. Het aantal werknemers maar ook de organisatie van de structuur van grote invloed op de keuze van de software voor geldautomaten.

Opgemerkt moet worden dat hoe complexer de structuur van een bedrijf is, met een groot aantal afdelingen, des te waarschijnlijker het is dat er behoefte is aan een mate van maatwerk.

Kleine bedrijven zijn daarentegen beter af met gebruiksvriendelijke pinautomaatsoftware die zich richt op een optimale gebruikerservaring. 

Welke functies kunt u verwachten van software voor geldautomaten?

Om de juiste software te kiezen, moet je eerst het hoofddoel van je interne tijdregistratiestrategie.

Na deze eerste fase kun je een checklist voor vereisten opstellen om je te helpen de functies die je zoekt in een tijdplanningstool gerichter te gebruiken en zo een beter rendement op je investering te behalen.

De functionele reikwijdte van onze Stafiz-software voor tijdbeheer

Functionele aspecten

• Werktijd opnemen in realtime

Om het gemakkelijker te maken om de tijden bij te houden, moet de software een stopwatch bieden, zodat je de gewerkte tijd in realtime kunt opnemen en net zo gemakkelijk kunt pauzeren of stoppen. 

Met deze functie kun je tijd categoriseren in opdrachten of taken voor een eenvoudigere analyse. 

• Korrelgrootte tijdregistratie 

Niet alle activiteiten hebben dezelfde behoeften. 

Sommige softwarepakketten zijn beter geschikt voor het bijhouden in uren (of zelfs minuten), terwijl andere beter geschikt zijn voor het bijhouden in dagdelen (kwart, halve of hele dag).

Als je bedrijf gebaseerd is op verschillende tijdkorrelaties, zorg er dan voor dat de tijdmanagementtool deze mate van aanpassing biedt.

• Granulariteit van taakinvoer 

Met de meeste software kun je bijhouden hoeveel tijd je aan taken besteedt.

Controleer de details van de diepgang van planning van taken en subtaken en subtaken als dit een belangrijk criterium is voor het evalueren van de activiteit.

• Wettelijke naleving

Om ervoor te zorgen dat deze tijdsregistratie de arbeidsrechten respecteert is het vaak nodig om regels op te stellen in de tool.

Je kunt ze configureren door een limiet van uren per dag op te leggen, of door het onmogelijk te maken om meer uren per jaar in te voeren dan de wettelijke limiet. 

Zorg ervoor dat er in je tijdmanagementsoftware rekening wordt gehouden met HR-beperkingen!

Organisatie en samenwerking

• Gegevens exporteren

Tijdregistratie wordt vaak gebruikt voor verschillende soorten rapportages. 

Met je tijdmanagementsoftware moet je gegevens kunnen exporteren met de informatie die nodig is voor rapportage. Zorg er dus voor dat het een gegevensexportmodule heeft.

• Opmerkingen toevoegen

Wanneer een activiteitenrapport achteraf moet worden gevalideerd door een manager of een klant, kan het toevoegen van opmerkingen over het uitgevoerde werk een voordeel zijn om de tijd die aan de taak is besteed beter te waarderen.

• Externe toegang

Als je voor een klant werkt en hen factureert voor hun tijd, kan het de moeite waard zijn om hen toegang te geven tot de informatie om de communicatie met de klant te verbeterende follow-up te vergemakkelijken en zelfs de validatie voor de facturering te versnellen.

Als je transparantie met de klant belangrijk vindt, moet je op zoek gaan naar een tool die activiteitenrapporten beheert.

Facturering aan klanten

Als uw tijdregistratie ontworpen is om het gemakkelijker te maken om je klanten te factureren, kies dan een tool waarmee je verder kunt gaan dan alleen tijd bijhouden per klant of per activiteit.

Met deze tool moet je projecten of zelfs taken kunnen aanmaken, zodat je precies kunt bijhouden hoeveel tijd je aan elk ervan hebt besteed. Idealiter beheert u uw offertes en facturering in dezelfde tool om tijd te besparen en de betrouwbaarheid te verbeteren door middel van automatisering, en zo het risico op fouten door handmatige overdracht van informatie te verminderen. 

Stafiz automatiseert je facturatie

Als een deliverable klaar is, kun je automatisch de facturen genereren die gekoppeld zijn aan je projecten. De gegevens worden automatisch ingevoerd aan de hand van de door je medewerkers geregistreerde tijdgegevens.

Lees meer

Anticiperen op de implementatie van ATM-software

Zoals elke verandering binnen een bedrijf zal deinstallatie van software voor geldautomaten waarschijnlijk de hele organisatie verstoren. Het is dus belangrijk om vooruit te plannen. 

Communiceer met je teams

Eerst en vooral moet je communiceren met je teams om hun knelpunten en behoeften duidelijk te identificeren .

Dit zal je helpen om een relevante AWM-tool te kiezen die aan de werkelijke behoeften voldoet. Bovendien vergroot u de kans dat de tool gemakkelijk wordt geaccepteerd door uw medewerkers.

Als u eenmaal uw software voor geldautomaten hebt gekozen, bereidt u zich dan voor op de adoptie door uw teams.

Dit vereist transparante, regelmatige communicatie en training tijdens het integratieproces. Dit omvat het leren omgaan met de tool en het benadrukken van de voordelen van het gebruik van ATM-software.

Je kunt ook de hulp inroepen van partners om je te helpen integreren in het bedrijf en je teams op te leiden.

Denk na over integratiemogelijkheden

Veel bedrijven gebruiken verschillende tools om verschillende aspecten van hun bedrijf te beheren voordat ze overstappen op een geïntegreerde alles-in-één oplossing.

Als gevolg hiervan neemt het aantal keren dat je vergeet handmatig te synchroniseren en heen en weer gaat van de ene applicatie naar de andere toe, en dit heeft een impact op je winstgevendheid.

Om deze handmatige aanpassingen te compenseren, is het van vitaal belang om te anticiperen op de verbindingsvereisten van je nieuwe tijdplanningssoftware, zodat de gegevensinvoer en synchronisatie vlotter verlopen.

• Verlof- en afwezigheidsbeheer

Verlof- en afwezigheidsbeheer zijn nauw verbonden met tijdbeheer en moeten communiceren met de specifieke software. Wanneer een werknemer verlof aanvraagt en dit wordt gevalideerd, wordt deinformatie idealiterteruggekoppeld naar de tijdmanagementsoftware. Dit voorkomt dubbele invoer, wat tijdverlies voor de werknemer en ontevredenheid tot gevolg heeft.

Door de informatieoverdracht te automatiseren, zijn de gegevens ook betrouwbaarder, omdat het niet mogelijk is om per ongeluk tijd in te voeren die aan een activiteit is besteed tijdens een dag afwezigheid.

Als je tijdmanagementtool een ingebouwde functie voor vakantiebeheer heeft, is het nog praktischer omdat de verbinding automatisch is en na verloop van tijd behouden blijft.

• Module exporteren

Tijdregistratie kan voor verschillende doeleinden worden gebruikt in andere software (HRIS- of salarissoftware voor HR-tracering, activiteitenbeheersoftware voor margetracering). Het is mogelijk om deze informatie met een bepaalde frequentie te verzenden door platte bestanden te verzenden.

Om dit te doen, moet je de gegevens exporteren vanuit de tijdmanagementsoftware voordat je ze importeert in de andere software. Dit is een handmatige handeling, maar kan worden geautomatiseerd met Excel-spreadsheets.

• PLC-aansluitingen

Om de overdracht van informatie en gegevens tussen verschillende softwarepakketten te vergemakkelijken, blijft de optie van API-overdracht de meest geautomatiseerde. De API's van de twee softwarepakketten moeten echter wel met elkaar kunnen communiceren. Dit moet worden gecontroleerd.

Ontdek Stafiz connectoren

 

Er zijn ook standaard koppelingen tussen de verschillende softwarepakketten. Dit is een meer geautomatiseerde oplossing, maar kan ook duurder zijn. 

• Kostenbeheer

Het bijhouden van kosten gaat vaak hand in hand met het bijhouden van tijd. Het kan nodig zijn om tijd en kosten met elkaar te verbinden voor bijvoorbeeld een vaste prijsfacturering in mandagen of een margeanalyse (waarbij rekening wordt gehouden met de bestede tijd en uitgaven aan een project). 

Om al deze redenen is het een goed idee om de software aan elkaar te koppelen of om tijdmanagementsoftware te kiezen die ook een onkostenbeheermodule heeft.

Kortom, voordat je software voor tijdbeheer kiest, moet je jezelf de juiste vragen stellen: 

• Wat is het prioritaire doel? 
• Wat zijn de belangrijkste criteria om mee te nemen in je zoektocht? 
• Hoe zal de software samenwerken met de andere software die in het bedrijf wordt gebruikt?

Als je al deze antwoorden hebt, wordt het veel gemakkelijker om de verschillende softwarepakketten te sorteren!